Küçük İşletmeler Tarafından Yapılan En Önemli 8 Defter Tutma Hatası

Ayrıntılı ve güncel bir muhasebe süreci, herhangi bir işletmenin başarısı için çok önemlidir. Ne tür bir işletme yürütüyor olursanız olun, en iyi muhasebe ipuçlarını tam olarak anlamalısınız. İşletmenizin finansmanının şimdi ve gelecekte kontrol edilebilir kalmasını sağlayacaktır.

Ne yazık ki, birçok küçük işletme sahibi defter tutma işini berbat ediyor. Onlara göre, yeterince basit bir görev gibi görünüyor. Bununla birlikte, finansmanı yönetmedeki küçük bir hata, işinizin tüm temelini sakatlayabilir. Hatta iflasa kadar götürebilir. Aynı kaderin işletmenizin başına gelmesini önlemek için en yaygın muhasebe hatalarından kaçınmanız önemlidir.

Onlar neler?

Hadi bulalım!

1. Kayıt Tutmamak

Birçok küçük işletme harcaması rekor kitaplarına geçmiyor. Ve doğrusu, yemek ve kırtasiye için harcadığınız birkaç doları not etmek çok da önemli görünmüyor. Ancak, bu küçük işlemler, sürekli olarak göz ardı edilirse büyük bir meblağ haline gelebilir.

Ayrıca, iddia edilen masraflar konusunda hükümetin sizi rahatsız etmesini istemezsiniz. Harcanan her doların kaydını tutmak, harcamalarınızı haklı çıkarmak için kanıt sunmanıza yardımcı olacaktır.

Harcamalarınızı ortaya çıktıkça kaydetmeyi alışkanlık haline getirin. Harcama kayıtlarını tutmanın en iyi yolu, makbuzları saklamak için bir kutu veya klasör tutmaktır. Bu şekilde nakit akışınızı takip etmek için elinizde bir kayıt olacaktır. Bu tür makbuzların fotoğraflarını çekmenize izin veren birçok dijital muhasebe uygulaması da vardır. Bu uygulamalar ayrıca küçük işletme finansmanınızı buna göre düzenlemenize yardımcı olur.

2. Kişisel ve Profesyonel Finansmanı Karıştırmak

Birçok küçük işletme sahibi, defterleri bağımsız olarak ele aldığından, genellikle kişisel ve ticari finansmanlarını birleştirir. Ancak, bu büyük bir "hayır-hayır"dır ve hesapları çok kafa karıştırıcı hale getirebilir. Her iki hesabı birleştirmek, işinizin nasıl performans gösterdiğini ve girişiminizin gerçek işletme maliyetinin ne olduğunu açıkça görmenizi de engelleyecektir.

Bu duruma en iyi çare, iş ve kişisel harcamalarınız için farklı kayıtlar tutmaktır. Banka hesapları ve kayıt defterleri, gelecekte bunları birbirinden ayırma zahmetinden kurtarmak için tamamen ayrı tutulmalıdır.

3. Yazılıma Aşırı Bağımlı Olmak

Günümüz dijital çağında, tüm iş kayıtlarınızı bulut depolama alanında tutmanız gerekiyor. Ancak, sıkı kayıtların tutulması da gereklidir. Bunun nedeni, IRS gibi vergi makamlarının kayıtların uygun belgelerini görmeyi tercih etmesidir. Bu nedenle, mali kayıtlarınızın uygun basılı kopyalarını tutmak çok önemlidir.

Ayrıca, teknik aksaklıklar dijital dünyada sık görülen bir durumdur. Bir arıza durumunda, verilerinize erişememe veya daha da kötüsü, tamamen kaybetme ihtimaliniz yüksektir. Ayrıca siber güvenlik risklerini de göz ardı etmemelisiniz.

İş kayıtlarınızı teknik sorunlardan korumak için, eksiksiz verilerinizin hem basılı hem de dijital yedeği olmak üzere her ikisini de oluşturmanızı ve korumanızı öneririz.

4. Çalışanları Yanlış Sınıflandırma

Bu günlerde iş operasyonları, tam zamanlı, yerinde çalışanlarla sınırlı değildir. Artık yarı zamanlı çalışanlarımız, danışmanlarımız ve hatta ekiple birlikte çalışan serbest çalışanlarımız da var. Bu durumda işletme sahiplerinin kimin personel olup kimin olmadığını belirlemesi çok zor hale gelmektedir.

