Kompletny przewodnik po odliczeniach od wynagrodzeń

Prowadzenie listy płac jest bardziej skomplikowane niż zwykłe obliczanie zarobków pracowników i wycinanie czeków w każdym okresie rozliczeniowym. Pracodawcy są również odpowiedzialni za zapewnienie prawidłowych potrąceń i terminowych wypłat z wynagrodzenia pracownika.

Odliczenia od wynagrodzeń mogą być obowiązkowe lub dobrowolne i różnią się tym, czy muszą być dokonywane przed opodatkowaniem, czy po opodatkowaniu. Aby pomóc zrozumieć to wszystko, ten przewodnik wprowadzi powszechne odliczenia od wynagrodzeń, podzieli ich wymagania i zbada metody obliczania federalnych potrąceń.

Co to jest odliczenie od wynagrodzenia?

Odliczenie od wynagrodzenia to pieniądze potrącane z zarobków pracownika w każdym okresie rozliczeniowym na opłacenie podatków, świadczeń lub dodatków. Podsumowując, potrącenia z wynagrodzeń stanowią różnicę między wynagrodzeniem brutto a wynagrodzeniem netto pracownika.

Oto niektóre wiodące przykłady potrąceń od wynagrodzeń:

• Podatek dochodowy
• Podatek na ubezpieczenie społeczne
• Medicare
• 401(k) składek
• Pomoc dzieciom
• Składki na ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne i okulistyczne

Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia

Pracodawcy są prawnie zobowiązani do wstrzymania niektórych potrąceń z wynagrodzenia i przekazania ich organom podatkowym. Brak zapłaty podatków od wynagrodzeń w całości i na czas może skutkować opłatami i karami ze strony IRS.

Aby zacząć od obowiązkowych potrąceń od wynagrodzeń, pomocne jest określenie statusu pracy każdego pracownika. Generalnie pracodawcy nie muszą zajmować się potrącaniem wynagrodzeń dla niezależnych kontrahentów, tylko swoich pracowników.

Jeśli Twoi pracownicy się kwalifikują, będziesz musiał dokonać następujących potrąceń z wynagrodzenia:

Podatek federalny od przychodów

Procent zarobków pracownika jest opodatkowany przez rząd federalny. Stawka podatkowa na 2020 r. (należna 15 kwietnia 2021 r.) obejmuje siedem przedziałów, od 10% do 37%. Indywidualna stawka podatkowa zależy od dochodu i statusu zgłoszenia, które można znaleźć na formularzu W-4 pracownika.

Pracownicy zarabiający mniej niż 9875 USD, którzy zgłaszają się jako samotni – lub oddzielnie od małżonka – mają 10% stawkę podatku. Jeśli są głową gospodarstwa domowego lub wspólnie składają wniosek, próg 10% wzrasta odpowiednio do 14 100 USD i 19 750 USD.

Aby kwalifikować się do 37% stawki podatku, pracownik musiałby zarobić 311 026 USD, jeśli składał wniosek oddzielnie od współmałżonka, 518 401 USD, jeśli składał wniosek jako osoba samotna, lub 622 051 USD, jeśli składał wniosek wspólnie.

Należy pamiętać, że IRS może co roku aktualizować zakres dochodów dla przedziałów podatkowych.

Podatek FICA

Podatek Federal Insurance Contributions Act (FICA) jest częściej określany przez jego dwa elementy składowe: Social Security i Medicare. To federalne potrącenie jest dzielone równo między pracownika i pracodawcę.

Zamiast systemu progów podatkowych, podatki FICA są obliczane jako zryczałtowana stawka dochodu pracownika. Stawka podatku na ubezpieczenie społeczne wynosi 6,2%, a Medicare wynosi 1,45%, co daje całkowite odliczenie od wynagrodzenia w wysokości 7,65% od zarobków pracownika.

Stawka podatkowa FICA ma kilka zastrzeżeń dla lepiej zarabiających pracowników. Podatek na ubezpieczenie społeczne ma limit podstawy wynagrodzenia, który stanowi maksymalne zarobki podlegające potrąceniu 6,2%. W przypadku zarobków w 2020 r. podstawa wynagrodzenia z Ubezpieczeń Społecznych wynosi 137 700 USD, podczas gdy limit na 2021 r. wzrasta do 142,8 tys.

Bez względu na status zgłoszenia, pracownicy zarabiający ponad 200 000 USD rocznie muszą również mieć potrącony podatek dodatkowy w wysokości 0,9%. Ten dodany podatek dotyczy tylko wynagrodzeń przekraczających próg 200 000 USD.

Podatki stanowe i lokalne

Struktury podatkowe różnią się znacznie w zależności od stanu. Od początku 2021 r. dziewięć stanów nie ma podatku dochodowego od wynagrodzeń, podczas gdy inne stosują podatek dochodowy zryczałtowany lub stopniowany.

Dodatkowe lokalne podatki dochodowe mogą być nakładane w 17 stanach. W zależności od stanu mogą one być nakładane przez powiaty, gminy, okręgi szkolne i inne okręgi specjalne.

O ile Twoi pracownicy nie mieszkają na Alasce, na Florydzie, w stanie Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Teksasie, Waszyngtonie lub Wyoming, ważne jest, aby skontaktować się z władzami podatkowymi stanowymi i lokalnymi.

Dodatki do wynagrodzenia

Po zajęciu się federalnymi potrąceniami i wymaganymi podatkami niektórzy pracownicy mogą również potrzebować wstrzymanych garnishmentów. Obowiązkowe ozdoby są zwykle wydawane na mocy nakazu sądowego lub instytucji rządowej. Niektóre powszechne rodzaje zajęcia to alimenty, alimenty na dziecko lub niespłacony dług.

Pracodawcy powinni spodziewać się, że zostaną powiadomieni, jeśli pracownikowi wymagane są uszczerbki na wynagrodzenia, w tym kwota lub procent zarobków, które mają zostać potrącone i gdzie należy je wysłać. Zarobki pracowników w postaci stawek godzinowych, pensji, prowizji, premii i składek na świadczenia mogą podlegać zajęciu.

Dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia

Dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia może zostać zorganizowane, jeśli pracownik wyrazi zgodę na potrącenie pieniędzy z jego wypłaty na niektóre świadczenia pracownicze lub wydatki związane z miejscem pracy.

Sekcja 125 Kodeksu Podatkowego określa rodzaje świadczeń pracowniczych, takich jak ubezpieczenie zdrowotne, które można odliczyć przed opodatkowaniem. Inne dobrowolne potrącenia z wynagrodzeń mogą być dokonywane po opodatkowaniu. W zależności od pakietu świadczeń, organizacji i preferencji pracownika, potrącenia te mogą obejmować:

• Ubezpieczenie na życie: Pracownicy mogą mieć do 50 000 USD w ramach grupowego ubezpieczenia na życie bez opodatkowania. Jeśli pracownik zdecyduje się na dodatkowe ubezpieczenie, składka może zostać potrącona po opodatkowaniu.
• Plany emerytalne: Pracownicy mogą zdecydować się na potrącanie składek na 401 (k) lub IRA po opodatkowaniu.
• Opłaty związkowe: Jeśli pracownicy zrzeszeni w związkach zawodowych mają składki członkowskie i świadczenia, płatności te mogą zostać pobrane jako dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia po opodatkowaniu.
• Wydatki w miejscu pracy: Niektóre wydatki związane z pracą, takie jak plan kafeteryjny lub świadczenia dla osób dojeżdżających do pracy, można odliczyć przed opodatkowaniem. Inne wydatki związane z pracą, takie jak mundury, mogą zostać wstrzymane, ale kwalifikowalność różni się w zależności od stanu.

Metody potrącania federalnego podatku dochodowego

Ze wszystkich obliczeń odliczeń od wynagrodzeń, federalny podatek dochodowy jest prawdopodobnie najtrudniejszy. Najpierw musisz odwołać się do W-4 swoich pracowników. Stamtąd istnieje kilka federalnych metod potrącania podatku dochodowego do wykonania obliczeń, w tym:

• Metoda procentowa dla zautomatyzowanej listy płac: Pracodawcy z automatycznymi systemami płac mogą używać arkusza roboczego 1 na formularzu 15-T dla przeszłych, obecnych i przyszłych W-4. Ta metoda będzie działać dla dowolnej kwoty zarobków pracowników, a także dowolnej liczby dodatków do formularzy W-4 z 2019 roku lub wcześniej.
• Metoda przedziałów płacowych dla ręcznego rozliczania wynagrodzeń Od 2020 r . : Metoda przedziałów płacowych określa potrącenia zgodnie ze statusem zgłoszenia W-4 i wynagrodzeniem brutto. Najpierw zidentyfikuj tabelę, która pasuje do Twojego harmonogramu płac (tygodniowy, dwutygodniowy itp.). Następnie pracodawcy po prostu lokalizują przecięcie zakresu stawki płac i obowiązującego statusu zgłoszenia, aby ustalić wstępną kwotę potrącenia u źródła. Arkusz roboczy 2 dotyczy tylko W-4 z 2020 r. i późniejszych.
• Metoda przedziałów płacowych do ręcznego rozliczania wynagrodzeń od 2019 r. lub wcześniej : Ta wersja metody przedziałów płacowych działa zasadniczo tak samo, ale powinna być używana tylko w przypadku pracowników, którzy nie złożyli W-4 od 2019 r. lub wcześniej. Zwróć uwagę, że metoda przedziałów płacowych jest ograniczona do pracowników zarabiających 100 000 USD lub mniej.
• Metoda procentowa dla ręcznego rozliczania płac od 2020 r . : W przypadku pracowników zarabiających powyżej 100 000 USD i ubiegających się o więcej niż 10 dodatków, tabela metod przedziałów płac nie sprawdzi się. Aby wykonać obliczenia, pracodawcy muszą określić prawidłowy zakres skorygowanej kwoty wynagrodzenia, a następnie pomnożyć wstępne potrącenie przez wartość procentową podaną w arkuszu 4.
• Metoda procentowa dla ręcznego rozliczania płac od 2019 r. lub wcześniej : Jeśli pracownik nie złożył formularza W-4 na rok 2020 lub później i dokona sześciu cyfr, arkusz IRS 5 może przeprowadzić pracodawców przez obliczenia w celu ustalenia potrąceń.
• Metody alternatywne: Istnieją dodatkowe opcje obliczania wysokości federalnego podatku dochodowego do potrącenia od pracowników. Oto kilka przykładów:
  • Płace w ujęciu rocznym: Korzystając z tabel metody procentowej i arkusza roboczego do automatycznego naliczania wynagrodzeń, pracodawcy mogą określić niezbędne potrącenia na podstawie płac w ujęciu rocznym.
  • Średnie szacunkowe zarobki: Potrącenia okresu rozliczeniowego można obliczyć zgodnie z szacunkowymi średnimi zarobkami dla dowolnego kwartału.
  • Płace skumulowane: Pracownicy, którzy mają większe wahania zarobków między okresami rozliczeniowymi, np. sprzedawcy na zlecenie, mogą poprosić o obliczenie potrąceń na zasadzie skumulowanej.
  • Zatrudnienie na okres półroczny: Pracownicy sezonowi lub krótkoterminowi zatrudnieni przez mniej niż 245 dni w roku kalendarzowym mogą poprosić pracodawców o zastosowanie metody zatrudnienia na okres niepełny. Zasadniczo ta metoda oblicza odliczenia w oparciu o założenie, że zarobki są rozłożone na cały rok, a nie tylko na część.

Najważniejsza wskazówka: użyj oprogramowania do obsługi płac, aby obliczyć odliczenia od wynagrodzeń

Płace to tylko jeden z wielu obowiązków, z którymi muszą żonglować właściciele firm. Chociaż obliczanie federalnych potrąceń i potrąceń od wynagrodzeń we własnym zakresie może zaoszczędzić pieniądze, może to być czasochłonne i naraża pracodawców na grzywny i kary, jeśli popełnią błędy.

Zamiast tego inwestycja w oprogramowanie do obsługi płac może usprawnić ten proces i przywrócić Ci prowadzenie firmy. Cała branża zaczęła zaspokajać tę potrzebę, dając firmom wiele opcji do wyboru.

Mniejsze firmy poszukujące prostego rozwiązania do obsługi płac, które integruje administrację świadczeniami, mogą chcieć rozważyć Gusto. Firmy zatrudniające 50 lub więcej pracowników mogą preferować korzystanie z zaawansowanych funkcji zarządzania pracownikami ADP i całodobowej obsługi klienta.

Często zadawane pytania dotyczące potrąceń z wynagrodzenia