9 مهام مسك دفاتر يجب أن تقوم بها كل أسبوع

أصحاب الأعمال لديهم الكثير في قوائم المهام الخاصة بهم ، وقد يكون من المغري تأجيل المهام التي لا تبدو ملحة في الوقت الحالي. ومع ذلك ، فإن ترك بعض المسؤوليات تتراكم ، مثل مسك الدفاتر ، يمكن أن يترك الشركات الصغيرة عرضة لنقص السيولة ، وتأخر المدفوعات ، وتعطل المخزون.

هناك مهام مسك الدفاتر يجب القيام بها على أساس أسبوعي ، إن لم يكن يوميًا. يمكن أن يساعد وضع نظام يناسب أسلوب عملك وجدولك الزمني في إجراء التغييرات الصغيرة على عاداتك اللازمة للبقاء على رأس مهام مسك الدفاتر الأسبوعية.

تابع القراءة للحصول على تفاصيل مهام مسك الدفاتر الأساسية للحفاظ على الشؤون المالية لشركتك الصغيرة بالترتيب.

القائمة الكاملة لمهام مسك الدفاتر الأسبوعية

توفر مهام مسك الدفاتر السجلات والتحليلات اللازمة لفهم الشؤون المالية للشركة. قد تبدو هذه القائمة من مهام مسك الدفاتر شاقة ، لكنها قابلة للتنفيذ من خلال التخطيط والجدولة المناسبة. للبدء ، إليك تسعة مهام مسك دفاتر يجب عليك القيام بها كل أسبوع.

1) أدخل ودفع الفواتير

بين المرافق والإيجار والفواتير من البائعين ، يمكن أن تتراكم فواتير الشركات الصغيرة بسرعة. يقدر البائعون أن يتم الدفع لهم في الوقت المحدد ، والبقاء على رأس فواتيرك هو وسيلة واضحة لبناء سمعة جيدة والبقاء على رأس الموارد المالية.

على الرغم من أن العديد من الفواتير مستحقة على دورة شهرية ، فقد تكون أخرى مستحقة عند الاستلام. لذلك ، من المهم مراجعة الفواتير أسبوعيًا للتحقق من عدم وجود أخطاء ، وتدوين الموعد النهائي ، وجدولة السداد وفقًا لذلك. إلى جانب تجنب الرسوم المتأخرة ، يتيح لك الدفع مبكرًا الاستفادة من خصومات السداد المبكر (عند تقديمها في شروط البائع). تسجيل الفواتير كمهمة مسك دفاتر أسبوعية يسهل أيضًا التحقق من وجود أموال كافية في الحسابات.

بالنسبة للشركات الكبيرة ، قد يقع إدخال الفواتير في نطاق مهام مسك الدفاتر اليومية.

2) عمل الودائع

على الأقل ، يجب أن تقوم الشركات الصغيرة بعمل ودائع أسبوعيًا. بالنسبة للشركات التي تتلقى معظم مدفوعاتها في شكل نقد أو شيكات ورقية ، يمكن إجراء الإيداعات على أساس يومي. تعتبر الودائع في الوقت المناسب مفيدة للاحتفاظ بالنقد في الصندوق والسجلات المحدثة.

بالنسبة للشركات التي تجمع المدفوعات الإلكترونية بشكل أساسي ، قد تكون الودائع عبر الهاتف المحمول كافية للتعامل مع تدفق الشيكات الورقية وتوفير رحلة إلى البنك.

3) إرسال الفواتير

يعتبر الحصول على الأموال في الوقت المحدد من قبل العملاء والعملاء أمرًا مهمًا للتدفق النقدي. يمكن أن يساعد إعداد الفواتير وإرسالها أسبوعيًا ، وليس في نهاية الشهر ، في تقليل نطاق وتكرار الدفعات المتأخرة. تأكد من تضمين تاريخ الاستحقاق وشروط الدفع للتأكد من أن العملاء يعرفون كيف ومتى يدفعون لك ؛ سيساعدك هذا إذا كان لديك عملاء بطيئون بشكل مزمن في الدفع. اقرأ دليلنا الكامل لقبول مدفوعات الفواتير عبر الإنترنت لمزيد من المعلومات حول كيفية تبسيط العملية.

4) تصنيف المعاملات

إن معرفة مكان إنفاق عملك للمال أمر أساسي لإدارة الشؤون المالية. يعد تصنيف كل حساب طريقة مفيدة لتتبع الإنفاق. تعتمد أنواع الفئات على نوع الأعمال الصغيرة واحتياجاتها. تتضمن بعض الفئات المحتملة ما يلي:

• كشف رواتب
• استحقاقات الموظفين
• معدات
• خدمات
• مدفوعات الإيجار أو الرهن العقاري
• يسافر
• تأمين

سيساعد تصنيف المعاملات باستمرار كل أسبوع في الحفاظ على سجلات دقيقة وتسليط الضوء على أي أخطاء أو علامات حمراء. تعمل مهمة مسك الدفاتر الأسبوعية أيضًا على توفير الوقت واللباس إذا اخترت المطالبة بنفقات الأعمال الصغيرة عند تقديم الضرائب.

