ข้อดีและข้อเสียของ IT Outsourcing: 4 เหตุผลที่มันจะช่วยธุรกิจของคุณ

ทุกวันนี้ บริการด้านไอทีสำหรับบริษัทต่างๆ กำลังกลายเป็นความจริงในแต่ละวัน บริษัทและสตาร์ทอัพจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ หันไปหาผู้รอบรู้ที่เป็นบุคคลที่สามซึ่งทำงานในรูปแบบการจัดการเอาท์ซอร์ส โซลูชันนี้ช่วยให้คุณสามารถขยายธุรกิจของคุณในตลาดที่ไม่เสถียรโดยไม่ต้องเสี่ยงและไม่จำเป็นต้องขยายพนักงานภายในองค์กร ยังคงต้องเข้าใจข้อดีและข้อเสียของการเอาท์ซอร์สด้านไอทีเท่านั้น คุณสามารถค้นพบคำตอบสำหรับคำถามนี้และข้อมูลเฉพาะเรื่องอื่นๆ ได้ที่ Intellisoft

ลองนึกภาพคุณประสบความสำเร็จในการเปิดธุรกิจของคุณเอง ตอนนี้ คุณกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีขจัดภาระและการโอนย้าย เช่น งานด้านไอทีไปยังบริษัทเอาท์ซอร์ส ในกรณีนี้ คุณไม่เหมือนใครที่สนใจในโอกาสที่เป็นไปได้มากที่สุดและความเสี่ยงที่เป็นไปได้ของการตัดสินใจดังกล่าว

ประโยชน์ของการเอาท์ซอร์สไอที

องค์กรในปัจจุบันจำนวนมากชื่นชมข้อดีและข้อเสียของ IT Outsource และประสบความสำเร็จในการใช้เพื่อพัฒนาธุรกิจของตน การโอนบริษัทไปสู่การเอาท์ซอร์สหมายถึงการมอบหมายงานบางอย่างให้กับองค์กรบุคคลที่สาม (ผู้รับเหมา) โซลูชั่นดังกล่าวจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการทำงานและประสิทธิภาพสูงสุดของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของบริษัท

ประการแรก IT outsourcing ช่วยให้คุณลดต้นทุนในการดูแลพนักงานและปรับปรุงคุณภาพของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีได้อย่างมาก แต่สิ่งเหล่านี้อยู่ไกลจากข้อดีของการเอาท์ซอร์ส ทุกประการ

#1 เพิ่มความสามารถในการแข่งขันและประสิทธิภาพ

อย่าเชื่อแนวคิดเหมารวมว่า การเอาท์ซอร์สไอที มีราคาถูก ซึ่งหมายความว่าเต็มไปด้วยบริการที่มีคุณภาพต่ำ ในทางตรงกันข้าม มันเปิดโอกาสให้เข้าถึงบุคลากรที่มีคุณค่าและเทคโนโลยีชั้นสูง และในขณะเดียวกันก็ปล่อยมือจากเจ้าหน้าที่ในสำนักงาน

เนื่องจากผู้เอาต์ซอร์ซส่วนใหญ่มีแนวปฏิบัติที่มั่นคง ซึ่งส่งผลดีต่อคุณภาพของผลลัพธ์ พวกเขามีระบบการรายงานที่เป็นเอกลักษณ์ ซึ่งลูกค้าสามารถควบคุมกระบวนการในทุกขั้นตอน ซึ่งเป็นปัจจัยด้านวินัยเพิ่มเติม

ในท้ายที่สุด การจ้างหน่วยงานภายนอกที่เชื่อถือได้ควรให้ความมั่นใจแก่คุณว่างานต่างๆ เสร็จสิ้นอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องกังวลกับเวิร์กโฟลว์

#2 การออมที่สำคัญ

ข้อดีหลักประการหนึ่งของการเอาท์ซอร์สคือความสามารถในการประหยัดเงินโดยไม่กระทบต่อคุณภาพของบริการด้านไอที

การเอาท์ซอร์สไอทีทำให้สัญญาบริการสมัครสมาชิกถูกกว่าการบำรุงรักษาพนักงานเต็มเวลามาก และไม่ต้องการให้คุณแบกรับต้นทุนค่าโสหุ้ยเช่น:

• แพ็คเกจโซเชียลสำหรับพนักงาน
• สำนักงานให้เช่าสำหรับการทำงาน
• จัดหาอุปกรณ์.
• ค่าใช้จ่ายในการค้นหาและฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญ

และค่าประกัน ค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้ และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานประจำ

รูปแบบร้านค้าครบวงจรสำหรับปัญหาทางเทคนิคช่วยให้สามารถซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดได้ในราคาที่เหมาะสม

#3 แหล่งรวมความสามารถ

แม้ว่าการเอาท์ซอร์สไอทีจะประหยัด แต่ก็ไม่ใช่ข้อได้เปรียบหลักของแนวทางนี้ เหนือสิ่งอื่นใด มันให้การเข้าถึงบุคลากรที่มีความสามารถทั่วโลก นอกจากนี้ คุณยังมีโอกาสมากขึ้นในการหาผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถซึ่งบริการจะทำให้คุณมีกำไรมากขึ้น

ท้ายที่สุด การหานักพัฒนาที่มีประสบการณ์จากยุโรปตะวันออกซึ่งจะทำงานคุณภาพสูงในราคาครึ่งหนึ่งของผู้เชี่ยวชาญจากภูมิภาคของคุณนั้นให้ผลกำไรมากกว่ามาก

ปีที่แล้ว จุดหมายปลายทางการเอาท์ซอร์ซอันดับต้นๆ สำหรับการค้นหาผู้มีความสามารถด้านไอทีนั้นรวมถึงประเทศต่างๆ เช่น:

• อินเดีย
• ฟิลิปปินส์
• เม็กซิโก
• อาร์เจนตินา
• ยูเครน
• โปแลนด์

เจ้าของสตาร์ทอัพหรือบริษัทแต่ละรายเลือกทิศทางการเอาท์ซอร์สที่เหมาะสมกับเกณฑ์และความต้องการของตนมากที่สุด

#4 แบ่งปันความเสี่ยง

บริษัท outsourcer ทำงานในงานที่ควบคุมโดยทั้งลูกค้าและบริษัทที่ดำเนินการ (สิ่งนี้กำหนดไว้ในสัญญาด้วย) ดังนั้น ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจึงมีกำหนดเวลา แผนปฏิบัติการ และผลลัพธ์ที่คาดหวังและจะไม่สูญหาย

นอกจากนี้ ผู้รับเหมามักจะพยายามลดต้นทุนแรงงานสำหรับงานที่วางแผนไว้ของลูกค้า บริษัทเอาท์ซอร์สใช้ระบบตรวจสอบนี้หรือระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติพร้อมการแจ้งเตือนว่าการสำรองข้อมูลสำเร็จหรือไม่สำเร็จ

การเอาท์ซอร์สไอทียังช่วยให้บริษัทมั่นใจต่อความเสี่ยงของการยกเลิกการเชื่อมต่อบริการและลดต้นทุนและความพยายามในการ:

• บริการสมัครสมาชิกคอมพิวเตอร์
• เซิร์ฟเวอร์
• การบำรุงรักษาเครือข่าย
• อุปกรณ์ต่อพ่วง
• โทรศัพท์

ในขณะเดียวกัน บริษัทก็สามารถทุ่มเทความพยายามและทรัพยากรให้กับงานทางธุรกิจได้ เนื่องจากได้มอบหมายงานหลักทั้งหมดให้กับผู้รับเหมา

ความเสี่ยงของการเอาท์ซอร์สไอที

บางคนบอกว่าการเอาท์ซอร์สไอทีมีความเสี่ยง การปฏิบัตินี้ก็มีข้อเสียเช่นกันเพราะไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ความเสี่ยง แต่มีความแตกต่าง (เพราะคุณเซ็นสัญญากับผู้รับเหมาซึ่งหมายความว่าคุณย่อให้เล็กสุด)

ดังนั้น สิ่งที่คุณต้องจำไว้เมื่อจ้างงานบางอย่างของคุณ

#1 คำถามเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือ ความปลอดภัย และทรัพย์สินทางปัญญา

ผู้นำของบริษัทอาจสูญเสียการควบคุมธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว หากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไปถึงบุคคลที่สาม เช่น คู่แข่ง

