Vor- und Nachteile von IT-Outsourcing: 4 Gründe, warum es Ihrem Unternehmen helfen wird

Veröffentlicht: 2022-08-02

Heute werden IT-Services für Unternehmen zur täglichen Realität. Immer mehr Unternehmen und Startups wenden sich an externe Kenner, die an einem Outsourcing-Management-Modell arbeiten. Diese Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft in einem instabilen Markt auszubauen, ohne das Risiko und die Notwendigkeit, das interne Personal zu erweitern. Es bleibt nur, die Vor- und Nachteile des IT-Outsourcings zu verstehen. Die Antwort auf diese Frage und weitere thematische Informationen finden Sie bei Intellisoft.

Stellen wir uns vor, Sie haben erfolgreich Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Jetzt denken Sie darüber nach, wie Sie sich entlasten und beispielsweise IT-Aufgaben an auslagernde Unternehmen übertragen können. In diesem Fall interessieren Sie sich wie kein anderer für die wahrscheinlichsten Aussichten und möglichen Risiken einer solchen Entscheidung.

Vorteile des Outsourcings von IT

Viele der heutigen Unternehmen haben bereits die Vor- und Nachteile des Outsourcings der IT erkannt und nutzen es erfolgreich für die Entwicklung ihres Geschäfts. Ein Unternehmen ins Outsourcing zu überführen bedeutet, die Lösung bestimmter Aufgaben einer Drittorganisation (Auftragnehmer) anzuvertrauen. Eine solche Lösung stellt die maximale Funktionalität und Leistung der IT-Infrastruktur des Unternehmens sicher.

Vorteile des Outsourcings von IT

Zunächst einmal können Sie durch IT-Outsourcing die Kosten für die Wartung des Personals reduzieren und die Qualität der IT-Infrastruktur erheblich verbessern. Aber das sind noch lange nicht alle Punkte der Vorteile des Outsourcings .

Nr. 1 Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz

Glauben Sie nicht dem Klischee, dass das Outsourcing von IT billig ist, was bedeutet, dass es mit schlechter Servicequalität behaftet ist. Im Gegenteil, es eröffnet den Zugang zu wertvollem Personal und Hochtechnologien und befreit gleichzeitig die Hände des Büropersonals.

Dies liegt daran, dass die meisten Outsourcer über eine solide Praxis verfügen, die sich positiv auf die Qualität des Ergebnisses auswirkt. Sie verfügen über ein einzigartiges Berichtssystem, dank dem der Kunde den Prozess in allen Phasen kontrollieren kann, was ein zusätzlicher disziplinarischer Faktor ist.

Letztendlich sollte Ihnen die Auslagerung an eine vertrauenswürdige Agentur die Gewissheit geben, dass Aufgaben professionell und effizient erledigt werden, ohne sich Gedanken über den Arbeitsablauf machen zu müssen.

#2 Erhebliche Einsparungen

Einer der Hauptvorteile des Outsourcings ist die Möglichkeit, Geld zu sparen, ohne die Qualität der IT-Services zu beeinträchtigen.

Die Auslagerung der IT macht einen Abonnement-Servicevertrag viel billiger als die Wartung eines Vollzeitmitarbeiters. Und es erfordert nicht, dass Sie solche Gemeinkosten tragen wie:

  • Sozialpaket für Mitarbeiter.
  • Büromiete für die Arbeit.
  • Bereitstellung der Ausrüstung.
  • Die Kosten für die Suche und Ausbildung von Spezialisten.

Und auch Versicherungen, mögliche Kosten und andere notwendige Kosten im Zusammenhang mit regulärem Personal.

Das One-Stop-Shop-Format für technische Fragen ermöglicht den Kauf der am besten geeigneten Hard- und Software zu erschwinglichen Preisen.

#3 Talentpool

Während das Outsourcing der IT wirtschaftlich ist, ist dies nicht der Hauptvorteil dieses Ansatzes. Unter anderem ermöglicht es den Zugang zu talentiertem Personal auf der ganzen Welt. Darüber hinaus erhalten Sie mehr Möglichkeiten, einen kompetenten Spezialisten zu finden, dessen Dienste Sie viel rentabler kosten.

Vorteile des Outsourcings

Schließlich ist es viel rentabler, einen erfahrenen Entwickler aus Osteuropa zu finden, der qualitativ hochwertige Arbeit zum halben Preis eines Spezialisten aus Ihrer Region leistet.

Übrigens gehörten im vergangenen Jahr zu den Top-Outsourcing-Zielen für die Suche nach IT-Talenten Länder wie:

  • Indien
  • Philippinen
  • Mexiko
  • Argentinien
  • Ukraine
  • Polen

Jeder Eigentümer eines Startups oder Unternehmens wählt eine Outsourcing-Richtung, die seinen Kriterien und Bedürfnissen am besten entspricht.

#4 Risikoanteil

Das Outsourcer-Unternehmen bearbeitet Aufgaben, die sowohl vom Kunden als auch vom ausführenden Unternehmen kontrolliert werden (dies ist auch im Vertrag vorgeschrieben). Daher haben solche Gebühren Fristen, einen Aktionsplan und ein erwartetes Ergebnis und gehen nicht verloren.

Darüber hinaus ist der Auftragnehmer stets bestrebt, die Arbeitskosten für die geplanten Aufgaben des Auftraggebers zu minimieren. Das auslagernde Unternehmen verwendet dieses Überwachungssystem oder automatisierte Sicherungssysteme mit Benachrichtigung über erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Sicherung.

Die Auslagerung der IT sichert das Unternehmen auch gegen die Risiken der Unterbrechung von Diensten ab und reduziert Kosten und Aufwand, um:

  • Computerabonnementdienst
  • Server
  • Netzwerkwartung
  • zusätzliche Ausrüstung
  • Telefonie.

Gleichzeitig kann das Unternehmen seine Anstrengungen und Ressourcen auf geschäftliche Aufgaben konzentrieren, da es alle Kernaufgaben an den Auftragnehmer delegiert hat.

Risiken des Outsourcings von IT

Einige sagen, dass IT-Outsourcing Risiken birgt. Diese Praxis hat auch ihre Nachteile, denn nichts ist perfekt. Dies sind stattdessen keine Risiken, sondern Nuancen (schließlich schließen Sie einen Vertrag mit einem Auftragnehmer ab, was bedeutet, dass Sie sie minimieren).

Was müssen Sie also beachten, wenn Sie einige Ihrer Aufgaben auslagern?

IT auslagern

#1 Die Frage von Vertrauen, Sicherheit und geistigem Eigentum

Unternehmensleiter können schnell die Kontrolle über das Unternehmen verlieren, wenn vertrauliche Informationen an Dritte, wie z. B. Wettbewerber, gelangen.

Andererseits sind solche Fälle meistens mit der Nichterfüllung von Verpflichtungen durch das Kundenunternehmen verbunden: Zahlungshinterziehung, Aussetzung der Projektfinanzierung usw. Darüber hinaus ist das Versickern von Informationen nicht immer die Schuld des Auftragnehmers. So minimieren Sie dieses Risiko:

  • Wählen Sie zunächst ein Outsourcing-Unternehmen mit einem guten Ruf und guten Bewertungen.
  • Unterschreiben Sie mit NDA-Vertragspartner.
  • Implementieren Sie Schutz- und regelmäßige Überwachungssysteme.

Außerdem helfen Ihnen Schutz- und Informationssysteme im Falle eines unbefugten Zugriffs.

Nr. 2: Die Flexibilität des Managements kann abnehmen

Die Auslagerung der IT setzt in der Regel voraus, dass die gesamte Verwaltung in den Händen einer Person konzentriert wird. Und wenn gleichzeitig Probleme wie Ressourcenverschwendung oder Unfähigkeit, die Arbeit von Fachspezialisten zu planen und zu kontrollieren, auftreten. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen die Termine für die Lieferung wichtiger Projekte verschiebt und Geld verliert. Um dieses Risiko zu reduzieren:

  1. Erstellen Sie eine vollständige Liste der Objekte: von der Ausrüstung bis zu den Geschäftsprozessen, die der Auftragnehmer kontrollieren und unterstützen wird.
  2. Legen Sie Anforderungen und Normen fest und identifizieren Sie Kriterien für die Überwachung.
  3. Schließen Sie diesen Vertrag ab und koordinieren Sie ihn mit hauptamtlichen Spezialisten, die verlässliche Informationen über die IT-Infrastruktur im Unternehmen haben.

Und wieder alles im Vertrag aufschreiben.

#3 Schwierigkeit der Arbeitszeit und Rhythmus-Synchronisation

Unterschiedliche Zeitzonen stören die synchrone Zusammenarbeit an Projekten. Es gibt keine Möglichkeit für den CIO, sich persönlich mit den Mitarbeitern zu treffen, also müssen sie über E-Mail und Collaboration-Tools kommunizieren. Das Problem liegt in der nicht synchronen Kommunikation und möglichen Problemen bei der Bereitstellung des Codes oder Dienstes (wieder aufgrund von Desynchronisation).

Arbeitszeit

Risikominimierung: Das Unternehmen sollte einen gut durchdachten Plan für das Projektmanagement und die Kommunikation mit dem Outsourcer haben. Wenn Sie dieses Problem beheben, können Sie beruhigt schlafen, da Sie wissen, dass Ihr Unternehmen rund um die Uhr arbeitet.

#4 Endprodukt von geringer Qualität

Je nachdem, was ausgelagert wird, kann die Qualität der IT-Services höher oder niedriger sein. Kunden wenden sich oft an die Dienste eines IT-Outsourcers, wenn ihnen qualifizierte Fachkräfte fehlen oder um Grobarbeit zu sparen. So erhält das Unternehmen einerseits qualitativ hochwertigen Service zu einem erschwinglichen Preis. Aber auf der anderen Seite steht es vor solchen Problemen wie:

  • Wissenslücken.
  • Unwilligkeit, komplexe Situationen schnell zu lösen.
  • Unverantwortlicher Umgang mit der Erfüllung von Pflichten.

Und dies kann dem Unternehmen irreparablen Schaden zufügen. Aber auf der anderen Seite bekommt der Kunde genau das, wofür er bezahlt hat, wenn er nur Geld sparen wollte.

So minimieren Sie dieses Risiko: Suchen Sie auch hier nach Auftragnehmern, die bereits einen guten Ruf und ein Portfolio haben und sich der Leistungsstandards und Verträge bewusst sind. Verhandeln Sie den Preis und notieren Sie sorgfältig alle Nuancen und Anforderungen im Vertrag.

IT-Outsourcing: Nicht immer billig, aber immer profitabel?

Profitables IT-Outsourcing

Ob Outsourcing für den Kunden zu Kosteneinsparungen beiträgt, kann nicht gesagt werden, es kommt auf die konkrete Situation an. Wenn das Geschäft sehr dynamisch ist, wird es für Sie schwierig, einen eigenen IT-Service zu unterhalten, der flexibel genug sein muss, um schnell auf Geschäftsanforderungen reagieren zu können. Übrigens, der IT-Service besteht aus Dutzenden hochbezahlter Spezialisten für:

  • technische Infrastruktur
  • Netzwerke
  • Unternehmenssysteme für den Kunden.

Dies würde mehr kosten als die Gewinnung externer Dienstleister.

Kunden profitieren in erster Linie vom Outsourcing, nicht von Kosteneinsparungen. Dennoch erhalten externes Management und Outsourcing mehr Funktionen, da sie Ressourcen für Kernaktivitäten freisetzen.

Wer benötigt die IT-Outsourcer-Services?

Business Process Outsourcing ist ein modernes, effektives Instrument, das es dem Kunden ermöglicht, Nicht-Kernfunktionen an eine Drittorganisation zu übertragen und sich auf die kritischen Aufgaben des Unternehmens zu konzentrieren. Daher wird es für verschiedene Kategorien von Unternehmen und Unternehmen hilfreich sein, nämlich:

  • Stabile Organisationen mit guten Einkommen. Dies ist optimal für Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, qualitativ hochwertige IT-Services für den globalen Markt anzubieten.
  • Unternehmen in der Wachstumsphase. Das ist der Fall, wenn Sie expandieren wollen und keinen Sinn darin sehen, einen Spezialisten im Personal einzustellen.
  • Startups. Outsourcing hilft einem Startup, ein Projekt zu starten und gleichzeitig die Kosten für Spezialisten zu senken.

Es ist besser, einen Vollzeit-Programmierer einzustellen, wenn Sie einen IT-Spezialisten dauerhaft und nicht von Fall zu Fall benötigen.

