Avantaje și dezavantaje ale externalizării IT: 4 motive pentru care vă va ajuta afacerea

Astăzi, serviciile IT pentru companii devin o realitate de zi cu zi. Din ce în ce mai multe companii și startup-uri apelează la cunoscători terți care lucrează la un model de management al externalizării. Această soluție vă permite să vă dezvoltați afacerea pe o piață instabilă fără riscuri și nevoia de a extinde personalul intern. Rămâne doar să înțelegem avantajele și dezavantajele externalizării IT. Puteți descoperi răspunsul la această întrebare și alte informații tematice la Intellisoft.

Să ne imaginăm că ți-ai lansat cu succes propria afacere. Acum vă gândiți cum să eliminați o parte din povară și să transferați, de exemplu, sarcini IT către companiile de externalizare. În acest caz, pe tine, ca pe nimeni altcineva, te interesează cele mai probabile perspective și posibilele riscuri ale unei astfel de decizii.

Beneficiile externalizării IT

Multe dintre întreprinderile de astăzi au apreciat deja avantajele și dezavantajele externalizării IT și o folosesc cu succes pentru a-și dezvolta afacerea. Transferarea unei companii către outsourcing înseamnă încredințarea soluției anumitor sarcini unei organizații terțe (antreprenor). O astfel de soluție va asigura funcționalitatea și performanța maximă a infrastructurii IT a companiei.

În primul rând, externalizarea IT vă permite să reduceți costurile de întreținere a personalului și să îmbunătățiți semnificativ calitatea infrastructurii IT. Dar acestea sunt departe de toate punctele de ceea ce sunt avantajele externalizării .

#1 Creșterea competitivității și eficienței

Nu credeți stereotipul conform căruia externalizarea IT este ieftină, ceea ce înseamnă că este plină de servicii de calitate slabă. Dimpotrivă, deschide accesul la personal valoros și tehnologii înalte și, în același timp, eliberează mâinile personalului de birou.

Acest lucru se datorează faptului că majoritatea externalizatorilor au o practică solidă, care afectează pozitiv calitatea rezultatului. Au un sistem unic de raportare, datorită căruia clientul poate controla procesul în toate etapele, ceea ce reprezintă un factor disciplinar suplimentar.

În cele din urmă, externalizarea către o agenție de încredere ar trebui să vă ofere încrederea că sarcinile sunt realizate profesional și eficient, fără să vă faceți griji cu privire la fluxul de lucru.

# 2 Economii semnificative

Unul dintre principalele avantaje ale externalizării este capacitatea de a economisi bani fără a compromite calitatea serviciilor IT.

Externalizarea IT face ca un contract de servicii de abonament să fie mult mai ieftin decât întreținerea unui angajat cu normă întreagă. Și nu necesită să suportați astfel de costuri generale precum:

• Pachet social pentru angajati.
• Inchiriere birou pentru munca.
• Furnizarea echipamentului.
• Costul găsirii și instruirii specialiștilor.

Și, de asemenea, asigurări, costuri posibile și alte costuri necesare asociate cu personalul obișnuit.

Formatul de ghișeu unic pentru probleme tehnice permite achiziționarea celui mai potrivit hardware și software la prețuri accesibile.

# 3 Baza de talente

Deși externalizarea IT este economică, acesta nu este principalul avantaj al acestei abordări. Printre altele, oferă acces personalului talentat din întreaga lume. Mai mult, ai mai multe oportunități de a găsi un specialist competent ale cărui servicii te vor costa mult mai profitabil.

La urma urmei, găsirea unui dezvoltator cu experiență din Europa de Est care va efectua lucrări de înaltă calitate la jumătate din prețul unui specialist din regiunea dvs. este mult mai profitabilă.

Apropo, anul trecut, principalele destinații de externalizare pentru găsirea de talente IT au inclus țări precum:

• India
• Filipine
• Mexic
• Argentina
• Ucraina
• Polonia

Fiecare proprietar al unui startup sau companie alege direcția de externalizare care se potrivește cel mai bine criteriilor și nevoilor sale.

#4 Partajarea riscurilor

Compania externalizatoare lucrează la sarcini controlate atât de client, cât și de firma executantă (acest lucru este și prescris în contract). Prin urmare, astfel de taxe au termene limită, un plan de acțiune și un rezultat așteptat și nu vor fi pierdute.

În plus, antreprenorul se străduiește întotdeauna să minimizeze costurile cu forța de muncă pentru sarcinile planificate ale clientului. Compania de outsourcing folosește acest sistem de monitorizare sau sisteme automate de backup cu notificare de backup reușit sau nereușit.

Outsourcing IT asigură, de asemenea, compania împotriva riscurilor de deconectare a serviciilor și reduce costurile și eforturile de a:

• serviciu de abonament computer
• servere
• întreținerea rețelei
• echipament periferic
• telefonie.