ในทางกลับกัน กรณีดังกล่าวมักเกี่ยวข้องกับการไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันของบริษัทลูกค้า: การหลีกเลี่ยงการชำระเงิน การระงับการจัดหาเงินทุนของโครงการ ฯลฯ นอกจากนี้ การรั่วไหลของข้อมูลไม่ใช่ความผิดของผู้รับเหมาเสมอไป วิธีลดความเสี่ยงนี้:

• ขั้นแรก เลือกบริษัทเอาท์ซอร์สที่มีชื่อเสียงและบทวิจารณ์ที่ดี
• เซ็นสัญญากับผู้รับเหมา NDA
• ใช้การป้องกันและระบบตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

นอกจากนี้ ระบบป้องกันและแจ้งข้อมูลจะช่วยคุณในกรณีที่มีการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

#2 ความยืดหยุ่นในการจัดการลดลงได้

ตามกฎแล้ว การเอาท์ซอร์สไอทีถือว่าการจัดการทั้งหมดกระจุกตัวอยู่ในมือของคนคนเดียว และหากในขณะเดียวกันก็เกิดปัญหาเช่นการสิ้นเปลืองทรัพยากรหรือไม่สามารถวางแผนและควบคุมการทำงานของผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคได้ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความจริงที่ว่า บริษัท เลื่อนกำหนดเวลาการส่งมอบโครงการที่สำคัญและสูญเสียเงิน เพื่อลดความเสี่ยงนี้:

1. ทำรายการวัตถุทั้งหมด: ตั้งแต่อุปกรณ์ไปจนถึงกระบวนการทางธุรกิจ ที่ผู้รับเหมาจะควบคุมและสนับสนุน
2. กำหนดข้อกำหนดและบรรทัดฐานและระบุเกณฑ์สำหรับการติดตาม
3. แก้ไขสัญญานี้และประสานงานกับผู้เชี่ยวชาญเต็มเวลาที่มีข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีในบริษัท

และอีกครั้ง ให้เขียนทุกอย่างลงในสัญญา

#3 ความยากของเวลาทำงานและการซิงโครไนซ์จังหวะ

เขตเวลาที่แตกต่างกันรบกวนการทำงานร่วมกันในโครงการ ไม่มีทางที่ CIO จะพบปะกับเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง ดังนั้นพวกเขาจึงต้องสื่อสารผ่านอีเมลและเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ปัญหาอยู่ในการสื่อสารแบบไม่ซิงโครนัสและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการส่งมอบรหัสหรือบริการ (อีกครั้งเนื่องจากการยกเลิกการซิงโครไนซ์)

วิธีลดความเสี่ยง: บริษัทควรมีแผนการคิดอย่างรอบคอบสำหรับการจัดการโครงการและการสื่อสารกับผู้ให้บริการภายนอก หากคุณแก้ไขปัญหานี้ คุณจะนอนหลับอย่างสงบสุขโดยรู้ว่าธุรกิจของคุณทำงานตลอดเวลา

#4 ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายคุณภาพต่ำ

คุณภาพของบริการด้านไอทีสามารถสูงหรือต่ำลงได้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ถูกเอาต์ซอร์ซ ลูกค้ามักจะหันไปใช้บริการของ IT outsourcer เมื่อขาดผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการรับรองหรือเพื่อประหยัดงานหยาบ ประการหนึ่ง บริษัทได้รับบริการที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม แต่กลับประสบปัญหาดังนี้

• ช่องว่างในความรู้
• ไม่เต็มใจที่จะแก้ไขสถานการณ์ที่ซับซ้อนอย่างรวดเร็ว
• วิธีการที่ขาดความรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่

และสิ่งนี้อาจทำให้เกิดอันตรายต่อธุรกิจที่ไม่สามารถแก้ไขได้ แต่ในทางกลับกัน ลูกค้าจะได้สิ่งที่เขาจ่ายไปอย่างแน่นอน ถ้าเขาเพียงต้องการประหยัดเงิน

วิธีลดความเสี่ยงนี้: อีกครั้ง ให้มองหาผู้รับเหมาที่มีชื่อเสียงและผลงานและตระหนักถึงมาตรฐานการปฏิบัติงานและสัญญา ต่อรองราคาและจดรายละเอียดและข้อกำหนดทั้งหมดในสัญญาอย่างละเอียด

IT Outsourcing: ไม่ถูกเสมอไป แต่ให้ผลกำไรเสมอ?

