9 tâches de comptabilité que vous devriez effectuer chaque semaine

Les propriétaires d'entreprise ont de nombreuses listes de tâches à faire et il peut être tentant de reporter des tâches qui ne semblent pas urgentes pour le moment. Pourtant, laisser certaines responsabilités s'accumuler, comme la comptabilité, peut rendre les petites entreprises vulnérables aux pénuries de liquidités, aux retards de paiement et aux perturbations des stocks.

Certaines tâches de comptabilité doivent être effectuées sur une base hebdomadaire, voire quotidienne. Concevoir un système adapté à votre style de travail et à votre emploi du temps peut vous aider à apporter les petits changements nécessaires à vos habitudes pour rester au fait des tâches de comptabilité hebdomadaires.

Lisez la suite pour une ventilation des tâches de comptabilité essentielles pour garder les finances de votre petite entreprise en ordre.

La liste complète des tâches de comptabilité hebdomadaires

Les tâches de comptabilité fournissent les enregistrements et les analyses nécessaires pour comprendre les finances d'une entreprise. Cette liste de tâches de comptabilité peut sembler intimidante, mais elles sont réalisables avec une planification et un ordonnancement appropriés. Pour commencer, voici neuf tâches de comptabilité que vous devriez effectuer chaque semaine.

1) Saisir et payer les factures

Entre les services publics, le loyer et les factures des fournisseurs, les factures des petites entreprises peuvent s'accumuler rapidement. Les vendeurs apprécient d'être payés à temps, et rester au top de vos factures est un moyen clair de se bâtir une réputation favorable et de rester au top de ses finances.

Bien que de nombreuses factures soient dues selon un cycle mensuel, d'autres peuvent être dues à la réception. Par conséquent, il est important d'examiner les factures chaque semaine pour vérifier les erreurs, noter la date limite et planifier le paiement en conséquence. En plus d'éviter les frais de retard, le paiement anticipé vous permet de profiter des remises pour paiement anticipé (lorsqu'elles sont prévues dans les conditions du fournisseur). L'enregistrement des factures en tant que tâche de comptabilité hebdomadaire permet également de vérifier plus facilement que les comptes disposent de fonds suffisants.

Pour les grandes entreprises, la saisie des factures peut faire partie des tâches quotidiennes de comptabilité.

2) Effectuez des dépôts

Au minimum, les petites entreprises devraient effectuer des dépôts hebdomadaires. Pour les entreprises qui reçoivent la plupart de leurs paiements sous forme d'espèces ou de chèques papier, les dépôts peuvent être effectués quotidiennement. Les dépôts en temps opportun sont bénéfiques pour le maintien de l'encaisse et des registres à jour.

Pour les entreprises qui collectent principalement des paiements électroniques, les dépôts mobiles peuvent être suffisants pour gérer l'afflux de chèques papier et éviter un déplacement à la banque.

3) Envoyer des factures

Être payé à temps par les clients et les clients est important pour les flux de trésorerie. La préparation et l'envoi des factures chaque semaine, plutôt qu'à la fin du mois, peuvent aider à réduire l'ampleur et la fréquence des retards de paiement. Assurez-vous d'inclure une date d'échéance et des conditions de paiement pour vous assurer que les clients savent comment et quand vous payer ; cela vous aidera si vous avez des clients chroniquement lents à payer. Lisez notre guide complet sur l'acceptation des paiements de factures en ligne pour plus d'informations sur la façon de rationaliser le processus.

4) Catégoriser les transactions

Savoir où votre entreprise dépense de l'argent est essentiel à la gestion des finances. Catégoriser chaque dépense est un moyen utile de suivre les dépenses. Les types de catégories dépendent du type de petite entreprise et de ses besoins. Certaines catégories possibles incluent les suivantes :

• Paie
• Avantages sociaux
• Équipement
• Utilitaires
• Paiements de loyer ou d'hypothèque
• Voyager
• Assurance

La catégorisation des transactions de manière cohérente chaque semaine aidera à maintenir des enregistrements précis et à mettre en évidence les erreurs ou les drapeaux rouges. Cette tâche de comptabilité hebdomadaire permet également de gagner du temps et de s'habiller si vous choisissez de réclamer des dépenses de petite entreprise lors de la déclaration de revenus.

5) Créer des entrées de journal

Une écriture au journal général doit accompagner toute transaction financière effectuée par une entreprise. Cela fournit un enregistrement chronologique des transactions d'une entreprise.

Les écritures de journal d'entreprise suivent généralement la méthode de comptabilité en partie double, ce qui signifie qu'une transaction nécessite d'équilibrer les débits et les crédits entre les comptes. Dans ce système, il existe cinq types de comptes : actifs, passifs, capitaux propres, dépenses et revenus.

En prenant l'exemple de l'achat d'un système de point de vente de 1 000 $, une entreprise débiterait son compte de caisse (actif) et créditerait son compte d'équipement (actif) pour la transaction.

6) Examiner l'inventaire

Les petites entreprises qui vendent des produits doivent enregistrer et suivre le flux de leur inventaire. L'exécution d'un examen hebdomadaire des stocks est utile pour identifier le moment où davantage de produits doivent être commandés. Avoir des informations à jour sur le stock est également utile pour identifier le vol et informer les employés lorsqu'un article est de nouveau en stock pour éviter de manquer des ventes potentielles.

Certains aspects de la gestion des stocks sont avantageux à faire plus fréquemment qu'une fois par semaine pour conserver des informations à jour sur les stocks. Par exemple, l'enregistrement de la réception et de la vente des stocks devrait être une tâche comptable quotidienne pour les entreprises travaillant avec un volume de ventes plus élevé ou des denrées périssables. Tout peut se compliquer rapidement, donc un logiciel de gestion des stocks qui s'intègre à votre logiciel de comptabilité peut vous sauver la vie.

7) Exécuter des rapports

La création de rapports financiers devrait figurer sur la liste des tâches de comptabilité d'une petite entreprise. Certains rapports sont avantageux à exécuter sur une base hebdomadaire, tandis que d'autres peuvent être effectués mensuellement.

Hebdomadaire

• Comptes clients : ce rapport met en évidence les sommes dues à une petite entreprise, telles que les factures impayées. Le suivi hebdomadaire des comptes débiteurs peut aider les entreprises à faire le suivi des retards de paiement en temps opportun.
• Rapport sur les ventes : examiner combien vous vendez de chaque produit est utile pour la prise de décision à court terme, comme l'augmentation du stock d'articles populaires ou l'offre d'une vente ou d'une promotion pour déplacer l'inventaire.

Mensuel

• État des flux de trésorerie : ce document mesure la façon dont une entreprise gère les flux de trésorerie, qui peuvent être considérés comme sa capacité à générer des liquidités pour payer la dette et couvrir les dépenses d'exploitation. C'est utile
• Bilan : Ce relevé présente les actifs, les passifs et les capitaux propres d'une entreprise pour donner un aperçu de ses finances à un moment précis. En un coup d'œil, un bilan peut montrer le ratio d'endettement et la valeur nette d'une entreprise.
• État des profits et des pertes : il montre combien d'argent une entreprise a gagné après que les dépenses aient été prises en compte. Étant donné que de nombreuses dépenses, comme les services publics et le loyer, sont payées sur une base mensuelle, l'exécution d'un compte de profits et pertes une fois par mois donnera probablement une image plus précise des résultats d'une entreprise.

8) Examiner les feuilles de temps

Les petites entreprises avec des employés doivent inclure la paie dans leurs tâches de comptabilité. L'examen des feuilles de temps des employés chaque semaine permet de suivre leurs heures travaillées chaque semaine, ce qui rationalise les calculs de paie pour les salaires, les déductions fiscales et l'accumulation d'avantages tels que les vacances ou les jours de maladie.

Les logiciels de gestion de la paie peuvent énormément aider à cela, et la plupart des principales options s'intègrent aux principales applications logicielles de comptabilité telles que QuickBooks et Xero. Il existe même des applications de paie gratuites qui peuvent vous aider dans les tâches de base. Plus vous automatisez de tâches, plus votre comptabilité hebdomadaire sera facile.

9) Concilier les comptes bancaires

Au lieu d'attendre un relevé bancaire mensuel, les entreprises peuvent rapprocher leurs comptes bancaires chaque semaine. En se connectant simplement à un portail bancaire en ligne, les entreprises peuvent comparer le solde de leur compte bancaire à leur solde comptable aussi souvent qu'elles le souhaitent. L'exécution de cette tâche sur une base hebdomadaire aide les entreprises à corriger rapidement toute incohérence et à détecter la fraude avant qu'elle ne devienne un problème plus important.

N'oubliez pas ces tâches de comptabilité mensuelles

Outre les tâches de comptabilité hebdomadaires, certaines tâches doivent être effectuées sur une base mensuelle.

Déposer les charges sociales

Selon votre calendrier de paie, l'exécution de la paie peut être une tâche de comptabilité hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Cependant, le paiement des taxes sur l'emploi à l'IRS est une exigence mensuelle pour certaines petites entreprises.

Selon la publication IRS 15, les petites entreprises qui ont déclaré moins de 50 000 $ ou moins en impôts pour la dernière période d'analyse effectuent des dépôts mensuels. Toute entreprise qui a déclaré plus de 50 000 $ doit effectuer des dépôts bihebdomadaires à l'IRS. Vous pouvez trouver les taxes déclarées pour la période rétrospective à la ligne 12 du formulaire 941.

Envoyer des rappels de facture

La surveillance de vos comptes clients vous permettra de savoir si et quand vous devrez envoyer un rappel pour toutes les factures en souffrance restantes. Contacter les clients et les clients une fois par mois est raisonnable pour le premier rappel. Si le paiement est significativement en retard et qu'un rappel a déjà été envoyé, un suivi plus fréquent peut être justifié.

Conseil de pro : utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer votre comptabilité

Gérer tous les aspects de votre entreprise peut être difficile. Un logiciel de comptabilité est un outil qui peut vous aider à automatiser et à rationaliser votre liste de tâches de comptabilité pour gagner du temps et du stress. Bien qu'un logiciel de comptabilité ait généralement un coût, il peut contribuer au succès à long terme d'une entreprise en fournissant des informations financières en temps réel et en garantissant la conformité fiscale.

Il y a beaucoup de choix en matière de logiciel de comptabilité. La meilleure option dépendra en fin de compte du budget, des fonctionnalités souhaitées et de la capacité à s'intégrer à d'autres logiciels d'entreprise, tels que les programmes de paie ou de RH. Pour vous aider à affiner votre recherche, voici notre examen complet du meilleur logiciel de comptabilité simple pour les petites entreprises. Si vous recherchez quelque chose de basique, ces applications de comptabilité gratuites peuvent vous convenir. Les pigistes n'ont généralement pas besoin des cloches et des sifflets d'une solution comptable complète, mais il existe de bonnes applications de comptabilité pour les pigistes, et nous vous recommandons d'utiliser autre chose qu'une simple feuille Excel pour suivre vos dépenses professionnelles, même si vous faites la comptabilité sur votre propre sans comptable.

De nos jours, les options logicielles sont assez avancées et il est possible de gérer les livres par vous-même, même si vous n'avez aucune formation formelle. Vous ne savez pas s'il faut embaucher un comptable ou garder votre comptabilité à faire soi-même ? Notre article, Quand embaucher un comptable pour une petite entreprise peut avoir les réponses dont vous avez besoin.

FAQ sur la comptabilité