5) إنشاء إدخالات دفتر اليومية

يجب أن يصاحب إدخال دفتر اليومية في المجلة العامة أي معاملة مالية تتم بواسطة شركة. يوفر هذا سجلاً زمنيًا لمعاملات الشركة.

تتبع إدخالات دفتر اليومية بشكل عام طريقة محاسبة القيد المزدوج ، مما يعني أن المعاملة تتطلب موازنة الديون والائتمانات عبر الحسابات. في هذا النظام ، هناك خمسة أنواع من الحسابات: الأصول والخصوم وحقوق المساهمين والمصروفات والإيرادات.

باستخدام شراء نظام نقطة بيع بقيمة 1000 دولار كمثال ، فإن الشركة ستخصم من حسابها النقدي (الأصول) وتضيف إلى حساب المعدات (الأصول) للمعاملة.

6) مراجعة الجرد

تحتاج الشركات الصغيرة التي تبيع المنتجات إلى تسجيل وتتبع تدفق مخزونها. يعد إجراء مراجعة أسبوعية للمخزون مفيدًا لتحديد متى يلزم طلب المزيد من المنتجات. يعد الحصول على معلومات محدثة عن المخزون مفيدًا أيضًا لتحديد السرقة وإعلام الموظفين بموعد عودة أحد العناصر إلى المخزون لتجنب فقدان المبيعات المحتملة.

من المفيد القيام ببعض جوانب إدارة المخزون بشكل متكرر أكثر من الأسبوعية للحفاظ على المعلومات المحدثة عن المخزون. على سبيل المثال ، يجب أن يكون تسجيل استلام وبيع المخزون من مهام مسك الدفاتر اليومية للشركات التي تعمل بحجم مبيعات أعلى أو سلع قابلة للتلف. يمكن أن تتعقد الأمور بسرعة ، لذا فإن برنامج إدارة المخزون الذي يتكامل مع برنامج مسك الدفاتر الخاص بك يمكن أن يكون المنقذ.

7) تشغيل التقارير

يجب أن يكون إنشاء التقارير المالية على قائمة مهام مسك الدفاتر للشركات الصغيرة. من المفيد تشغيل بعض التقارير على أساس أسبوعي ، بينما يمكن عمل البعض الآخر شهريًا.

أسبوعي

• حسابات القبض: يسلط هذا التقرير الضوء على الأموال المستحقة لشركة صغيرة ، مثل الفواتير غير المدفوعة. يمكن أن يساعد تتبع الحسابات المستحقة القبض على أساس أسبوعي الشركات على متابعة المدفوعات المتأخرة في الوقت المناسب.
• تقرير المبيعات: يعد فحص المقدار الذي تبيعه من كل منتج مفيدًا لاتخاذ القرارات على المدى القصير ، مثل زيادة مخزون العناصر الشائعة أو عرض بيع أو ترويج لنقل المخزون.

شهريا

• بيان التدفق النقدي: يقيس هذا المستند مدى جودة إدارة الأعمال للتدفقات النقدية ، والتي يمكن اعتبارها قدرتها على توليد النقد لسداد الديون وتغطية نفقات التشغيل. انها مفيدة
• الميزانية العمومية: يوضح هذا البيان أصول الشركة وخصومها وحقوق المساهمين لإعطاء لمحة سريعة عن مواردها المالية في نقطة زمنية محددة. في لمحة ، يمكن أن تظهر الميزانية العمومية نسبة الدين إلى الأصول وصافي القيمة.
• بيان الربح والخسارة: يوضح هذا مقدار الأموال التي كسبتها الشركة بعد احتساب النفقات. نظرًا لأن العديد من النفقات ، مثل المرافق والإيجارات ، يتم دفعها على أساس شهري ، فمن المحتمل أن يؤدي تشغيل بيان الربح والخسارة مرة واحدة شهريًا إلى تقديم صورة أكثر دقة عن النتيجة النهائية للشركة.

8) مراجعة الدوام

تحتاج الشركات الصغيرة التي لديها موظفين إلى تضمين كشوف المرتبات في مهام مسك الدفاتر الخاصة بهم. تساعد مراجعة الجداول الزمنية للموظفين كل أسبوع على تتبع ساعات عملهم كل أسبوع ، مما يبسط حسابات الرواتب للأجور ، والخصومات الضريبية ، وتراكم المزايا مثل الإجازات أو أيام المرض.

