Her Hafta Yapmanız Gereken 9 Defter Tutma Görevi

İşletme sahiplerinin yapılacaklar listelerinde pek çok şey vardır ve şu anda acil görünmeyen görevleri ertelemek cazip gelebilir. Yine de, muhasebe gibi belirli sorumlulukların oluşmasına izin vermek, küçük işletmeleri nakit sıkıntısına, gecikmiş ödemelere ve envanter kesintilerine karşı savunmasız bırakabilir.

Günlük olmasa da haftalık olarak yapılması gereken defter tutma görevleri vardır. Çalışma tarzınıza ve zamanlamanıza uygun bir sistem tasarlamak, haftalık defter tutma görevlerinden haberdar olmak için alışkanlıklarınızda küçük değişiklikler yapmanıza yardımcı olabilir.

Küçük işletme finansmanınızı düzenli tutmak için gerekli muhasebe görevlerinin dökümü için okumaya devam edin.

Haftalık Defter Tutma Görevlerinin Tam Listesi

Defter tutma görevleri, bir işletmenin mali durumunu anlamak için gerekli kayıtları ve analizi sağlar. Bu defter tutma görevleri listesi göz korkutucu görünebilir, ancak uygun planlama ve zamanlama ile yapılabilirler. Başlamak için, burada her hafta yapmanız gereken dokuz defter tutma görevi var.

1) Faturaları Girin ve Ödeyin

Kamu hizmetleri, kira ve satıcılardan gelen faturalar arasında küçük işletme faturaları hızla birikebilir. Satıcılar, zamanında ödeme yapılmasını takdir eder ve faturalarınızın üstünde kalmak, olumlu bir itibar inşa etmenin ve finansın zirvesinde kalmanın açık bir yoludur.

Birçok faturanın vadesi aylık bir döngüde olsa da, diğerlerinin vadesi alındıktan sonra olabilir. Bu nedenle, hataları kontrol etmek, son teslim tarihini not etmek ve buna göre ödeme planlamak için faturaları haftalık olarak gözden geçirmek önemlidir. Geç ücretlerden kaçınmanın yanı sıra, erken ödeme, erken ödeme indirimlerinden (bir satıcının şartlarında sağlandığında) yararlanmanıza olanak tanır. Faturaları haftalık bir defter tutma görevi olarak kaydetmek, hesapların yeterli paraya sahip olup olmadığını kontrol etmeyi de kolaylaştırır.

Daha büyük işletmeler için fatura girmek, günlük defter tutma görevlerinin kapsamına girebilir.

2) Para Yatırın

En azından, küçük işletmeler haftalık mevduat yapmalıdır. Ödemelerinin çoğunu nakit veya kağıt çek şeklinde alan işletmeler için günlük olarak mevduat yapılabilir. Vadeli mevduat, eldeki nakit ve güncel kayıtların tutulması için faydalıdır.

Öncelikli olarak elektronik ödeme tahsil eden işletmeler için, mobil mevduat, kağıt çek akışını idare etmek ve bankaya seyahatten tasarruf etmek için yeterli olabilir.

3) Fatura Gönder

Müşteriler ve müşteriler tarafından zamanında ödeme alınması nakit akışı için önemlidir. Faturaları ay sonu yerine her hafta hazırlamak ve göndermek, geç ödemelerin ölçeğini ve sıklığını azaltmaya yardımcı olabilir. Müşterilerin size nasıl ve ne zaman ödeme yapacaklarını bilmelerini sağlamak için bir vade tarihi ve ödeme koşulları eklediğinizden emin olun; Bu, kronik olarak yavaş ödeme yapan müşterileriniz varsa yardımcı olacaktır. Süreci nasıl kolaylaştıracağınız hakkında daha fazla bilgi için çevrimiçi fatura ödemelerini kabul etmeye yönelik eksiksiz kılavuzumuzu okuyun.

4) İşlemleri Sınıflandırın

İşletmenizin nereye para harcadığını bilmek, finansmanı yönetmek için esastır. Her bir gideri kategorilere ayırmak, harcamaları izlemek için kullanışlı bir yoldur. Kategori türleri, küçük işletme türüne ve ihtiyaçlarına bağlıdır. Bazı olası kategoriler aşağıdakileri içerir:

• Maaş bordrosu
• Çalışanlara sağlanan faydalar
• Teçhizat
• Araçlar
• Kira veya ipotek ödemeleri
• Yolculuk
• Sigorta

İşlemleri her hafta tutarlı bir şekilde kategorilere ayırmak, doğru kayıtların tutulmasına ve hataların veya kırmızı bayrakların vurgulanmasına yardımcı olacaktır. Bu haftalık defter tutma görevi, vergi beyannamesi verirken küçük işletme giderlerini talep etmeyi seçerseniz zamandan ve kıyafetten de tasarruf sağlar.

5) Günlük Girişleri Oluşturun

Genel dergiye bir günlük girişi, bir işletme tarafından yapılan herhangi bir finansal işleme eşlik etmelidir. Bu, bir işletmenin işlemlerinin kronolojik bir kaydını sağlar.

İş günlüğü girişleri genellikle çift girişli muhasebe yöntemini takip eder; bu, bir işlemin hesaplar arasında borç ve kredilerin dengelenmesini gerektirdiği anlamına gelir. Bu sistemde beş tür hesap vardır: varlıklar, yükümlülükler, özkaynaklar, giderler ve gelir.

Örnek olarak 1.000 dolarlık bir satış noktası sisteminin satın alınmasını kullanan bir işletme, işlem için nakit hesabını (varlıklarını) borçlandıracak ve ekipman hesabını (varlıklarını) alacaklandıracaktır.

6) Envanteri İncele

Ürün satan küçük işletmelerin envanterlerinin akışını kaydetmesi ve izlemesi gerekir. Haftalık envanter incelemesi yapmak, daha fazla ürünün ne zaman sipariş edilmesi gerektiğini belirlemek için yararlıdır. Stokla ilgili güncel bilgilere sahip olmak, hırsızlığı tespit etmek ve potansiyel satışları kaçırmamak için bir ürünün tekrar stoğa girdiğini çalışanlara bildirmek için de yararlıdır.

Envanter yönetiminin belirli yönlerini, stokla ilgili güncel bilgileri tutmak için haftalıktan daha sık yapmak faydalıdır. Örneğin, daha yüksek satış hacmi veya bozulabilir mallarla çalışan işletmeler için makbuz ve envanter satışının kaydedilmesi günlük defter tutma görevleri olmalıdır. Her şey hızla karmaşıklaşabilir, bu nedenle muhasebe yazılımınızla entegre olan envanter yönetimi yazılımı bir cankurtaran olabilir.

7) Raporları Çalıştır

Mali raporlar oluşturmak, küçük bir işletmenin defter tutma görevleri listesinde olmalıdır. Bazı raporların haftalık olarak çalıştırılması avantajlıdır, bazıları ise aylık olarak yapılabilir.

Haftalık

• Alacak Hesapları: Bu rapor, ödenmemiş faturalar gibi küçük bir işletmeye borçlu olunan parayı vurgular. Alacak hesaplarının haftalık olarak takip edilmesi, işletmelerin geç ödemeleri zamanında takip etmelerine yardımcı olabilir.
• Satış Raporu: Her bir üründen ne kadar sattığınızı incelemek, popüler ürünlerin stoğunu artırmak veya envanteri taşımak için bir satış veya promosyon teklif etmek gibi kısa vadeli karar verme için yararlıdır.

Aylık

• Nakit Akışı Tablosu: Bu belge, bir işletmenin nakit akışını ne kadar iyi yönettiğini ölçer; bu, borcunu ödemek için nakit yaratma ve işletme giderlerini karşılama yeteneği olarak düşünülebilir. faydalı
• Bilanço: Bu beyan, bir işletmenin varlıklarını, yükümlülüklerini ve öz sermayesini belirli bir zamanda mali durumunun anlık görüntüsünü vermek için raporlar. Bir bakışta, bir bilanço, bir işletmenin borç-varlık oranını ve net değerini gösterebilir.
• Kar ve Zarar Tablosu: Bu, bir işletmenin giderler hesaplandıktan sonra ne kadar para kazandığını gösterir. Kamu hizmetleri ve kira gibi pek çok gider aylık olarak ödendiğinden, ayda bir kar ve zarar tablosu yapmak, muhtemelen bir işletmenin kârlılığı hakkında daha doğru bir resim verecektir.

8) Zaman Çizelgelerini İnceleyin

Çalışanları olan küçük işletmelerin, muhasebe görevlerine bordroyu dahil etmesi gerekir. Çalışan zaman çizelgelerini her hafta gözden geçirmek, her hafta çalıştıkları saatleri takip etmeye yardımcı olur ve bu da ücretler, vergi indirimleri ve tatil veya hastalık günleri gibi faydaların tahakkuku için bordro hesaplamalarını kolaylaştırır.

