Zalety i wady outsourcingu IT: 4 powody, dla których pomoże to Twojej firmie

Dziś usługi IT dla firm stają się codziennością. Coraz więcej firm i startupów zwraca się do zewnętrznych koneserów, którzy pracują w modelu zarządzania outsourcingiem. To rozwiązanie pozwala rozwijać firmę na niestabilnym rynku bez ryzyka i konieczności rozbudowy własnego personelu. Pozostaje tylko zrozumieć zalety i wady outsourcingu IT. Odpowiedź na to pytanie i inne informacje tematyczne znajdziesz w Intellisoft.

Wyobraźmy sobie, że pomyślnie uruchomiłeś własny biznes. Teraz myślisz o tym, jak zdjąć część obciążeń i przenieść np. zadania IT na firmy outsourcingowe. W tym przypadku, jak nikt inny, jesteś zainteresowany najbardziej prawdopodobnymi perspektywami i możliwym ryzykiem takiej decyzji.

Korzyści z outsourcingu IT

Wiele współczesnych przedsiębiorstw doceniło już zalety i wady outsourcingu IT i z powodzeniem wykorzystuje go do rozwoju swojego biznesu. Przekazanie firmy na outsourcing oznacza powierzenie rozwiązania niektórych zadań organizacji zewnętrznej (kontrahentowi). Takie rozwiązanie zapewni maksymalną funkcjonalność i wydajność infrastruktury IT firmy.

Przede wszystkim outsourcing IT pozwala obniżyć koszty utrzymania personelu i znacząco poprawić jakość infrastruktury IT. Ale są to dalekie od wszystkich punktów, jakie są zalety outsourcingu .

#1 Wzrost konkurencyjności i wydajności

Nie wierz w stereotyp, że outsourcing IT jest tani, co oznacza, że ​​jest obarczony słabą jakością usług. Wręcz przeciwnie, otwiera dostęp do cennego personelu i wysokich technologii, a jednocześnie uwalnia ręce pracowników biurowych.

Dzieje się tak dlatego, że większość outsourcerów ma solidną praktykę, co pozytywnie wpływa na jakość wyniku. Posiadają unikalny system raportowania, dzięki któremu klient może kontrolować proces na wszystkich etapach, co jest dodatkowym czynnikiem dyscyplinarnym.

Ostatecznie outsourcing do zaufanej agencji powinien dać Ci pewność, że zadania są wykonywane profesjonalnie i sprawnie, bez martwienia się o przepływ pracy.

#2 Znaczące oszczędności

Jedną z głównych zalet outsourcingu jest możliwość zaoszczędzenia pieniędzy bez pogorszenia jakości usług IT.

Outsourcing IT sprawia, że ​​umowa o świadczenie usług abonamentowych jest znacznie tańsza niż utrzymanie etatowego pracownika. I nie wymaga ponoszenia takich kosztów ogólnych jak:

• Pakiet socjalny dla pracowników.
• Wynajem biura do pracy.
• Zapewnienie sprzętu.
• Koszt znalezienia i przeszkolenia specjalistów.

A także ubezpieczenie, ewentualne koszty i inne potrzebne koszty związane ze stałym personelem.

Format kompleksowej obsługi w kwestiach technicznych umożliwia zakup najbardziej odpowiedniego sprzętu i oprogramowania w przystępnych cenach.

#3 Pula talentów

O ile outsourcing IT jest ekonomiczny, nie jest to główna zaleta takiego podejścia. Między innymi daje dostęp do utalentowanych pracowników na całym świecie. Co więcej, masz więcej możliwości znalezienia kompetentnego specjalisty, którego usługi będą kosztować znacznie bardziej opłacalne.

W końcu znalezienie doświadczonego dewelopera z Europy Wschodniej, który wykona wysokiej jakości prace za połowę ceny specjalisty z Twojego regionu, jest znacznie bardziej opłacalne.

