Los 8 principales errores de contabilidad cometidos por pequeñas empresas

Un proceso de contabilidad detallado y actualizado es crucial para el éxito de cualquier negocio. No importa qué tipo de negocio tenga, debe tener un conocimiento profundo de los mejores consejos de contabilidad. Garantizará que las finanzas de su negocio permanezcan bajo control, ahora y en el futuro.

Desafortunadamente, muchos propietarios de pequeñas empresas se equivocan con la contabilidad. Para ellos, parece una tarea bastante simple. Sin embargo, un pequeño error en la gestión de las finanzas puede paralizar toda la base de su negocio. Incluso puede llevarlo a la insolvencia. Para evitar que su negocio suceda lo mismo, es importante que evite los errores contables más comunes.

¿Qué son?

¡Vamos a averiguar!

1. No llevar registros

Muchos gastos de pequeñas empresas no llegan a los libros de registro. Y, sinceramente, no parece gran cosa anotar los pocos dólares que gastas en comida y papelería. Sin embargo, estas pequeñas transacciones pueden convertirse en una gran suma si se ignoran continuamente.

Además, no querrá que el gobierno lo moleste con respecto a los gastos reclamados. Tener un registro de cada dólar gastado le ayudará a presentar pruebas para justificar sus gastos.

Acostúmbrese a registrar sus gastos a medida que surjan. La mejor manera de mantener registros de gastos es tener una caja o carpeta para guardar los recibos. De esta manera tendrá un registro a mano para realizar un seguimiento de su flujo de efectivo. También hay muchas aplicaciones de contabilidad digital que le permiten tomar fotografías de dichos recibos. Estas aplicaciones también ayudan a organizar las finanzas de su pequeña empresa en consecuencia.

2. Mezclando Finanzas Personales y Profesionales

Dado que muchos propietarios de pequeñas empresas manejan los libros de forma independiente, a menudo combinan sus finanzas personales y comerciales. Sin embargo, este es un gran 'no-no' y puede hacer que las cuentas sean muy confusas. La combinación de ambas cuentas también le impedirá ver claramente cómo se está desempeñando su negocio y cuál es el costo operativo real de su puesta en marcha.

El mejor remedio para esta situación es mantener diferentes registros para sus gastos comerciales y personales. Las cuentas bancarias y los libros de registro deben mantenerse completamente separados para evitar la molestia de segregarlos en el futuro.

3. Ser demasiado dependiente del software

En la era digital actual, es necesario mantener todos los registros comerciales en almacenamiento en la nube. Sin embargo, también es necesario mantener registros en papel. Esto se debe a que las autoridades fiscales como el IRS prefieren ver la documentación adecuada de los registros. Por lo tanto, mantener copias impresas apropiadas de sus registros financieros es vital.

Además, las fallas técnicas son una ocurrencia común en el mundo digital. En caso de falla, existe una buena posibilidad de que no pueda acceder a sus datos o, lo que es peor, los pierda por completo. Además, no debe pasar por alto los riesgos de ciberseguridad.

Para salvar sus registros comerciales de problemas técnicos, le sugerimos que cree y mantenga tanto una copia impresa como una copia de seguridad digital de sus datos completos.

4. Clasificación errónea de empleados

En estos días, las operaciones comerciales no se limitan a empleados de tiempo completo en el sitio. Ahora también tenemos trabajadores a tiempo parcial, consultores e incluso autónomos que trabajan junto al equipo. En este caso, se vuelve muy difícil para los dueños de negocios determinar quién es un miembro del personal y quién no.

Si clasifica incorrectamente a sus empleados, puede generar muchos problemas, incluida la declaración incorrecta de impuestos e incluso sanciones y demandas. Para eludir los problemas potenciales, es mejor que trabaje en estrecha colaboración con su tenedor de libros y resuelva los detalles. Un tenedor de libros competente lo guiará a través de las diferencias entre un empleado 1099 y W2 para garantizar que su negocio cumpla con la ley.

5. No reconciliarse

La liquidación de los registros financieros de su negocio con el extracto bancario de cada mes es importante para determinar su salud financiera. La conciliación también lo ayudará a identificar cuánto dinero tiene disponible y detectar cualquier error que pueda convertirse en un gran obstáculo en el futuro.

La conciliación de cuentas es una tarea bastante sencilla. Todo lo que tiene que hacer es comparar sus libros de registro con el extracto bancario que recibe cada mes para asegurarse de que no haya discrepancias. En caso de que encuentre un error, le recomendamos que se ponga en contacto con su banco para resolver el problema. También puede revisar sus transacciones anteriores para señalar la disparidad.

Realice este proceso todos los meses de manera consistente para asegurarse de que los errores de contabilidad se mitiguen con éxito antes de que se conviertan en obstáculos financieros importantes.

6. No deducir impuestos

Con la aparición del comercio electrónico, recaudar y deducir el impuesto sobre las ventas se ha convertido en un tema complejo para los propietarios de pequeñas empresas. Anteriormente, el único error que cometieron fue no deducir el impuesto sobre las ventas de las ventas totales. En consecuencia, tendrían que pagar una multa por los impuestos pendientes.

Lo mismo sigue siendo cierto. Pero los cambios recientes a la ley federal exigen una acción más estricta para los morosos. De hecho, si no paga sus impuestos a tiempo, puede terminar con una sorpresa de suma global en el momento de los impuestos.

Para asegurarse de permanecer a salvo de la ira de los funcionarios fiscales, asegúrese de deducir los impuestos en consecuencia. También es una buena idea familiarizarse con los últimos cambios en las reglas, para seguir cumpliendo con la ley fiscal actual.

7. Usar demasiados sombreros

Los propietarios de pequeñas empresas tienen mucho en sus manos e insisten en hacer todo ellos mismos. Sin embargo, a veces no tienen las habilidades para administrar cuentas y eso realmente puede estropear los registros financieros de su negocio.

Si la contabilidad no es su fuerte fuerte, le sugerimos que contrate a un tenedor de libros profesional. Un tenedor de libros competente tendrá el conjunto de habilidades necesarias para hacer el trabajo de manera más rápida y eficiente. También tendrán el talento para indicar cualquier error en sus libros que pueda haber pasado por alto. Eventualmente, tener un par de segundos ojos en sus registros financieros será extremadamente útil. Le ahorrará mucho tiempo, dinero y esfuerzo a largo plazo.

8. No hacer de los libros una prioridad

A decir verdad, mantener registros financieros no es una tarea glamorosa, pero debe convertirse en una prioridad. Es crucial para su pequeña empresa mantener los registros financieros con precisión, ya que incluso el error más pequeño puede costar mucho al final.

Así que asegúrese de revisar los libros al menos una vez al mes. Comuníquese con su tenedor de libros y asesor financiero regularmente para controlar su salud financiera. Revisar los libros periódicamente asegurará que no haya problemas serios en el futuro en lo que respecta a sus finanzas.

Ultimas palabras

Desde establecimientos unipersonales hasta corporaciones multimillonarias, ninguna empresa puede escapar de la mundana tarea de mantener los libros financieros. Pero incluso la persona de negocios más competitiva puede cometer errores comerciales, incluido uno de los errores comunes de contabilidad destacados anteriormente.

Para evitar estos errores, sigue los consejos de contabilidad que se describen en este artículo y asegúrate de aprender sobre contabilidad o contrata a un profesional para que te ayude. ¡Buena suerte!