8 ข้อผิดพลาดในการทำบัญชียอดนิยมที่ทำโดยธุรกิจขนาดเล็ก

กระบวนการทำบัญชีที่มีรายละเอียดและทันสมัยเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของธุรกิจใดๆ ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจประเภทใด คุณควรมีความเข้าใจอย่างถี่ถ้วนเกี่ยวกับเคล็ดลับการทำบัญชีที่ดีที่สุด จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการเงินของธุรกิจของคุณยังคงควบคุมได้ ทั้งในปัจจุบันและอนาคต

น่าเสียดายที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากทำบัญชีผิดพลาด สำหรับพวกเขา ดูเหมือนเป็นงานง่ายพอสมควร อย่างไรก็ตาม ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในการจัดการด้านการเงินสามารถทำลายรากฐานทั้งหมดของธุรกิจของคุณได้ มันอาจจะนำไปสู่การล้มละลาย เพื่อหลีกเลี่ยงชะตากรรมเดียวกันที่เกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการทำบัญชีที่พบบ่อยที่สุด

พวกเขาคืออะไร?

มาหาคำตอบกัน!

1. ไม่เก็บบันทึก

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากไม่ได้ทำให้เป็นสมุดบันทึก และตามจริงแล้ว ไม่ใช่เรื่องใหญ่ที่จะจดเงินสองสามเหรียญที่คุณใช้ไปกับค่าอาหารและเครื่องเขียน อย่างไรก็ตาม ธุรกรรมขนาดเล็กเหล่านี้สามารถกลายเป็นผลรวมขนาดใหญ่ได้ หากละเลยอย่างต่อเนื่อง

ยิ่งไปกว่านั้น คุณคงไม่อยากให้รัฐบาลสร้างปัญหาให้คุณเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เรียกร้อง การบันทึกทุกดอลลาร์ที่ใช้ไปจะช่วยให้คุณเป็นหลักฐานในการปรับค่าใช้จ่ายของคุณ

ทำให้เป็นนิสัยในการบันทึกค่าใช้จ่ายของคุณตามที่เกิดขึ้น วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาบันทึกค่าใช้จ่ายคือการเก็บกล่องหรือโฟลเดอร์ไว้เพื่อซ่อนใบเสร็จ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีบันทึกในมือเพื่อติดตามกระแสเงินสดของคุณ นอกจากนี้ยังมีแอปการบัญชีดิจิทัลมากมายที่ให้คุณถ่ายภาพใบเสร็จดังกล่าวได้ แอพเหล่านี้ยังช่วยจัดระเบียบการเงินธุรกิจขนาดเล็กของคุณให้เหมาะสม

2. การผสมผสานการเงินส่วนบุคคลและวิชาชีพ

เนื่องจากเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากจัดการหนังสือด้วยตนเอง พวกเขาจึงมักรวมการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจเข้าด้วยกัน อย่างไรก็ตาม นี่เป็น 'ไม่-ไม่' ที่ยิ่งใหญ่ และอาจทำให้บัญชีเกิดความสับสนได้ การรวมทั้งสองบัญชีเข้าด้วยกันจะห้ามไม่ให้คุณมองเห็นชัดเจนว่าธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพเป็นอย่างไรและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเริ่มต้นของคุณเป็นเท่าใด

วิธีแก้ไขที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์นี้คือการเก็บบันทึกต่าง ๆ สำหรับธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวของคุณ บัญชีธนาคารและสมุดบัญชีควรแยกไว้ต่างหากเพื่อช่วยตัวคุณเองจากปัญหาในการแบ่งแยกในอนาคต

3. การพึ่งพาซอฟต์แวร์มากเกินไป

ในยุคดิจิทัลในปัจจุบัน จำเป็นต้องเก็บบันทึกทางธุรกิจทั้งหมดของคุณไว้ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ อย่างไรก็ตาม การเก็บบันทึกก็มีความจำเป็นเช่นกัน เนื่องจากหน่วยงานด้านภาษีเช่น IRS ต้องการดูเอกสารบันทึกที่ถูกต้อง ดังนั้นการเก็บสำเนาบันทึกทางการเงินของคุณอย่างเหมาะสมจึงมีความสำคัญ

นอกจากนี้ ความผิดพลาดทางเทคนิคยังเกิดขึ้นได้ทั่วไปในโลกดิจิทัล ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด มีโอกาสสูงที่คุณจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณหรือแย่กว่านั้น – สูญเสียข้อมูลทั้งหมด นอกจากนี้ คุณไม่ควรมองข้ามความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์

ในการบันทึกบันทึกทางธุรกิจของคุณจากปัญหาทางเทคนิค เราขอแนะนำให้คุณสร้างและดูแลรักษาทั้งสองอย่าง – สำเนาเอกสารและการสำรองข้อมูลแบบดิจิทัลของข้อมูลทั้งหมดของคุณ

4. จำแนกพนักงานผิดประเภท

ทุกวันนี้การดำเนินธุรกิจไม่ได้จำกัดอยู่แค่พนักงานประจำในสถานที่เท่านั้น ตอนนี้เรายังมีพนักงานพาร์ทไทม์ ที่ปรึกษา และแม้แต่ฟรีแลนซ์ที่ทำงานเคียงข้างทีม ในกรณีนี้ เป็นเรื่องยากมากสำหรับเจ้าของธุรกิจที่จะตัดสินว่าใครเป็นพนักงานและใครไม่ใช่

