Плюсы и минусы ИТ-аутсорсинга: 4 причины, почему это поможет вашему бизнесу

Сегодня ИТ-услуги для компаний становятся повседневной реальностью. Все больше компаний и стартапов обращаются к сторонним знатокам, которые работают по аутсорсинговой модели управления. Это решение позволяет вам развивать свой бизнес в условиях нестабильного рынка без риска и необходимости расширения штата сотрудников. Осталось только разобраться в плюсах и минусах ИТ-аутсорсинга. Вы можете найти ответ на этот вопрос и другую тематическую информацию в Intellisoft.

Давайте представим, что вы успешно запустили свой собственный бизнес. Сейчас вы думаете, как снять часть нагрузки и передать, например, ИТ-задачи аутсорсинговым компаниям. В этом случае вас, как никого другого, интересуют наиболее вероятные перспективы и возможные риски такого решения.

Преимущества ИТ-аутсорсинга

Многие современные предприятия уже оценили плюсы и минусы ИТ-аутсорсинга и успешно используют его для развития своего бизнеса. Передача компании на аутсорсинг означает поручение решения определенных задач сторонней организации (исполнителю). Такое решение обеспечит максимальную функциональность и производительность ИТ-инфраструктуры компании.

Прежде всего, ИТ-аутсорсинг позволяет сократить расходы на содержание персонала и значительно повысить качество ИТ-инфраструктуры. Но это далеко не все пункты преимуществ аутсорсинга .

#1 Повышение конкурентоспособности и эффективности

Не верьте стереотипу о том, что ИТ- аутсорсинг — это дешево, а значит чревато низким качеством услуг. Наоборот, открывает доступ к ценным кадрам и высоким технологиям и в то же время развязывает руки офисному персоналу.

Это связано с тем, что большинство аутсорсеров имеют солидную практику, что положительно сказывается на качестве результата. У них уникальная система отчетности, благодаря которой клиент может контролировать процесс на всех этапах, что является дополнительным дисциплинирующим фактором.

В конечном счете, аутсорсинг надежному агентству должен дать вам уверенность в том, что задачи выполняются профессионально и эффективно, не беспокоясь о рабочем процессе.

# 2 Значительная экономия

Одним из основных преимуществ аутсорсинга является возможность сэкономить без ущерба для качества ИТ-услуг.

Аутсорсинг ИТ делает контракт на абонентское обслуживание намного дешевле, чем содержание штатного сотрудника. И не требует от вас таких накладных расходов, как:

• Социальный пакет для сотрудников.
• Аренда офиса для работы.
• Предоставление оборудования.
• Стоимость поиска и обучения специалистов.

А также страховка, возможные расходы и другие необходимые расходы, связанные с постоянным персоналом.

Формат «одного окна» по техническим вопросам позволяет приобрести наиболее подходящее аппаратное и программное обеспечение по доступным ценам.

№3 Пул талантов

Хотя аутсорсинг ИТ экономичен, это не главное преимущество такого подхода. Среди прочего, он дает доступ к талантливым кадрам по всему миру. Более того, вы получаете больше возможностей найти грамотного специалиста, услуги которого обойдутся вам намного выгоднее.

Ведь найти опытного разработчика из Восточной Европы, который качественно выполнит работу за полцены специалиста из вашего региона, гораздо выгоднее.

Кстати, в прошлом году в топ аутсорсинговых направлений для поиска ИТ-талантов вошли такие страны, как:

• Индия
• Филиппины
• Мексика
• Аргентина
• Украина
• Польша

Каждый владелец стартапа или компании выбирает то направление аутсорсинга, которое максимально соответствует его критериям и потребностям.

# 4 Распределение рисков

Компания-аутсорсер работает над задачами, контролируемыми как заказчиком, так и компанией-исполнителем (это тоже прописывается в договоре). Поэтому такие начисления имеют сроки, план действий и ожидаемый результат и не пропадут.

Кроме того, исполнитель всегда стремится минимизировать трудозатраты на выполнение запланированных заказчиком задач. Аутсорсинговая компания использует эту систему мониторинга или автоматизированные системы резервного копирования с уведомлением об успешном или неудачном резервном копировании.

Аутсорсинг ИТ также защищает компанию от рисков отключения услуг и снижает затраты и усилия на:

• служба компьютерной подписки
• серверы
• обслуживание сети
• периферийное оборудование
• телефония.

При этом компания может сконцентрировать свои усилия и ресурсы на бизнес-задачах, поскольку делегировала всю основную работу подрядчику.

Риски ИТ-аутсорсинга

Некоторые говорят, что ИТ-аутсорсинг сопряжен с рисками. Эта практика также имеет свои недостатки, потому что нет ничего идеального. Это, скорее, не риски, а нюансы (ведь вы заключаете договор с подрядчиком, а значит, минимизируете их).

Итак, что вам нужно иметь в виду, отдавая часть своих задач на аутсорсинг?

№ 1. Вопрос доверия, безопасности и интеллектуальной собственности

Руководители компаний могут быстро потерять контроль над бизнесом, если конфиденциальная информация попадет к третьим лицам, например к конкурентам.

С другой стороны, такие случаи чаще всего связаны с неисполнением обязательств компанией-заказчиком: уклонением от оплаты, приостановлением финансирования проекта и т. д. Причем утечка информации не всегда происходит по вине исполнителя. Как минимизировать этот риск:

• Во-первых, выберите аутсорсинговую компанию с хорошей репутацией и отзывами.
• Подпишите с подрядчиком NDA.
• Внедрить системы защиты и регулярного мониторинга.

Также системы защиты и информирования помогут вам в случае несанкционированного доступа.

№ 2 Гибкость менеджеров может снизиться

Как правило, ИТ-аутсорсинг предполагает, что все управление сосредоточено в руках одного человека. А если при этом есть такие проблемы, как растрата ресурсов или невозможность планировать и контролировать работу технических специалистов. Это может привести к тому, что компания сдвигает сроки сдачи важных проектов и теряет деньги. Чтобы уменьшить этот риск:

1. Составьте полный список объектов: от оборудования до бизнес-процессов, которые подрядчик будет контролировать и поддерживать.
2. Установите требования и нормы и определите критерии для мониторинга.
3. Зафиксируйте этот договор и согласуйте его со штатными специалистами, имеющими достоверную информацию об ИТ-инфраструктуре в компании.

И снова прописать все в договоре.

# 3 Сложность рабочего времени и синхронизации ритма

Разные часовые пояса мешают синхронной совместной работе над проектами. У ИТ-директора нет возможности лично встретиться с персоналом, поэтому им приходится общаться по электронной почте и через инструменты для совместной работы. Проблема заключается в несинхронной связи и возможных проблемах с доставкой кода или сервиса (опять же из-за рассинхронизации).

Как минимизировать риск: У компании должен быть продуманный план управления проектом и коммуникации с аутсорсером. Если вы решите этот вопрос, то сможете спать спокойно, зная, что ваш бизнес работает круглосуточно.

# 4 Конечный продукт низкого качества

Качество ИТ-услуг может быть выше или ниже в зависимости от того, что передается на аутсорсинг. Заказчики часто обращаются к услугам ИТ-аутсорсера, когда им не хватает квалифицированных специалистов или чтобы сэкономить на черновой работе. Итак, с одной стороны, компания получает качественный сервис по доступной цене. Но с другой стороны, он сталкивается с такими проблемами, как:

• Пробелы в знаниях.
• Нежелание быстро решать сложные ситуации.
• Безответственный подход к выполнению обязанностей.

А это может нанести непоправимый вред бизнесу. Но с другой стороны, заказчик получает именно то, за что заплатил, если просто хотел сэкономить.

Как минимизировать этот риск: Опять же, ищите подрядчиков, у которых уже есть репутация и портфолио, а также осведомлены о стандартах производительности и контрактах. Оговаривайте цену и тщательно прописывайте все нюансы и требования в договоре.

ИТ-аутсорсинг: не всегда дешево, но всегда выгодно?

Невозможно сказать, способствует ли аутсорсинг экономии средств заказчика: все зависит от конкретной ситуации. Если бизнес очень динамичный, вам будет сложно поддерживать собственную ИТ-службу, которая должна быть достаточно гибкой, чтобы быстро реагировать на требования бизнеса. Кстати, ИТ-служба — это десятки высокооплачиваемых специалистов в:

• инженерная инфраструктура
• сети
• корпоративные системы для заказчика.

Это обойдется дороже, чем привлечение внешних поставщиков услуг.

Клиенты в первую очередь выигрывают от аутсорсинга, а не от экономии средств. Тем не менее внешнему управлению и аутсорсингу отводится больше функций, поскольку они высвобождают ресурсы для основной деятельности.

Кому нужны услуги ИТ-аутсорсера?

Аутсорсинг бизнес-процессов — это современный эффективный инструмент, позволяющий заказчику передать непрофильные функции сторонней организации, сосредоточившись на критических задачах компании. Поэтому он будет полезен для разных категорий компаний и предприятий, а именно:

• Стабильные организации с хорошими доходами. Это будет оптимально для компаний, которые ищут возможности для предоставления качественных ИТ-услуг на мировом рынке.
• Компании в фазе роста. Это тот случай, когда вы хотите расширяться и не видите смысла нанимать специалиста в штат.
• Стартапы. Аутсорсинг поможет стартапу запустить проект, сократив при этом затраты на специалистов.

Лучше нанять штатного программиста, если вам нужен айтишник постоянно, а не от случая к случаю.

3 мифа об ИТ-аутсорсинге

Учитывая все плюсы и минусы ИТ-аутсорсинга, люди склонны верить некоторым стереотипам и мифам об этой практике. Рассмотрим основные ограничения, которые придумывают себе стартапы:

• Зависимость от аутсорсинговой компании. Вы в любой момент можете найти другого исполнителя для своей работы;
• Утечка данных. Мы уже упоминали об этом риске, но подчеркнем, что это скорее миф. Ведь при заключении договора будет указана ответственность за распространение ваших данных третьим лицам;
• Высокие затраты. Да, многие думают, что фрилансер может брать за свои услуги слишком много. Но на самом деле услуги аутсорсера обойдутся намного дешевле, чем содержание дополнительного рабочего места.

Поэтому, если вы хотите делегировать свои проекты и рассчитывать на качественный результат, не бойтесь прибегать к ИТ-аутсорсингу.

Последние тенденции ИТ-аутсорсинга

ИТ-аутсорсинг также не стоит на месте, и подход к совместной работе постоянно меняется и совершенствуется, демонстрируя новые тренды ИТ-аутсорсинга:

• Ценность вместо экономии на обслуживании. Теперь сотрудничество ориентируется не на низкие цены, а на отличный сервис.
• Несколько провайдеров. Это обеспечит гибкость проекта и расширит сеть для дальнейшего партнерства.
• Новые направления аутсорсинга. Восточная Европа привлекает особое внимание благодаря высококвалифицированному персоналу.
• Новые стандарты бизнеса. Контракты будут иметь уникальные требования и форматы, гарантирующие партнерам разные результаты и конструктивный подход к сотрудничеству.
• Автоматизация. Использование искусственного интеллекта, автоматизация процессов и улучшение программного обеспечения сделают ИТ-задачи более профессиональными.
• Облачные платформы. Информационная безопасность также претерпит некоторые изменения.

Также наблюдается активная тенденция к контрактации. По данным GSA UK, почти 90% респондентов уверены, что все участники сотрудничества в области ИТ-аутсорсинга подпишут контракты.

Что может помочь снизить риски при аутсорсинге совместной работы в сфере ИТ

Выбирая аутсорсинговую компанию, проверьте плюсы и минусы аутсорсинга IT в этой компании. Обратите особое внимание на такие факторы, как:

• Услуги по соответствию международным стандартам ITSM и COBIT.
• Уровень компетенции и проектный опыт.
• Работа службы поддержки.
• Скорость реагирования на вопросы клиентов.

А также обратите внимание на условия предоставления услуг удаленно и непосредственно на объекте.

Вывод

ИТ-аутсорсинг успешно зарекомендовал себя в Америке и странах Европы, а теперь все больше испытывается и в Украине. Работа в офисе со своей командой, в отличие от управления удаленным подразделением в процессе аутсорсинга, привычнее и проще, но это только на первый взгляд.

Среди ведущих плюсов и минусов ИТ-аутсорсинга можно выделить такие плюсы, как:

• Экономия на издержках.
• Повышение компетентности и эффективности команды.
• Доступ к высоким технологиям и кадровому резерву.
• Разделение рисков.

Среди минусов и недостатков можно выделить такие моменты, как:

• Угроза утечки данных.
• Разница часовых поясов.
• Возможна потеря качества.
• Проблемы в управлении.

Однако эти недостатки можно легко свести к минимуму, если тщательно подойти к выбору компании. Если внимательно рассмотреть, то можно заметить, что все возможные риски так или иначе связаны с недальновидностью заказчика или недобросовестностью подрядчика. Настоящий успех аутсорсинга – это когда обе стороны довольны сотрудничеством, четким взаимодействием и взаимным доверием.