Çalışanlarınızı yanlış sınıflandırırsanız, vergilerin yanlış beyan edilmesi ve hatta cezalar ve davalar dahil olmak üzere birçok soruna yol açabilir. Olası sorunları aşmak için, muhasebecinizle yakın işbirliği içinde çalışmanız ve ayrıntılar üzerinde çalışmanız en iyisidir. Yetkili bir muhasebeci, işletmenizin yasalara uygun olduğundan emin olmak için 1099 ve W2 çalışanı arasındaki farklarda size yol gösterecektir.

5. Uzlaşamamak

İşletmenizin mali kayıtlarını her ay banka ekstresi ile kapatmanız mali sağlığınızı belirlemek için önemlidir. Uzlaşma ayrıca elinizde ne kadar paranız olduğunu belirlemenize ve gelecekte büyük engeller oluşturabilecek hataları belirlemenize yardımcı olacaktır.

Hesapların mutabakatı oldukça basit bir iştir. Yapmanız gereken tek şey, kayıt defterlerinizi her ay aldığınız banka ekstresi ile karşılaştırmak ve herhangi bir tutarsızlık olmamasını sağlamak. Bir hata bulursanız, sorunu çözmek için bankanızla iletişime geçmenizi öneririz. Eşitsizliği belirtmek için önceki işlemlerinizi de inceleyebilirsiniz.

Muhasebe hatalarının büyük mali engeller haline gelmeden önce başarıyla azaltıldığından emin olmak için bu işlemi her ay tutarlı bir şekilde gerçekleştirin.

6. Vergilerin İndirilmemesi

E-ticaretin ortaya çıkmasıyla birlikte, satış vergisinin toplanması ve düşülmesi, küçük işletme sahipleri için karmaşık bir konu haline geldi. Daha önce yaptıkları tek hata, satış vergisini toplam satışlardan düşmemekti. Sonuç olarak, bekleyen vergiler için bir ceza ödemek zorunda kalacaklardı.

Aynı şey hala geçerli. Ancak federal yasada yapılan son değişiklikler, vergi borcunu ödeyemeyenler için daha sıkı önlemler alınmasını gerektiriyor. Aslında, vergilerinizi zamanında ödemezseniz, vergi zamanında toplu bir sürprizle karşılaşabilirsiniz.

Vergi memurlarının gazabından korunmak için vergileri buna göre kestiğinizden emin olun. En son kural değişiklikleri hakkında bilgi sahibi olmak da iyi bir fikirdir, böylece mevcut vergi kanununa uymaya devam edersiniz.

7. Çok Fazla Şapka Takmak

Küçük işletme sahiplerinin ellerinde çok şey var ve her şeyi kendileri yapmakta ısrar ediyorlar. Ancak bazen hesapları yönetme becerilerine sahip değildirler ve bu, işletmenizin mali kayıtlarını gerçekten bozabilir.

Muhasebe en güçlü yönünüz değilse, profesyonel bir muhasebeci tutmanızı öneririz. Yetkili bir muhasebeci, işi hızlı ve daha verimli bir şekilde yapmak için gerekli becerilere sahip olacaktır. Ayrıca kitaplarınızdaki gözden kaçırmış olabileceğiniz herhangi bir hatayı belirtme yeteneğine de sahip olacaklar. Sonunda, mali kayıtlarınız üzerinde bir dizi ikinci göze sahip olmak son derece yardımcı olacaktır. Uzun vadede size çok zaman, para ve emek kazandıracak.

8. Kitaplara Öncelik Vermemek

Doğrusu, mali kayıtları tutmak göz alıcı bir iş değil, ancak bir öncelik haline getirilmesi gerekiyor. Küçük işletmenizin finansal kayıtları doğru bir şekilde tutması çok önemlidir, çünkü en küçük hatalar bile sonunda çok pahalıya mal olabilir.

Bu yüzden ayda en az bir kez kitapların üzerinden geçtiğinizden emin olun. Mali sağlığınızı takip etmek için muhasebeciniz ve mali danışmanınızla düzenli olarak iletişim kurun. Kitapları periyodik olarak gözden geçirmek, mali durumunuz söz konusu olduğunda şeritte ciddi bir sorun olmamasını sağlayacaktır.

Son sözler

Tek kişilik kuruluşlardan multi-milyon dolarlık şirketlere kadar hiçbir işletme, finansal defterleri tutmak gibi sıradan bir görevden kaçamaz. Ancak en rekabetçi iş insanı bile, yukarıda vurgulanan yaygın muhasebe hatalarından biri de dahil olmak üzere iş hataları yapabilir.

Bu gaflardan kaçınmak için, bu makalede belirtilen defter tutma ipuçlarını izleyin ve defter tutma hakkında bilgi edindiğinizden veya size yardımcı olması için bir profesyonel tuttuğunuzdan emin olun. İyi şanlar!