หากคุณจำแนกพนักงานของคุณอย่างไม่ถูกต้อง อาจนำไปสู่ปัญหามากมายรวมถึงการยื่นภาษีที่ผิดพลาด แม้กระทั่งบทลงโทษและการฟ้องร้อง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น คุณควรทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดกับผู้ทำบัญชีและหารายละเอียด ผู้ทำบัญชีที่มีความสามารถจะแนะนำคุณเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างพนักงาน 1099 และ W2 เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามกฎหมาย

5. ล้มเหลวในการคืนดี

การชำระบันทึกทางการเงินของธุรกิจของคุณด้วยใบแจ้งยอดจากธนาคารในแต่ละเดือนเป็นสิ่งสำคัญในการพิจารณาสถานะทางการเงินของคุณ การกระทบยอดยังช่วยให้คุณระบุจำนวนเงินที่คุณมีอยู่ในมือ และระบุข้อผิดพลาดที่อาจกลายเป็นอุปสรรคใหญ่ในอนาคต

การกระทบยอดบัญชีเป็นงานที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา สิ่งที่คุณต้องทำคือเปรียบเทียบสมุดบันทึกของคุณกับใบแจ้งยอดจากธนาคารที่คุณได้รับในแต่ละเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีความคลาดเคลื่อน ในกรณีที่คุณพบข้อผิดพลาด เราขอแนะนำให้คุณติดต่อกับธนาคารของคุณเพื่อแก้ไขปัญหา คุณยังสามารถทำธุรกรรมก่อนหน้านี้เพื่อชี้ให้เห็นความแตกต่างได้

ดำเนินการตามขั้นตอนนี้ทุกเดือนในลักษณะที่สอดคล้องกันเพื่อให้แน่ใจว่าข้อผิดพลาดในการทำบัญชีได้รับการบรรเทาลงได้สำเร็จก่อนที่จะกลายเป็นอุปสรรคทางการเงินที่สำคัญ

6. ไม่สามารถหักภาษีได้

ด้วยการเกิดขึ้นของอีคอมเมิร์ซ การรวบรวมและหักภาษีขายได้กลายเป็นปัญหาที่ซับซ้อนสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ก่อนหน้านี้ ความผิดพลาดเพียงอย่างเดียวที่พวกเขาทำคือไม่สามารถหักภาษีขายจากยอดขายทั้งหมดได้ เป็นผลให้พวกเขาจะต้องจ่ายค่าปรับสำหรับภาษีที่รอดำเนินการ

ยังคงเป็นจริงอยู่เหมือนกัน แต่การเปลี่ยนแปลงล่าสุดในกฎหมายของรัฐบาลกลางเรียกร้องให้มีการดำเนินการที่เข้มงวดยิ่งขึ้นสำหรับผู้ผิดนัดชำระภาษี ที่จริงแล้ว ถ้าคุณไม่จ่ายภาษีของคุณอย่างทันท่วงที คุณอาจจบลงด้วยความประหลาดใจเป็นก้อนเมื่อต้องเสียภาษี

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะปลอดภัยจากความโกรธของเจ้าหน้าที่ภาษี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้หักภาษีตามนั้น ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะทำความคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลงกฎล่าสุด เพื่อให้คุณยังคงปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอากรปัจจุบัน

7. ใส่หมวกมากเกินไป

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมีจำนวนมากในมือและยืนกรานที่จะทำทุกอย่างด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม บางครั้งพวกเขาไม่มีทักษะในการจัดการบัญชี และนั่นอาจทำให้บันทึกทางการเงินของธุรกิจของคุณเสียหายได้

หากการทำบัญชีไม่ใช่จุดแข็งที่สุดของคุณ เราขอแนะนำให้คุณจ้างผู้ทำบัญชีมืออาชีพ ผู้ทำบัญชีที่มีความสามารถจะมีทักษะที่จำเป็นในการทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขายังมีความสามารถที่จะระบุข้อผิดพลาดใดๆ ในหนังสือของคุณที่คุณอาจพลาดไป ในที่สุด การมีตาสองชั้นในบันทึกทางการเงินของคุณจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง จะช่วยประหยัดเวลา เงิน และความพยายามในระยะยาว

8. ไม่ทำหนังสือเป็นสำคัญ

ความจริงแล้ว การรักษาบันทึกทางการเงินไม่ใช่งานที่หรูหรา แต่ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก การรักษาบันทึกทางการเงินอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ เนื่องจากข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในท้ายที่สุด

ดังนั้นอย่าลืมอ่านหนังสืออย่างน้อยเดือนละครั้ง สื่อสารกับผู้ทำบัญชีและที่ปรึกษาทางการเงินของคุณเป็นประจำเพื่อติดตามสุขภาพทางการเงินของคุณ การตรวจสอบหนังสือเป็นระยะจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีปัญหาร้ายแรงในด้านการเงินของคุณ

คำพูดสุดท้าย

ตั้งแต่สถานประกอบการคนเดียวไปจนถึงบริษัทที่มีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ ไม่มีธุรกิจใดสามารถหนีจากงานทางโลกในการดูแลรักษาบัญชีการเงินได้ แต่แม้กระทั่งนักธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงที่สุดก็สามารถทำผิดพลาดทางธุรกิจได้ ซึ่งรวมถึงข้อผิดพลาดในการทำบัญชีทั่วไปที่เน้นด้านบน

เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดเหล่านี้ ให้ทำตามคำแนะนำในการทำบัญชีในบทความนี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับการทำบัญชีหรือจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยคุณ ขอให้โชคดี!