Les 8 principales erreurs de comptabilité commises par les petites entreprises

Un processus de comptabilité détaillé et mis à jour est crucial pour le succès de toute entreprise. Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, vous devez avoir une compréhension approfondie des meilleurs conseils en matière de comptabilité. Cela garantira que les finances de votre entreprise restent contrôlables – maintenant et à l'avenir.

Malheureusement, de nombreux propriétaires de petites entreprises gâchent leur comptabilité. Pour eux, cela semble être une tâche assez simple. Cependant, une petite erreur dans la gestion des finances peut paralyser toute la fondation de votre entreprise. Cela peut même le conduire à l'insolvabilité. Pour éviter que le même sort n'arrive à votre entreprise, il est important que vous évitiez les erreurs de comptabilité les plus courantes.

Que sont-ils?

Découvrons-le!

1. Ne pas tenir de registres

De nombreuses dépenses de petites entreprises ne figurent pas dans les livres des records. Et honnêtement, cela ne semble pas être un gros problème de noter les quelques dollars que vous dépensez en repas et en papeterie. Cependant, ces petites transactions peuvent devenir une somme importante si elles sont ignorées en permanence.

De plus, vous ne voudriez pas que le gouvernement vous dérange au sujet des dépenses réclamées. Avoir une trace de chaque dollar dépensé vous aidera à fournir des preuves pour justifier vos dépenses.

Prenez l'habitude d'enregistrer vos dépenses au fur et à mesure qu'elles surviennent. La meilleure façon de conserver les registres des dépenses est de conserver une boîte ou un dossier pour ranger les reçus. De cette façon, vous aurez un dossier en main pour suivre votre flux de trésorerie. Il existe également de nombreuses applications de comptabilité numérique qui vous permettent de prendre des photos de ces reçus. Ces applications aident également à organiser les finances de votre petite entreprise en conséquence.

2. Mélanger les finances personnelles et professionnelles

Étant donné que de nombreux propriétaires de petites entreprises gèrent les livres de manière indépendante, ils combinent souvent leurs finances personnelles et professionnelles. Cependant, c'est un gros "non-non" et cela peut rendre les comptes très déroutants. La combinaison des deux comptes vous empêchera également de voir clairement comment fonctionne votre entreprise et quel est le coût d'exploitation réel de votre startup.

Le meilleur remède à cette situation est de tenir des registres différents pour vos dépenses professionnelles et personnelles. Les comptes bancaires et les registres doivent être complètement séparés pour vous éviter d'avoir à les séparer à l'avenir.

3. Être trop dépendant des logiciels

À l'ère numérique d'aujourd'hui, il est nécessaire de conserver tous vos documents commerciaux dans le stockage en nuage. Cependant, il est également nécessaire de tenir des registres sur papier. En effet, les autorités fiscales telles que l'IRS préfèrent voir une documentation appropriée des dossiers. Il est donc essentiel de conserver des copies papier appropriées de vos dossiers financiers.

De plus, les problèmes techniques sont monnaie courante dans le monde numérique. En cas de panne, il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas accéder à vos données ou, pire encore, que vous les perdiez complètement. De plus, vous ne devez pas négliger les risques de cybersécurité.

Pour protéger vos dossiers commerciaux des problèmes techniques, nous vous suggérons de créer et de conserver les deux - une copie papier et une sauvegarde numérique de vos données complètes.

4. Employés mal classés

De nos jours, les opérations commerciales ne se limitent pas aux employés à temps plein sur place. Maintenant, nous avons aussi des travailleurs à temps partiel, des consultants et même des pigistes qui travaillent aux côtés de l'équipe. Dans ce cas, il devient très difficile pour les propriétaires d'entreprise de déterminer qui est membre du personnel et qui ne l'est pas.

Si vous classez incorrectement vos employés, cela peut entraîner de nombreux problèmes, notamment des déclarations de revenus erronées, voire des pénalités et des poursuites. Pour contourner les problèmes potentiels, il est préférable que vous travailliez en étroite collaboration avec votre comptable et que vous régliez les détails. Un comptable compétent vous guidera à travers les différences entre un employé 1099 et W2 pour s'assurer que votre entreprise est conforme à la loi.

5. Ne pas concilier

Il est important de régler les dossiers financiers de votre entreprise avec le relevé bancaire chaque mois pour déterminer votre santé financière. Le rapprochement vous aidera également à identifier combien d'argent vous avez en main et à identifier les erreurs qui pourraient devenir de gros obstacles à l'avenir.

Le rapprochement des comptes est une tâche assez simple. Tout ce que vous avez à faire est de comparer vos registres avec le relevé bancaire que vous recevez chaque mois pour vous assurer qu'il n'y a pas de divergence. Si vous trouvez une erreur, nous vous recommandons de contacter votre banque pour résoudre le problème. Vous pouvez également parcourir vos transactions précédentes pour souligner la disparité.

Effectuez ce processus chaque mois de manière cohérente pour vous assurer que toutes les erreurs de comptabilité sont atténuées avec succès avant qu'elles ne deviennent des obstacles financiers majeurs.

6. Ne pas déduire les impôts

Avec l'émergence du commerce électronique, la perception et la déduction de la taxe de vente sont devenues un problème complexe pour les propriétaires de petites entreprises. Auparavant, la seule erreur qu'ils faisaient était de ne pas déduire la taxe de vente du total des ventes. En conséquence, ils devraient payer une pénalité sur les impôts en attente.

La même chose est toujours vraie. Mais les récents changements apportés à la loi fédérale exigent des mesures plus strictes pour les défaillants fiscaux. En fait, si vous ne payez pas vos impôts en temps opportun, vous pouvez vous retrouver avec une surprise forfaitaire au moment des impôts.

Pour vous assurer de rester à l'abri de la colère des agents du fisc, assurez-vous de déduire les impôts en conséquence. C'est aussi une bonne idée de vous familiariser avec les dernières modifications des règles, afin de rester en conformité avec la législation fiscale en vigueur.

7. Porter trop de chapeaux

Les propriétaires de petites entreprises ont beaucoup à faire et insistent pour tout faire eux-mêmes. Cependant, parfois, ils n'ont pas les compétences nécessaires pour gérer les comptes et cela peut vraiment gâcher les dossiers financiers de votre entreprise.

Si la comptabilité n'est pas votre point fort, nous vous suggérons de faire appel à un comptable professionnel. Un comptable compétent aura les compétences requises pour faire le travail rapidement et plus efficacement. Ils auront également le talent de vous indiquer les éventuelles erreurs dans vos livres que vous auriez pu manquer. Finalement, avoir un second œil sur vos dossiers financiers sera extrêmement utile. Cela vous fera économiser beaucoup de temps, d'argent et d'efforts à long terme.

8. Ne pas faire des livres une priorité

À vrai dire, la tenue de dossiers financiers n'est pas une tâche glamour, mais elle doit être une priorité. Il est crucial pour votre petite entreprise de tenir des registres financiers avec précision, car même la plus petite des erreurs peut coûter cher en fin de compte.

Assurez-vous donc de parcourir les livres au moins une fois par mois. Communiquez régulièrement avec votre comptable et votre conseiller financier pour garder un œil sur votre santé financière. L'examen périodique des livres vous assurera qu'il n'y a pas de problèmes sérieux en ce qui concerne vos finances.

Derniers mots

Des établissements unipersonnels aux sociétés de plusieurs millions de dollars, aucune entreprise ne peut échapper à la tâche banale de tenir les livres financiers. Mais même l'homme d'affaires le plus compétitif peut commettre des erreurs commerciales, y compris l'une des erreurs de comptabilité les plus courantes décrites ci-dessus.

Pour éviter ces bévues, suivez les conseils de comptabilité présentés dans cet article et assurez-vous de vous renseigner sur la comptabilité ou d'engager un professionnel pour vous aider. Bonne chance!