يمكن أن يساعد برنامج إدارة كشوف المرتبات بشكل كبير في هذا الأمر ، وتتكامل معظم الخيارات الرئيسية مع تطبيقات برامج المحاسبة الرائدة مثل QuickBooks و Xero. حتى أن هناك تطبيقات مجانية لكشوف المرتبات يمكنها مساعدتك في المهام الأساسية. كلما قمت بأتمتة المزيد من المهام ، أصبح مسك الدفاتر الأسبوعي أسهل.

9) التوفيق بين الحسابات المصرفية

بدلاً من انتظار كشف حساب بنكي شهري ، يمكن للشركات تسوية حساباتها المصرفية كل أسبوع. بمجرد تسجيل الدخول إلى بوابة بنكية عبر الإنترنت ، يمكن للشركات مقارنة رصيد الحساب المصرفي مقابل رصيد دفترها بقدر ما تريد. يساعد أداء هذه المهمة على أساس أسبوعي الشركات على معالجة أي تناقضات واكتشاف الاحتيال على الفور قبل أن تصبح مشكلة أكبر.

لا تنسى مهام مسك الدفاتر الشهرية

إلى جانب مهام مسك الدفاتر الأسبوعية ، هناك بعض المهام التي يجب أداؤها على أساس شهري.

ملف ضرائب الرواتب

اعتمادًا على جدول الرواتب الخاص بك ، يمكن أن يكون تشغيل كشوف المرتبات إما مهمة مسك دفاتر أسبوعية أو نصف شهرية أو شهرية. ومع ذلك ، فإن دفع ضرائب العمل إلى مصلحة الضرائب هو مطلب شهري لبعض الشركات الصغيرة.

وفقًا لـ IRS Publication 15 ، فإن الشركات الصغيرة التي أبلغت عن ضرائب أقل من 50000 دولار أو أقل عن فترة المراجعة الأخيرة تقدم إيداعات شهرية. تحتاج أي شركة أبلغت عن أكثر من 50000 دولار إلى إيداع إيداعات نصف أسبوعية إلى مصلحة الضرائب. يمكنك العثور على الضرائب المبلغ عنها لفترة المراجعة في السطر 12 من نموذج 941.

إرسال تذكير الفاتورة

ستتيح لك مراقبة حسابات القبض الخاصة بك معرفة ما إذا كنت ستحتاج إلى إرسال تذكير بأي فواتير متجاوزة الاستحقاق ومتى. يعد الاتصال بالعملاء والعملاء مرة واحدة في الشهر أمرًا معقولاً للتذكير الأولي. إذا تأخر الدفع بشكل كبير وتم إرسال تذكير بالفعل ، فقد يكون من المستحسن المتابعة بشكل متكرر.

نصيحة للمحترفين: استخدم برامج المحاسبة لإدارة مسك الدفاتر

قد تكون إدارة كل جانب من جوانب عملك أمرًا صعبًا. برنامج المحاسبة هو أداة يمكن أن تساعد في أتمتة قائمة مهام مسك الدفاتر الخاصة بك وتبسيطها لتوفير الوقت والضغط. بينما تأتي برامج المحاسبة عمومًا بتكلفة ، إلا أنها يمكن أن تساعد في نجاح الأعمال على المدى الطويل من خلال توفير رؤى مالية في الوقت الفعلي وضمان الامتثال الضريبي.

هناك الكثير من الخيارات عندما يتعلق الأمر ببرامج المحاسبة. سيعتمد الخيار الأفضل في النهاية على الميزانية والميزات المرغوبة والقدرة على التكامل مع برامج الأعمال الأخرى ، مثل كشوف المرتبات أو برامج الموارد البشرية. للمساعدة في تضييق نطاق البحث ، إليك مراجعتنا الشاملة لأفضل برامج المحاسبة السهلة للشركات الصغيرة. إذا كنت تبحث عن شيء أساسي ، فقد تكون تطبيقات المحاسبة المجانية هذه في طريقك. لا يحتاج المستقلون عادةً إلى أجراس وصفارات حل محاسبة شامل ، ولكن هناك تطبيقات محاسبية جيدة للموظفين المستقلين ، ونوصي باستخدام شيء آخر غير مجرد ورقة Excel لتتبع نفقات عملك ، حتى إذا كنت تقوم بمسك الدفاتر الخاصة بك بدون محاسب.

في هذه الأيام ، أصبحت خيارات البرامج متقدمة جدًا ومن الممكن التعامل مع الكتب بنفسك ، حتى لو لم يكن لديك أي تدريب رسمي. ألست متأكدًا مما إذا كنت تريد تعيين محاسب أو الاحتفاظ بدفاترك لدى DIY؟ قد تحتوي مقالتنا ، متى توظف محاسبًا للأعمال الصغيرة ، على الإجابات التي تحتاجها.

الأسئلة الشائعة حول مسك الدفاتر