9 zadań księgowych, które powinieneś wykonywać co tydzień

Właściciele firm mają wiele na swoich listach rzeczy do zrobienia i odkładanie na później zadań, które w tej chwili nie wydają się pilne, może być kuszące. Jednak umożliwienie narastania pewnych obowiązków, takich jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, może narazić małe firmy na niedobory gotówki, opóźnione płatności i zakłócenia zapasów.

Istnieją zadania księgowe, które należy wykonywać raz w tygodniu, jeśli nie codziennie. Opracowanie systemu, który będzie pasował do Twojego stylu pracy i harmonogramu, może pomóc w dokonaniu niewielkich zmian w Twoich nawykach potrzebnych do kontrolowania cotygodniowych zadań księgowych.

Czytaj dalej, aby zapoznać się z podziałem podstawowych zadań księgowych, aby utrzymać porządek w finansach małej firmy.

Pełna lista tygodniowych zadań księgowych

Zadania księgowe zapewniają ewidencję i analizę niezbędną do zrozumienia finansów firmy. Ta lista zadań księgowych może wydawać się zniechęcająca, ale można je wykonać przy odpowiednim planowaniu i harmonogramowaniu. Na początek, oto dziewięć obowiązków księgowych, które powinieneś wykonywać co tydzień.

1) Wejdź i zapłać rachunki

Rachunki małych firm mogą się szybko kumulować między mediami, czynszami i fakturami od dostawców. Sprzedawcy cenią sobie terminowe płatności, a kontrolowanie rachunków to jasny sposób na zbudowanie korzystnej reputacji i utrzymanie kontroli nad finansami.

Chociaż wiele rachunków jest płatnych w cyklu miesięcznym, inne mogą być płatne po otrzymaniu. Dlatego ważne jest, aby co tydzień przeglądać rachunki w celu sprawdzenia błędów, zanotować termin i odpowiednio zaplanować płatność. Oprócz unikania opłat za spóźnienie, wczesna płatność umożliwia skorzystanie z rabatów za wczesną płatność (jeśli jest to przewidziane w warunkach dostawcy). Rejestrowanie rachunków jako cotygodniowe zadanie księgowe ułatwia również sprawdzenie, czy konta mają wystarczające środki.

W przypadku większych firm wprowadzanie rachunków może wchodzić w zakres codziennych zadań księgowych.

2) Dokonaj wpłat

Małe firmy powinny co najmniej dokonywać wpłat co tydzień. W przypadku firm, które otrzymują większość swoich płatności w formie gotówki lub czeków papierowych, depozyty mogą być dokonywane codziennie. Terminowe depozyty są korzystne dla utrzymywania gotówki w kasie i aktualnych zapisów.

W przypadku firm, które przede wszystkim pobierają płatności elektroniczne, depozyty mobilne mogą wystarczyć do obsługi napływu czeków papierowych i zaoszczędzenia podróży do banku.

3) Wyślij faktury

Otrzymywanie terminowych płatności przez klientów i klientów jest ważne dla przepływu środków pieniężnych. Przygotowywanie i wysyłanie faktur co tydzień, a nie na koniec miesiąca, może pomóc zmniejszyć skalę i częstotliwość opóźnień w płatnościach. Pamiętaj, aby podać termin płatności i warunki płatności, aby klienci wiedzieli, jak i kiedy ci zapłacić; to pomoże, jeśli masz chronicznie wolno płacących klientów. Przeczytaj nasz kompletny przewodnik dotyczący akceptowania płatności faktur online, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak usprawnić ten proces.

4) Kategoryzuj transakcje

Wiedza o tym, na co Twoja firma wydaje pieniądze, jest podstawą zarządzania finansami. Kategoryzacja każdego wydatku to przydatny sposób śledzenia wydatków. Rodzaje kategorii zależą od rodzaju małej firmy i jej potrzeb. Niektóre możliwe kategorie to:

• Lista płac
• Świadczenia pracownicze
• Ekwipunek
• Narzędzia
• Czynsz lub spłata kredytu hipotecznego
• Podróż
• Ubezpieczenie

Konsekwentne kategoryzowanie transakcji co tydzień pomoże w utrzymaniu dokładnych zapisów i podkreśleniu wszelkich błędów lub sygnałów ostrzegawczych. To cotygodniowe zadanie księgowe pozwala również zaoszczędzić czas i strój, jeśli zdecydujesz się ubiegać się o drobne wydatki biznesowe podczas rozliczania podatków.

