9 Buchhaltungsaufgaben, die Sie jede Woche erledigen sollten

Geschäftsinhaber haben viel auf ihrer To-Do-Liste, und es kann verlockend sein, Aufgaben aufzuschieben, die im Moment nicht dringend erscheinen. Wenn sich jedoch bestimmte Verantwortlichkeiten wie die Buchhaltung aufbauen, können kleine Unternehmen anfällig für Liquiditätsengpässe, verspätete Zahlungen und Bestandsunterbrechungen werden.

Es gibt Buchhaltungsaufgaben, die wöchentlich, wenn nicht sogar täglich, erledigt werden müssen. Die Entwicklung eines Systems, das zu Ihrem Arbeitsstil und Zeitplan passt, kann Ihnen helfen, die kleinen Änderungen an Ihren Gewohnheiten vorzunehmen, die erforderlich sind, um den Überblick über die wöchentlichen Buchhaltungsaufgaben zu behalten.

Lesen Sie weiter für eine Aufschlüsselung der wichtigsten Buchhaltungsaufgaben, um die Finanzen Ihres Kleinunternehmens in Ordnung zu halten.

Die vollständige Liste der wöchentlichen Buchhaltungsaufgaben

Buchhaltungsaufgaben liefern die Aufzeichnungen und Analysen, die zum Verständnis der Finanzen eines Unternehmens erforderlich sind. Diese Liste von Buchhaltungsaufgaben mag entmutigend erscheinen, aber sie sind mit der richtigen Planung und Terminierung machbar. Hier sind zunächst neun Buchhaltungsaufgaben, die Sie jede Woche erledigen sollten.

1) Rechnungen eingeben und bezahlen

Zwischen Nebenkosten, Miete und Rechnungen von Anbietern können sich die Rechnungen kleiner Unternehmen schnell ansammeln. Lieferanten wissen es zu schätzen, pünktlich bezahlt zu werden, und den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten, ist eine klare Möglichkeit, einen guten Ruf aufzubauen und den Überblick über die Finanzen zu behalten.

Obwohl viele Rechnungen in einem monatlichen Zyklus fällig sind, können andere bei Erhalt fällig werden. Daher ist es wichtig, die Rechnungen wöchentlich auf Fehler zu überprüfen, die Frist zu beachten und die Zahlung entsprechend zu planen. Abgesehen von der Vermeidung von Verzugsgebühren können Sie durch eine frühzeitige Zahlung auch von Frühzahlungsrabatten profitieren (sofern in den Geschäftsbedingungen eines Anbieters vorgesehen). Das Erfassen von Rechnungen als wöchentliche Buchhaltungsaufgabe erleichtert auch die Überprüfung der Kontodeckung.

Bei größeren Unternehmen kann die Eingabe von Rechnungen in den Rahmen der täglichen Buchhaltungsaufgaben fallen.

2) Machen Sie Einzahlungen

Kleine Unternehmen sollten mindestens wöchentlich Einzahlungen vornehmen. Für Unternehmen, die die meisten ihrer Zahlungen in Form von Bargeld oder Papierschecks erhalten, können Einzahlungen täglich vorgenommen werden. Rechtzeitige Einzahlungen sind vorteilhaft, um den Kassenbestand und aktuelle Aufzeichnungen zu erhalten.

Für Unternehmen, die hauptsächlich elektronische Zahlungen entgegennehmen, können mobile Einzahlungen ausreichend sein, um den Zufluss von Papierschecks zu bewältigen und den Gang zur Bank zu sparen.

3) Rechnungen senden

Von Kunden und Auftraggebern pünktlich bezahlt zu werden, ist wichtig für den Cashflow. Die Erstellung und Versendung von Rechnungen jede Woche statt am Monatsende kann dazu beitragen, das Ausmaß und die Häufigkeit verspäteter Zahlungen zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen angeben, um sicherzustellen, dass die Kunden wissen, wie und wann sie Sie bezahlen müssen; Dies hilft, wenn Sie chronisch langsam zahlende Kunden haben. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Annahme von Online-Rechnungszahlungen, um weitere Informationen zur Optimierung des Prozesses zu erhalten.

4) Transaktionen kategorisieren

Zu wissen, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, ist für die Verwaltung der Finanzen von grundlegender Bedeutung. Die Kategorisierung jeder Ausgabe ist eine nützliche Methode, um die Ausgaben zu verfolgen. Die Arten der Kategorien hängen von der Art des Kleinunternehmens und seinen Bedürfnissen ab. Einige mögliche Kategorien umfassen die folgenden:

• Lohn-und Gehaltsabrechnung
• Angestelltenbonus
• Ausrüstung
• Dienstprogramme
• Miet- oder Hypothekenzahlungen
• Reisen
• Versicherung

Die konsequente Kategorisierung von Transaktionen jede Woche trägt dazu bei, genaue Aufzeichnungen zu führen und Fehler oder Warnsignale hervorzuheben. Diese wöchentliche Buchhaltungsaufgabe spart auch Zeit und Kleidung, wenn Sie sich dafür entscheiden, kleine Geschäftsausgaben bei der Steuererklärung geltend zu machen.

5) Erstellen Sie Journaleinträge

Ein Journaleintrag im allgemeinen Journal sollte jede von einem Unternehmen getätigte Finanztransaktion begleiten. Dies bietet eine chronologische Aufzeichnung der Transaktionen eines Unternehmens.

Geschäftsjournalbuchungen folgen im Allgemeinen der Methode der doppelten Buchführung, was bedeutet, dass eine Transaktion den Ausgleich von Soll und Haben über Konten erfordert. In diesem System gibt es fünf Arten von Konten: Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Ausgaben und Einnahmen.

Am Beispiel des Kaufs eines Kassensystems im Wert von 1.000 US-Dollar würde ein Unternehmen sein Bargeldkonto (Vermögenswerte) belasten und sein Ausrüstungskonto (Vermögenswerte) für die Transaktion gutschreiben.

6) Inventar überprüfen

Kleine Unternehmen, die Produkte verkaufen, müssen den Fluss ihres Inventars aufzeichnen und verfolgen. Die Durchführung einer wöchentlichen Bestandsüberprüfung ist nützlich, um festzustellen, wann weitere Produkte bestellt werden müssen. Aktualisierte Lagerbestandsinformationen sind auch nützlich, um Diebstahl zu erkennen und Mitarbeiter wissen zu lassen, wann ein Artikel wieder auf Lager ist, um potenzielle Verkäufe nicht zu verpassen.

Bestimmte Aspekte der Bestandsverwaltung sollten häufiger als wöchentlich durchgeführt werden, um aktuelle Informationen über den Bestand zu erhalten. Beispielsweise sollte die Erfassung des Wareneingangs und -verkaufs eine tägliche Buchhaltungsaufgabe für Unternehmen sein, die mit höheren Verkaufsmengen oder verderblichen Waren arbeiten. Es kann alles schnell kompliziert werden, daher kann eine Bestandsverwaltungssoftware, die sich in Ihre Buchhaltungssoftware integriert, ein Lebensretter sein.

7) Berichte ausführen

Das Erstellen von Finanzberichten sollte auf der Liste der Buchhaltungsaufgaben eines kleinen Unternehmens stehen. Einige Berichte sollten wöchentlich ausgeführt werden, während andere monatlich erstellt werden können.

Wöchentlich

• Debitorenbuchhaltung: Dieser Bericht hebt Gelder hervor, die einem kleinen Unternehmen geschuldet werden, wie z. B. unbezahlte Rechnungen. Die wöchentliche Verfolgung der Forderungen kann Unternehmen dabei helfen, verspätete Zahlungen rechtzeitig zu verfolgen.
• Verkaufsbericht: Die Untersuchung, wie viel Sie von jedem Produkt verkaufen, ist nützlich für kurzfristige Entscheidungen, z. B. um den Bestand beliebter Artikel zu erhöhen oder einen Verkauf oder eine Werbeaktion anzubieten, um den Bestand zu verschieben.

Monatlich

• Kapitalflussrechnung: Dieses Dokument misst, wie gut ein Unternehmen den Cashflow verwaltet, was als seine Fähigkeit angesehen werden kann, Bargeld zu generieren, um Schulden zu bezahlen und Betriebskosten zu decken. Es ist nützlich
• Bilanz: Diese Aufstellung weist die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital eines Unternehmens aus, um einen Überblick über seine Finanzen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu geben. Auf einen Blick kann eine Bilanz das Verhältnis von Schulden zu Vermögenswerten und das Nettovermögen eines Unternehmens anzeigen.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Diese zeigt, wie viel Geld ein Unternehmen verdient hat, nachdem die Ausgaben berücksichtigt wurden. Da viele Ausgaben, wie Nebenkosten und Miete, monatlich bezahlt werden, wird die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung einmal im Monat wahrscheinlich ein genaueres Bild des Endergebnisses eines Unternehmens vermitteln.

8) Überprüfen Sie die Arbeitszeittabellen

Kleine Unternehmen mit Angestellten müssen die Gehaltsabrechnung in ihre Buchhaltungsaufgaben einbeziehen. Die wöchentliche Überprüfung der Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter hilft dabei, den Überblick über ihre wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden zu behalten, was die Gehaltsabrechnung für Löhne, Steuerabzüge und das Ansammeln von Leistungen wie Urlaub oder Krankheitstage optimiert.

Gehaltsabrechnungssoftware kann dabei enorm helfen, und die meisten der wichtigsten Optionen lassen sich in führende Buchhaltungssoftware-Apps wie QuickBooks und Xero integrieren. Es gibt sogar kostenlose Apps für die Gehaltsabrechnung, die Ihnen bei grundlegenden Aufgaben helfen können. Je mehr Aufgaben Sie automatisieren, desto einfacher wird Ihre wöchentliche Buchhaltung.

9) Bankkonten abgleichen

Anstatt auf einen monatlichen Kontoauszug zu warten, können Unternehmen ihre Bankkonten jede Woche abgleichen. Durch einfaches Einloggen in ein Online-Bankportal können Unternehmen den Bankkontostand beliebig oft mit ihrem Buchbestand vergleichen. Die wöchentliche Durchführung dieser Aufgabe hilft Unternehmen, Unstimmigkeiten umgehend zu beheben und Betrug aufzudecken, bevor er zu einem größeren Problem wird.

Vergessen Sie nicht diese monatlichen Buchhaltungsaufgaben

Neben wöchentlichen Buchhaltungsaufgaben gibt es einige Aufgaben, die monatlich erledigt werden sollten.

Lohnsteuern einreichen

Abhängig von Ihrem Gehaltsabrechnungsplan kann die laufende Gehaltsabrechnung entweder eine wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Buchhaltungsaufgabe sein. Die Zahlung von Lohnsteuern an den IRS ist jedoch für einige kleine Unternehmen eine monatliche Anforderung.

Gemäß der IRS-Veröffentlichung 15 tätigen kleine Unternehmen, die für den letzten Rückblickzeitraum Steuern in Höhe von weniger als 50.000 USD oder weniger gemeldet haben, monatliche Einzahlungen. Jedes Unternehmen, das mehr als 50.000 US-Dollar gemeldet hat, muss halbwöchentlich Einzahlungen an den IRS leisten. Sie finden die ausgewiesenen Steuern für den Rückschauzeitraum in Zeile 12 des 941-Formulars.

Senden Sie Rechnungserinnerungen

Durch die Überwachung Ihrer Debitorenbuchhaltung erfahren Sie, ob und wann Sie eine Mahnung für verbleibende überfällige Rechnungen senden müssen. Für die erste Mahnung ist eine monatliche Kontaktaufnahme mit Kunden und Auftraggebern sinnvoll. Bei erheblichem Zahlungsverzug und bereits erfolgter Mahnung kann eine häufigere Nachverfolgung sinnvoll sein.

Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, um Ihre Buchhaltung zu verwalten

Die Verwaltung aller Aspekte Ihres Unternehmens kann eine Herausforderung darstellen. Buchhaltungssoftware ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Buchhaltungsaufgabenliste automatisieren und optimieren können, um Zeit und Stress zu sparen. Während Buchhaltungssoftware im Allgemeinen mit Kosten verbunden ist, kann sie zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens beitragen, indem sie finanzielle Einblicke in Echtzeit liefert und die Einhaltung der Steuervorschriften gewährleistet.

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn es um Buchhaltungssoftware geht. Die beste Option hängt letztendlich vom Budget, den gewünschten Funktionen und der Fähigkeit zur Integration mit anderer Unternehmenssoftware wie Gehaltsabrechnungs- oder HR-Programmen ab. Um Ihre Suche einzugrenzen, finden Sie hier unseren umfassenden Überblick über die beste einfache Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Wenn Sie nach etwas Grundlegendem suchen, sind diese kostenlosen Buchhaltungs-Apps möglicherweise genau das Richtige für Sie. Freiberufler brauchen normalerweise nicht den Schnickschnack einer umfassenden Buchhaltungslösung, aber es gibt gute Buchhaltungs-Apps für Freiberufler, und wir empfehlen, etwas anderes als nur eine Excel-Tabelle zu verwenden, um Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen, selbst wenn Sie die Buchhaltung übernehmen Ihre eigenen ohne Buchhalter.

Heutzutage sind die Softwareoptionen ziemlich fortschrittlich und es ist möglich, die Bücher selbst zu handhaben, auch wenn Sie keine formelle Ausbildung haben. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie einen Buchhalter beauftragen oder Ihre Buchhaltung auf DIY beschränken sollen? Unser Artikel „ Wann man einen Buchhalter für kleine Unternehmen einstellt “ enthält möglicherweise die Antworten, die Sie benötigen.

Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltung