9 งานทำบัญชีที่คุณควรทำทุกสัปดาห์

เจ้าของธุรกิจมีรายการสิ่งที่ต้องทำมากมาย และอาจเป็นการยั่วยวนให้เลิกทำงานที่ดูเหมือนไม่กดดันในขณะนี้ กระนั้น การปล่อยให้หน้าที่รับผิดชอบบางอย่างก่อตัวขึ้น เช่น การทำบัญชี อาจทำให้ธุรกิจขนาดเล็กเสี่ยงต่อการขาดแคลนเงินสด การชำระเงินล่าช้า และการหยุดชะงักของสินค้าคงคลัง

มีงานทำบัญชีที่ต้องทำเป็นรายสัปดาห์หรือรายวัน การกำหนดระบบที่เหมาะกับรูปแบบการทำงานและตารางเวลาของคุณสามารถช่วยเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมเล็กๆ น้อยๆ ที่จำเป็นต่อการจัดการงานบัญชีรายสัปดาห์ได้

อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับงานทำบัญชีที่จำเป็นเพื่อให้การเงินธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีระเบียบ

รายการที่สมบูรณ์ของงานทำบัญชีรายสัปดาห์

งานทำบัญชีให้บันทึกและการวิเคราะห์ที่จำเป็นในการทำความเข้าใจการเงินของธุรกิจ รายการงานทำบัญชีนี้อาจดูน่ากลัว แต่ก็สามารถทำได้ด้วยการวางแผนและการจัดตารางเวลาที่เหมาะสม ในการเริ่มต้น นี่คือหน้าที่การทำบัญชีเก้าประการที่คุณควรทำทุกสัปดาห์

1) เข้าและชำระบิล

ระหว่างค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า และใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย บิลของธุรกิจขนาดเล็กสามารถสะสมได้อย่างรวดเร็ว ผู้ขายยินดีที่ได้รับเงินตรงเวลา และการรักษายอดค่าใช้จ่ายของคุณเป็นวิธีที่ชัดเจนในการสร้างชื่อเสียงที่ดีและอยู่เหนือการเงิน

แม้ว่าใบเรียกเก็บเงินจำนวนมากจะครบกำหนดเป็นรอบเดือน แต่บางใบอาจถึงกำหนดชำระเมื่อได้รับ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจทานใบเรียกเก็บเงินทุกสัปดาห์เพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาด จดกำหนดเวลา และกำหนดการชำระเงินตามนั้น นอกจากการหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่ล่าช้าแล้ว การชำระก่อนกำหนดยังช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระก่อนกำหนดได้ (เมื่อระบุไว้ในเงื่อนไขของผู้ขาย) การบันทึกบิลเป็นงานทำบัญชีรายสัปดาห์ยังทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบว่าบัญชีมีเงินเพียงพอหรือไม่

สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ การเรียกเก็บเงินอาจอยู่ในขอบเขตของงานทำบัญชีรายวัน

2) ทำการฝากเงิน

อย่างน้อยที่สุด ธุรกิจขนาดเล็กควรฝากเงินทุกสัปดาห์ สำหรับธุรกิจที่ได้รับการชำระเงินส่วนใหญ่ในรูปของเงินสดหรือเช็คกระดาษ สามารถฝากเป็นรายวันได้ การฝากเงินตามกำหนดเวลาจะเป็นประโยชน์ต่อการรักษาเงินสดในมือและบันทึกที่เป็นปัจจุบัน

สำหรับธุรกิจที่เก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก การฝากเงินผ่านมือถืออาจเพียงพอที่จะรองรับเช็คที่ไหลเข้าและบันทึกการเดินทางไปที่ธนาคาร

