9 sarcini de contabilitate pe care ar trebui să le îndepliniți în fiecare săptămână

Proprietarii de afaceri au multe pe listele lor de lucru și poate fi tentant să amâne sarcini care nu par urgente în acest moment. Cu toate acestea, lăsarea anumitor responsabilități să se acumuleze, cum ar fi contabilitatea, poate lăsa întreprinderile mici vulnerabile la lipsa de numerar, plăți întârziate și întreruperi ale stocurilor.

Există sarcini de contabilitate care trebuie făcute săptămânal, dacă nu zilnic. Elaborarea unui sistem care să funcționeze pentru stilul și programul dvs. de lucru vă poate ajuta să faceți micile schimbări în obiceiurile dvs. necesare pentru a rămâne la curent cu sarcinile săptămânale de contabilitate.

Citiți mai departe pentru o defalcare a sarcinilor esențiale de contabilitate pentru a vă menține în ordine finanțele micii afaceri.

Lista completă a sarcinilor săptămânale de contabilitate

Sarcinile de contabilitate oferă înregistrările și analiza necesare pentru a înțelege finanțele unei afaceri. Această listă de sarcini de contabilitate poate părea descurajantă, dar sunt realizabile cu o planificare și o programare adecvată. Pentru început, iată nouă sarcini de contabilitate pe care ar trebui să le faci în fiecare săptămână.

1) Introduceți și plătiți facturile

Între utilități, chirie și facturi de la furnizori, facturile întreprinderilor mici se pot acumula rapid. Furnizorii apreciază să fie plătiți la timp, iar a rămâne la curent cu facturile este o modalitate clară de a vă construi o reputație favorabilă și de a rămâne la curent cu finanțele.

Deși multe facturi sunt datorate pe un ciclu lunar, altele pot fi datorate la primire. Prin urmare, este important să examinați facturile săptămânal pentru a verifica dacă există erori, pentru a nota termenul limită și pentru a programa plata în consecință. Pe lângă evitarea taxelor de întârziere, plata anticipată vă permite să profitați de reducerile pentru plată anticipată (atunci când sunt prevăzute în condițiile unui furnizor). Înregistrarea facturilor ca sarcină de contabilitate săptămânală face, de asemenea, mai ușor să verificați dacă conturile au fonduri suficiente.

Pentru companiile mai mari, introducerea facturilor poate intra în sfera sarcinilor zilnice de contabilitate.

2) Faceți depozite

Cel puțin, întreprinderile mici ar trebui să facă depozite săptămânal. Pentru companiile care primesc majoritatea plăților sub formă de numerar sau cecuri pe hârtie, depozitele pot fi efectuate zilnic. Depozitele la timp sunt benefice pentru menținerea numerarului disponibil și a înregistrărilor la zi.

Pentru companiile care colectează în principal plăți electronice, depozitele mobile pot fi adecvate pentru a gestiona fluxul de cecuri pe hârtie și pentru a economisi o călătorie la bancă.

3) Trimiteți facturi

A fi plătit la timp de către clienți și clienți este important pentru fluxul de numerar. Pregătirea și trimiterea facturilor în fiecare săptămână, mai degrabă decât la sfârșitul lunii, poate ajuta la reducerea amplorii și frecvenței plăților întârziate. Asigurați-vă că includeți o dată scadentă și termeni de plată pentru a vă asigura că clienții știu cum și când să vă plătească; acest lucru vă va ajuta dacă aveți clienți care plătesc cronic încet. Citiți ghidul nostru complet pentru acceptarea plăților online a facturilor pentru mai multe informații despre cum să simplificați procesul.

4) Clasificați tranzacțiile

A ști unde cheltuiește afacerea ta este esențial pentru gestionarea finanțelor. Clasificarea fiecărei cheltuieli este o modalitate utilă de a urmări cheltuielile. Tipurile de categorii depind de tipul de afacere mică și de nevoile acesteia. Unele categorii posibile includ următoarele:

• Salarizare
• Beneficiile angajatului
• Echipamente
• Utilități
• Chirie sau plăți ipotecare
• Voiaj
• Asigurare

Clasificarea constantă a tranzacțiilor în fiecare săptămână va ajuta la menținerea unor înregistrări precise și va evidenția eventualele erori sau semnale roșii. Această sarcină săptămânală de contabilitate economisește, de asemenea, timp și îmbrăcăminte dacă alegeți să solicitați cheltuielile micilor afaceri atunci când depuneți taxe.

