Gli 8 principali errori di contabilità commessi dalle piccole imprese

Un processo di contabilità dettagliato e aggiornato è fondamentale per il successo di qualsiasi attività. Indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, dovresti avere una conoscenza approfondita dei migliori consigli per la contabilità. Garantirà che le finanze della tua attività rimangano controllabili, ora e in futuro.

Sfortunatamente, molti proprietari di piccole imprese sbagliano nella contabilità. Per loro, sembra un compito abbastanza semplice. Tuttavia, un piccolo errore nella gestione delle finanze può paralizzare l'intera fondazione della tua attività. Potrebbe persino portarlo all'insolvenza. Per evitare che la stessa sorte accada alla tua attività, è importante evitare gli errori contabili più comuni.

Quali sono?

Scopriamolo!

1. Non tenere registri

Molte spese di piccola impresa non arrivano ai libri dei record. E sinceramente non sembra un grosso problema annotare i due dollari che spendi per i pasti e la cancelleria. Tuttavia, queste piccole transazioni possono diventare una grossa somma se ignorate continuamente.

Inoltre, non vorresti che il governo ti disturbasse per quanto riguarda le spese dichiarate. Avere un registro di ogni dollaro speso ti aiuterà a fornire prove per giustificare le tue spese.

Prendi l'abitudine di registrare le tue spese non appena si presentano. Il modo migliore per conservare i registri delle spese è conservare una scatola o una cartella per riporre le ricevute. In questo modo avrai un record in mano per tenere traccia del tuo flusso di cassa. Ci sono anche molte app di contabilità digitale che ti consentono di scattare foto di tali ricevute. Queste app aiutano anche a organizzare di conseguenza le finanze della tua piccola impresa.

2. Mescolare finanze personali e professionali

Poiché molti proprietari di piccole imprese gestiscono i libri in modo indipendente, spesso combinano le loro finanze personali e aziendali. Tuttavia, questo è un grande "no-no" e può rendere i conti molto confusi. La combinazione di entrambi gli account ti impedirà anche di vedere chiaramente come sta andando la tua attività e qual è il costo operativo effettivo della tua startup.

Il miglior rimedio per questa situazione è tenere registri diversi per le tue spese aziendali e personali. Conti bancari e registri dovrebbero essere tenuti completamente separati per salvarti dal problema di separarli in futuro.

3. Essere troppo dipendenti dal software

Nell'era digitale di oggi, è necessario conservare tutti i record aziendali nel cloud storage. Tuttavia, è anche necessario mantenere record fisici. Questo perché le autorità fiscali come l'IRS preferiscono vedere un'adeguata documentazione dei record. Quindi è fondamentale conservare copie cartacee appropriate dei tuoi documenti finanziari.

Inoltre, i problemi tecnici sono un evento comune nel mondo digitale. In caso di guasto, ci sono buone probabilità che tu non riesca ad accedere ai tuoi dati o, peggio ancora, che li perda del tutto. Inoltre, non dovresti trascurare i rischi per la sicurezza informatica.

Per salvare i tuoi record aziendali da problemi tecnici, ti suggeriamo di creare e conservare entrambi: una copia cartacea e un backup digitale dei tuoi dati completi.

4. Classificazione errata dei dipendenti

Al giorno d'oggi le operazioni commerciali non si limitano ai dipendenti a tempo pieno in loco. Ora abbiamo anche lavoratori part-time, consulenti e persino liberi professionisti che lavorano a fianco del team. In questo caso, diventa molto difficile per gli imprenditori determinare chi è un membro del personale e chi no.

Se classifichi erroneamente i tuoi dipendenti, può portare a molti problemi, tra cui tasse errate e persino sanzioni e azioni legali. Per aggirare i potenziali problemi, è meglio che lavori a stretto contatto con il tuo contabile ed elabori i dettagli. Un contabile competente ti guiderà attraverso le differenze tra un dipendente 1099 e W2 per garantire che la tua attività sia conforme alla legge.

5. Non riuscire a riconciliarsi

Regolare i registri finanziari della tua attività con l'estratto conto bancario ogni mese è importante per determinare la tua salute finanziaria. La riconciliazione ti aiuterà anche a identificare quanti soldi hai in mano e individuare eventuali errori che potrebbero diventare grandi ostacoli in futuro.

La riconciliazione dei conti è un compito piuttosto semplice. Tutto quello che devi fare è confrontare i tuoi libri record con l'estratto conto che ricevi ogni mese per assicurarti che non ci siano discrepanze. Nel caso in cui trovi un errore, ti consigliamo di contattare la tua banca per risolvere il problema. Puoi anche esaminare le tue transazioni precedenti per evidenziare la disparità.

Esegui questo processo ogni mese in modo coerente per assicurarti che eventuali errori di contabilità vengano mitigati con successo prima che diventino importanti ostacoli finanziari.

6. Mancata detrazione delle tasse

Con l'emergere dell'eCommerce, la riscossione e la detrazione dell'imposta sulle vendite è diventata una questione complessa per i proprietari di piccole imprese. In precedenza, l'unico errore che facevano era non detrarre l'imposta sulle vendite dal totale delle vendite. Di conseguenza, dovrebbero pagare una penale sulle tasse pendenti.

Lo stesso è ancora vero. Ma le recenti modifiche alla legge federale richiedono un'azione più rigorosa per gli inadempienti fiscali. In effetti, se non paghi le tasse in modo tempestivo, puoi finire con una sorpresa forfettaria al momento delle tasse.

Per assicurarti di rimanere al sicuro dall'ira dei funzionari delle tasse, assicurati di detrarre le tasse di conseguenza. È bene inoltre prendere dimestichezza con le ultime novità normative, in modo da rimanere nel rispetto della normativa fiscale vigente.

7. Indossare troppi cappelli

I proprietari di piccole imprese hanno molto da fare e insistono nel fare tutto da soli. Tuttavia, a volte non hanno le competenze per gestire i conti e ciò può davvero rovinare i registri finanziari della tua attività.

Se la contabilità non è il tuo forte, ti suggeriamo di assumere un contabile professionista. Un contabile competente avrà le competenze necessarie per svolgere il lavoro in modo rapido ed efficiente. Avranno anche il talento di indicare eventuali errori nei tuoi libri che potresti aver perso. Alla fine, avere una serie di secondi occhi sui tuoi record finanziari sarà estremamente utile. Ti farà risparmiare un sacco di tempo, denaro e fatica a lungo termine.

8. Non fare libri una priorità

Sinceramente, mantenere i documenti finanziari non è un compito affascinante, ma deve essere considerato una priorità. È fondamentale per la tua piccola impresa mantenere i record finanziari in modo accurato poiché anche il più piccolo errore può costare molto alla fine.

Quindi assicurati di leggere i libri almeno una volta al mese. Comunica regolarmente con il tuo contabile e consulente finanziario per tenere sotto controllo la tua salute finanziaria. La revisione periodica dei libri assicurerà che non ci siano problemi seri lungo la corsia quando si tratta delle tue finanze.

Parole finali

Dagli stabilimenti unipersonali alle società multimilionarie: nessuna azienda può sfuggire al compito banale di mantenere i libri contabili. Ma anche l'uomo d'affari più competitivo può commettere errori di lavoro, incluso uno degli errori di contabilità più comuni evidenziati sopra.

Per evitare questi errori, segui i suggerimenti per la contabilità illustrati in questo articolo e assicurati di conoscere la contabilità o assumi un professionista che ti aiuti. Buona fortuna!