Nawiasem mówiąc, w zeszłym roku wśród najlepszych kierunków outsourcingu, w których można znaleźć talenty IT, znalazły się takie kraje, jak:

• Indie
• Filipiny
• Meksyk
• Argentyna
• Ukraina
• Polska

Każdy właściciel startupu lub firmy wybiera kierunek outsourcingu, który najlepiej odpowiada jego kryteriom i potrzebom.

#4 Podział ryzyka

Firma outsourcingowa pracuje nad zadaniami kontrolowanymi zarówno przez klienta, jak i firmę realizującą (jest to również określone w umowie). Dlatego takie zarzuty mają terminy, plan działania i oczekiwany rezultat i nie przepadną.

Ponadto wykonawca zawsze dąży do minimalizacji kosztów pracy przy planowanych przez klienta zadaniach. Firma outsourcingowa korzysta z tego systemu monitoringu lub automatycznych systemów backupu z powiadomieniem o udanym lub nieudanym backupie.

Outsourcing IT zabezpiecza również firmę przed ryzykiem odłączenia usług oraz zmniejsza koszty i wysiłki w celu:

• usługa abonamentu komputerowego
• serwery
• utrzymanie sieci
• urządzenia peryferyjne
• telefonia.

Jednocześnie firma może skoncentrować swoje wysiłki i zasoby na zadaniach biznesowych, ponieważ całą podstawową pracę powierzyła wykonawcy.

Ryzyka outsourcingu IT

Niektórzy twierdzą, że outsourcing IT niesie ze sobą ryzyko. Ta praktyka ma też swoje wady, ponieważ nic nie jest doskonałe. To nie są ryzyka, ale niuanse (w końcu podpisujesz umowę z kontrahentem, co oznacza, że ​​je minimalizujesz).

O czym więc należy pamiętać podczas outsourcingu niektórych zadań?

#1 Kwestia zaufania, bezpieczeństwa i własności intelektualnej

Liderzy firmy mogą szybko stracić kontrolę nad biznesem, jeśli poufne informacje dostaną się do stron trzecich, takich jak konkurencja.

Z drugiej strony takie przypadki najczęściej wiążą się z niewywiązaniem się z obowiązków przez firmę klienta: uchylaniem się od zapłaty, wstrzymaniem finansowania projektu itp. Ponadto wyciek informacji nie zawsze jest winą wykonawcy. Jak zminimalizować to ryzyko:

• Najpierw wybierz firmę outsourcingową o dobrej reputacji i opiniach.
• Podpisz z wykonawcą umowy NDA.
• Wdrażaj systemy ochrony i regularnego monitorowania.

Również systemy ochrony i informowania pomogą Ci w przypadku nieautoryzowanego dostępu.

#2 Elastyczność zarządzania może się zmniejszyć

Z reguły outsourcing IT zakłada skoncentrowanie całego zarządzania w rękach jednej osoby. A jeśli jednocześnie pojawiają się takie problemy, jak marnowanie zasobów lub niemożność planowania i kontrolowania pracy specjalistów technicznych. Może to prowadzić do tego, że firma przesuwa terminy realizacji ważnych projektów i traci pieniądze. Aby zmniejszyć to ryzyko:

1. Zrób pełną listę obiektów: od sprzętu po procesy biznesowe, które wykonawca będzie kontrolować i wspierać.
2. Ustal wymagania i normy oraz określ kryteria monitorowania.
3. Napraw tę umowę i skoordynuj ją z etatowymi specjalistami, którzy mają rzetelne informacje o infrastrukturze IT w firmie.

I znowu wszystko zapisz w umowie.

#3 Trudność czasu pracy i synchronizacji rytmu

Różne strefy czasowe zakłócają synchroniczną współpracę nad projektami. CIO nie ma możliwości osobistego spotkania się z pracownikami, więc muszą komunikować się za pośrednictwem poczty elektronicznej i narzędzi do współpracy. Problem tkwi w niesynchronicznej komunikacji i możliwych problemach z dostarczeniem kodu lub usługi (znowu z powodu desynchronizacji).

