您應該每週執行的 9 項簿記任務

企業主的待辦事項清單上有很多，並且很容易推遲目前看起來並不緊迫的任務。 然而，讓某些責任累積起來，比如簿記，可能會使小企業容易受到現金短缺、延遲付款和庫存中斷的影響。

有些簿記任務需要每週（如果不是每天）完成。 設計一個適合您的工作方式和日程安排的系統可以幫助您對保持每週簿記任務所需的習慣進行微小的改變。

繼續閱讀基本簿記任務的細分，以保持您的小型企業財務狀況良好。

每週簿記任務的完整列表

簿記任務提供了解企業財務所需的記錄和分析。 這份簿記任務列表可能看起來令人生畏，但通過適當的計劃和安排，它們是可行的。 首先，這是您每週應該完成的九項簿記職責。

1) 輸入並支付賬單

在水電費、租金和供應商的發票之間，小企業的賬單會迅速累積。 供應商喜歡按時付款，並且保持在您的賬單之上是建立良好聲譽和保持財務狀況的明確方法。

儘管許多賬單按月到期，但其他賬單可能在收到時到期。 因此，每週檢查賬單以檢查錯誤、注意截止日期並相應地安排付款非常重要。 除了避免滯納金外，提前付款還可以讓您利用提前付款折扣（在供應商條款中提供時）。 將賬單記錄為每週的簿記任務還可以更輕鬆地檢查帳戶是否有足夠的資金。

對於較大的企業，輸入賬單可能屬於日常簿記任務的範圍。

2) 存款

至少，小企業應該每周存款。 對於以現金或紙質支票形式接收大部分付款的企業，可以每天進行存款。 及時存款有利於保持手頭現金和最新記錄。

對於主要收集電子支付的企業來說，移動存款可能足以處理紙質支票的流入並節省去銀行的時間。

3) 發送發票

客戶和客戶按時獲得付款對現金流很重要。 每周而不是在月底準備和發送發票有助於減少延遲付款的規模和頻率。 確保包括到期日和付款條件，以確保客戶知道如何以及何時向您付款； 如果您有長期支付緩慢的客戶，這將有所幫助。 閱讀我們接受在線發票付款的完整指南，了解有關如何簡化流程的更多信息。

4) 對交易進行分類

了解您的企業在哪里花錢是管理財務的基礎。 對每項費用進行分類是跟踪支出的有用方法。 類別的類型取決於小型企業的類型及其需求。 一些可能的類別包括：

• 工資單
• 員工福利
• 設備
• 實用程序
• 租金或抵押付款
• 旅行
• 保險

每週一致地對交易進行分類將有助於保持準確的記錄並突出顯示任何錯誤或危險信號。 如果您在報稅時選擇申報小企業費用，這項每週記賬任務還可以節省時間和著裝。

5) 創建日記帳分錄

一般日記帳中的日記帳分錄應伴隨企業進行的任何財務交易。 這提供了企業交易的時間記錄。

商業日記帳分錄通常遵循複式記賬法，這意味著交易需要平衡賬戶之間的借方和貸方。 在這個系統中，有五種類型的賬戶：資產、負債、股東權益、費用和收入。

以購買 1,000 美元的銷售點系統為例，企業將藉記其現金賬戶（資產）並貸記其設備賬戶（資產）以進行交易。

6) 審查庫存

銷售產品的小企業需要記錄和跟踪他們的庫存流動。 每週進行一次庫存審查有助於確定何時需要訂購更多產品。 更新庫存信息對於識別盜竊並讓員工知道物品何時重新入庫以避免錯過潛在銷售也很有用。

庫存管理的某些方面比每週更頻繁地執行以保持庫存信息的更新是有益的。 例如，對於銷售量較大或易腐爛的商品，記錄存貨的收貨和銷售應該是日常的簿記任務。 這一切都會很快變得複雜，因此與您的簿記軟件集成的庫存管理軟件可以成為救命稻草。

7) 運行報告

創建財務報告應該在小企業的簿記任務清單上。 有些報告每週運行一次是有利的，而另一些則可以每月運行一次。

每週

• 應收賬款：該報告突出顯示欠小企業的款項，例如未付發票。 每週跟踪應收賬款可以幫助企業及時跟進延遲付款。
• 銷售報告：檢查每種產品的銷售量對於短期決策很有用，例如增加熱門商品的庫存或提供銷售或促銷以移動庫存。

月刊

• 現金流量表：該文件衡量企業管理現金流的能力，這可以被認為是其產生現金以償還債務和支付運營費用的能力。 很有用
• 資產負債表：此報表報告企業的資產、負債和權益，以提供其在特定時間點的財務狀況的快照。 一目了然，資產負債表可以顯示企業的資產負債率和淨資產。
• 損益表：這顯示了企業在扣除費用後賺了多少錢。 由於許多費用（如水電費和租金）是按月支付的，因此每月運行一次損益表可能會更準確地了解企業的底線。

8) 審查時間表

有員工的小型企業需要在其簿記任務中包括工資單。 每週查看員工時間表有助於跟踪他們每週的工作時間，從而簡化工資計算、稅收減免以及假期或病假等福利的累積。

薪資管理軟件可以在這方面提供巨大幫助，並且大多數主要選項都與領先的會計軟件應用程序（如 QuickBooks 和 Xero）集成。 甚至還有免費的工資單應用程序可以幫助您完成基本任務。 您自動化的任務越多，您的每週簿記就越容易。

9) 核對銀行賬戶

企業可以每週核對他們的銀行賬戶，而不是等待每月的銀行對賬單。 只需登錄在線銀行門戶，企業就可以根據需要將銀行賬戶餘額與賬面餘額進行比較。 每週執行此任務有助於企業及時解決任何不一致並在欺詐成為更大問題之前發現它。

不要忘記這些每月的簿記任務

除了每週的簿記任務外，還有一些職責應該每月執行一次。

提交工資稅

根據您的工資單計劃，運行工資單可以是每週、每兩週或每月的簿記任務。 但是，某些小企業每月需要向美國國稅局繳納就業稅。

根據美國國稅局第 15 號出版物，在上一個回溯期內報告的稅款低於 50,000 美元或更少的小企業每月存款。 任何報告超過 50,000 美元的企業都需要每半周向 IRS 存款。 您可以在 941 表格的第 12 行找到回溯期報告的稅款。

發送發票提醒

監控您的應收賬款將讓您知道是否以及何時需要為任何剩餘的逾期發票發送提醒。 每月與客戶和客戶聯繫一次是合理的初始提醒。 如果付款明顯延遲並且已經發送了提醒，則可能需要更頻繁地跟進。

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簿記常見問題