Bordro yönetimi yazılımı bu konuda çok yardımcı olabilir ve ana seçeneklerin çoğu QuickBooks ve Xero gibi önde gelen muhasebe yazılımı uygulamalarıyla entegre olur. Temel görevlerde size yardımcı olabilecek ücretsiz bordro uygulamaları bile var. Ne kadar çok görevi otomatikleştirirseniz, haftalık muhasebe işlemleriniz o kadar kolay olur.

9) Banka Hesaplarını Uzlaştır

Aylık bir banka ekstresi beklemek yerine, işletmeler her hafta banka hesaplarının mutabakatını yapabilirler. İşletmeler, yalnızca bir çevrimiçi banka portalına giriş yaparak banka hesap bakiyesini istedikleri sıklıkta defter bakiyeleriyle karşılaştırabilir. Bu görevi haftalık olarak gerçekleştirmek, işletmelerin tutarsızlıkları derhal ele almasına ve daha büyük bir sorun haline gelmeden sahtekarlığı tespit etmesine yardımcı olur.

Bu Aylık Defter Tutma Görevlerini Unutmayın

Haftalık defter tutma görevlerinin yanı sıra aylık olarak yapılması gereken bazı görevler vardır.

Bordro Vergilerini Dosyalayın

Bordro programınıza bağlı olarak, çalışan maaş bordrosu haftalık, iki haftalık veya aylık defter tutma görevi olabilir. Ancak, bazı küçük işletmeler için IRS'ye istihdam vergisi ödemek aylık bir gerekliliktir.

IRS Yayını 15'e göre, son inceleme döneminde 50.000 ABD Doları veya daha az vergi bildiren küçük işletmeler aylık para yatırıyor. 50.000 dolardan fazla rapor veren herhangi bir işletmenin, IRS'ye altı ayda bir para yatırması gerekir. Yeniden inceleme dönemi için raporlanan vergileri 941 formunun 12. satırında bulabilirsiniz.

Fatura Hatırlatıcıları Gönder

Alacak hesaplarınızı izlemek, vadesi geçmiş faturalar için bir hatırlatma göndermeniz gerekip gerekmediğini ve ne zaman göndermeniz gerekip gerekmediğini size bildirir. Müşteriler ve müşterilerle ayda bir kez iletişim kurmak, ilk hatırlatma için mantıklıdır. Ödeme önemli ölçüde gecikmişse ve zaten bir hatırlatma gönderilmişse, daha sık takip edilmesi gerekebilir.

Profesyonel İpucu: Defter Tutmanızı Yönetmek için Muhasebe Yazılımını Kullanın

İşletmenizin her yönünü yönetmek zor olabilir. Muhasebe yazılımı, zamandan ve stresten tasarruf etmek için muhasebe görevleri listenizi otomatikleştirmenize ve düzene koymanıza yardımcı olabilecek bir araçtır. Muhasebe yazılımının genellikle bir maliyeti olsa da, gerçek zamanlı olarak finansal bilgiler sağlayarak ve vergi uyumluluğunu sağlayarak bir işletmenin uzun vadeli başarısına yardımcı olabilir.

Muhasebe yazılımı söz konusu olduğunda birçok seçenek vardır. En iyi seçenek nihayetinde bütçeye, istenen özelliklere ve bordro veya İK programları gibi diğer iş yazılımlarıyla bütünleşme yeteneğine bağlı olacaktır. Aramanızı daraltmanıza yardımcı olmak için, küçük işletmeler için en iyi kolay muhasebe yazılımının kapsamlı incelemesini burada bulabilirsiniz. Temel bir şey arıyorsanız, bu ücretsiz muhasebe uygulamaları tam size göre olabilir. Serbest çalışanlar genellikle kapsamlı bir muhasebe çözümünün özelliklerine ihtiyaç duymazlar, ancak serbest çalışanlar için iyi muhasebe uygulamaları vardır ve muhasebeyi yapıyor olsanız bile işletme giderlerinizi izlemek için yalnızca bir Excel sayfasından başka bir şey kullanmanızı öneririz. muhasebeci olmadan kendi.

Bu günlerde, yazılım seçenekleri oldukça gelişmiş ve herhangi bir resmi eğitiminiz olmasa bile kitaplarla kendi başınıza ilgilenmeniz mümkün. Bir muhasebeci tutacağınızdan veya muhasebenizi DIY'de tutacağınızdan emin değil misiniz? Küçük İşletmeler İçin Muhasebeci Ne Zaman İşe Alınmalı başlıklı makalemiz ihtiyacınız olan cevapları bulabilir.

Defter Tutma SSS'leri