3) ส่งใบแจ้งหนี้

การรับเงินตรงเวลาจากลูกค้าและลูกค้ามีความสำคัญต่อกระแสเงินสด การเตรียมและส่งใบแจ้งหนี้ทุกสัปดาห์ แทนที่จะเป็นสิ้นเดือน สามารถช่วยลดขนาดและความถี่ของการชำระเงินล่าช้าได้ อย่าลืมระบุวันที่ครบกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงินเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบว่าจะชำระเงินให้คุณอย่างไรและเมื่อใด สิ่งนี้จะช่วยได้หากคุณมีลูกค้าที่จ่ายเงินช้าเป็นประจำ อ่านคู่มือฉบับสมบูรณ์ของเราในการยอมรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงกระบวนการ

4) จัดหมวดหมู่ธุรกรรม

การรู้ว่าธุรกิจของคุณใช้จ่ายเงินที่ใดเป็นพื้นฐานในการจัดการการเงิน การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายแต่ละอย่างเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการติดตามการใช้จ่าย ประเภทของหมวดหมู่ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจขนาดเล็กและความต้องการของธุรกิจ บางหมวดหมู่ที่เป็นไปได้มีดังต่อไปนี้:

• เงินเดือน
• สวัสดิการพนักงาน
• อุปกรณ์
• สาธารณูปโภค
• ค่าเช่าหรือค่าจำนอง
• การท่องเที่ยว
• ประกันภัย

การจัดหมวดหมู่ธุรกรรมอย่างสม่ำเสมอในแต่ละสัปดาห์จะช่วยรักษาบันทึกที่ถูกต้องและเน้นข้อผิดพลาดหรือแฟล็กสีแดง งานทำบัญชีรายสัปดาห์นี้ยังช่วยประหยัดเวลาและเสื้อผ้าหากคุณเลือกที่จะเรียกร้องค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กเมื่อยื่นภาษี

5) สร้างรายการบันทึกประจำวัน

รายการบันทึกประจำวันในสมุดรายวันทั่วไปควรมาพร้อมกับธุรกรรมทางการเงินใดๆ ที่ทำโดยธุรกิจ นี่เป็นการบันทึกลำดับเหตุการณ์ของธุรกรรมของธุรกิจ

รายการบันทึกประจำวันของธุรกิจมักใช้วิธีการบัญชีแบบสองรายการ ซึ่งหมายความว่าธุรกรรมจำเป็นต้องมีการหักบัญชีเดบิตและเครดิตในบัญชีต่างๆ ในระบบนี้มีบัญชีห้าประเภท: สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของผู้ถือหุ้น ค่าใช้จ่าย และรายได้

การใช้ตัวอย่างการซื้อระบบ ณ จุดขายมูลค่า 1,000 ดอลลาร์ ธุรกิจจะหักบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) และเครดิตบัญชีอุปกรณ์ (สินทรัพย์) สำหรับการทำธุรกรรม

6) ตรวจสอบสินค้าคงคลัง

ธุรกิจขนาดเล็กที่ขายสินค้าจำเป็นต้องบันทึกและติดตามการไหลของสินค้าคงคลัง การตรวจสอบสินค้าคงคลังทุกสัปดาห์มีประโยชน์สำหรับการระบุเมื่อต้องสั่งซื้อผลิตภัณฑ์เพิ่มเติม การมีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสต็อกยังมีประโยชน์ในการระบุการโจรกรรมและแจ้งให้พนักงานทราบเมื่อมีสินค้าในสต็อกอีกครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พลาดโอกาสในการขายที่อาจเกิดขึ้น

บางแง่มุมของการจัดการสินค้าคงคลังมีประโยชน์ที่จะทำบ่อยกว่าเป็นประจำทุกสัปดาห์เพื่อให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับสต็อก ตัวอย่างเช่น การบันทึกการรับและการขายสินค้าคงคลังควรเป็นงานบัญชีรายวันสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณการขายที่สูงขึ้นหรือสินค้าที่เน่าเสียง่าย ทุกสิ่งอาจซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังที่รวมเข้ากับซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณจึงสามารถช่วยชีวิตได้