3 Mythen über IT-Outsourcing

Mit all den Vor- und Nachteilen des IT-Outsourcings neigen die Menschen dazu, einige der Klischees und Mythen über diese Praxis zu glauben. Betrachten Sie die Haupteinschränkungen, die Startups sich einfallen lassen:

  • Abhängigkeit vom auslagernden Unternehmen. Sie können jederzeit einen anderen Interpreten für Ihre Arbeit finden;
  • Datenleck. Wir haben dieses Risiko bereits erwähnt, aber wir betonen, dass dies eher ein Mythos ist. Schließlich wird bei Vertragsschluss auf die Verantwortlichkeit für die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte hingewiesen;
  • Hohe Kosten. Ja, viele Leute denken, dass ein Freelancer zu viel für seine Dienste verlangen kann. Tatsächlich kostet der Service eines Outsourcing-Spezialisten jedoch viel weniger als die Unterhaltung eines zusätzlichen Arbeitsplatzes.

Wenn Sie Ihre Projekte delegieren möchten und ein qualitativ hochwertiges Ergebnis erwarten, scheuen Sie sich daher nicht, auf IT-Outsourcing zurückzugreifen.

Neueste IT-Outsourcing-Trends

IT-Outsourcing-Trends

Auch das IT-Outsourcing steht nicht still, und die Herangehensweise an die Zusammenarbeit ändert und verbessert sich ständig, was neue IT-Outsourcing-Trends aufzeigt:

  • Wert statt Service sparen. Jetzt konzentriert sich die Zusammenarbeit nicht auf niedrige Preise, sondern auf exzellente Dienstleistungen.
  • Mehrere Anbieter. Dies schafft Projektflexibilität und erweitert die Vernetzung für weitere Partnerschaften.
  • Neue Wege des Outsourcings. Osteuropa erregt durch hochqualifiziertes Personal besondere Aufmerksamkeit.
  • Neue Geschäftsstandards. Verträge haben einzigartige Anforderungen und Formate, die den Partnern unterschiedliche Ergebnisse und einen konstruktiven Ansatz für die Zusammenarbeit garantieren.
  • Automatisierung. Die Einbeziehung von KI, die Automatisierung von Prozessen und die Verbesserung von Software werden IT-Aufgaben professioneller machen.
  • Cloud-Plattformen. Auch die Informationssicherheit wird einige Änderungen erfahren.

Es gibt auch einen aktiven Trend zum Contracting. Laut GSA UK sind fast 90 % der Befragten sicher, dass alle Teilnehmer an einer IT-Outsourcing-Kooperation Verträge unterzeichnen werden.

Was kann helfen, Risiken beim Outsourcing der IT-Zusammenarbeit zu reduzieren

Überprüfen Sie bei der Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens die Vor- und Nachteile des Outsourcings von IT in diesem Unternehmen. Achten Sie besonders auf Faktoren wie:

  • Services zur Einhaltung internationaler ITSM- und COBIT-Standards.
  • Kompetenzniveau und Projekterfahrung.
  • Support-Service-Arbeit.
  • Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenprobleme.

Beachten Sie auch die Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen aus der Ferne und direkt in der Einrichtung.

Fazit

IT-Outsourcing hat sich in Amerika und europäischen Ländern erfolgreich etabliert und wird nun zunehmend in der Ukraine erlebt. Die Arbeit im Büro mit Ihrem Team ist im Gegensatz zur Verwaltung einer Remote-Einheit im Outsourcing-Prozess vertrauter und einfacher, aber das ist nur auf den ersten Blick so.

Unter den führenden Vor- und Nachteilen des Outsourcings von IT können wir folgende Vorteile unterscheiden:

  • Einsparmaßnahmen.
  • Verbesserte Teamkompetenz und Effizienz.
  • Zugang zu Hightech und Talentpool.
  • Risikoteilung.

Unter den Minuspunkten und Nachteilen können solche Punkte identifiziert werden wie:

  • Die Gefahr von Datenlecks.
  • Der Unterschied in den Zeitzonen.
  • Möglicher Qualitätsverlust.
  • Probleme im Management.

Diese Mängel können jedoch leicht minimiert werden, wenn Sie Ihr Unternehmen sorgfältig auswählen. Bei genauerer Betrachtung werden Sie feststellen, dass alle möglichen Risiken irgendwie mit der Kurzsichtigkeit des Auftraggebers oder der Unehrlichkeit des Auftragnehmers zusammenhängen. Der wahre Erfolg des Outsourcings ist, wenn beide Parteien mit der Zusammenarbeit zufrieden sind, eine klare Interaktion und gegenseitiges Vertrauen haben.