إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات: 4 أسباب لماذا ستساعد عملك

اليوم ، أصبحت خدمات تكنولوجيا المعلومات للشركات حقيقة يومية. يتجه المزيد والمزيد من الشركات والشركات الناشئة إلى خبراء من الأطراف الثالثة الذين يعملون على نموذج إدارة الاستعانة بمصادر خارجية. يتيح لك هذا الحل تنمية أعمالك في سوق غير مستقر دون المخاطرة والحاجة إلى زيادة عدد الموظفين الداخليين. يبقى فقط لفهم إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات. يمكنك اكتشاف إجابة هذا السؤال والمعلومات الموضوعية الأخرى في Intellisoft.

دعنا نتخيل أنك أطلقت عملك الخاص بنجاح. أنت الآن تفكر في كيفية التخلص من بعض العبء ونقل ، على سبيل المثال ، مهام تكنولوجيا المعلومات إلى شركات الاستعانة بمصادر خارجية. في هذه الحالة ، أنت ، مثل أي شخص آخر ، مهتم بالآفاق المحتملة والمخاطر المحتملة لمثل هذا القرار.

فوائد الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات

لقد قدرت العديد من مؤسسات اليوم بالفعل إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات وتستخدمها بنجاح لتطوير أعمالها. يعني نقل شركة إلى الاستعانة بمصادر خارجية إسناد حل بعض المهام إلى جهة خارجية (مقاول). سيضمن هذا الحل أقصى قدر من الوظائف والأداء للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشركة.

بادئ ذي بدء ، يتيح لك الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات تقليل تكلفة صيانة الموظفين وتحسين جودة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بشكل كبير. لكن هذه ليست كل النقاط المتعلقة بمزايا الاستعانة بمصادر خارجية .

# 1 زيادة التنافسية والكفاءة

لا تصدق الصورة النمطية بأن الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات رخيصة ، مما يعني أنها محفوفة برداءة نوعية الخدمات. على العكس من ذلك ، فإنه يفتح الوصول إلى الموظفين ذوي القيمة والتقنيات العالية ، وفي الوقت نفسه ، يحرر أيدي موظفي المكتب.

وذلك لأن معظم المتعهدين الخارجيين لديهم ممارسة قوية ، مما يؤثر بشكل إيجابي على جودة النتيجة. لديهم نظام إبلاغ فريد ، بفضله يمكن للعميل التحكم في العملية في جميع المراحل ، وهو عامل تأديبي إضافي.

في النهاية ، يجب أن يمنحك الاستعانة بمصادر خارجية لوكالة موثوق بها الثقة في أن المهام تتم بشكل احترافي وفعال دون القلق بشأن سير العمل.

# 2 وفورات كبيرة

إحدى المزايا الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية هي القدرة على توفير المال دون المساس بجودة خدمات تكنولوجيا المعلومات.

الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات يجعل عقد خدمة الاشتراك أرخص بكثير من صيانة موظف بدوام كامل. ولا يتطلب منك تحمل مثل هذه التكاليف العامة مثل:

• حزمة اجتماعية للموظفين.
• تأجير مكتب للعمل.
• توفير المعدات.
• تكلفة إيجاد وتدريب المتخصصين.

وكذلك التأمين والتكاليف المحتملة والتكاليف الأخرى اللازمة المرتبطة بالموظفين العاديين.

يتيح تنسيق المتجر الشامل للمشكلات الفنية شراء الأجهزة والبرامج الأكثر ملاءمة بأسعار معقولة.

# 3 تجمع المواهب

في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات أمر اقتصادي ، إلا أن هذه ليست الميزة الرئيسية لهذا النهج. من بين أمور أخرى ، فإنه يتيح الوصول إلى الموظفين الموهوبين في جميع أنحاء العالم. علاوة على ذلك ، تحصل على المزيد من الفرص للعثور على متخصص مختص ستكلفك خدماته أكثر ربحية.