În același timp, compania își poate concentra eforturile și resursele pe sarcinile de afaceri, deoarece a delegat toate lucrările de bază către antreprenor.

Riscurile externalizării IT

Unii spun că externalizarea IT are riscuri. Această practică are și dezavantajele ei, deoarece nimic nu este perfect. Acestea nu sunt, în schimb, riscuri, ci nuanțe (la urma urmei, semnezi un contract cu un antreprenor, ceea ce înseamnă că le minimizi).

Deci, de ce trebuie să aveți în vedere atunci când externalizați unele dintre sarcinile dvs.?

#1 Problema încrederii, securității și proprietății intelectuale

Liderii companiei pot pierde rapid controlul asupra afacerii dacă informațiile sensibile ajung la terți, cum ar fi concurenții.

Pe de altă parte, astfel de cazuri sunt cel mai adesea asociate cu neîndeplinirea obligațiilor de către compania client: evaziunea la plată, suspendarea finanțării proiectelor etc. Mai mult, scurgerea de informații nu este întotdeauna din vina antreprenorului. Cum să minimizezi acest risc:

• În primul rând, alegeți o companie de outsourcing cu o bună reputație și recenzii.
• Semnați cu contractantul NDA.
• Implementați sisteme de protecție și monitorizare regulată.

De asemenea, sistemele de protecție și informare vă vor ajuta în cazul accesului neautorizat.

# 2 Flexibilitatea managerială poate scădea

De regulă, externalizarea IT presupune că toată conducerea este concentrată în mâinile unei singure persoane. Și dacă în același timp există probleme precum risipa de resurse sau incapacitatea de a planifica și controla munca specialiștilor tehnici. Acest lucru poate duce la faptul că compania amână termenele de livrare a proiectelor importante și pierde bani. Pentru a reduce acest risc:

1. Faceți o listă completă de obiecte: de la echipamente până la procesele de afaceri, pe care antreprenorul le va controla și susține.
2. Stabiliți cerințe și norme și identificați criteriile de monitorizare.
3. Fixați acest contract și coordonați-l cu specialiști full-time care au informații fiabile despre infrastructura IT din companie.

Și din nou, scrie totul în contract.

# 3 Dificultatea timpului de lucru și sincronizarea ritmului

Diferite fusuri orare interferează cu colaborarea sincronă pe proiecte. Nu există nicio modalitate ca CIO să se întâlnească personal cu personalul, așa că trebuie să comunice prin e-mail și instrumente de colaborare. Problema constă în comunicarea nesincronă și posibile probleme cu livrarea codului sau serviciului (din nou, din cauza desincronizării).

Cum să minimizezi riscul: Compania ar trebui să aibă un plan bine gândit pentru managementul proiectelor și comunicarea cu furnizorul. Dacă rezolvi această problemă, poți dormi liniștit, știind că afacerea ta funcționează non-stop.

#4 Produs final de calitate scăzută

Calitatea serviciilor IT poate fi mai mare sau mai scăzută în funcție de ceea ce este externalizat. Clienții apelează adesea la serviciile unui outsourcer IT atunci când le lipsesc specialiști calificați sau pentru a economisi pe munca grea. Deci, pe de o parte, compania primește servicii de calitate la un preț accesibil. Dar, pe de altă parte, se confruntă cu probleme precum:

• Lacune în cunoaștere.
• Nedorința de a rezolva rapid situații complexe.
• Abordare iresponsabilă în îndeplinirea sarcinilor.

Și acest lucru poate cauza un prejudiciu ireparabil afacerii. Dar, pe de altă parte, clientul primește exact ceea ce a plătit dacă dorea doar să economisească bani.

Cum să minimizați acest risc: Din nou, căutați contractori care au deja o reputație și un portofoliu și sunt la curent cu standardele de performanță și contracte. Negociază prețul și notează cu atenție toate nuanțele și cerințele din contract.

Outsourcing IT: nu întotdeauna ieftin, dar întotdeauna profitabil?

Este imposibil de spus dacă externalizarea contribuie la economii de costuri pentru client: totul depinde de situația specifică. Dacă afacerea este foarte dinamică, vă va fi dificil să vă mențineți propriul serviciu IT, care trebuie să fie suficient de flexibil pentru a răspunde rapid cerințelor afacerii. Apropo, serviciul IT este format din zeci de specialiști foarte plătiți în:

• infrastructura de inginerie
• retelelor
• sisteme corporative pentru client.

Acest lucru ar costa mai mult decât atragerea de furnizori externi de servicii.

Clienții beneficiază în primul rând de pe urma externalizării, nu de economii de costuri. Cu toate acestea, managementul extern și externalizarea primesc mai multe funcții, deoarece eliberează resurse pentru activitățile de bază.

Cine are nevoie de serviciile IT Outsourcer?