Jak zminimalizować ryzyko: Firma powinna mieć przemyślany plan zarządzania projektem i komunikacji z outsourcerem. Jeśli rozwiążesz ten problem, możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoja firma działa przez całą dobę.

#4 Produkt końcowy niskiej jakości

Jakość usług IT może być wyższa lub niższa w zależności od tego, co jest zlecane na zewnątrz. Klienci często korzystają z usług outsourcera IT, gdy brakuje im wykwalifikowanych specjalistów lub aby zaoszczędzić na ciężkiej pracy. Tak więc z jednej strony firma otrzymuje wysokiej jakości usługi w przystępnej cenie. Ale z drugiej strony boryka się z takimi problemami jak:

• Luki w wiedzy.
• Niechęć do szybkiego rozwiązywania złożonych sytuacji.
• Nieodpowiedzialne podejście do wykonywania obowiązków.

A to może spowodować nieodwracalną szkodę dla firmy. Ale z drugiej strony klient dostaje dokładnie to, za co zapłacił, jeśli chciał tylko zaoszczędzić pieniądze.

Jak zminimalizować to ryzyko: Ponownie szukaj wykonawców, którzy mają już reputację i portfolio oraz są świadomi standardów wykonania i umów. Negocjuj cenę i dokładnie zapisz wszystkie niuanse i wymagania w umowie.

Outsourcing IT: nie zawsze tani, ale zawsze opłacalny?

Nie da się powiedzieć, czy outsourcing przyczynia się do oszczędności kosztów dla klienta: wszystko zależy od konkretnej sytuacji. Jeśli biznes jest bardzo dynamiczny, trudno będzie Ci utrzymać własną usługę IT, która musi być wystarczająco elastyczna, aby szybko reagować na wymagania biznesowe. Swoją drogą serwis IT to kilkudziesięciu wysoko opłacanych specjalistów w:

• infrastruktura inżynierska
• sieci
• systemy korporacyjne dla klienta.

Kosztowałoby to więcej niż przyciągnięcie zewnętrznych usługodawców.

Klienci korzystają przede wszystkim z outsourcingu, a nie z oszczędności kosztów. Mimo to zewnętrznemu zarządzaniu i outsourcingowi przydziela się więcej funkcji, ponieważ uwalniają one zasoby na podstawowe działania.

Kto potrzebuje usług outsourcingu IT?

Outsourcing procesów biznesowych to nowoczesne, efektywne narzędzie, które pozwala klientowi na przeniesienie funkcji niepodstawowych do organizacji zewnętrznej, skupiając się na krytycznych zadaniach firmy. Dlatego będzie pomocny dla różnych kategorii firm i biznesów, a mianowicie:

• Stabilne organizacje o dobrych dochodach. Będzie to optymalne dla firm poszukujących możliwości świadczenia wysokiej jakości usług IT na rynku globalnym.
• Firmy w fazie wzrostu. Dzieje się tak, gdy chcesz się rozwijać i nie widzisz sensu zatrudniania specjalisty w kadrze.
• Startupy. Outsourcing pomoże startupowi uruchomić projekt przy jednoczesnym obniżeniu kosztów specjalistów.

Lepiej zatrudnić programistę na pełen etat, jeśli potrzebujesz specjalisty IT na stałe, a nie indywidualnie.

