9 tarefas de contabilidade que você deve realizar toda semana

Os proprietários de empresas têm muito em suas listas de tarefas e pode ser tentador adiar tarefas que não parecem urgentes no momento. No entanto, permitir que certas responsabilidades se acumulem, como a contabilidade, pode deixar as pequenas empresas vulneráveis ​​à escassez de dinheiro, atrasos nos pagamentos e interrupções no estoque.

Existem tarefas de contabilidade que precisam ser feitas semanalmente, se não diariamente. Conceber um sistema que funcione para o seu estilo e horário de trabalho pode ajudar a fazer as pequenas mudanças em seus hábitos necessárias para se manter em dia com as tarefas semanais de contabilidade.

Continue lendo para obter um detalhamento das tarefas essenciais de contabilidade para manter as finanças da sua pequena empresa em ordem.

A Lista Completa de Tarefas Semanais de Escrituração

As tarefas de contabilidade fornecem os registros e análises necessários para entender as finanças de uma empresa. Essa lista de tarefas de contabilidade pode parecer assustadora, mas é possível com planejamento e agendamento adequados. Para começar, aqui estão nove tarefas de contabilidade que você deve fazer toda semana.

1) Entrar e pagar contas

Entre serviços públicos, aluguel e faturas de fornecedores, as contas das pequenas empresas podem se acumular rapidamente. Os fornecedores apreciam ser pagos em dia, e ficar em dia com suas contas é uma maneira clara de construir uma reputação favorável e ficar em dia com as finanças.

Embora muitas contas sejam devidas em um ciclo mensal, outras podem ser devidas após o recebimento. Portanto, é importante revisar as contas semanalmente para verificar se há erros, observar o prazo e agendar o pagamento de acordo. Além de evitar multas por atraso, o pagamento antecipado permite que você aproveite os descontos de pagamento antecipado (quando previstos nos termos do fornecedor). O registro de contas como uma tarefa semanal de contabilidade também facilita a verificação de que as contas têm fundos suficientes.

Para empresas maiores, a entrada de contas pode se enquadrar no escopo das tarefas diárias de contabilidade.

2) Faça Depósitos

No mínimo, as pequenas empresas devem fazer depósitos semanalmente. Para empresas que recebem a maior parte de seus pagamentos na forma de dinheiro ou cheques em papel, os depósitos podem ser feitos diariamente. Depósitos pontuais são benéficos para manter dinheiro em mãos e registros atualizados.

Para empresas que coletam principalmente pagamentos eletrônicos, os depósitos móveis podem ser adequados para lidar com a entrada de cheques em papel e economizar uma ida ao banco.

3) Enviar faturas

Ser pago em dia por clientes e clientes é importante para o fluxo de caixa. Preparar e enviar faturas todas as semanas, em vez de no final do mês, pode ajudar a reduzir a escala e a frequência dos pagamentos em atraso. Certifique-se de incluir uma data de vencimento e condições de pagamento para garantir que os clientes saibam como e quando pagar; isso ajudará se você tiver clientes cronicamente lentos. Leia nosso guia completo para aceitar pagamentos de faturas on-line para obter mais informações sobre como agilizar o processo.

4) Categorize as transações

Saber onde sua empresa está gastando dinheiro é fundamental para gerenciar as finanças. Categorizar cada despesa é uma maneira útil de acompanhar os gastos. Os tipos de categorias dependem do tipo de pequena empresa e de suas necessidades. Algumas categorias possíveis incluem o seguinte:

• Folha de pagamento
• Benefícios do empregado
• Equipamento
• Serviços de utilidade pública
• Pagamentos de aluguel ou hipoteca
• Viagem
• Seguro

Categorizar as transações de forma consistente a cada semana ajudará a manter registros precisos e destacar quaisquer erros ou sinais de alerta. Essa tarefa semanal de contabilidade também economiza tempo e roupas se você optar por reivindicar despesas de pequenas empresas ao declarar impostos.

5) Criar lançamentos de diário

Um lançamento no diário geral deve acompanhar qualquer transação financeira feita por uma empresa. Isso fornece um registro cronológico das transações de uma empresa.

Os lançamentos do diário de negócios geralmente seguem o método de contabilidade de dupla entrada, o que significa que uma transação requer o balanceamento de débitos e créditos entre as contas. Nesse sistema, existem cinco tipos de contas: ativo, passivo, patrimônio líquido, despesas e receita.

Usando a compra de um sistema de ponto de venda de $ 1.000 como exemplo, uma empresa debitaria sua conta de caixa (ativos) e creditaria sua conta de equipamentos (ativos) pela transação.

6) Revisar Inventário

Pequenas empresas que vendem produtos precisam registrar e acompanhar o fluxo de seu estoque. Realizar uma revisão semanal do estoque é útil para identificar quando mais produtos precisam ser pedidos. Ter informações atualizadas sobre o estoque também é útil para identificar roubos e informar aos funcionários quando um item está de volta ao estoque para evitar perder vendas em potencial.

Certos aspectos do gerenciamento de estoque são benéficos para fazer com mais frequência do que semanalmente para manter as informações atualizadas sobre o estoque. Por exemplo, registrar o recebimento e a venda de estoque deve ser uma tarefa diária de contabilidade para empresas que trabalham com maior volume de vendas ou produtos perecíveis. Tudo pode ficar complicado rapidamente, portanto, o software de gerenciamento de estoque que se integra ao seu software de contabilidade pode ser um salva-vidas.

7) Gere relatórios

A criação de relatórios financeiros deve estar na lista de tarefas de contabilidade de uma pequena empresa. Alguns relatórios são vantajosos para serem executados semanalmente, enquanto outros podem ser feitos mensalmente.