5) Creați intrări în jurnal

O intrare de jurnal în jurnalul general ar trebui să însoțească orice tranzacție financiară efectuată de o întreprindere. Aceasta oferă o înregistrare cronologică a tranzacțiilor unei afaceri.

Înregistrările din jurnalul de afaceri urmează în general metoda contabilă în partidă dublă, ceea ce înseamnă că o tranzacție necesită echilibrarea debitelor și creditelor între conturi. În acest sistem, există cinci tipuri de conturi: active, pasive, capitaluri proprii, cheltuieli și venituri.

Folosind achiziționarea unui sistem de puncte de vânzare de 1.000 USD ca exemplu, o companie își va debita contul de numerar (activele) și își va credita contul de echipamente (activele) pentru tranzacție.

6) Revizuiți inventarul

Întreprinderile mici care vând produse trebuie să înregistreze și să urmărească fluxul inventarului lor. Efectuarea unei analize săptămânale a inventarului este utilă pentru a identifica când trebuie comandate mai multe produse. A avea informații actualizate despre stoc este, de asemenea, utilă pentru identificarea furtului și pentru a informa angajații când un articol este din nou în stoc, pentru a evita pierderea unor potențiale vânzări.

Anumite aspecte ale gestionării stocurilor sunt benefice pentru a le face mai frecvent decât săptămânal pentru a păstra informații actualizate despre stoc. De exemplu, înregistrarea primirii și vânzării stocurilor ar trebui să fie sarcini zilnice de contabilitate pentru întreprinderile care lucrează cu un volum mai mare de vânzări sau mărfuri perisabile. Totul se poate complica rapid, astfel încât software-ul de gestionare a stocurilor care se integrează cu software-ul dvs. de contabilitate poate salva viața.

7) Executați rapoarte

Crearea de rapoarte financiare ar trebui să fie pe lista de sarcini de contabilitate a unei întreprinderi mici. Unele rapoarte sunt avantajoase să fie rulate săptămânal, în timp ce altele se pot face lunar.

Săptămânal

• Conturi de încasat: acest raport evidențiază banii datorați unei întreprinderi mici, cum ar fi facturile neplătite. Evidența conturilor de încasat săptămânal poate ajuta companiile să urmărească întârzierea plăților în timp util.
• Raport de vânzări: examinarea cât de mult vindeți din fiecare produs este utilă pentru luarea deciziilor pe termen scurt, cum ar fi creșterea stocului de articole populare sau oferirea unei reduceri sau promovare pentru a muta inventarul.

Lunar

• Declarația fluxului de numerar: Acest document măsoară cât de bine gestionează o afacere fluxul de numerar, care poate fi considerat ca fiind capacitatea sa de a genera numerar pentru a plăti datoriile și pentru a acoperi cheltuielile de exploatare. Este util
• Bilanț: Această declarație raportează activele, pasivele și capitalurile proprii ale unei companii pentru a oferi o imagine instantanee a finanțelor sale la un anumit moment în timp. Dintr-o privire, un bilanţ poate arăta raportul datorie-activ şi valoarea netă a unei afaceri.
• Declarația de profit și pierdere: aceasta arată câți bani a câștigat o afacere după ce au fost contabilizate cheltuielile. Deoarece multe cheltuieli, cum ar fi utilitățile și chiria, sunt plătite lunar, executarea unei declarații de profit și pierdere o dată pe lună va oferi probabil o imagine mai precisă a rezultatului unei afaceri.

8) Examinați foile de pontaj

Afacerile mici cu angajați trebuie să includă salariile în sarcinile lor de contabilitate. Examinarea pontajelor angajaților în fiecare săptămână ajută la urmărirea orelor lor lucrate în fiecare săptămână, ceea ce simplifică calculele salariilor pentru salarii, deduceri fiscale și acumularea de beneficii, cum ar fi concediile sau zilele de boală.

