Cele 8 cele mai importante greșeli de contabilitate făcute de întreprinderile mici

Un proces de contabilitate detaliat și actualizat este crucial pentru succesul oricărei afaceri. Indiferent de tipul de afacere pe care îl conduceți, ar trebui să aveți o înțelegere aprofundată a celor mai bune sfaturi de contabilitate. Se va asigura că finanțele afacerii dvs. rămân controlabile - acum și în viitor.

Din nefericire, mulți proprietari de afaceri mici încurcă cu evidența contabilă. Pentru ei, li se pare o sarcină destul de simplă. Cu toate acestea, o mică greșeală în gestionarea finanțelor poate distruge întreaga fundație a afacerii tale. Îl poate duce chiar spre insolvență. Pentru a evita aceeași soartă să se întâmple afacerii dvs., este important să evitați cele mai frecvente greșeli de contabilitate.

Ce sunt ei?

Să aflăm!

1. Neținerea înregistrărilor

Multe cheltuieli de afaceri mici nu ajung în cartea recordurilor. Și, sincer, nu mi se pare mare lucru să notezi câți doi dolari pe care îi cheltuiești pe mese și papetărie. Cu toate acestea, aceste mici tranzacții pot deveni o sumă mare dacă sunt ignorate continuu.

Mai mult, nu ați dori ca guvernul să vă deranjeze cu privire la cheltuielile solicitate. A avea o evidență a fiecărui dolar cheltuit vă va ajuta să oferiți dovezi pentru a vă justifica cheltuielile.

Fă-ți un obicei din a-ți înregistra cheltuielile pe măsură ce apar. Cea mai bună modalitate de a păstra evidența cheltuielilor este să păstrați o cutie sau un folder pentru a păstra chitanțele. În acest fel, veți avea o înregistrare în mână pentru a vă urmări fluxul de numerar. Există, de asemenea, o mulțime de aplicații de contabilitate digitală care vă permit să fotografiați astfel de chitanțe. Aceste aplicații vă ajută, de asemenea, să vă organizați finanțele micii afaceri în consecință.

2. Mixarea finanțelor personale și profesionale

Deoarece mulți proprietari de afaceri mici se ocupă de cărțile în mod independent, adesea își combină finanțele personale și cele de afaceri. Cu toate acestea, acesta este un mare „nu-nu” și poate face conturile foarte confuze. Combinarea ambelor conturi vă va interzice, de asemenea, să vedeți clar cum funcționează afacerea dvs. și care este costul real de operare al startup-ului dvs.

Cel mai bun remediu pentru această situație este să păstrați diferite evidențe pentru afaceri și cheltuielile personale. Conturile bancare și registrele de evidență ar trebui păstrate complet separate pentru a vă feri de problemele de a le segrega în viitor.

3. Dependența excesivă de software

În era digitală de astăzi, este necesar să vă păstrați toate evidențele comerciale în stocarea în cloud. Cu toate acestea, este, de asemenea, necesară păstrarea înregistrărilor rigide. Acest lucru se datorează faptului că autoritățile fiscale, cum ar fi IRS, preferă să vadă documentația adecvată a înregistrărilor. Prin urmare, este vital să păstrați copii corespunzătoare pe hârtie ale înregistrărilor dumneavoastră financiare.

În plus, erorile tehnice sunt o întâmplare comună în lumea digitală. În cazul unei defecțiuni, există șanse mari să nu vă puteți accesa datele sau chiar mai rău – să le pierdeți cu totul. Mai mult, nu trebuie să treceți cu vederea riscurile de securitate cibernetică.

Pentru a vă salva înregistrările comerciale de probleme tehnice, vă sugerăm să creați și să mențineți atât o copie pe hârtie, cât și o copie de rezervă digitală a datelor dvs. complete.

4. Clasificarea greșită a angajaților

În prezent, operațiunile de afaceri nu se limitează la angajații cu normă întreagă, la fața locului. Acum avem și lucrători cu fracțiune de normă, consultanți și chiar liber profesioniști care lucrează alături de echipă. În acest caz, devine foarte dificil pentru proprietarii de afaceri să determine cine este membru al personalului și cine nu.

Dacă vă clasificați incorect angajații, poate duce la o mulțime de probleme, inclusiv depunerea greșită a taxelor și chiar penalități și procese. Pentru a ocoli problemele potențiale, cel mai bine este să lucrați îndeaproape cu contabilul și să stabiliți detaliile. Un contabil competent vă va ghida prin diferențele dintre un angajat 1099 și W2 pentru a se asigura că afacerea dvs. respectă legea.

5. Eșecul reconcilierii

Soluționarea evidențelor financiare ale afacerii dvs. cu extrasul bancar în fiecare lună este importantă pentru a vă determina sănătatea financiară. Reconcilierea vă va ajuta, de asemenea, să identificați câți bani aveți în mână și să identificați eventualele erori care ar putea deveni mari obstacole în viitor.

Reconcilierea conturilor este o sarcină destul de simplă. Tot ce trebuie să faceți este să vă comparați registrele cu extrasul bancar pe care îl primiți în fiecare lună pentru a vă asigura că nu există nicio discrepanță. În cazul în care găsiți o eroare, vă recomandăm să luați legătura cu banca pentru a rezolva problema. De asemenea, puteți parcurge tranzacțiile anterioare pentru a sublinia disparitatea.

Efectuați acest proces în fiecare lună într-o manieră consecventă pentru a vă asigura că orice erori de contabilitate sunt atenuate cu succes înainte ca acestea să devină obstacole financiare majore.

6. Nededucerea impozitelor

Odată cu apariția comerțului electronic, colectarea și deducerea taxei pe vânzări a devenit o problemă complexă pentru proprietarii de întreprinderi mici. Anterior, singura greșeală pe care au făcut-o a fost că nu au dedus impozitul pe vânzări din totalul vânzărilor. În consecință, ar trebui să plătească o penalizare pentru taxele în așteptare.

Același lucru este încă adevărat. Dar modificările recente aduse legii federale cer acțiuni mai stricte pentru cei care plătesc impozite. De fapt, dacă nu vă plătiți impozitele în timp util, puteți ajunge cu o surpriză forfetară la momentul impozitării.

Pentru a vă asigura că rămâneți ferit de furia funcționarilor fiscali, asigurați-vă că deduceți taxele în consecință. De asemenea, este o idee bună să vă familiarizați cu cele mai recente modificări ale regulilor, astfel încât să rămâneți în conformitate cu legislația fiscală actuală.

7. Purtarea prea multe pălării

Proprietarii de afaceri mici au multe pe mâini și insistă să facă totul singuri. Cu toate acestea, uneori, aceștia nu au abilitățile de a gestiona conturile și asta poate într-adevăr să dau peste cap evidențele financiare ale afacerii tale.

Dacă contabilitatea nu este cel mai puternic punct forte al tău, vă sugerăm să angajați un contabil profesionist. Un contabil competent va avea abilitățile necesare pentru a face treaba rapid și mai eficient. Ei vor avea, de asemenea, talentul de a indica orice erori din cărțile tale pe care le-ai fi ratat. În cele din urmă, a avea un set de al doilea ochi asupra înregistrărilor tale financiare va fi extrem de util. Vă va economisi mult timp, bani și efort pe termen lung.

8. A nu face din cărți o prioritate

Adevărat, menținerea înregistrărilor financiare nu este o sarcină plină de farmec, dar trebuie să devină o prioritate. Este esențial pentru afacerea dvs. mică să păstreze înregistrările financiare cu acuratețe, deoarece chiar și cea mai mică dintre erori poate costa mult în cele din urmă.

Așa că asigurați-vă că parcurgeți cărțile cel puțin o dată pe lună. Comunicați în mod regulat cu contabilul și consilierul financiar pentru a urmări sănătatea dumneavoastră financiară. Revizuirea periodică a cărților vă va asigura că nu există probleme serioase în ceea ce privește finanțele dvs.

Cuvinte finale

De la unități cu o singură persoană la corporații de mai multe milioane de dolari - nicio afacere nu poate scăpa de sarcina banală de a menține registrele financiare. Dar chiar și cel mai competitiv om de afaceri poate face greșeli de afaceri, inclusiv una dintre greșelile comune de contabilitate evidențiate mai sus.

Pentru a evita aceste gafe, urmați sfaturile de contabilitate prezentate în acest articol și asigurați-vă că învățați despre contabilitate sau angajați un profesionist care să vă ajute. Mult noroc!