9 Tugas Pembukuan yang Harus Anda Lakukan Setiap Minggu

Pemilik bisnis memiliki banyak hal dalam daftar tugas mereka, dan mungkin tergoda untuk menunda tugas yang tampaknya tidak mendesak saat ini. Namun, membiarkan tanggung jawab tertentu menumpuk, seperti pembukuan, dapat membuat usaha kecil rentan terhadap kekurangan uang tunai, pembayaran tertunda, dan gangguan pada inventaris.

Ada tugas pembukuan yang perlu dilakukan setiap minggu, jika tidak setiap hari. Merancang sistem yang sesuai dengan gaya dan jadwal kerja Anda dapat membantu membuat perubahan kecil pada kebiasaan Anda yang diperlukan untuk tetap berada di puncak tugas pembukuan mingguan.

Baca terus untuk rincian tugas pembukuan penting untuk menjaga keuangan usaha kecil Anda tetap teratur.

Daftar Lengkap Tugas Pembukuan Mingguan

Tugas pembukuan menyediakan catatan dan analisis yang diperlukan untuk memahami keuangan bisnis. Daftar tugas pembukuan ini mungkin tampak menakutkan, tetapi dapat dilakukan dengan perencanaan dan penjadwalan yang tepat. Untuk memulai, berikut adalah sembilan tugas pembukuan yang harus Anda lakukan setiap minggu.

1) Masukkan dan Bayar Tagihan

Antara utilitas, sewa, dan faktur dari vendor, tagihan usaha kecil dapat terakumulasi dengan cepat. Vendor menghargai dibayar tepat waktu, dan tetap di atas tagihan Anda adalah cara yang jelas untuk membangun reputasi yang baik dan tetap di atas keuangan.

Meskipun banyak tagihan jatuh tempo pada siklus bulanan, yang lain mungkin jatuh tempo pada saat diterima. Oleh karena itu, penting untuk meninjau tagihan setiap minggu untuk memeriksa kesalahan, mencatat tenggat waktu, dan menjadwalkan pembayaran yang sesuai. Selain menghindari biaya keterlambatan, membayar lebih awal memungkinkan Anda memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal (bila disediakan dalam persyaratan vendor). Mencatat tagihan sebagai tugas pembukuan mingguan juga memudahkan untuk memeriksa apakah rekening memiliki dana yang cukup.

Untuk bisnis yang lebih besar, memasukkan tagihan mungkin termasuk dalam lingkup tugas pembukuan harian.

2) Lakukan Deposit

Minimal, usaha kecil harus melakukan setoran mingguan. Untuk bisnis yang menerima sebagian besar pembayaran mereka dalam bentuk uang tunai atau cek kertas, setoran dapat dilakukan setiap hari. Deposito tepat waktu bermanfaat untuk menjaga kas dan catatan terkini.

Untuk bisnis yang terutama mengumpulkan pembayaran elektronik, setoran seluler mungkin cukup untuk menangani masuknya cek kertas dan menghemat perjalanan ke bank.

3) Kirim Faktur

Dibayar tepat waktu oleh pelanggan dan klien penting untuk arus kas. Menyiapkan dan mengirim faktur setiap minggu, bukan di akhir bulan, dapat membantu mengurangi skala dan frekuensi keterlambatan pembayaran. Pastikan untuk menyertakan tanggal jatuh tempo dan syarat pembayaran untuk memastikan klien tahu bagaimana dan kapan harus membayar Anda; ini akan membantu jika Anda memiliki pelanggan yang membayar sangat lambat. Baca panduan lengkap kami untuk menerima pembayaran faktur online untuk informasi lebih lanjut tentang cara merampingkan proses.

4) Kategorikan Transaksi

Mengetahui di mana bisnis Anda menghabiskan uang adalah dasar untuk mengelola keuangan. Mengkategorikan setiap pengeluaran adalah cara yang berguna untuk melacak pengeluaran. Jenis kategori tergantung pada jenis usaha kecil dan kebutuhannya. Beberapa kategori yang mungkin termasuk yang berikut:

• Daftar gaji
• Keuntungan karyawan
• Peralatan
• Keperluan
• Pembayaran sewa atau hipotek
• Bepergian
• Pertanggungan

Mengkategorikan transaksi secara konsisten setiap minggu akan membantu memelihara catatan yang akurat dan menyoroti kesalahan atau tanda bahaya apa pun. Tugas pembukuan mingguan ini juga menghemat waktu dan pakaian jika Anda memilih untuk mengklaim pengeluaran usaha kecil saat mengajukan pajak.