3 mity na temat outsourcingu IT

Biorąc pod uwagę wszystkie zalety i wady outsourcingu IT, ludzie wierzą w niektóre stereotypy i mity dotyczące tej praktyki. Zastanów się nad głównymi ograniczeniami, jakie stawiają sobie startupy:

• Zależność od firmy outsourcingowej. W każdej chwili możesz znaleźć innego wykonawcę do swojej pracy;
• Wyciek danych. Wspomnieliśmy już o tym ryzyku, ale podkreślamy, że to raczej mit. Wszakże przy zawarciu umowy zostanie wskazana odpowiedzialność za udostępnienie Twoich danych podmiotom trzecim;
• Wysokie koszty. Tak, wiele osób uważa, że ​​freelancer może pobierać zbyt wysokie opłaty za swoje usługi. Ale w rzeczywistości usługa specjalisty outsourcingu będzie kosztować znacznie mniej niż utrzymanie dodatkowego miejsca pracy.

Dlatego jeśli chcesz delegować swoje projekty i oczekujesz wysokiej jakości wyniku, nie bój się skorzystać z outsourcingu IT.

Najnowsze trendy w outsourcingu IT

Outsourcing IT również nie stoi w miejscu, a podejście do współpracy ciągle się zmienia i ulepsza, pokazując nowe trendy outsourcingu IT:

• Wartość zamiast oszczędności na serwisie. Teraz współpraca skupia się nie na niskich cenach, ale na doskonałych usługach.
• Wielu dostawców. Zapewni to elastyczność projektu i poszerzy współpracę sieciową dla dalszych partnerstw.
• Nowe kierunki outsourcingu. Europa Wschodnia przyciąga szczególną uwagę wysoko wykwalifikowanym personelem.
• Nowe standardy biznesowe. Kontrakty będą miały unikalne wymagania i formaty, gwarantując partnerom różne wyniki i konstruktywne podejście do współpracy.
• Automatyzacja. Zaangażowanie AI, automatyzacja procesów i ulepszanie oprogramowania sprawią, że zadania IT będą bardziej profesjonalne.
• Platformy chmurowe. Bezpieczeństwo informacji również ulegnie pewnym zmianom.

Istnieje również aktywny trend kontraktacji. Według GSA UK prawie 90% respondentów jest przekonanych, że wszyscy uczestnicy współpracy outsourcingowej IT podpiszą umowy.

Co może pomóc zmniejszyć ryzyko związane z outsourcingiem współpracy IT?

Wybierając firmę outsourcingową, sprawdź zalety i wady outsourcingu IT w tej firmie. Zwróć szczególną uwagę na takie czynniki jak:

• Usługi na zgodność z międzynarodowymi standardami ITSM i COBIT.
• Poziom kompetencji i doświadczenie projektowe.
• Wsparcie prac serwisowych.
• Szybkość reakcji na problemy klientów.

A także zwróć uwagę na warunki świadczenia usług zdalnie i bezpośrednio w obiekcie.

Wniosek

Outsourcing IT z powodzeniem ugruntował swoją pozycję w Ameryce i krajach europejskich, a teraz jest coraz bardziej doświadczony na Ukrainie. Praca w biurze ze swoim zespołem, w przeciwieństwie do zarządzania jednostką zdalną w procesie outsourcingu, jest znajoma i prostsza, ale to tylko na pierwszy rzut oka.

Wśród wiodących zalet i wad outsourcingu IT możemy wyróżnić takie zalety jak:

• Oszczędność kosztów.
• Poprawa kompetencji i wydajności zespołu.
• Dostęp do zaawansowanych technologii i puli talentów.
• Podział ryzyka.

Wśród minusów i wad można wyróżnić takie punkty jak:

• Zagrożenie wyciekiem danych.
• Różnica w strefach czasowych.
• Możliwa utrata jakości.
• Problemy w zarządzaniu.

Jednak te niedociągnięcia można łatwo zminimalizować, jeśli dobrze wybierzesz swoją firmę. Jeśli dobrze się zastanowisz, zauważysz, że wszelkie potencjalne zagrożenia są w jakiś sposób związane z krótkowzrocznością klienta lub nieuczciwością kontrahenta. Prawdziwy sukces outsourcingu polega na tym, że obie strony są zadowolone ze współpracy, mają wyraźną interakcję i wzajemne zaufanie.