9 бухгалтерских задач, которые вы должны выполнять каждую неделю

У владельцев бизнеса много дел в списках дел, и может возникнуть соблазн отложить задачи, которые в данный момент не кажутся неотложными. Тем не менее, предоставление определенных обязанностей, таких как бухгалтерский учет, может сделать малые предприятия уязвимыми для нехватки наличных средств, задержек платежей и сбоев в инвентаризации.

Есть бухгалтерские задачи, которые необходимо выполнять еженедельно, если не ежедневно. Разработка системы, которая работает с вашим стилем работы и графиком, может помочь внести небольшие изменения в ваши привычки, необходимые для выполнения еженедельных бухгалтерских задач.

Читайте далее, чтобы узнать, какие основные задачи бухгалтерского учета помогут поддерживать финансы вашего малого бизнеса в порядке.

Полный список еженедельных бухгалтерских задач

Бухгалтерские задачи обеспечивают записи и анализ, необходимые для понимания финансов бизнеса. Этот список бухгалтерских задач может показаться пугающим, но они выполнимы при правильном планировании и составлении расписания. Для начала вот девять бухгалтерских обязанностей, которые вы должны выполнять каждую неделю.

1) Введите и оплатите счета

Между коммунальными услугами, арендной платой и счетами от поставщиков счета малого бизнеса могут быстро накапливаться. Продавцы ценят своевременную оплату, а своевременное погашение счетов — это верный способ создать благоприятную репутацию и оставаться на вершине финансов.

Хотя многие счета подлежат оплате ежемесячно, другие могут быть оплачены по получении. Поэтому важно еженедельно просматривать счета на наличие ошибок, отмечать крайний срок и соответствующим образом планировать платежи. Помимо того, что вы избегаете штрафов за просрочку платежа, ранняя оплата позволяет вам воспользоваться скидками за раннюю оплату (если это предусмотрено условиями поставщика). Запись счетов в качестве еженедельной бухгалтерской задачи также упрощает проверку наличия на счетах достаточных средств.

Для крупных предприятий ввод счетов может подпадать под ежедневные бухгалтерские задачи.

2) Делайте депозиты

Как минимум, малые предприятия должны вносить депозиты еженедельно. Для предприятий, которые получают большую часть своих платежей в виде наличных денег или бумажных чеков, депозиты могут вноситься ежедневно. Своевременные депозиты полезны для поддержания наличности в кассе и актуального учета.

Для предприятий, которые в основном собирают электронные платежи, мобильных депозитов может быть достаточно, чтобы справиться с потоком бумажных чеков и сэкономить на поездках в банк.

3) Отправлять счета

Своевременная оплата клиентами и клиентами важна для денежного потока. Подготовка и отправка счетов каждую неделю, а не в конце месяца, может помочь сократить масштабы и частоту просроченных платежей. Обязательно укажите срок оплаты и условия оплаты, чтобы клиенты знали, как и когда платить вам; это поможет, если у вас есть хронически медленно платящие клиенты. Прочтите наше полное руководство по приему онлайн-оплаты по счетам, чтобы узнать, как упростить этот процесс.

4) Классифицировать транзакции

Знание того, на что ваш бизнес тратит деньги, имеет основополагающее значение для управления финансами. Категоризация каждого расхода — полезный способ отслеживать расходы. Типы категорий зависят от типа малого бизнеса и его потребностей. Некоторые возможные категории включают следующее:

• Начисление заработной платы
• Выплаты работникам
• Оборудование
• Утилиты
• Арендная плата или ипотечные платежи
• Путешествовать
• Страхование

Еженедельная классификация транзакций поможет поддерживать точные записи и выделять любые ошибки или красные флажки. Эта еженедельная бухгалтерская задача также экономит время и одежду, если вы решите заявить о расходах малого бизнеса при подаче налогов.

5) Создание записей в журнале

Журнальная запись в общем журнале должна сопровождать любую финансовую операцию, совершаемую предприятием. Это обеспечивает хронологическую запись транзакций бизнеса.

Записи в бизнес-журналах обычно следуют методу двойной записи, что означает, что транзакция требует балансировки дебета и кредита по счетам. В этой системе существует пять типов счетов: активы, обязательства, акционерный капитал, расходы и доходы.

Используя в качестве примера покупку системы точек продаж за 1000 долларов, компания будет дебетовать свой денежный счет (активы) и кредитовать свой счет оборудования (активы) для транзакции.

6) Просмотрите инвентарь

Малые предприятия, которые продают продукты, должны регистрировать и отслеживать движение своих запасов. Еженедельный обзор запасов полезен для определения того, когда необходимо заказать больше продуктов. Наличие обновленной информации о запасах также полезно для выявления краж и информирования сотрудников о появлении товара на складе, чтобы не упустить потенциальные продажи.

Некоторые аспекты управления запасами полезно выполнять чаще, чем раз в неделю, чтобы иметь актуальную информацию о запасах. Например, регистрация поступления и продажи товарно-материальных запасов должна быть ежедневной бухгалтерской задачей для предприятий, работающих с большими объемами продаж или скоропортящимися товарами. Все это может быстро усложниться, поэтому программное обеспечение для управления запасами, которое интегрируется с вашим бухгалтерским программным обеспечением, может спасти вам жизнь.

7) Запуск отчетов

Создание финансовых отчетов должно быть в списке бухгалтерских задач малого бизнеса. Некоторые отчеты целесообразно запускать еженедельно, а другие — ежемесячно.

Еженедельно

• Дебиторская задолженность: в этом отчете выделяются деньги, причитающиеся малому бизнесу, например неоплаченные счета. Еженедельное отслеживание дебиторской задолженности может помочь предприятиям своевременно отслеживать просроченные платежи.
• Отчет о продажах: изучение того, сколько вы продаете каждого продукта, полезно для принятия краткосрочных решений, таких как увеличение запасов популярных товаров или предложение распродажи или рекламной акции для перемещения запасов.

Ежемесячно

• Отчет о движении денежных средств: этот документ измеряет, насколько хорошо бизнес управляет денежными потоками, что можно рассматривать как его способность генерировать денежные средства для выплаты долга и покрытия операционных расходов. это полезно
• Балансовый отчет: в этом отчете сообщается об активах, обязательствах и собственном капитале бизнеса, чтобы дать представление о его финансах в определенный момент времени. С первого взгляда балансовый отчет может показать отношение долга к активам и чистую стоимость бизнеса.
• Отчет о прибылях и убытках: показывает, сколько денег заработал бизнес после учета расходов. Поскольку многие расходы, такие как коммунальные услуги и арендная плата, оплачиваются ежемесячно, составление отчета о прибылях и убытках один раз в месяц, вероятно, даст более точную картину итогового результата бизнеса.

8) Просмотрите табели учета рабочего времени

Малые предприятия с сотрудниками должны включать расчет заработной платы в свои бухгалтерские задачи. Еженедельный просмотр табелей учета рабочего времени сотрудников помогает отслеживать их рабочие часы каждую неделю, что упрощает расчет заработной платы для заработной платы, налоговых вычетов и начисления пособий, таких как отпуск или больничные.

Программное обеспечение для управления заработной платой может очень помочь в этом, и большинство основных опций интегрируются с ведущими приложениями для бухгалтерского учета, такими как QuickBooks и Xero. Есть даже бесплатные приложения для расчета заработной платы, которые могут помочь вам с основными задачами. Чем больше задач вы автоматизируете, тем проще будет ваша еженедельная бухгалтерия.

9) Выверить банковские счета

Вместо того, чтобы ждать ежемесячной банковской выписки, предприятия могут сверять свои банковские счета каждую неделю. Просто войдя на портал онлайн-банка, предприятия могут сравнивать баланс банковского счета с балансом своей книги так часто, как они хотят. Еженедельное выполнение этой задачи помогает компаниям оперативно устранять любые несоответствия и выявлять мошенничество до того, как оно станет серьезной проблемой.

Не забывайте об этих ежемесячных бухгалтерских задачах

Помимо еженедельных бухгалтерских задач, есть некоторые обязанности, которые следует выполнять ежемесячно.

Файл Налоги на заработную плату

В зависимости от вашего графика расчета заработной платы, расчет заработной платы может выполняться еженедельно, раз в две недели или ежемесячно. Тем не менее, уплата налога на работу в IRS является ежемесячным требованием для некоторых малых предприятий.

Согласно Публикации 15 IRS, малые предприятия, сообщившие о налогах менее 50 000 долларов США за последний ретроспективный период, вносят ежемесячные депозиты. Любой бизнес, который сообщил о более чем 50 000 долларов США, должен вносить депозиты в IRS каждые две недели. Вы можете найти отчетные налоги за ретроспективный период в строке 12 формы 941.

Отправить напоминание о счете

Мониторинг вашей дебиторской задолженности позволит вам узнать, нужно ли и когда вам нужно отправить напоминание для любых оставшихся просроченных счетов. Обращение к клиентам и клиентам раз в месяц является разумным для первоначального напоминания. Если платеж задерживается со значительной задержкой и напоминание уже отправлено, может быть целесообразным более частое отслеживание.

Совет для профессионалов: используйте бухгалтерское программное обеспечение для управления своей бухгалтерией

Управление каждым аспектом вашего бизнеса может быть сложной задачей. Программное обеспечение для бухгалтерского учета — это инструмент, который может помочь автоматизировать и оптимизировать список бухгалтерских задач, чтобы сэкономить время и нервы. Хотя программное обеспечение для бухгалтерского учета обычно требует затрат, оно может способствовать долгосрочному успеху бизнеса, предоставляя финансовую информацию в режиме реального времени и обеспечивая соблюдение налогового законодательства.

Есть много вариантов, когда дело доходит до бухгалтерского программного обеспечения. Лучший вариант в конечном итоге будет зависеть от бюджета, желаемых функций и возможности интеграции с другим программным обеспечением для бизнеса, например, с программами для расчета заработной платы или управления персоналом. Чтобы помочь вам сузить круг поиска, вот наш исчерпывающий обзор лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета для малого бизнеса. Если вы ищете что-то простое, эти бесплатные бухгалтерские приложения могут вам подойти. Фрилансерам обычно не нужны навороты комплексного бухгалтерского решения, но для фрилансеров есть хорошие бухгалтерские приложения, и мы рекомендуем использовать что-то другое, кроме листа Excel, для отслеживания ваших деловых расходов, даже если вы ведете бухгалтерию на самостоятельно без бухгалтера.

В наши дни варианты программного обеспечения довольно продвинуты, и с книгами можно работать самостоятельно, даже если у вас нет формального обучения. Не знаете, нанять ли бухгалтера или вести бухгалтерию самостоятельно? В нашей статье « Когда нанимать бухгалтера для малого бизнеса » могут быть ответы, которые вам нужны.

Часто задаваемые вопросы по бухгалтерскому учету