5) Buat Entri Jurnal

Entri jurnal dalam jurnal umum harus menyertai setiap transaksi keuangan yang dilakukan oleh bisnis. Ini memberikan catatan kronologis transaksi bisnis.

Entri jurnal bisnis umumnya mengikuti metode akuntansi entri ganda, yang berarti bahwa suatu transaksi memerlukan penyeimbangan debit dan kredit di seluruh akun. Dalam sistem ini, ada lima jenis akun: aset, kewajiban, ekuitas pemegang saham, pengeluaran, dan pendapatan.

Menggunakan pembelian sistem point-of-sale $1.000 sebagai contoh, sebuah bisnis akan mendebit akun kas (aset) dan mengkredit akun peralatan (aset) mereka untuk transaksi tersebut.

6) Tinjau Inventaris

Usaha kecil yang menjual produk perlu mencatat dan melacak aliran inventaris mereka. Melakukan tinjauan inventaris mingguan berguna untuk mengidentifikasi kapan lebih banyak produk perlu dipesan. Memiliki informasi terbaru tentang stok juga berguna untuk mengidentifikasi pencurian dan memberi tahu karyawan kapan suatu barang tersedia kembali untuk menghindari kehilangan potensi penjualan.

Aspek-aspek tertentu dari manajemen persediaan bermanfaat untuk dilakukan lebih sering daripada setiap minggu untuk terus memperbarui informasi tentang stok. Misalnya, pencatatan penerimaan dan penjualan inventaris harus menjadi tugas pembukuan harian untuk bisnis yang bekerja dengan volume penjualan yang lebih tinggi atau barang yang mudah rusak. Semuanya bisa menjadi rumit dengan cepat, jadi perangkat lunak manajemen inventaris yang terintegrasi dengan perangkat lunak pembukuan Anda bisa menjadi penyelamat.

7) Jalankan Laporan

Membuat laporan keuangan harus ada dalam daftar tugas pembukuan bisnis kecil. Beberapa laporan menguntungkan untuk dijalankan setiap minggu, sementara yang lain dapat dilakukan setiap bulan.

Mingguan

• Piutang Usaha: Laporan ini menyoroti uang yang terutang ke usaha kecil, seperti faktur yang belum dibayar. Melacak piutang setiap minggu dapat membantu bisnis menindaklanjuti pembayaran yang terlambat secara tepat waktu.
• Laporan Penjualan: Meneliti berapa banyak Anda menjual setiap produk berguna untuk pengambilan keputusan jangka pendek, seperti menambah stok barang populer atau menawarkan penjualan atau promosi untuk memindahkan inventaris.

Bulanan

• Laporan Arus Kas: Dokumen ini mengukur seberapa baik bisnis mengelola arus kas, yang dapat dianggap sebagai kemampuannya untuk menghasilkan uang tunai untuk membayar utang dan menutupi biaya operasional. Ini berguna
• Neraca: Pernyataan ini melaporkan aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis untuk memberikan gambaran keuangannya pada titik waktu tertentu. Sepintas, neraca dapat menunjukkan rasio utang terhadap aset dan kekayaan bersih bisnis.
• Laporan Laba Rugi: Ini menunjukkan berapa banyak uang yang diperoleh bisnis setelah biaya diperhitungkan. Karena banyak pengeluaran, seperti utilitas dan sewa, dibayar setiap bulan, menjalankan laporan laba rugi sebulan sekali kemungkinan akan memberikan gambaran yang lebih akurat tentang laba bisnis.

8) Tinjau Timesheets

Usaha kecil dengan karyawan perlu memasukkan penggajian dalam tugas pembukuan mereka. Meninjau lembar waktu karyawan setiap minggu membantu melacak jam kerja mereka setiap minggu, yang menyederhanakan perhitungan penggajian untuk upah, pengurangan pajak, dan akrual tunjangan seperti hari libur atau hari sakit.

