Os 8 principais erros contábeis cometidos por pequenas empresas

Um processo de escrituração contábil detalhado e atualizado é crucial para o sucesso de qualquer negócio. Não importa o tipo de negócio que você administra, você deve ter uma compreensão completa das melhores dicas de contabilidade. Isso garantirá que as finanças do seu negócio permaneçam controláveis ​​– agora e no futuro.

Infelizmente, muitos proprietários de pequenas empresas cometem erros na contabilidade. Para eles, parece uma tarefa bastante simples. No entanto, um pequeno erro na gestão das finanças pode prejudicar toda a base do seu negócio. Pode até levá-lo à insolvência. Para evitar que o mesmo destino aconteça com o seu negócio, é importante que você evite os erros mais comuns na contabilidade.

O que eles são?

Vamos descobrir!

1. Não manter registros

Muitas despesas de pequenas empresas não chegam aos livros de registro. E, sinceramente, não parece grande coisa anotar os dólares que você gasta em refeições e papelaria. No entanto, essas pequenas transações podem se tornar uma grande soma se ignoradas continuamente.

Além disso, você não gostaria que o governo o incomodasse em relação às despesas reivindicadas. Ter um registro de cada dólar gasto o ajudará a fornecer evidências para justificar suas despesas.

Crie o hábito de registrar suas despesas à medida que elas surgem. A melhor maneira de manter registros de despesas é manter uma caixa ou pasta para guardar os recibos. Dessa forma, você terá um registro em mãos para acompanhar seu fluxo de caixa. Também existem muitos aplicativos de contabilidade digital que permitem tirar fotos desses recibos. Esses aplicativos também ajudam a organizar as finanças da sua pequena empresa de acordo.

2. Misturando finanças pessoais e profissionais

Como muitos proprietários de pequenas empresas lidam com os livros de forma independente, eles geralmente combinam suas finanças pessoais e empresariais. No entanto, este é um grande 'não-não' e pode tornar as contas muito confusas. A combinação das duas contas também o impedirá de ver claramente como está o desempenho de sua empresa e qual é o custo operacional real de sua startup.

A melhor solução para essa situação é manter registros diferentes para suas despesas comerciais e pessoais. As contas bancárias e os livros de registro devem ser mantidos completamente separados para evitar o problema de segregá-los no futuro.

3. Ser muito dependente do software

Na era digital de hoje, é necessário manter todos os registros de sua empresa no armazenamento em nuvem. No entanto, manter registros físicos também é necessário. Isso ocorre porque as autoridades fiscais, como o IRS, preferem ver a documentação adequada dos registros. Portanto, manter cópias impressas apropriadas de seus registros financeiros é vital.

Além disso, falhas técnicas são uma ocorrência comum no mundo digital. Em caso de falha, há uma boa chance de você não conseguir acessar seus dados ou, pior ainda, perdê-los completamente. Além disso, você não deve ignorar os riscos de segurança cibernética.

Para salvar seus registros de negócios de problemas técnicos, sugerimos que você crie e mantenha ambos – uma cópia impressa e um backup digital de seus dados completos.

4. Classificação incorreta de funcionários

Atualmente, as operações comerciais não se limitam a funcionários em tempo integral no local. Agora também temos funcionários de meio período, consultores e até freelancers trabalhando ao lado da equipe. Nesse caso, torna-se muito difícil para os empresários determinar quem é membro da equipe e quem não é.

Se você classificar incorretamente seus funcionários, isso pode levar a muitos problemas, incluindo impostos incorretos e até multas e ações judiciais. Para contornar os possíveis problemas, é melhor trabalhar em conjunto com seu contador e descobrir os detalhes. Um contador competente irá orientá-lo nas diferenças entre um funcionário 1099 e W2 para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a lei.

5. Falha na reconciliação

Regularizar os registros financeiros do seu negócio com o extrato bancário a cada mês é importante para determinar sua saúde financeira. A reconciliação também o ajudará a identificar quanto dinheiro você tem em mãos e identificar quaisquer erros que possam se tornar grandes obstáculos no futuro.

A reconciliação de contas é uma tarefa bastante simples. Tudo o que você precisa fazer é comparar seus livros de registro com o extrato bancário que recebe todos os meses para garantir que não haja discrepâncias. Caso encontre um erro, recomendamos entrar em contato com seu banco para resolver o problema. Você também pode passar por suas transações anteriores para apontar a disparidade.

Realize esse processo todos os meses de maneira consistente para garantir que quaisquer erros contábeis sejam mitigados com sucesso antes que se tornem grandes obstáculos financeiros.

6. Falha na dedução de impostos

Com o surgimento do comércio eletrônico, coletar e deduzir o imposto sobre vendas tornou-se uma questão complexa para os proprietários de pequenas empresas. Anteriormente, o único erro que eles cometeram foi não deduzir o imposto sobre vendas do total de vendas. Como resultado, eles teriam que pagar uma multa sobre os impostos pendentes.

O mesmo ainda é verdade. Mas mudanças recentes na lei federal exigem medidas mais rigorosas para os inadimplentes. Na verdade, se você não pagar seus impostos em tempo hábil, pode acabar com uma surpresa de montante fixo na hora do imposto.

Para garantir que você permaneça a salvo da ira dos funcionários fiscais, certifique-se de deduzir os impostos adequadamente. Também é uma boa ideia se familiarizar com as últimas mudanças de regras, para que você permaneça em conformidade com a legislação tributária vigente.

7. Usar muitos chapéus

Os pequenos empresários têm muito em mãos e insistem em fazer tudo sozinhos. No entanto, às vezes eles não têm as habilidades para gerenciar contas e isso pode realmente atrapalhar os registros financeiros do seu negócio.

Se a contabilidade não for o seu forte, sugerimos a contratação de um contador profissional. Um contador competente terá o conjunto de habilidades necessárias para fazer o trabalho com rapidez e eficiência. Eles também terão o talento de indicar quaisquer erros em seus livros que você possa ter perdido. Eventualmente, ter um segundo olhar em seus registros financeiros será extremamente útil. Isso economizará muito tempo, dinheiro e esforço a longo prazo.

8. Não fazer dos livros uma prioridade

Na verdade, manter registros financeiros não é uma tarefa glamorosa, mas precisa ser uma prioridade. É crucial para sua pequena empresa manter registros financeiros com precisão, pois mesmo o menor dos erros pode custar muito no final.

Portanto, certifique-se de ler os livros pelo menos uma vez por mês. Comunique-se regularmente com seu contador e consultor financeiro para acompanhar sua saúde financeira. Revisar os livros periodicamente garantirá que não haja problemas sérios no caminho quando se trata de suas finanças.

Palavras finais

De estabelecimentos individuais a corporações multimilionárias – nenhuma empresa pode escapar da tarefa mundana de manter os livros financeiros. Mas mesmo o empresário mais competitivo pode cometer erros de negócios, incluindo um dos erros comuns de contabilidade destacados acima.

Para evitar esses erros, siga as dicas de contabilidade apresentadas neste artigo e certifique-se de aprender sobre contabilidade ou contratar um profissional para ajudá-lo. Boa sorte!