5) Utwórz wpisy do dziennika

Wpis do dziennika ogólnego powinien towarzyszyć każdej transakcji finansowej dokonywanej przez firmę. Zapewnia to chronologiczny zapis transakcji biznesowych.

Wpisy do dziennika biznesowego są zazwyczaj zgodne z metodą podwójnego zapisu, co oznacza, że ​​transakcja wymaga równoważenia obciążeń i uznań między kontami. W tym systemie istnieje pięć rodzajów kont: aktywa, pasywa, kapitał własny, wydatki i przychody.

Na przykładzie zakupu systemu punktów sprzedaży o wartości 1000 USD firma obciążyłaby swoje konto gotówkowe (aktywa) i uznałaby swoje konto sprzętowe (aktywa) za transakcję.

6) Przegląd inwentarza

Małe firmy sprzedające produkty muszą rejestrować i śledzić przepływ swoich zapasów. Przeprowadzanie cotygodniowego przeglądu stanów magazynowych jest przydatne do określenia, kiedy należy zamówić więcej produktów. Posiadanie zaktualizowanych informacji na temat zapasów jest również przydatne do identyfikowania kradzieży i informowania pracowników, kiedy produkt jest ponownie w magazynie, aby uniknąć utraty potencjalnej sprzedaży.

Niektóre aspekty zarządzania zapasami warto wykonywać częściej niż raz w tygodniu, aby aktualizować informacje o zapasach. Na przykład rejestrowanie przyjęcia i sprzedaży zapasów powinno być codziennymi zadaniami księgowymi dla firm pracujących z większym wolumenem sprzedaży lub towarami łatwo psującymi się. Wszystko może się szybko skomplikować, więc oprogramowanie do zarządzania zapasami, które integruje się z oprogramowaniem księgowym, może uratować życie.

7) Uruchom raporty

Tworzenie raportów finansowych powinno znajdować się na liście zadań księgowych małej firmy. Niektóre raporty są korzystne do generowania co tydzień, podczas gdy inne można sporządzać co miesiąc.

Co tydzień

• Rozrachunki z odbiorcami: ten raport wyróżnia pieniądze należne małej firmie, takie jak nieopłacone faktury. Cotygodniowe śledzenie należności może pomóc firmom w terminowym śledzeniu opóźnionych płatności.
• Raport sprzedaży: sprawdzenie, ile sprzedajesz każdego produktu, jest przydatne przy podejmowaniu krótkoterminowych decyzji, takich jak zwiększanie zapasów popularnych produktów lub oferowanie wyprzedaży lub promocji w celu przeniesienia zapasów.

Miesięczny

• Oświadczenie o przepływach pieniężnych: Ten dokument mierzy, jak dobrze firma zarządza przepływami pieniężnymi, co można uznać za zdolność do generowania gotówki na spłatę zadłużenia i pokrycie kosztów operacyjnych. Jest przydatne
• Bilans: To zestawienie przedstawia aktywa, pasywa i kapitał własny firmy, aby dać obraz jej finansów w określonym momencie. Na pierwszy rzut oka bilans może pokazać stosunek zadłużenia do aktywów i wartość netto firmy.
• Rachunek zysków i strat: Pokazuje, ile pieniędzy firma zarobiła po rozliczeniu wydatków. Ponieważ wiele wydatków, takich jak opłaty za media i czynsz, jest opłacanych co miesiąc, prowadzenie rachunku zysków i strat raz w miesiącu prawdopodobnie da dokładniejszy obraz wyników finansowych firmy.

8) Przejrzyj karty czasu pracy

Małe firmy zatrudniające pracowników muszą uwzględniać listę płac w swoich zadaniach księgowych. Cotygodniowe przeglądanie grafików pracy pracowników pomaga śledzić ich przepracowane godziny w każdym tygodniu, co usprawnia obliczanie wynagrodzeń, potrąceń podatkowych i naliczania świadczeń, takich jak urlopy lub zwolnienia chorobowe.