Software-ul de gestionare a salariilor poate ajuta enorm în acest sens, iar majoritatea opțiunilor majore se integrează cu aplicații de software de contabilitate de top precum QuickBooks și Xero. Există chiar și aplicații gratuite de salarizare care vă pot ajuta cu sarcinile de bază. Cu cât automatizați mai multe sarcini, cu atât vă va fi mai ușoară evidența săptămânală.

9) Reconcilierea conturilor bancare

În loc să aștepte un extras bancar lunar, companiile își pot reconcilia conturile bancare în fiecare săptămână. Prin simpla conectare la un portal bancar online, companiile pot compara soldul contului bancar cu soldul lor contabil ori de cate ori doresc. Efectuarea acestei sarcini săptămânal ajută companiile să abordeze cu promptitudine orice neconcordanțe și să detecteze frauda înainte ca aceasta să devină o problemă mai mare.

Nu uitați de aceste sarcini lunare de contabilitate

Pe lângă sarcinile săptămânale de contabilitate, există unele sarcini care ar trebui îndeplinite lunar.

Depuneți taxe pe salarii

În funcție de programul dvs. de salarizare, rularea salariilor poate fi fie o sarcină de contabilitate săptămânală, bi-săptămânală sau lunară. Cu toate acestea, plata taxelor de muncă către IRS este o cerință lunară pentru unele întreprinderi mici.

Potrivit Publicației IRS 15, întreprinderile mici care au raportat taxe mai mici de 50.000 USD sau mai puțin pentru ultima perioadă de analiză fac depuneri lunare. Orice companie care a raportat mai mult de 50.000 USD trebuie să facă depuneri semisăptămânale la IRS. Puteți găsi taxele raportate pentru perioada de retrospectivă la rândul 12 din formularul 941.

Trimiteți mementouri de factură

Monitorizarea conturilor de încasat vă va informa dacă și când va trebui să trimiteți un memento pentru orice facturi restante rămase. Contactarea clienților și clienților o dată pe lună este rezonabilă pentru memento inițial. Dacă plata întârzie semnificativ și a fost deja trimis un memento, este posibil să se merite o urmărire mai frecventă.

Sfat profesionist: Folosiți software-ul de contabilitate pentru a vă gestiona contabilitatea

Gestionarea fiecărui aspect al afacerii dvs. poate fi o provocare. Software-ul de contabilitate este un instrument care poate ajuta la automatizarea și eficientizarea listei de sarcini de contabilitate pentru a economisi timp și stres. Deși software-ul de contabilitate are, în general, un cost, poate ajuta la succesul pe termen lung al unei afaceri, oferind informații financiare în timp real și asigurând conformitatea fiscală.

Există o mulțime de opțiuni când vine vorba de software de contabilitate. Cea mai bună opțiune va depinde în cele din urmă de buget, de caracteristicile dorite și de capacitatea de a se integra cu alte programe de afaceri, cum ar fi programele de salarizare sau de resurse umane. Pentru a vă ajuta să vă restrângeți căutarea, iată recenzia noastră cuprinzătoare a celui mai bun software de contabilitate ușor pentru întreprinderile mici. Dacă sunteți în căutarea ceva de bază, aceste aplicații gratuite de contabilitate ar putea fi pe strada dvs. De obicei, freelancerii nu au nevoie de clopotele unei soluții de contabilitate cuprinzătoare, dar există aplicații de contabilitate bune pentru liber profesioniști și vă recomandăm să utilizați altceva decât o foaie Excel pentru a vă urmări cheltuielile de afaceri, chiar dacă faceți contabilitatea pe al tău fără contabil.

În zilele noastre, opțiunile software sunt destul de avansate și este posibil să gestionați cărțile pe cont propriu, chiar dacă nu aveți nicio pregătire formală. Nu sunteți sigur dacă să angajați un contabil sau să vă păstrați contabilitatea la bricolaj? Articolul nostru, Când să angajezi un contabil pentru afaceri mici , poate avea răspunsurile de care ai nevoie.

Întrebări frecvente privind contabilitatea