เป็นไปไม่ได้ที่จะบอกว่าการเอาท์ซอร์สมีส่วนช่วยในการประหยัดต้นทุนสำหรับลูกค้าหรือไม่: ทั้งหมดขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ หากธุรกิจมีพลวัตมาก คุณจะรักษาบริการไอทีของคุณเองได้ยาก ซึ่งต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม บริการด้านไอทีเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับค่าตอบแทนสูงหลายสิบคนใน:

• โครงสร้างพื้นฐานด้านวิศวกรรม
• เครือข่าย
• ระบบองค์กรสำหรับลูกค้า

ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการดึงดูดผู้ให้บริการภายนอก

ลูกค้าได้รับประโยชน์จากการเอาท์ซอร์สเป็นหลัก ไม่ใช่ในการประหยัดต้นทุน อย่างไรก็ตาม การจัดการภายนอกและการเอาท์ซอร์สจะได้รับหน้าที่มากขึ้น เนื่องจากทำให้ทรัพยากรสำหรับกิจกรรมหลักว่างมากขึ้น

ใครต้องการบริการ IT Outsourcer?

การเอาท์ซอร์สกระบวนการทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถโอนฟังก์ชันที่ไม่ใช่ฟังก์ชันหลักไปยังองค์กรบุคคลที่สาม โดยมุ่งเน้นที่งานที่สำคัญของบริษัท ดังนั้นจะเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทและธุรกิจประเภทต่างๆ กล่าวคือ:

• องค์กรมั่นคงมีรายได้ดี สิ่งนี้จะเหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทที่มองหาโอกาสในการให้บริการด้านไอทีที่มีคุณภาพสู่ตลาดโลก
• บริษัทอยู่ในช่วงเติบโต นี่เป็นกรณีที่คุณต้องการขยายและไม่เห็นประเด็นในการจ้างผู้เชี่ยวชาญในพนักงาน
• สตาร์ทอัพ การเอาท์ซอร์สจะช่วยให้สตาร์ทอัพเปิดตัวโครงการในขณะที่ลดต้นทุนของผู้เชี่ยวชาญ

เป็นการดีกว่าที่จะจ้างโปรแกรมเมอร์เต็มเวลาหากคุณต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีอย่างถาวรและไม่ใช่เป็นรายกรณี

3 ความเชื่อผิดๆ เกี่ยวกับการเอาท์ซอร์สไอที

เมื่อพิจารณาถึงข้อดีและข้อเสียของการเอาท์ซอร์สด้านไอทีแล้ว ผู้คนมักจะเชื่อแบบแผนและความเชื่อผิดๆ บางประการเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัตินี้ พิจารณาข้อจำกัดหลักที่สตาร์ทอัพเกิดขึ้นเอง:

• ขึ้นอยู่กับบริษัทเอาท์ซอร์ส คุณสามารถหานักแสดงคนอื่นสำหรับงานของคุณได้ตลอดเวลา
• ข้อมูลรั่วไหล เราได้กล่าวถึงความเสี่ยงนี้แล้ว แต่เราเน้นว่านี่เป็นเพียงตำนาน ท้ายที่สุด เมื่อสิ้นสุดสัญญา ความรับผิดชอบในการเผยแพร่ข้อมูลของคุณไปยังบุคคลที่สามจะถูกระบุ
• ค่าใช้จ่ายสูง ใช่ หลายคนคิดว่านักแปลอิสระสามารถเรียกเก็บเงินค่าบริการของตนมากเกินไป แต่ในความเป็นจริง การบริการของผู้เชี่ยวชาญเอาต์ซอร์ซจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการรักษาสถานที่ทำงานเพิ่มเติม

ดังนั้น หากคุณต้องการมอบหมายโครงการของคุณและคาดหวังผลลัพธ์คุณภาพสูง อย่ากลัวที่จะหันไปใช้ IT Outsource

แนวโน้มการเอาท์ซอร์สไอทีล่าสุด

การเอาท์ซอร์สด้านไอทียังไม่หยุดนิ่ง และแนวทางในการทำงานร่วมกันมีการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งแสดงให้เห็นแนวโน้มการเอาท์ซอร์สด้านไอทีใหม่:

• คุ้มค่าแทนการประหยัดค่าบริการ ตอนนี้ความร่วมมือไม่ได้เน้นที่ราคาต่ำแต่เน้นบริการที่เป็นเลิศ
• ผู้ให้บริการหลายราย ซึ่งจะทำให้โครงการมีความยืดหยุ่นและขยายเครือข่ายสำหรับการเป็นหุ้นส่วนต่อไป
• ทิศทางใหม่ของการเอาท์ซอร์ส ยุโรปตะวันออกดึงดูดความสนใจเป็นพิเศษด้วยบุคลากรที่มีคุณสมบัติสูง
• มาตรฐานธุรกิจใหม่ สัญญาจะมีข้อกำหนดและรูปแบบเฉพาะ ซึ่งรับประกันผลลัพธ์ที่แตกต่างกันของคู่ค้าและแนวทางความร่วมมือที่สร้างสรรค์
• ระบบอัตโนมัติ ที่เกี่ยวข้องกับ AI กระบวนการอัตโนมัติ และการปรับปรุงซอฟต์แวร์จะทำให้งานด้านไอทีมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น
• แพลตฟอร์มคลาวด์ ความปลอดภัยของข้อมูลจะต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเช่นกัน

นอกจากนี้ยังมีแนวโน้มการทำสัญญา จากข้อมูลของ GSA UK เกือบ 90% ของผู้ตอบแบบสำรวจมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดใน IT Outsourcing Cooperation จะลงนามในสัญญา

สิ่งที่สามารถช่วยลดความเสี่ยงในการเอาท์ซอร์สการทำงานร่วมกันด้านไอที

เมื่อเลือกบริษัทเอาท์ซอร์ส ให้ตรวจสอบข้อดีและข้อเสียด้านไอทีในบริษัทนี้ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัจจัยต่างๆ เช่น:

• บริการสำหรับการปฏิบัติตามมาตรฐานสากล ITSM และ COBIT
• ระดับความสามารถและประสบการณ์โครงการ
• สนับสนุนงานบริการ.
• ความเร็วในการตอบสนองต่อปัญหาของลูกค้า

และให้ความสนใจกับเงื่อนไขการให้บริการจากทางไกลและโดยตรงที่สถานประกอบการ

บทสรุป

การเอาท์ซอร์สด้านไอทีประสบความสำเร็จในอเมริกาและประเทศในยุโรป และตอนนี้ก็มีประสบการณ์มากขึ้นในยูเครน การทำงานในสำนักงานกับทีมของคุณ ตรงกันข้ามกับการจัดการหน่วยระยะไกลในกระบวนการเอาท์ซอร์ส เป็นสิ่งที่คุ้นเคยและง่ายกว่า แต่นี่เป็นเพียงการมองแวบแรกเท่านั้น

ในบรรดาข้อดีและข้อเสียด้าน IT Outsource ชั้นนำ เราสามารถแยกแยะข้อดีต่างๆ เช่น:

• ประหยัดค่าใช้จ่าย
• ปรับปรุงความสามารถและประสิทธิภาพของทีม
• เข้าถึงเทคโนโลยีชั้นสูงและกลุ่มผู้มีความสามารถ
• การแบ่งปันความเสี่ยง

ท่ามกลาง minuses และข้อเสียสามารถระบุจุดเช่น:

• การคุกคามของข้อมูลรั่วไหล
• ความแตกต่างของเขตเวลา
• การสูญเสียคุณภาพที่เป็นไปได้
• ปัญหาในการจัดการ.

อย่างไรก็ตาม ข้อบกพร่องเหล่านี้สามารถลดลงได้อย่างง่ายดายหากคุณเลือกบริษัทของคุณอย่างรอบคอบ หากคุณพิจารณาอย่างรอบคอบ คุณจะสังเกตเห็นว่าความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดเกี่ยวข้องกับการสายตาสั้นของลูกค้าหรือความไม่ซื่อสัตย์ของผู้รับเหมา ความสำเร็จที่แท้จริงของการเอาท์ซอร์สคือเมื่อทั้งสองฝ่ายพอใจกับความร่วมมือ มีปฏิสัมพันธ์ที่ชัดเจน และไว้วางใจซึ่งกันและกัน