Oprogramowanie do zarządzania listą płac może w tym ogromnie pomóc, a większość głównych opcji integruje się z wiodącymi aplikacjami księgowymi, takimi jak QuickBooks i Xero. Istnieją nawet bezpłatne aplikacje płacowe, które mogą pomóc w podstawowych zadaniach. Im więcej zadań zautomatyzujesz, tym łatwiejsza będzie Twoja tygodniowa księgowość.

9) Uzgodnij rachunki bankowe

Zamiast czekać na miesięczny wyciąg bankowy, firmy mogą co tydzień uzgadniać swoje rachunki bankowe. Po prostu logując się do internetowego portalu bankowego, firmy mogą porównywać saldo konta bankowego z saldem księgowym tak często, jak chcą. Wykonywanie tego zadania co tydzień pomaga firmom szybko usuwać wszelkie niespójności i wykrywać oszustwa, zanim staną się one poważniejszym problemem.

Nie zapomnij o tych miesięcznych zadaniach księgowych

Oprócz cotygodniowych zadań księgowych istnieją pewne obowiązki, które należy wykonywać z częstotliwością miesięczną.

Podatki od wynagrodzeń

W zależności od harmonogramu płac, prowadzenie listy płac może być zadaniem tygodniowym, dwutygodniowym lub miesięcznym. Jednak płacenie podatków od zatrudnienia do IRS jest miesięcznym wymogiem dla niektórych małych firm.

Według publikacji IRS 15, małe firmy, które zgłosiły mniej niż 50 000 USD podatków za ostatni okres ważności, dokonują miesięcznych wpłat. Każda firma, która zgłosiła ponad 50 000 USD, musi dokonywać półtygodniowych wpłat do IRS. Podatki zgłoszone w okresie ważności można znaleźć w wierszu 12 formularza 941.

Wyślij przypomnienia o fakturach

Monitorowanie należności pozwoli Ci dowiedzieć się, czy i kiedy będziesz musiał wysłać przypomnienie o pozostałych zaległych fakturach. Kontaktowanie się z klientami i klientami raz w miesiącu jest uzasadnione w przypadku pierwszego przypomnienia. Jeśli płatność jest znacznie opóźniona, a przypomnienie zostało już wysłane, częstsze działania mogą być uzasadnione.

Pro Tip: Użyj oprogramowania księgowego do zarządzania księgowością

Zarządzanie każdym aspektem Twojej firmy może być trudne. Oprogramowanie księgowe to narzędzie, które może pomóc zautomatyzować i usprawnić listę zadań księgowych, aby zaoszczędzić czas i stres. Chociaż oprogramowanie księgowe zazwyczaj wiąże się z pewnymi kosztami, może pomóc w długoterminowym sukcesie firmy, zapewniając wgląd w dane finansowe w czasie rzeczywistym i zapewniając zgodność z przepisami podatkowymi.

Istnieje wiele możliwości wyboru oprogramowania księgowego. Najlepsza opcja będzie ostatecznie zależeć od budżetu, pożądanych funkcji i możliwości integracji z innym oprogramowaniem biznesowym, takim jak programy płacowe lub HR. Aby ułatwić zawężenie wyszukiwania, przedstawiamy nasz obszerny przegląd najlepszego łatwego oprogramowania księgowego dla małych firm. Jeśli szukasz czegoś podstawowego, te bezpłatne aplikacje księgowe mogą być dla Ciebie. Freelancerzy zwykle nie potrzebują dzwonków i gwizdów kompleksowego rozwiązania księgowego, ale istnieją dobre aplikacje księgowe dla freelancerów i zalecamy używanie czegoś innego niż tylko arkusz Excela do śledzenia wydatków biznesowych, nawet jeśli prowadzisz księgowość na własne bez księgowego.

W dzisiejszych czasach opcje oprogramowania są dość zaawansowane i można samodzielnie obsługiwać książki, nawet jeśli nie masz żadnego formalnego szkolenia. Nie jesteś pewien, czy zatrudnić księgowego, czy prowadzić księgowość dla majsterkowiczów? Nasz artykuł „ Kiedy zatrudnić księgowego w małej firmie ” może zawierać odpowiedzi, których potrzebujesz.

Często zadawane pytania dotyczące księgowości