Semanalmente

• Contas a receber: Este relatório destaca o dinheiro devido a uma pequena empresa, como faturas não pagas. Manter o controle de contas a receber semanalmente pode ajudar as empresas a acompanhar os pagamentos atrasados ​​em tempo hábil.
• Relatório de vendas: examinar quanto você está vendendo de cada produto é útil para a tomada de decisões de curto prazo, como aumentar o estoque de itens populares ou oferecer uma venda ou promoção para movimentar o estoque.

Por mês

• Demonstração do Fluxo de Caixa: Este documento mede o quão bem uma empresa gerencia o fluxo de caixa, que pode ser pensado como sua capacidade de gerar caixa para pagar dívidas e cobrir despesas operacionais. É útil
• Balanço Patrimonial: Esta declaração relata os ativos, passivos e patrimônio de uma empresa para fornecer um instantâneo de suas finanças em um momento específico. De relance, um balanço patrimonial pode mostrar a relação dívida/ativo e o patrimônio líquido de uma empresa.
• Demonstrativo de Lucros e Perdas: mostra quanto dinheiro uma empresa ganhou depois que as despesas foram contabilizadas. Como muitas despesas, como serviços públicos e aluguel, são pagas mensalmente, a execução de uma demonstração de lucros e perdas uma vez por mês provavelmente fornecerá uma imagem mais precisa dos resultados de uma empresa.

8) Revise os Quadros de Horários

Pequenas empresas com funcionários precisam incluir a folha de pagamento em suas tarefas de contabilidade. Revisar os quadros de horários dos funcionários a cada semana ajuda a acompanhar suas horas trabalhadas a cada semana, o que simplifica os cálculos da folha de pagamento para salários, deduções fiscais e acúmulo de benefícios como férias ou dias de doença.

O software de gerenciamento de folha de pagamento pode ajudar tremendamente com isso, e a maioria das principais opções se integra aos principais aplicativos de software de contabilidade, como QuickBooks e Xero. Existem até aplicativos de folha de pagamento gratuitos que podem ajudá-lo com tarefas básicas. Quanto mais tarefas você automatizar, mais fácil será sua contabilidade semanal.

9) Conciliar Contas Bancárias

Em vez de esperar por um extrato bancário mensal, as empresas podem reconciliar suas contas bancárias todas as semanas. Simplesmente fazendo login em um portal bancário on-line, as empresas podem comparar o saldo da conta bancária com o saldo contábil com a frequência que desejarem. A execução dessa tarefa semanalmente ajuda as empresas a resolver imediatamente quaisquer inconsistências e detectar fraudes antes que se tornem um problema maior.

Não se esqueça dessas tarefas mensais de contabilidade

Além das tarefas semanais de contabilidade, existem algumas tarefas que devem ser realizadas mensalmente.

Arquivar impostos sobre a folha de pagamento

Dependendo do cronograma da folha de pagamento, a execução da folha de pagamento pode ser uma tarefa de contabilidade semanal, quinzenal ou mensal. No entanto, o pagamento de impostos trabalhistas ao IRS é uma exigência mensal para algumas pequenas empresas.

De acordo com a Publicação 15 do IRS, pequenas empresas que relataram menos de US$ 50.000 ou menos em impostos para o último período de retrospectiva fazem depósitos mensais. Qualquer empresa que reportou mais de $ 50.000 precisa fazer depósitos quinzenais ao IRS. Você pode encontrar os impostos informados para o período de lookback na linha 12 do formulário 941.

Enviar lembretes de fatura

O monitoramento de suas contas a receber informará se e quando você precisará enviar um lembrete para quaisquer faturas vencidas restantes. Entrar em contato com clientes e clientes uma vez por mês é razoável para o lembrete inicial. Se o pagamento estiver significativamente atrasado e um lembrete já tiver sido enviado, pode ser necessário um acompanhamento mais frequente.

Dica profissional: use um software de contabilidade para gerenciar sua contabilidade

Gerenciar todos os aspectos do seu negócio pode ser um desafio. O software de contabilidade é uma ferramenta que pode ajudar a automatizar e agilizar sua lista de tarefas de contabilidade para economizar tempo e estresse. Embora o software de contabilidade geralmente tenha um custo, ele pode ajudar no sucesso de uma empresa a longo prazo, fornecendo informações financeiras em tempo real e garantindo a conformidade fiscal.

Há muitas opções quando se trata de software de contabilidade. A melhor opção dependerá, em última análise, do orçamento, dos recursos desejados e da capacidade de integração com outros softwares de negócios, como folha de pagamento ou programas de RH. Para ajudar a restringir sua pesquisa, aqui está nossa análise abrangente do melhor software de contabilidade fácil para pequenas empresas. Se você está procurando algo básico, esses aplicativos de contabilidade gratuitos podem ser o seu beco. Os freelancers geralmente não precisam dos sinos e assobios de uma solução contábil abrangente, mas existem bons aplicativos de contabilidade para freelancers, e recomendamos usar algo diferente de apenas uma planilha do Excel para rastrear suas despesas comerciais, mesmo se você estiver fazendo a contabilidade em seu próprio sem um contador.

Atualmente, as opções de software são bastante avançadas e é possível lidar com os livros por conta própria, mesmo que você não tenha nenhum treinamento formal. Não tem certeza se deve contratar um contador ou manter sua contabilidade em bricolage? Nosso artigo, Quando contratar um contador para pequenas empresas pode ter as respostas que você precisa.

Perguntas frequentes sobre contabilidade