Externalizarea proceselor de afaceri este un instrument modern, eficient, care permite clientului să transfere funcții non-core către o organizație terță, concentrându-se pe sarcinile critice ale companiei. Prin urmare, va fi de ajutor pentru diferite categorii de companii și afaceri, și anume:

• Organizații stabile cu venituri bune. Acest lucru va fi optim pentru companiile care caută oportunități de a oferi servicii IT de calitate pieței globale.
• Companii în faza de creștere. Acesta este cazul când vrei să te extinzi și nu vezi rostul angajării unui specialist în personal.
• Startup-uri. Externalizarea va ajuta un startup să lanseze un proiect, reducând în același timp costurile specialiștilor.

Este mai bine să angajezi un programator cu normă întreagă dacă ai nevoie de un specialist IT permanent și nu de la caz la caz.

3 mituri despre externalizarea IT

Având în vedere toate avantajele și dezavantajele externalizării IT, oamenii tind să creadă unele dintre stereotipurile și miturile despre această practică. Luați în considerare principalele restricții cu care startup-urile le vin singure:

• Dependența de firma de outsourcing. Puteți găsi oricând un alt interpret pentru munca dvs.;
• Scurgere de date. Am menționat deja acest risc, dar subliniem că acesta este mai degrabă un mit. La urma urmei, la încheierea contractului, va fi indicată responsabilitatea distribuirii datelor dumneavoastră către terți;
• Costuri mari. Da, mulți oameni cred că un freelancer poate percepe prea mult pentru serviciile lor. Dar, de fapt, serviciul unui specialist în externalizare va costa mult mai puțin decât întreținerea unui loc de muncă suplimentar.

Prin urmare, dacă doriți să vă delegați proiectele și vă așteptați la un rezultat de înaltă calitate, nu vă fie teamă să apelați la outsourcing IT.

Cele mai recente tendințe de outsourcing IT

De asemenea, externalizarea IT nu stă pe loc, iar abordarea colaborării se schimbă și se îmbunătățește constant, demonstrând noi tendințe de externalizare IT:

• Valoare în loc de economisire la servicii. Acum cooperarea se concentrează nu pe prețuri mici, ci pe servicii excelente.
• Furnizori multipli. Acest lucru va oferi flexibilitate proiectului și va extinde relațiile pentru parteneriate viitoare.
• Noi direcții de externalizare. Europa de Est atrage o atenție deosebită datorită personalului înalt calificat.
• Noi standarde de afaceri. Contractele vor avea cerințe și formate unice, garantând partenerilor rezultate diferite și o abordare constructivă a cooperării.
• Automatizare. Implicarea AI, automatizarea proceselor și îmbunătățirea software-ului vor face sarcinile IT mai profesionale.
• Platforme cloud. Securitatea informațiilor va trece, de asemenea, prin unele modificări.

Există și o tendință activă de contractare. Potrivit GSA UK, aproape 90% dintre respondenți sunt siguri că toți participanții la cooperarea în externalizarea IT vor semna contracte.

Ce poate ajuta la reducerea riscurilor în externalizarea colaborării IT

Atunci când alegeți o companie de outsourcing, verificați avantajele și dezavantajele externalizării IT în această companie. Acordați o atenție deosebită unor factori precum:

• Servicii pentru conformitatea cu standardele internaționale ITSM și COBIT.
• Nivel de competență și experiență în proiect.
• Lucrări de servicii de asistență.
• Viteza de răspuns la problemele clienților.

Și, de asemenea, acordați atenție condițiilor de furnizare a serviciilor de la distanță și direct la unitate.

Concluzie

Externalizarea IT s-a impus cu succes în America și în țările europene, iar acum este din ce în ce mai experimentată în Ucraina. Lucrul la birou cu echipa ta, spre deosebire de gestionarea unei unități la distanță în procesul de externalizare, este mai familiar și mai simplu, dar acest lucru este doar la prima vedere.

Printre principalele avantaje și dezavantaje ale externalizării IT, putem distinge astfel de avantaje precum:

• Economii.
• Îmbunătățirea competenței și eficienței echipei.
• Acces la înaltă tehnologie și la un bazin de talente.
• Partajarea riscurilor.

Printre minusuri și dezavantaje pot fi identificate puncte precum:

• Amenințarea scurgerii de date.
• Diferența de fus orar.
• Posibila pierdere de calitate.
• Probleme în management.

Cu toate acestea, aceste neajunsuri pot fi ușor reduse la minimum dacă îți alegi compania cu atenție. Dacă o luați în considerare cu atenție, veți observa că toate riscurile potențiale sunt oarecum legate de mioparea clientului sau de necinstea contractantului. Succesul real al externalizării este atunci când ambele părți sunt mulțumite de cooperare, având o interacțiune clară și încredere reciprocă.