8 najczęstszych błędów księgowych popełnianych przez małe firmy

Szczegółowy i aktualny proces księgowy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, powinieneś dobrze rozumieć najlepsze wskazówki księgowe. Zagwarantuje, że finanse Twojej firmy pozostaną pod kontrolą – teraz i w przyszłości.

Niestety, wielu właścicieli małych firm miesza w księgowości. Dla nich wydaje się to dość prostym zadaniem. Jednak jeden mały błąd w zarządzaniu finansami może sparaliżować całą podstawę Twojej firmy. Może nawet doprowadzić ją do niewypłacalności. Aby uniknąć takiego samego losu, jaki spotkał Twoją firmę, ważne jest, aby unikać najczęstszych błędów księgowych.

Czym oni są?

Dowiedzmy Się!

1. Nie prowadzenie ewidencji

Wiele drobnych wydatków biznesowych nie trafia do ksiąg metrykalnych. I szczerze mówiąc, notowanie kilku dolarów, które wydajesz na posiłki i artykuły biurowe, nie wydaje się wielkim problemem. Jednak te małe transakcje mogą stać się dużą sumą, jeśli są stale ignorowane.

Co więcej, nie chciałbyś, żeby rząd kłopotał cię z deklarowanymi wydatkami. Posiadanie rejestru każdego wydanego dolara pomoże ci przedstawić dowody uzasadniające twoje wydatki.

Przyzwyczajaj się do rejestrowania swoich wydatków w miarę ich powstawania. Najlepszym sposobem na prowadzenie ewidencji wydatków jest przechowywanie pudełka lub folderu do przechowywania pokwitowań. W ten sposób będziesz mieć pod ręką zapis do śledzenia przepływów pieniężnych. Istnieje również wiele cyfrowych aplikacji księgowych, które umożliwiają robienie zdjęć takich paragonów. Te aplikacje pomagają również odpowiednio zorganizować finanse małej firmy.

2. Mieszanie finansów osobistych i zawodowych

Ponieważ wielu właścicieli małych firm prowadzi księgi niezależnie, często łączą swoje finanse osobiste i biznesowe. Jest to jednak duże „nie-nie” i może sprawić, że rachunki będą bardzo mylące. Połączenie obu kont uniemożliwi również wyraźne sprawdzenie, jak działa Twoja firma i jaki jest rzeczywisty koszt operacyjny Twojego startupu.

Najlepszym lekarstwem na tę sytuację jest prowadzenie różnych ewidencji wydatków biznesowych i osobistych. Konta bankowe i księgi rachunkowe powinny być trzymane całkowicie oddzielnie, aby uniknąć kłopotów z ich segregacją w przyszłości.

3. Nadmierna zależność od oprogramowania

W dzisiejszej erze cyfrowej konieczne jest przechowywanie wszystkich danych biznesowych w chmurze. Jednak konieczne jest również prowadzenie twardych ewidencji. Dzieje się tak, ponieważ organy podatkowe, takie jak IRS, wolą zobaczyć odpowiednią dokumentację ewidencji. Dlatego niezbędne jest przechowywanie odpowiednich papierowych kopii dokumentacji finansowej.

Ponadto usterki techniczne są częstym zjawiskiem w cyfrowym świecie. W przypadku awarii istnieje duża szansa, że ​​nie będziesz mieć dostępu do swoich danych lub co gorsza – całkowicie je stracisz. Co więcej, nie należy przeoczyć zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem.

Aby uchronić dokumentację biznesową przed problemami technicznymi, sugerujemy utworzenie i utrzymywanie zarówno kopii papierowej, jak i cyfrowej kopii zapasowej pełnych danych.

4. Błędna klasyfikacja pracowników

Dzisiejsze operacje biznesowe nie ograniczają się do pełnoetatowych pracowników na miejscu. Teraz mamy również pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, konsultantów, a nawet freelancerów pracujących razem z zespołem. W takim przypadku właścicielom firm bardzo trudno jest ustalić, kto jest członkiem personelu, a kto nie.

Jeśli błędnie zaklasyfikujesz swoich pracowników, może to prowadzić do wielu problemów, w tym do błędnych podatków, a nawet kar i procesów sądowych. Aby ominąć potencjalne problemy, najlepiej jest ściśle współpracować z księgowym i ustalić szczegóły. Kompetentny księgowy przeprowadzi Cię przez różnice między pracownikami 1099 i W2, aby upewnić się, że Twoja firma jest zgodna z prawem.

