毎週実行する必要がある9つの簿記タスク

ビジネスオーナーはやることリストにたくさんあり、現時点では差し迫っていないように見えるタスクを延期したくなるかもしれません。 それでも、簿記のような特定の責任を積み上げると、中小企業は現金不足、支払いの遅延、在庫の混乱に対して脆弱になる可能性があります。

毎日ではないにしても、毎週実行する必要のある簿記タスクがあります。 あなたの仕事のスタイルとスケジュールに合ったシステムを考案することは、毎週の簿記の仕事をこなすために必要なあなたの習慣に小さな変更を加えるのを助けることができます。

あなたの中小企業の財政を整頓するために不可欠な簿記のタスクの内訳を読んでください。

毎週の簿記タスクの完全なリスト

簿記タスクは、企業の財務を理解するために必要な記録と分析を提供します。 この簿記タスクのリストは気が遠くなるように思えるかもしれませんが、適切な計画とスケジュールで実行できます。 まず、毎週行うべき9つの簿記の義務があります。

1）請求書の入力と支払い

公共料金、家賃、ベンダーからの請求書の間で、中小企業の請求書はすぐに蓄積される可能性があります。 ベンダーは時間通りに支払われることを高く評価しており、請求書を常に把握することは、評判を高め、財務状況を把握するための明確な方法です。

多くの請求書は月次サイクルで支払われる必要がありますが、他の請求書は受領時に支払われる場合があります。 したがって、毎週請求書を確認してエラーをチェックし、期限をメモして、それに応じて支払いをスケジュールすることが重要です。 遅延料金を回避することに加えて、早期に支払うことで、早期支払い割引を利用できます（ベンダーの条件で提供されている場合）。 毎週の簿記タスクとして請求書を記録すると、アカウントに十分な資金があることを確認するのも簡単になります。

大企業の場合、請求書の入力は、毎日の簿記タスクの範囲に含まれる場合があります。

2）預金をする

少なくとも、中小企業は毎週預金をする必要があります。 支払いの大部分を現金または紙の小切手で受け取る企業の場合、毎日預金を行うことができます。 タイムリーな預金は、手元の現金と最新の記録を維持するのに役立ちます。

主に電子決済を収集する企業の場合、紙の小切手の流入を処理し、銀行への旅行を節約するには、モバイル預金で十分な場合があります。

3）請求書を送信します

顧客や顧客から時間通りに支払いを受けることは、キャッシュフローにとって重要です。 月末ではなく毎週請求書を作成して送信することで、支払い遅延の規模と頻度を減らすことができます。 クライアントがあなたに支払う方法と時期を確実に知るために、期日と支払い条件を必ず含めてください。 これは、慢性的に支払いの遅い顧客がいる場合に役立ちます。 プロセスを合理化する方法の詳細については、オンライン請求書の支払いを受け入れるための完全なガイドをお読みください。

4）トランザクションを分類する

あなたのビジネスがどこでお金を使っているかを知ることは、財政を管理するための基本です。 各経費を分類することは、支出を追跡するための便利な方法です。 カテゴリの種類は、中小企業の種類とそのニーズによって異なります。 考えられるカテゴリには、次のものがあります。

• 給与
• 従業員給付
• 装置
• ユーティリティ
• 家賃または住宅ローンの支払い
• トラベル
• 保険

トランザクションを毎週一貫して分類すると、正確な記録を維持し、エラーや危険信号を強調するのに役立ちます。 この毎週の簿記タスクは、税金を申告するときに中小企業の経費を請求することを選択した場合にも、時間と服装を節約します。

5）ジャーナルエントリを作成する

一般仕訳帳の仕訳帳エントリは、企業が行うすべての金融取引に付随する必要があります。 これは、ビジネスのトランザクションの時系列の記録を提供します。

仕訳帳のエントリは、通常、複式簿記の方法に従います。つまり、トランザクションでは、アカウント間で借方と貸方のバランスを取る必要があります。 このシステムには、資産、負債、株主資本、費用、および収益の5つのタイプのアカウントがあります。

例として1,000ドルのPOSシステムの購入を使用すると、企業は取引のために現金勘定（資産）を借方に記入し、設備勘定（資産）に貸方記入します。

6）インベントリを確認する

製品を販売する中小企業は、在庫の流れを記録および追跡する必要があります。 毎週在庫レビューを実行することは、より多くの製品を注文する必要がある時期を特定するのに役立ちます。 在庫に関する情報を更新しておくと、盗難を特定し、商品が再入荷したときに従業員に知らせて、潜在的な売上を逃さないようにするのにも役立ちます。

在庫管理の特定の側面は、在庫に関する最新情報を保持するために、毎週よりも頻繁に行うことが有益です。 たとえば、在庫の受領と販売を記録することは、より多くの販売量または生鮮品を扱う企業にとって、毎日の簿記タスクである必要があります。 すべてがすぐに複雑になる可能性があるため、簿記ソフトウェアと統合する在庫管理ソフトウェアは命の恩人になる可能性があります。

7）レポートを実行する

財務報告の作成は、中小企業の簿記タスクリストに含める必要があります。 一部のレポートは週単位で実行するのが有利ですが、他のレポートは月単位で実行できます。

毎週

• 売掛金：このレポートは、未払いの請求書など、中小企業に支払うべき金額に焦点を当てています。 売掛金を毎週追跡することで、企業は支払いの遅延をタイムリーにフォローアップできます。
• 販売レポート：各商品の販売額を調べることは、人気商品の在庫を増やしたり、在庫を移動するための販売やプロモーションを提供したりするなど、短期的な意思決定に役立ちます。

毎月

• キャッシュフロー計算書：このドキュメントは、企業がキャッシュフローをどの程度適切に管理しているかを測定します。これは、債務を支払い、営業費用を賄うための現金を生み出す能力と考えることができます。 便利です
• 貸借対照表：このステートメントは、特定の時点での財務のスナップショットを提供するために、企業の資産、負債、および資本を報告します。 一目で、貸借対照表は企業の資産に対する負債の比率と純資産を示すことができます。
• 損益計算書：これは、費用が計上された後に企業が獲得した金額を示します。 公共料金や家賃などの多くの費用は月単位で支払われるため、月に1回損益計算書を実行すると、ビジネスの収益をより正確に把握できる可能性があります。

8）タイムシートを確認する

従業員を抱える中小企業は、簿記のタスクに給与を含める必要があります。 従業員のタイムシートを毎週確認することで、毎週の労働時間を追跡できます。これにより、賃金、税額控除、休暇や病欠などの福利厚生の発生に関する給与計算が合理化されます。

給与管理ソフトウェアはこれに非常に役立ち、主要なオプションのほとんどは、QuickBooksやXeroなどの主要な会計ソフトウェアアプリと統合されています。 基本的なタスクを支援する無料の給与アプリもあります。 自動化するタスクが多いほど、毎週の簿記が簡単になります。

9）銀行口座を照合する

毎月の銀行取引明細書を待つ代わりに、企業は毎週銀行口座を照合できます。 オンライン銀行ポータルにログインするだけで、企業は銀行口座の残高と帳簿の残高を何度でも比較できます。 このタスクを毎週実行することで、企業は不整合に迅速に対処し、不正がより大きな問題になる前に検出することができます。

これらの毎月の簿記タスクを忘れないでください

毎週の簿記タスクに加えて、毎月実行する必要があるいくつかの義務があります。

給与税を申告する

給与スケジュールに応じて、給与の実行は、毎週、隔週、または毎月の簿記タスクのいずれかになります。 ただし、一部の中小企業では、IRSに雇用税を支払うことが毎月の要件です。

IRS Publication 15によると、最後のルックバック期間に5万ドル以下の税金を報告した中小企業は、毎月の預金を行います。 50,000ドル以上を報告した企業は、半週ごとにIRSに預金する必要があります。 941フォームの12行目に、ルックバック期間について報告された税金が記載されています。

請求書のリマインダーを送信する

売掛金を監視すると、残りの未払いの請求書についてリマインダーを送信する必要があるかどうか、またいつ送信する必要があるかがわかります。 月に一度顧客やクライアントに連絡することは、最初のリマインダーとして合理的です。 支払いが大幅に遅れ、リマインダーがすでに送信されている場合は、より頻繁にフォローアップする価値があるかもしれません。

上級者向けのヒント：会計ソフトウェアを使用して簿記を管理する

ビジネスのあらゆる側面を管理することは困難な場合があります。 会計ソフトウェアは、時間とストレスを節約するために簿記タスクリストを自動化および合理化するのに役立つツールです。 会計ソフトウェアは一般的にコストがかかりますが、リアルタイムで財務洞察を提供し、税務コンプライアンスを確保することにより、ビジネスの長期的な成功に役立ちます。

会計ソフトウェアに関しては、たくさんの選択肢があります。 最適なオプションは、最終的には予算、必要な機能、および給与やHRプログラムなどの他のビジネスソフトウェアと統合する能力に依存します。 検索を絞り込むために、中小企業向けの最も簡単な会計ソフトウェアの包括的なレビューを以下に示します。 あなたが何か基本的なものを探しているなら、これらの無料の会計アプリはあなたの路地にあるかもしれません。 フリーランサーは通常、包括的な会計ソリューションの鐘を鳴らす必要はありませんが、フリーランサー向けの優れた会計アプリがあります。簿記をしている場合でも、Excelシート以外のものを使用して事業費を追跡することをお勧めします。会計士なしであなた自身。

最近では、ソフトウェアオプションはかなり高度であり、正式なトレーニングを受けていなくても、自分で本を扱うことができます。 会計士を雇うべきか、それとも簿記をDIYに留めておくべきかわからない？ 私たちの記事、中小企業の会計士を雇うときはあなたが必要とする答えを持っているかもしれません。

簿記に関するFAQ