Die 8 häufigsten Buchhaltungsfehler kleiner Unternehmen

Eine detaillierte und aktualisierte Buchhaltung ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Unabhängig davon, welche Art von Geschäft Sie führen, sollten Sie die besten Buchhaltungstipps gründlich verstehen. Es sorgt dafür, dass die Finanzen Ihres Unternehmens kontrollierbar bleiben – jetzt und in Zukunft.

Leider vermasseln viele Kleinunternehmer die Buchhaltung. Für sie scheint es eine einfache Aufgabe zu sein. Ein kleiner Fehler bei der Verwaltung der Finanzen kann jedoch die gesamte Grundlage Ihres Unternehmens lahmlegen. Es kann sogar bis zur Insolvenz führen. Um zu vermeiden, dass Ihrem Unternehmen dasselbe Schicksal widerfährt, ist es wichtig, dass Sie die häufigsten Buchhaltungsfehler vermeiden.

Was sind Sie?

Lass es uns herausfinden!

1. Keine Aufzeichnungen führen

Viele kleine Geschäftsausgaben schaffen es nicht in die Rekordbücher. Und ehrlich gesagt scheint es keine große Sache zu sein, die paar Dollar zu notieren, die Sie für Mahlzeiten und Schreibwaren ausgeben. Diese kleinen Transaktionen können jedoch zu einer großen Summe werden, wenn sie ständig ignoriert werden.

Darüber hinaus möchten Sie nicht, dass die Regierung Sie mit geltend gemachten Ausgaben belästigt. Eine Aufzeichnung über jeden ausgegebenen Dollar hilft Ihnen, Ihre Ausgaben zu rechtfertigen.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Ausgaben zu erfassen, sobald sie anfallen. Der beste Weg, Ausgabenaufzeichnungen zu führen, besteht darin, eine Kiste oder einen Ordner aufzubewahren, um Quittungen zu verstauen. Auf diese Weise haben Sie eine Aufzeichnung in der Hand, um Ihren Cashflow im Auge zu behalten. Es gibt auch viele digitale Buchhaltungs-Apps, mit denen Sie solche Belege fotografieren können. Diese Apps helfen auch dabei, die Finanzen Ihres Kleinunternehmens entsprechend zu organisieren.

2. Vermischung von persönlichen und beruflichen Finanzen

Da viele Kleinunternehmer die Bücher selbstständig führen, kombinieren sie oft ihre privaten und geschäftlichen Finanzen. Dies ist jedoch ein großes Nein und kann die Konten sehr verwirrend machen. Wenn Sie beide Konten kombinieren, können Sie auch nicht klar sehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie hoch die tatsächlichen Betriebskosten Ihres Startups sind.

Das beste Mittel gegen diese Situation ist es, unterschiedliche Aufzeichnungen über Ihre geschäftlichen und persönlichen Ausgaben zu führen. Bankkonten und Geschäftsbücher sollten vollständig getrennt geführt werden, um sich die Mühe zu ersparen, sie in Zukunft zu trennen.

3. Übermäßige Abhängigkeit von Software

Im heutigen digitalen Zeitalter ist es notwendig, alle Ihre Geschäftsunterlagen in einem Cloud-Speicher aufzubewahren. Es ist jedoch auch notwendig, harte Aufzeichnungen zu führen. Dies liegt daran, dass Steuerbehörden wie der IRS eine ordnungsgemäße Dokumentation der Aufzeichnungen bevorzugen. Daher ist es wichtig, angemessene Kopien Ihrer Finanzunterlagen aufzubewahren.

Darüber hinaus sind technische Störungen in der digitalen Welt an der Tagesordnung. Im Falle eines Fehlers besteht eine gute Chance, dass Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen können oder noch schlimmer – sie ganz verlieren. Außerdem sollten Sie Cybersecurity-Risiken nicht übersehen.

Um Ihre Geschäftsunterlagen vor technischen Problemen zu schützen, empfehlen wir Ihnen, sowohl eine Papierkopie als auch eine digitale Sicherung Ihrer gesamten Daten zu erstellen und zu pflegen.

4. Fehlklassifizierung von Mitarbeitern

Der Geschäftsbetrieb beschränkt sich heute nicht mehr auf hauptamtliche Mitarbeiter vor Ort. Jetzt haben wir auch Teilzeitkräfte, Berater und sogar Freiberufler, die neben dem Team arbeiten. In diesem Fall wird es für die Geschäftsinhaber sehr schwierig festzustellen, wer ein Mitarbeiter ist und wer nicht.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter falsch einstufen, kann dies zu vielen Problemen führen, einschließlich falscher Steuererklärungen und sogar Strafen und Gerichtsverfahren. Um die möglichen Probleme zu umgehen, arbeiten Sie am besten eng mit Ihrem Buchhalter zusammen und erarbeiten die Details. Ein kompetenter Buchhalter führt Sie durch die Unterschiede zwischen einem 1099- und einem W2-Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform ist.

5. Fehlende Versöhnung

Es ist wichtig, jeden Monat die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens mit dem Kontoauszug zu begleichen, um Ihre finanzielle Gesundheit zu bestimmen. Der Abgleich hilft Ihnen auch dabei, festzustellen, wie viel Geld Sie in der Hand haben, und Fehler zu lokalisieren, die in Zukunft zu großen Hindernissen werden können.

Die Abstimmung von Konten ist eine ziemlich einfache Aufgabe. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Aufzeichnungen mit den Kontoauszügen zu vergleichen, die Sie jeden Monat erhalten, um sicherzustellen, dass es keine Abweichungen gibt. Falls Sie einen Fehler finden, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrer Bank in Verbindung zu setzen, um das Problem zu beheben. Sie können auch Ihre vorherigen Transaktionen durchgehen, um auf die Unterschiede hinzuweisen.

Führen Sie diesen Prozess jeden Monat konsequent durch, um sicherzustellen, dass alle Buchhaltungsfehler erfolgreich gemildert werden, bevor sie zu großen finanziellen Hürden werden.

6. Nichtabzug von Steuern

Mit dem Aufkommen des E-Commerce ist das Einziehen und Abziehen der Mehrwertsteuer zu einem komplexen Thema für Kleinunternehmer geworden. Bisher war der einzige Fehler, den sie machten, die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtumsatz abzuziehen. Infolgedessen müssten sie eine Strafe auf die ausstehenden Steuern zahlen.

Das Gleiche gilt immer noch. Aber die jüngsten Änderungen des Bundesgesetzes erfordern strengere Maßnahmen für Steuersäumige. In der Tat, wenn Sie Ihre Steuern nicht rechtzeitig zahlen, können Sie am Ende mit einer pauschalen Überraschung zur Steuerzeit enden.

Um sicherzustellen, dass Sie vor dem Zorn der Steuerbeamten sicher sind, stellen Sie sicher, dass Sie die Steuern entsprechend abziehen. Es ist auch eine gute Idee, sich mit den neuesten Regeländerungen vertraut zu machen, damit Sie das aktuelle Steuerrecht einhalten.

7. Zu viele Hüte tragen

Kleinunternehmer haben viel zu tun und bestehen darauf, alles selbst zu erledigen. Manchmal verfügen sie jedoch nicht über die Fähigkeiten, Konten zu verwalten, und das kann die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens wirklich durcheinander bringen.

Wenn die Buchhaltung nicht Ihre Stärke ist, empfehlen wir Ihnen, einen professionellen Buchhalter einzustellen. Ein kompetenter Buchhalter verfügt über die erforderlichen Fähigkeiten, um die Arbeit schnell und effizienter zu erledigen. Sie werden auch das Talent haben, auf Fehler in Ihren Büchern hinzuweisen, die Sie möglicherweise übersehen haben. Schließlich wird es äußerst hilfreich sein, ein zweites Auge auf Ihre Finanzunterlagen zu haben. Es wird Ihnen langfristig viel Zeit, Geld und Mühe sparen.

8. Bücher nicht zur Priorität machen

Ehrlich gesagt ist die Führung von Finanzunterlagen keine glamouröse Aufgabe, aber sie muss zu einer Priorität gemacht werden. Für Ihr kleines Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, Finanzunterlagen genau zu führen, da selbst kleinste Fehler am Ende viel kosten können.

Stellen Sie also sicher, dass Sie die Bücher mindestens einmal im Monat durchgehen. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Buchhalter und Finanzberater, um Ihre finanzielle Gesundheit im Auge zu behalten. Wenn Sie die Bücher regelmäßig überprüfen, stellen Sie sicher, dass es später keine ernsthaften Probleme gibt, wenn es um Ihre Finanzen geht.

Letzte Worte

Von Ein-Personen-Unternehmen bis hin zu Multi-Millionen-Dollar-Unternehmen – kein Unternehmen kann sich der alltäglichen Aufgabe entziehen, die Finanzbücher zu führen. Aber selbst der wettbewerbsfähigste Geschäftsmann kann geschäftliche Fehler machen, einschließlich eines der oben beschriebenen häufigen Buchhaltungsfehler.

Um diese Fehler zu vermeiden, befolgen Sie die Tipps zur Buchhaltung in diesem Artikel und stellen Sie sicher, dass Sie sich mit der Buchhaltung vertraut machen oder einen Fachmann beauftragen, der Ihnen hilft. Viel Glück!