7) เรียกใช้รายงาน

การสร้างรายงานทางการเงินควรอยู่ในรายการงานทำบัญชีของธุรกิจขนาดเล็ก รายงานบางฉบับมีประโยชน์ในการทำงานเป็นรายสัปดาห์ ในขณะที่รายงานอื่นๆ สามารถทำได้ทุกเดือน

รายสัปดาห์

• บัญชีลูกหนี้: รายงานนี้เน้นย้ำถึงเงินที่เป็นหนี้ของธุรกิจขนาดเล็ก เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ การติดตามบัญชีลูกหนี้เป็นรายสัปดาห์สามารถช่วยให้ธุรกิจติดตามการชำระเงินล่าช้าได้ทันท่วงที
• รายงานการขาย: การตรวจสอบว่าคุณขายผลิตภัณฑ์แต่ละรายการได้มากเพียงใดนั้นมีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจในระยะสั้น เช่น การเพิ่มสต็อกของสินค้ายอดนิยม หรือการเสนอขายหรือการส่งเสริมการขายเพื่อย้ายสินค้าคงคลัง

รายเดือน

• งบกระแสเงินสด: เอกสารนี้วัดว่าธุรกิจจัดการกระแสเงินสดได้ดีเพียงใด ซึ่งถือได้ว่าเป็นความสามารถในการสร้างเงินสดเพื่อชำระหนี้และครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน มีประโยชน์
• งบดุล: คำชี้แจงนี้รายงานสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนของธุรกิจเพื่อให้ภาพรวมของการเงิน ณ จุดใดเวลาหนึ่ง งบดุลสามารถแสดงอัตราส่วนหนี้สินต่อสินทรัพย์และมูลค่าสุทธิของธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว
• งบกำไรขาดทุน: แสดงจำนวนเงินที่ธุรกิจได้รับหลังจากหักค่าใช้จ่ายแล้ว เนื่องจากค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เช่น ค่าสาธารณูปโภคและค่าเช่า ได้รับการชำระเป็นรายเดือน การจัดทำงบกำไรขาดทุนเดือนละครั้งมักจะให้ภาพที่แม่นยำยิ่งขึ้นของผลกำไรของธุรกิจ

8) ตรวจสอบตารางเวลา

ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานจำเป็นต้องรวมบัญชีเงินเดือนไว้ในงานทำบัญชี การตรวจสอบไทม์ชีทของพนักงานในแต่ละสัปดาห์จะช่วยติดตามชั่วโมงทำงานของพวกเขาในแต่ละสัปดาห์ ซึ่งช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการคำนวณเงินเดือนสำหรับค่าจ้าง การหักภาษี และการสะสมผลประโยชน์ เช่น วันลาพักร้อนหรือวันลาป่วย

ซอฟต์แวร์การจัดการเงินเดือนสามารถช่วยเรื่องนี้ได้อย่างมาก และตัวเลือกหลักๆ ส่วนใหญ่จะรวมเข้ากับแอปซอฟต์แวร์การบัญชีชั้นนำ เช่น QuickBooks และ Xero มีแอพเงินเดือนฟรีที่สามารถช่วยคุณทำงานพื้นฐานได้ ยิ่งคุณทำงานอัตโนมัติมากเท่าไหร่ การทำบัญชีรายสัปดาห์ของคุณก็จะยิ่งง่ายขึ้น

9) กระทบยอดบัญชีธนาคาร

แทนที่จะรอใบแจ้งยอดจากธนาคารรายเดือน ธุรกิจสามารถกระทบยอดบัญชีธนาคารของตนได้ทุกสัปดาห์ เพียงลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลธนาคารออนไลน์ ธุรกิจสามารถเปรียบเทียบยอดเงินในบัญชีธนาคารกับยอดเงินในบัญชีได้บ่อยเท่าที่ต้องการ การดำเนินการนี้เป็นประจำทุกสัปดาห์จะช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกับความไม่สอดคล้องกันได้อย่างรวดเร็วและตรวจพบการฉ้อโกงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