Perangkat lunak manajemen penggajian dapat sangat membantu dalam hal ini, dan sebagian besar opsi utama terintegrasi dengan aplikasi perangkat lunak akuntansi terkemuka seperti QuickBooks dan Xero. Bahkan ada aplikasi penggajian gratis yang dapat membantu Anda dengan tugas-tugas dasar. Semakin banyak tugas yang Anda otomatisasi, semakin mudah pembukuan mingguan Anda.

9) Rekonsiliasi Rekening Bank

Alih-alih menunggu laporan bank bulanan, bisnis dapat merekonsiliasi rekening bank mereka setiap minggu. Dengan hanya masuk ke portal bank online, bisnis dapat membandingkan saldo rekening bank dengan saldo buku mereka sesering yang mereka inginkan. Melakukan tugas ini setiap minggu membantu bisnis segera mengatasi inkonsistensi dan mendeteksi penipuan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Jangan Lupakan Tugas Pembukuan Bulanan Ini

Di samping tugas pembukuan mingguan, ada beberapa tugas yang harus dilakukan setiap bulan.

Mengajukan Pajak Penggajian

Bergantung pada jadwal penggajian Anda, menjalankan penggajian bisa berupa tugas pembukuan mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Namun, membayar pajak pekerjaan ke IRS adalah persyaratan bulanan untuk beberapa bisnis kecil.

Menurut Publikasi IRS 15, usaha kecil yang melaporkan pajak kurang dari $50.000 atau kurang untuk periode lookback terakhir melakukan setoran bulanan. Setiap bisnis yang melaporkan lebih dari $50.000 perlu melakukan setoran setengah mingguan ke IRS. Anda dapat menemukan pajak yang dilaporkan untuk periode lihat balik di baris 12 dari formulir 941.

Kirim Pengingat Faktur

Memantau piutang dagang Anda akan memberi tahu Anda jika dan kapan Anda perlu mengirim pengingat untuk setiap sisa faktur yang lewat jatuh tempo. Menghubungi pelanggan dan klien sebulan sekali masuk akal untuk pengingat awal. Jika pembayaran sangat terlambat dan pengingat telah dikirim, tindak lanjut lebih sering mungkin diperlukan.

Kiat Pro: Gunakan Perangkat Lunak Akuntansi Untuk Mengelola Pembukuan Anda

Mengelola setiap aspek bisnis Anda dapat menjadi tantangan. Perangkat lunak akuntansi adalah alat yang dapat membantu mengotomatiskan dan merampingkan daftar tugas pembukuan Anda untuk menghemat waktu dan stres. Meskipun perangkat lunak akuntansi umumnya membutuhkan biaya, perangkat lunak ini dapat membantu kesuksesan jangka panjang bisnis dengan memberikan wawasan keuangan secara real-time dan memastikan kepatuhan pajak.

Ada banyak pilihan ketika datang ke perangkat lunak akuntansi. Pilihan terbaik pada akhirnya akan bergantung pada anggaran, fitur yang diinginkan, dan kemampuan untuk berintegrasi dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti program penggajian atau SDM. Untuk membantu mempersempit pencarian Anda, berikut ulasan lengkap kami tentang perangkat lunak akuntansi mudah terbaik untuk bisnis kecil. Jika Anda mencari sesuatu yang mendasar, aplikasi akuntansi gratis ini mungkin cocok untuk Anda. Pekerja lepas biasanya tidak membutuhkan solusi akuntansi yang komprehensif, tetapi ada aplikasi akuntansi yang bagus untuk pekerja lepas, dan kami menyarankan Anda menggunakan sesuatu selain lembar Excel untuk melacak pengeluaran bisnis Anda, bahkan jika Anda melakukan pembukuan di Anda sendiri tanpa akuntan.

Saat ini, opsi perangkat lunak cukup canggih dan memungkinkan untuk menangani buku sendiri, bahkan jika Anda tidak memiliki pelatihan formal. Tidak yakin apakah akan menyewa seorang akuntan atau menyimpan pembukuan Anda ke DIY? Artikel kami, Kapan Menyewa Seorang Akuntan Untuk Usaha Kecil mungkin memiliki jawaban yang Anda butuhkan.

FAQ pembukuan