9 attività di contabilità che dovresti svolgere ogni settimana

Gli imprenditori hanno molte cose da fare nella loro lista di cose da fare e può essere allettante rimandare compiti che al momento non sembrano urgenti. Tuttavia, lasciare che determinate responsabilità si accumulino, come la contabilità, può rendere le piccole imprese vulnerabili a carenze di contanti, pagamenti ritardati e interruzioni dell'inventario.

Ci sono attività di contabilità che devono essere svolte su base settimanale, se non giornaliera. L'ideazione di un sistema che funzioni per il tuo stile di lavoro e la tua pianificazione può aiutarti a apportare le piccole modifiche alle tue abitudini necessarie per rimanere al passo con le attività di contabilità settimanale.

Continua a leggere per una ripartizione delle attività di contabilità essenziali per mantenere in ordine le finanze della tua piccola impresa.

L'elenco completo delle attività di contabilità settimanale

Le attività di contabilità forniscono i record e l'analisi necessari per comprendere le finanze di un'azienda. Questo elenco di attività di contabilità può sembrare scoraggiante, ma è fattibile con una pianificazione e una programmazione adeguate. Per iniziare, ecco nove compiti di contabilità che dovresti svolgere ogni settimana.

1) Inserisci e Paga le Fatture

Tra utenze, affitto e fatture dei fornitori, le bollette delle piccole imprese possono accumularsi rapidamente. I fornitori apprezzano di essere pagati in tempo e rimanere in linea con le bollette è un modo chiaro per costruirsi una reputazione favorevole e rimanere al passo con le finanze.

Sebbene molte fatture siano dovute su base mensile, altre potrebbero essere dovute al ricevimento. Pertanto, è importante rivedere le fatture settimanalmente per verificare la presenza di errori, prendere nota della scadenza e pianificare il pagamento di conseguenza. Oltre a evitare le penali per il ritardo, il pagamento anticipato consente di usufruire di sconti sui pagamenti anticipati (se previsti nei termini di un fornitore). La registrazione delle fatture come attività di contabilità settimanale rende anche più facile controllare che i conti abbiano fondi sufficienti.

Per le aziende più grandi, l'inserimento delle fatture può rientrare nell'ambito delle attività di contabilità quotidiana.

2) Effettua depositi

Come minimo, le piccole imprese dovrebbero effettuare depositi settimanalmente. Per le aziende che ricevono la maggior parte dei loro pagamenti sotto forma di contanti o assegni cartacei, i depositi possono essere effettuati su base giornaliera. I depositi tempestivi sono utili per mantenere il contante in cassa e i registri aggiornati.

Per le aziende che raccolgono principalmente pagamenti elettronici, i depositi mobili possono essere adeguati per gestire l'afflusso di assegni cartacei e risparmiare un viaggio in banca.

3) Invia fatture

Essere pagati in tempo da clienti e clienti è importante per il flusso di cassa. La preparazione e l'invio delle fatture ogni settimana, anziché alla fine del mese, può aiutare a ridurre l'entità e la frequenza dei ritardi di pagamento. Assicurati di includere una data di scadenza e termini di pagamento per garantire che i clienti sappiano come e quando pagarti; questo ti aiuterà se hai clienti che pagano lentamente in modo cronico. Leggi la nostra guida completa all'accettazione dei pagamenti di fatture online per ulteriori informazioni su come semplificare il processo.

4) Classificare le transazioni

Sapere dove sta spendendo denaro la tua azienda è fondamentale per gestire le finanze. Classificare ogni spesa è un modo utile per tenere traccia delle spese. I tipi di categorie dipendono dal tipo di piccola impresa e dalle sue esigenze. Alcune possibili categorie includono quanto segue:

• Libro paga
• Benefici per i dipendenti
• Attrezzatura
• Utilità
• Canoni di affitto o mutuo
• Viaggiare
• Assicurazione

Classificare le transazioni in modo coerente ogni settimana aiuterà a mantenere registri accurati ed evidenziare eventuali errori o bandiere rosse. Questa attività di contabilità settimanale consente inoltre di risparmiare tempo e vestirsi se si sceglie di richiedere le spese di piccole imprese al momento della dichiarazione delle tasse.

5) Creare registrazioni di diario

Una registrazione prima nota nel giornale di registrazione generale dovrebbe accompagnare qualsiasi transazione finanziaria effettuata da un'azienda. Ciò fornisce una registrazione cronologica delle transazioni di un'azienda.

Le prime note aziendali generalmente seguono il metodo di contabilità in partita doppia, il che significa che una transazione richiede il bilanciamento di debiti e crediti tra i conti. In questo sistema, ci sono cinque tipi di conti: attività, passività, patrimonio netto, spese e entrate.

Utilizzando l'acquisto di un sistema di punti vendita da $ 1.000 come esempio, un'azienda addebiterà il proprio conto in contanti (attività) e accrediterà il proprio conto attrezzature (attività) per la transazione.

6) Revisione dell'inventario

Le piccole imprese che vendono prodotti devono registrare e monitorare il flusso del proprio inventario. L'esecuzione di una revisione settimanale dell'inventario è utile per identificare quando è necessario ordinare più prodotti. Avere informazioni aggiornate sulle scorte è utile anche per identificare il furto e far sapere ai dipendenti quando un articolo è di nuovo disponibile per evitare di perdere potenziali vendite.

Alcuni aspetti della gestione dell'inventario sono utili da eseguire più frequentemente che su base settimanale per mantenere le informazioni aggiornate sullo stock. Ad esempio, la registrazione della ricevuta e della vendita dell'inventario dovrebbe essere attività di contabilità quotidiana per le aziende che lavorano con un volume di vendite più elevato o merci deperibili. Tutto può complicarsi rapidamente, quindi il software di gestione dell'inventario che si integra con il tuo software di contabilità può essere un vero toccasana.

7) Esegui rapporti

La creazione di rapporti finanziari dovrebbe essere nell'elenco delle attività di contabilità di una piccola impresa. Alcuni rapporti sono vantaggiosi da eseguire su base settimanale, mentre altri possono essere eseguiti mensilmente.

settimanalmente

• Contabilità clienti: questo rapporto evidenzia il denaro dovuto a una piccola impresa, come le fatture non pagate. Tenere traccia dei crediti su base settimanale può aiutare le aziende a dare seguito ai ritardi di pagamento in modo tempestivo.
• Report sulle vendite: esaminare quanto stai vendendo di ciascun prodotto è utile per prendere decisioni a breve termine, come aumentare le scorte di articoli popolari o offrire una vendita o una promozione per spostare l'inventario.

Mensile

• Rendiconto finanziario: questo documento misura quanto bene un'azienda gestisce il flusso di cassa, che può essere considerato come la sua capacità di generare denaro per pagare il debito e coprire le spese operative. È utile
• Bilancio: questa dichiarazione riporta le attività, le passività e il patrimonio netto di un'azienda per fornire un'istantanea delle sue finanze in un momento specifico. A colpo d'occhio, un bilancio può mostrare il rapporto debito/attività e il patrimonio netto di un'azienda.
• Rendiconto profitti e perdite: mostra quanto denaro ha guadagnato un'azienda dopo che le spese sono state contabilizzate. Poiché molte spese, come le utenze e l'affitto, vengono pagate su base mensile, l'esecuzione di un conto profitti e perdite una volta al mese probabilmente fornirà un quadro più accurato dei profitti di un'azienda.

8) Rivedere i fogli presenze

Le piccole imprese con dipendenti devono includere le buste paga nelle loro attività di contabilità. La revisione settimanale delle schede attività dei dipendenti aiuta a tenere traccia delle ore lavorate settimanalmente, il che semplifica i calcoli sulle retribuzioni per salari, detrazioni fiscali e accumulazione di benefici come ferie o giorni di malattia.

Il software di gestione delle buste paga può aiutare enormemente in questo e la maggior parte delle opzioni principali si integra con le principali app software di contabilità come QuickBooks e Xero. Ci sono anche app gratuite per le buste paga che possono aiutarti con le attività di base. Più attività automatizzi, più facile sarà la tua contabilità settimanale.

9) Riconciliare i conti bancari

Invece di aspettare un estratto conto mensile, le aziende possono riconciliare i loro conti bancari ogni settimana. Semplicemente accedendo a un portale bancario online, le aziende possono confrontare il saldo del conto bancario con il saldo contabile tutte le volte che vogliono. L'esecuzione di questa attività su base settimanale aiuta le aziende a risolvere tempestivamente eventuali incongruenze e rilevare le frodi prima che diventino un problema più grande.

Non dimenticare queste attività mensili di contabilità

Oltre alle attività di contabilità settimanale, ci sono alcune attività che dovrebbero essere svolte su base mensile.

File tasse sui salari

A seconda della pianificazione del libro paga, l'esecuzione del libro paga potrebbe essere un'attività di contabilità settimanale, bisettimanale o mensile. Tuttavia, il pagamento delle tasse sul lavoro all'IRS è un requisito mensile per alcune piccole imprese.

Secondo la pubblicazione 15 dell'IRS, le piccole imprese che hanno riportato meno di $ 50.000 di tasse per l'ultimo periodo di ricerca effettuano depositi mensili. Qualsiasi azienda che ha riportato più di $ 50.000 deve effettuare depositi semestrali all'IRS. Puoi trovare le tasse riportate per il periodo di ricerca alla riga 12 del modulo 941.

Invia promemoria fattura

Il monitoraggio dei tuoi crediti ti consentirà di sapere se e quando dovrai inviare un promemoria per eventuali fatture scadute rimanenti. Contattare clienti e clienti una volta al mese è ragionevole per il promemoria iniziale. Se il pagamento è in notevole ritardo ed è già stato inviato un sollecito, potrebbe essere necessario un follow-up più frequente.

Suggerimento per professionisti: utilizza il software di contabilità per gestire la tua contabilità

Gestire ogni aspetto della tua attività può essere impegnativo. Il software di contabilità è uno strumento che può aiutare ad automatizzare e semplificare l'elenco delle attività di contabilità per risparmiare tempo e stress. Sebbene il software di contabilità abbia generalmente un costo, può aiutare il successo a lungo termine di un'azienda fornendo informazioni finanziarie in tempo reale e garantendo la conformità fiscale.

Ci sono molte scelte quando si tratta di software di contabilità. L'opzione migliore dipenderà in definitiva dal budget, dalle funzionalità desiderate e dalla capacità di integrarsi con altri software aziendali, come buste paga o programmi per le risorse umane. Per restringere la ricerca, ecco la nostra recensione completa del miglior software di contabilità semplice per le piccole imprese. Se stai cercando qualcosa di semplice, queste app di contabilità gratuite potrebbero fare al caso tuo. I liberi professionisti di solito non hanno bisogno dei campanelli e dei fischietti di una soluzione contabile completa, ma ci sono buone app di contabilità per liberi professionisti e consigliamo di utilizzare qualcosa di diverso da un semplice foglio Excel per tenere traccia delle spese aziendali, anche se stai facendo la contabilità su il tuo senza un contabile.

Al giorno d'oggi, le opzioni del software sono piuttosto avanzate ed è possibile gestire i libri da soli, anche se non si dispone di alcuna formazione formale. Non sei sicuro se assumere un commercialista o mantenere la tua contabilità sul fai-da-te? Il nostro articolo, Quando assumere un contabile per piccole imprese potrebbe avere le risposte di cui hai bisogno.

Domande frequenti sulla contabilità