อย่าลืมงานบัญชีรายเดือนเหล่านี้

นอกจากงานบัญชีรายสัปดาห์แล้ว ยังมีหน้าที่บางอย่างที่ควรทำเป็นรายเดือนอีกด้วย

ยื่นภาษีเงินเดือน

การทำบัญชีเงินเดือนอาจเป็นงานทำบัญชีแบบรายสัปดาห์ รายปักษ์ หรือรายเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตารางเงินเดือนของคุณ อย่างไรก็ตาม การจ่ายภาษีการจ้างงานให้กับ IRS เป็นข้อกำหนดรายเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางแห่ง

ตาม IRS Publication 15 ธุรกิจขนาดเล็กที่รายงานภาษีน้อยกว่า 50,000 ดอลลาร์หรือน้อยกว่าในช่วงมองย้อนกลับครั้งล่าสุดจะทำการฝากเงินรายเดือน ธุรกิจใด ๆ ที่รายงานมากกว่า 50,000 ดอลลาร์จำเป็นต้องทำการฝากเงินรายครึ่งสัปดาห์กับ IRS คุณสามารถดูภาษีที่รายงานสำหรับช่วงเวลามองย้อนกลับได้ในบรรทัดที่ 12 ของแบบฟอร์ม 941

ส่งการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้

การตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ของคุณจะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณจำเป็นต้องส่งการแจ้งเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระที่เหลืออยู่หรือไม่และเมื่อใด การติดต่อลูกค้าและลูกค้าเดือนละครั้งนั้นสมเหตุสมผลสำหรับการเตือนครั้งแรก หากการชำระเงินล่าช้ามากและมีการส่งการแจ้งเตือนไปแล้ว การติดตามผลให้บ่อยขึ้นอาจได้รับการพิจารณา

เคล็ดลับแบบมือโปร: ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อจัดการการทำบัญชีของคุณ

การจัดการทุกแง่มุมของธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ซอฟต์แวร์บัญชีเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้รายการงานทำบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติและคล่องตัวเพื่อประหยัดเวลาและความเครียด แม้ว่าโดยทั่วไปซอฟต์แวร์การบัญชีจะมีค่าใช้จ่าย แต่ก็สามารถช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จในระยะยาวได้ด้วยการให้ข้อมูลเชิงลึกทางการเงินแบบเรียลไทม์และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี

มีตัวเลือกมากมายสำหรับซอฟต์แวร์บัญชี ตัวเลือกที่ดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับงบประมาณ คุณลักษณะที่ต้องการ และความสามารถในการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ธุรกิจอื่นๆ เช่น โปรแกรมเงินเดือนหรือ HR เพื่อช่วยให้การค้นหาของคุณแคบลง ต่อไปนี้คือการตรวจทานซอฟต์แวร์การบัญชีที่ใช้งานง่ายที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอย่างครอบคลุม หากคุณกำลังมองหาสิ่งพื้นฐาน แอปบัญชีฟรีเหล่านี้อาจช่วยคุณได้ ฟรีแลนซ์มักจะไม่ต้องการเสียงระฆังและเสียงนกหวีดของโซลูชันการบัญชีที่ครอบคลุม แต่มีแอปการบัญชีที่ดีสำหรับฟรีแลนซ์ และเราขอแนะนำให้ใช้อย่างอื่นที่ไม่ใช่แผ่นงาน Excel เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายธุรกิจของคุณ แม้ว่าคุณจะทำบัญชีอยู่ก็ตาม ของคุณเองโดยไม่ต้องมีบัญชี

ทุกวันนี้ ตัวเลือกซอฟต์แวร์ค่อนข้างสูง และคุณสามารถจัดการหนังสือด้วยตัวเองได้ แม้ว่าคุณจะไม่มีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการก็ตาม ไม่แน่ใจว่าจะจ้างนักบัญชีหรือเก็บบัญชีของคุณไว้ที่ DIY หรือไม่? บทความของเรา เมื่อต้องจ้างนักบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจมีคำตอบที่คุณต้องการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำบัญชี