9 tareas de contabilidad que deberías realizar todas las semanas

Los dueños de negocios tienen mucho en sus listas de tareas pendientes, y puede ser tentador posponer tareas que no parecen urgentes en este momento. Sin embargo, permitir que se acumulen ciertas responsabilidades, como la contabilidad, puede hacer que las pequeñas empresas sean vulnerables a la escasez de efectivo, los pagos retrasados ​​y las interrupciones en el inventario.

Hay tareas de contabilidad que deben realizarse semanalmente, si no diariamente. Diseñar un sistema que funcione para su estilo y horario de trabajo puede ayudarlo a realizar los pequeños cambios en sus hábitos necesarios para mantenerse al día con las tareas contables semanales.

Siga leyendo para obtener un desglose de las tareas esenciales de contabilidad para mantener en orden las finanzas de su pequeña empresa.

La lista completa de tareas de contabilidad semanales

Las tareas de contabilidad proporcionan los registros y análisis necesarios para comprender las finanzas de una empresa. Esta lista de tareas de contabilidad puede parecer abrumadora, pero son factibles con una planificación y programación adecuadas. Para empezar, aquí hay nueve tareas de contabilidad que debe hacer cada semana.

1) Ingresar y Pagar Facturas

Entre los servicios públicos, el alquiler y las facturas de los proveedores, las facturas de las pequeñas empresas pueden acumularse rápidamente. Los proveedores aprecian que se les pague a tiempo, y estar al tanto de sus facturas es una forma clara de construir una reputación favorable y mantenerse al tanto de las finanzas.

Aunque muchas facturas vencen en un ciclo mensual, otras pueden vencer al recibirlas. Por lo tanto, es importante revisar las facturas semanalmente para detectar errores, anotar la fecha límite y programar el pago en consecuencia. Además de evitar recargos por pago atrasado, el pago anticipado le permite aprovechar los descuentos por pago anticipado (cuando se proporciona en los términos del proveedor). El registro de facturas como una tarea de contabilidad semanal también facilita la verificación de que las cuentas tienen fondos suficientes.

Para empresas más grandes, ingresar facturas puede estar dentro del alcance de las tareas diarias de contabilidad.

2) Hacer depósitos

Como mínimo, las pequeñas empresas deben hacer depósitos semanalmente. Para las empresas que reciben la mayoría de sus pagos en efectivo o cheques en papel, los depósitos se pueden realizar diariamente. Los depósitos oportunos son beneficiosos para mantener el efectivo disponible y los registros actualizados.

Para las empresas que cobran principalmente pagos electrónicos, los depósitos móviles pueden ser adecuados para manejar la entrada de cheques en papel y ahorrar un viaje al banco.

3) Enviar Facturas

Que los clientes y los clientes les paguen a tiempo es importante para el flujo de caja. Preparar y enviar facturas todas las semanas, en lugar de a fin de mes, puede ayudar a reducir la escala y la frecuencia de los pagos atrasados. Asegúrese de incluir una fecha de vencimiento y condiciones de pago para garantizar que los clientes sepan cómo y cuándo pagarle; esto ayudará si tiene clientes que pagan lentamente de forma crónica. Lea nuestra guía completa para aceptar pagos de facturas en línea para obtener más información sobre cómo agilizar el proceso.

4) Categorizar Transacciones

Saber en qué gasta el dinero su empresa es fundamental para administrar las finanzas. Categorizar cada gasto es una forma útil de realizar un seguimiento de los gastos. Los tipos de categorías dependen del tipo de pequeña empresa y sus necesidades. Algunas categorías posibles incluyen las siguientes:

• Nómina de sueldos
• Beneficios para empleados
• Equipo
• Utilidades
• Pagos de alquiler o hipoteca
• Viaje
• Seguro

Categorizar las transacciones de manera constante cada semana ayudará a mantener registros precisos y resaltar cualquier error o señal de alerta. Esta tarea de contabilidad semanal también ahorra tiempo y vestimenta si elige reclamar los gastos de la pequeña empresa al presentar la declaración de impuestos.

5) Crear entradas de diario

Una entrada de diario en el diario general debe acompañar cualquier transacción financiera realizada por una empresa. Esto proporciona un registro cronológico de las transacciones de una empresa.

Las entradas del diario comercial generalmente siguen el método de contabilidad de doble entrada, lo que significa que una transacción requiere equilibrar los débitos y créditos entre cuentas. En este sistema, hay cinco tipos de cuentas: activos, pasivos, capital contable, gastos e ingresos.

Usando la compra de un sistema de punto de venta de $1,000 como ejemplo, una empresa debitaría su cuenta de efectivo (activos) y acreditaría su cuenta de equipo (activos) por la transacción.

6) Revisar el inventario

Las pequeñas empresas que venden productos necesitan registrar y rastrear el flujo de su inventario. Realizar una revisión de inventario semanal es útil para identificar cuándo es necesario pedir más productos. Tener información actualizada sobre el stock también es útil para identificar robos y avisar a los empleados cuando un artículo vuelve a estar disponible para evitar perder ventas potenciales.

Ciertos aspectos de la gestión de inventarios son beneficiosos si se realizan con más frecuencia que una vez por semana para mantener información actualizada sobre las existencias. Por ejemplo, registrar la recepción y la venta de inventario debe ser una tarea diaria de contabilidad para las empresas que trabajan con un mayor volumen de ventas o productos perecederos. Todo puede complicarse rápidamente, por lo que el software de gestión de inventario que se integra con su software de contabilidad puede salvarle la vida.

7) Ejecutar informes

La creación de informes financieros debe estar en la lista de tareas de contabilidad de una pequeña empresa. Es ventajoso que algunos informes se ejecuten semanalmente, mientras que otros se pueden hacer mensualmente.

Semanalmente

• Cuentas por cobrar: este informe destaca el dinero adeudado a una pequeña empresa, como las facturas impagas. Hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar semanalmente puede ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de los pagos atrasados ​​de manera oportuna.
• Informe de ventas: Examinar cuánto está vendiendo de cada producto es útil para la toma de decisiones a corto plazo, como aumentar el stock de artículos populares u ofrecer una venta o promoción para mover el inventario.

Mensual

• Estado de flujo de efectivo: este documento mide qué tan bien una empresa administra el flujo de efectivo, que puede considerarse como su capacidad para generar efectivo para pagar deudas y cubrir gastos operativos. Es útil
• Hoja de balance: este estado informa los activos, pasivos y capital de una empresa para brindar una instantánea de sus finanzas en un momento específico. De un vistazo, un balance general puede mostrar la relación deuda-activo y el patrimonio neto de una empresa.
• Estado de pérdidas y ganancias: muestra cuánto dinero ha ganado una empresa después de contabilizar los gastos. Dado que muchos gastos, como los servicios públicos y el alquiler, se pagan mensualmente, ejecutar un estado de pérdidas y ganancias una vez al mes probablemente brindará una imagen más precisa de los resultados de una empresa.

8) Revisar las hojas de tiempo

Las pequeñas empresas con empleados deben incluir la nómina dentro de sus tareas de contabilidad. Revisar las hojas de horas de los empleados cada semana ayuda a realizar un seguimiento de las horas trabajadas cada semana, lo que agiliza los cálculos de nómina para salarios, deducciones de impuestos y acumulación de beneficios como vacaciones o días de enfermedad.

El software de administración de nómina puede ayudar enormemente con esto, y la mayoría de las opciones principales se integran con las principales aplicaciones de software de contabilidad como QuickBooks y Xero. Incluso hay aplicaciones gratuitas de nómina que pueden ayudarlo con tareas básicas. Cuantas más tareas automatices, más fácil será tu contabilidad semanal.

9) Conciliar Cuentas Bancarias

En lugar de esperar un extracto bancario mensual, las empresas pueden conciliar sus cuentas bancarias cada semana. Simplemente iniciando sesión en un portal bancario en línea, las empresas pueden comparar el saldo de la cuenta bancaria con el saldo de su libro con la frecuencia que deseen. Realizar esta tarea semanalmente ayuda a las empresas a abordar rápidamente cualquier incoherencia y detectar el fraude antes de que se convierta en un problema mayor.

No olvide estas tareas mensuales de contabilidad

Además de las tareas de contabilidad semanales, hay algunas tareas que deben realizarse mensualmente.

Presentar impuestos sobre la nómina

Dependiendo de su cronograma de nómina, ejecutar la nómina puede ser una tarea de contabilidad semanal, quincenal o mensual. Sin embargo, el pago de impuestos sobre la nómina al IRS es un requisito mensual para algunas pequeñas empresas.

De acuerdo con la Publicación 15 del IRS, las pequeñas empresas que reportaron menos de $50,000 o menos en impuestos durante el último período de revisión hacen depósitos mensuales. Cualquier negocio que reportó más de $50,000 necesita hacer depósitos quincenales al IRS. Puede encontrar los impuestos declarados para el período retrospectivo en la línea 12 del formulario 941.

Enviar recordatorios de facturas

El seguimiento de sus cuentas por cobrar le permitirá saber si necesitará enviar un recordatorio de las facturas vencidas restantes y cuándo. Ponerse en contacto con los clientes y clientes una vez al mes es razonable para el recordatorio inicial. Si el pago se ha retrasado significativamente y ya se ha enviado un recordatorio, es posible que merezca la pena hacer un seguimiento más frecuente.

Consejo profesional: use un software de contabilidad para administrar su contabilidad

Administrar todos los aspectos de su negocio puede ser un desafío. El software de contabilidad es una herramienta que puede ayudar a automatizar y optimizar su lista de tareas de contabilidad para ahorrar tiempo y estrés. Si bien el software de contabilidad generalmente tiene un costo, puede ayudar al éxito a largo plazo de una empresa al proporcionar información financiera en tiempo real y garantizar el cumplimiento fiscal.

Hay muchas opciones cuando se trata de software de contabilidad. La mejor opción dependerá en última instancia del presupuesto, las características deseadas y la capacidad de integración con otro software comercial, como programas de nómina o recursos humanos. Para ayudarlo a reducir su búsqueda, aquí está nuestra revisión completa del mejor software de contabilidad fácil para pequeñas empresas. Si está buscando algo básico, estas aplicaciones de contabilidad gratuitas pueden ser de su agrado. Por lo general, los autónomos no necesitan las campanas y los silbatos de una solución de contabilidad integral, pero existen buenas aplicaciones de contabilidad para autónomos, y recomendamos usar algo más que una hoja de Excel para realizar un seguimiento de los gastos de su empresa, incluso si lleva la contabilidad en el tuyo sin contador.

En estos días, las opciones de software son bastante avanzadas y es posible manejar los libros por su cuenta, incluso si no tiene ningún entrenamiento formal. ¿No está seguro de si contratar a un contador o llevar su contabilidad al bricolaje? Nuestro artículo, Cuándo contratar a un contador para pequeñas empresas puede tener las respuestas que necesita.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad