أهم 8 أخطاء في مسك الدفاتر ارتكبتها الشركات الصغيرة

تعد عملية مسك الدفاتر المفصلة والمحدثة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي عمل تجاري. بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره ، يجب أن يكون لديك فهم شامل لأفضل نصائح مسك الدفاتر. سيضمن أن تظل الشؤون المالية لعملك قابلة للتحكم - الآن وفي المستقبل.

لسوء الحظ ، فإن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يخطئون في مسك الدفاتر. بالنسبة لهم ، تبدو مهمة بسيطة بدرجة كافية. ومع ذلك ، يمكن لخطأ صغير واحد في إدارة الشؤون المالية أن يشل أساس عملك بالكامل. بل قد يؤدي بها إلى الإفلاس. لتجنب نفس المصير الذي يحدث لعملك ، من المهم أن تتجنب الأخطاء الأكثر شيوعًا في مسك الدفاتر.

ما هم؟

هيا نكتشف!

1. عدم الاحتفاظ بالسجلات

العديد من نفقات الأعمال الصغيرة لا تصل إلى دفاتر السجلات. وبصدق ، لا يبدو أن تدوين الدولارين اللذين تنفقهما على الوجبات والأدوات المكتبية أمر مهم. ومع ذلك ، يمكن أن تصبح هذه المعاملات الصغيرة مبلغًا كبيرًا إذا تم تجاهلها باستمرار.

علاوة على ذلك ، لا تريد أن تزعجك الحكومة فيما يتعلق بالنفقات المطالب بها. سيساعدك الاحتفاظ بسجل لكل دولار يتم إنفاقه على تقديم دليل لتبرير نفقاتك.

اجعل تسجيل نفقاتك عادة عند ظهورها. أفضل طريقة للاحتفاظ بسجلات النفقات هي الاحتفاظ بصندوق أو مجلد لإخفاء الإيصالات. بهذه الطريقة سيكون لديك سجل في متناول اليد لتتبع التدفق النقدي الخاص بك. هناك أيضًا الكثير من تطبيقات المحاسبة الرقمية التي تتيح لك التقاط صور لهذه الإيصالات. تساعد هذه التطبيقات أيضًا في تنظيم الشؤون المالية لشركتك الصغيرة وفقًا لذلك.

2. الخلط بين الشؤون المالية الشخصية والمهنية

نظرًا لأن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يتعاملون مع الكتب بشكل مستقل ، فإنهم غالبًا ما يجمعون بين مواردهم المالية الشخصية والتجارية. ومع ذلك ، فإن هذا يعد "لا" كبير ويمكن أن يجعل الحسابات مربكة للغاية. سيؤدي الجمع بين كلا الحسابين أيضًا إلى منعك من رؤية كيفية أداء عملك بوضوح وما هي تكلفة التشغيل الفعلية لبدء تشغيلك.

أفضل علاج لهذا الموقف هو الاحتفاظ بسجلات مختلفة لنفقات عملك ونفقاتك الشخصية. يجب الاحتفاظ بالحسابات المصرفية ودفاتر السجلات منفصلة تمامًا لتنقذ نفسك من مشكلة الفصل بينها في المستقبل.

3. الاعتماد المفرط على البرامج

في العصر الرقمي اليوم ، من الضروري الاحتفاظ بجميع سجلات عملك في التخزين السحابي. ومع ذلك ، من الضروري أيضًا الاحتفاظ بسجلات ثابتة. وذلك لأن السلطات الضريبية مثل مصلحة الضرائب تفضل الاطلاع على الوثائق المناسبة للسجلات. لذا فإن الاحتفاظ بنسخ ورقية مناسبة من سجلاتك المالية أمر حيوي.

بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر الثغرات التقنية أمرًا شائعًا في العالم الرقمي. في حالة حدوث خطأ ، هناك فرصة جيدة ألا تكون قادرًا على الوصول إلى بياناتك أو ما هو أسوأ - فقدها تمامًا. علاوة على ذلك ، يجب ألا تتغاضى عن مخاطر الأمن السيبراني.

لحفظ سجلات عملك من المشاكل التقنية ، نقترح عليك إنشاء وصيانة كلاهما - نسخة ورقية ونسخة رقمية احتياطية لبياناتك الكاملة.

4. سوء تصنيف الموظفين

لا تقتصر عمليات الأعمال هذه الأيام على الموظفين العاملين بدوام كامل في الموقع. الآن لدينا أيضًا عمال بدوام جزئي ومستشارون وحتى موظفون مستقلون يعملون جنبًا إلى جنب مع الفريق. في هذه الحالة ، يصبح من الصعب جدًا على أصحاب الأعمال تحديد من هو الموظف ومن ليس كذلك.

إذا قمت بتصنيف موظفيك بشكل غير صحيح ، فقد يؤدي ذلك إلى الكثير من المتاعب بما في ذلك اختلال الضرائب وحتى العقوبات والدعاوى القضائية. لتجاوز المشكلات المحتملة ، من الأفضل أن تعمل عن كثب مع كاتب الحسابات الخاص بك والعمل على التفاصيل. سيرشدك محاسب مختص إلى الاختلافات بين موظف 1099 و W2 للتأكد من أن عملك متوافق مع القانون.

5. عدم التوفيق

تعد تسوية السجلات المالية لعملك من خلال كشف الحساب المصرفي كل شهر أمرًا مهمًا لتحديد صحتك المالية. ستساعدك المصالحة أيضًا على تحديد مقدار الأموال التي لديك وتحديد أي أخطاء قد تصبح عقبات كبيرة في المستقبل.

تسوية الحسابات مهمة مباشرة إلى حد ما. كل ما عليك فعله هو مقارنة دفاترك القياسية مع كشف الحساب المصرفي الذي تحصل عليه كل شهر للتأكد من عدم وجود تعارض. في حالة العثور على خطأ ، نوصي بالاتصال بالمصرف الذي تتعامل معه لحل المشكلة. يمكنك أيضًا مراجعة معاملاتك السابقة للإشارة إلى التباين.

قم بإجراء هذه العملية كل شهر بطريقة متسقة للتأكد من تخفيف أي أخطاء في مسك الدفاتر بنجاح قبل أن تصبح عقبات مالية كبيرة.

6. عدم خصم الضرائب

مع ظهور التجارة الإلكترونية ، أصبح جمع وخصم ضريبة المبيعات مشكلة معقدة لأصحاب الأعمال الصغيرة. في السابق ، كان الخطأ الوحيد الذي ارتكبه هو عدم خصم ضريبة المبيعات من إجمالي المبيعات. نتيجة لذلك ، سيتعين عليهم دفع غرامة على الضرائب المعلقة.

نفس الشيء لا يزال صحيحا. لكن التغييرات الأخيرة في القانون الفيدرالي تتطلب إجراءات أكثر صرامة بالنسبة للمتخلفين عن دفع الضرائب. في الواقع ، إذا لم تدفع ضرائبك في الوقت المناسب ، فقد ينتهي بك الأمر بمفاجأة بمبلغ إجمالي في وقت الضريبة.

لضمان بقائك في مأمن من غضب مسؤولي الضرائب ، تأكد من خصم الضرائب وفقًا لذلك. من الجيد أيضًا التعرف على أحدث التغييرات في القواعد ، حتى تظل ملتزمًا بقانون الضرائب الحالي.

7. ارتداء الكثير من القبعات

أصحاب الأعمال الصغيرة لديهم الكثير في أيديهم ويصرون على القيام بكل شيء بأنفسهم. ومع ذلك ، في بعض الأحيان لا يمتلكون المهارات اللازمة لإدارة الحسابات ويمكن أن يؤدي ذلك حقًا إلى إفساد السجلات المالية لعملك.

إذا لم يكن مسك الدفاتر هو أقوى نقاط قوتك ، فنحن نقترح التعاقد مع محاسب محترف. سيكون لدى كاتب الحسابات المختص مجموعة المهارات المطلوبة للقيام بالمهمة بسرعة وكفاءة أكبر. سيكون لديهم أيضًا الموهبة للإشارة إلى أي أخطاء قد تكون فاتتك في كتبك. في النهاية ، سيكون وجود مجموعة من العيون الثانية على سجلاتك المالية مفيدًا للغاية. سيوفر لك الكثير من الوقت والمال والجهد على المدى الطويل.

8. عدم جعل الكتب أولوية

بصدق ، الحفاظ على السجلات المالية ليس مهمة ساحرة ولكن يجب أن تكون أولوية. من الأهمية بمكان لشركتك الصغيرة أن تحتفظ بسجلات مالية دقيقة لأن حتى أصغر الأخطاء يمكن أن تكلف الكثير في النهاية.

لذا تأكد من مراجعة الكتب مرة واحدة على الأقل كل شهر. تواصل مع محاسبك والمستشار المالي الخاص بك على أساس منتظم لمراقبة صحتك المالية. ستضمن مراجعة الكتب بشكل دوري عدم وجود مشكلات خطيرة في المسار عندما يتعلق الأمر بأموالك.

الكلمات الأخيرة

من المؤسسات الفردية إلى الشركات التي تبلغ قيمتها عدة ملايين من الدولارات - لا يمكن لأي شركة أن تفلت من المهمة الدنيوية المتمثلة في الحفاظ على الدفاتر المالية. ولكن حتى أكثر رجال الأعمال قدرة على المنافسة يمكن أن يرتكبوا أخطاء عمل ، بما في ذلك أحد الأخطاء الشائعة في مسك الدفاتر الموضحة أعلاه.

لتجنب هذه الأخطاء الفادحة ، اتبع نصائح مسك الدفاتر الموضحة في هذه المقالة ، وتأكد من التعرف على مسك الدفاتر أو تعيين متخصص لمساعدتك. حظا طيبا وفقك الله!