5. Niepojednanie

Comiesięczne rozliczanie dokumentacji finansowej firmy z wyciągiem bankowym jest ważne dla określenia Twojej kondycji finansowej. Uzgadnianie pomoże Ci również określić, ile masz pieniędzy w ręku i wskazać wszelkie błędy, które mogą stać się dużymi przeszkodami w przyszłości.

Uzgadnianie kont to dość proste zadanie. Wszystko, co musisz zrobić, to porównać swoje księgi rachunkowe z wyciągiem bankowym, który otrzymujesz co miesiąc, aby upewnić się, że nie ma rozbieżności. Jeśli znajdziesz błąd, zalecamy skontaktowanie się z bankiem w celu rozwiązania problemu. Możesz także przejrzeć swoje poprzednie transakcje, aby wskazać rozbieżność.

Wykonuj ten proces co miesiąc w spójny sposób, aby upewnić się, że wszelkie błędy księgowe są skutecznie eliminowane, zanim staną się poważnymi przeszkodami finansowymi.

6. Nieodliczanie podatków

Wraz z pojawieniem się handlu elektronicznego pobieranie i odliczanie podatku obrotowego stało się złożonym problemem dla właścicieli małych firm. Wcześniej jedynym błędem, jaki popełniali, było nieodliczanie podatku obrotowego od całkowitej sprzedaży. W rezultacie musieliby zapłacić karę od zaległych podatków.

To samo jest nadal prawdziwe. Jednak ostatnie zmiany w prawie federalnym wymagają surowszych działań dla osób zalegających z podatkami. W rzeczywistości, jeśli nie płacisz podatków na czas, możesz otrzymać zryczałtowaną niespodziankę w czasie podatkowym.

Aby zapewnić sobie ochronę przed gniewem urzędników podatkowych, upewnij się, że odpowiednio odliczasz podatki. Dobrym pomysłem jest również zapoznanie się z najnowszymi zmianami przepisów, aby zachować zgodność z obowiązującym prawem podatkowym.

7. Noszenie zbyt wielu kapeluszy

Właściciele małych firm mają dużo na głowie i nalegają, aby wszystko robić sami. Czasami jednak nie mają umiejętności zarządzania kontami, co może naprawdę zepsuć dokumentację finansową Twojej firmy.

Jeśli księgowość nie jest Twoją najmocniejszą stroną, sugerujemy zatrudnienie profesjonalnego księgowego. Kompetentny księgowy będzie miał wymagane umiejętności, aby wykonać pracę szybciej i wydajniej. Będą również mieli talent do wskazania wszelkich błędów w Twoich książkach, które mogłeś przegapić. W końcu posiadanie drugiego spojrzenia na dokumentację finansową będzie niezwykle pomocne. Na dłuższą metę zaoszczędzi ci to dużo czasu, pieniędzy i wysiłku.

8. Nie robienie książek priorytetem

Prawdę mówiąc, prowadzenie dokumentacji finansowej nie jest efektownym zadaniem, ale musi być priorytetem. Dla Twojej małej firmy bardzo ważne jest, aby dokładnie prowadzić dokumentację finansową, ponieważ nawet najmniejsze błędy mogą w końcu sporo kosztować.

Dlatego upewnij się, że przeglądasz książki przynajmniej raz w miesiącu. Regularnie komunikuj się ze swoim księgowym i doradcą finansowym, aby mieć oko na swoją kondycję finansową. Okresowe przeglądanie ksiąg zapewni, że nie będzie żadnych poważnych problemów związanych z finansami.

Ostatnie słowa

Od jednoosobowych firm po wielomilionowe korporacje – żadna firma nie może uciec od przyziemnego zadania prowadzenia ksiąg finansowych. Ale nawet najbardziej konkurencyjny biznesmen może popełniać błędy biznesowe, w tym jeden z typowych błędów księgowych, o których mowa powyżej.

Aby uniknąć tych błędów, postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi księgowości przedstawionymi w tym artykule i upewnij się, że poznałeś księgowość lub zatrudnij specjalistę, który Ci pomoże. Powodzenia!