بعد كل شيء ، فإن العثور على مطور خبير من أوروبا الشرقية يقوم بعمل عالي الجودة بنصف سعر متخصص من منطقتك هو أكثر ربحية.

بالمناسبة ، في العام الماضي ، تضمنت أفضل وجهات التعهيد للعثور على مواهب تقنية المعلومات دولًا مثل:

• الهند
• فيلبيني
• المكسيك
• الأرجنتين
• أوكرانيا
• بولندا

يختار كل مالك لشركة ناشئة أو شركة اتجاه الاستعانة بمصادر خارجية التي تناسب معاييرهم واحتياجاتهم على أفضل وجه.

# 4 تقاسم المخاطر

تعمل الشركة المتعاقد الخارجي في المهام التي يسيطر عليها كل من العميل والشركة المنفذة (وهذا منصوص عليه أيضًا في العقد). لذلك ، فإن مثل هذه الاتهامات لها مواعيد نهائية وخطة عمل ونتائج متوقعة ولن تضيع.

بالإضافة إلى ذلك ، يسعى المقاول دائمًا لتقليل تكاليف العمالة للمهام المخططة للعميل. تستخدم شركة الاستعانة بمصادر خارجية نظام المراقبة هذا أو أنظمة النسخ الاحتياطي الآلية مع إخطار النسخ الاحتياطي الناجح أو غير الناجح.

كما يضمن الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات الشركة ضد مخاطر فصل الخدمات ويقلل من التكاليف والجهود من أجل:

• خدمة الاشتراك في الكمبيوتر
• الخوادم
• صيانة الشبكة
• أداة ثانوية
• المهاتفة.

في الوقت نفسه ، يمكن للشركة تركيز جهودها ومواردها على مهام العمل لأنها فوضت جميع الأعمال الأساسية للمقاول.

مخاطر الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات

يقول البعض أن تعهيد تكنولوجيا المعلومات ينطوي على مخاطر. هذه الممارسة لها أيضًا عيوبها لأنه لا يوجد شيء مثالي. هذه ، بدلاً من ذلك ، ليست مخاطر ولكنها فروق دقيقة (بعد كل شيء ، فإنك توقع عقدًا مع مقاول ، مما يعني أنك تقللها).

لذا ، ما الذي يجب أن تضعه في اعتبارك عند الاستعانة بمصادر خارجية لبعض مهامك؟

# 1 مسألة الثقة والأمن والملكية الفكرية

يمكن لقادة الشركات أن يفقدوا بسرعة السيطرة على الأعمال إذا وصلت المعلومات الحساسة إلى أطراف ثالثة ، مثل المنافسين.

من ناحية أخرى ، غالبًا ما ترتبط مثل هذه الحالات بعدم وفاء شركة العميل بالالتزامات: التهرب من الدفع ، وتعليق تمويل المشروع ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، فإن تسرب المعلومات ليس دائمًا خطأ المقاول. كيفية تقليل هذه المخاطر:

• أولاً ، اختر شركة تعهيد تتمتع بسمعة طيبة وتقييمات.
• التوقيع مع مقاول NDA.
• تنفيذ أنظمة الحماية والرصد المنتظم.

أيضًا ، ستساعدك أنظمة الحماية والإعلام في حالة الوصول غير المصرح به.

# 2 المرونة الإدارية يمكن أن تتناقص

كقاعدة عامة ، تفترض الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات أن كل الإدارة تتركز في يد شخص واحد. وإذا كانت هناك في نفس الوقت مشاكل مثل إهدار الموارد أو عدم القدرة على التخطيط والتحكم في عمل المتخصصين التقنيين. يمكن أن يؤدي هذا إلى حقيقة أن الشركة تؤجل المواعيد النهائية لتسليم المشاريع المهمة وتفقد المال. لتقليل هذه المخاطر:

1. قم بعمل قائمة كاملة بالأشياء: من المعدات إلى العمليات التجارية ، والتي سيتحكم فيها المقاول ويدعمها.
2. وضع المتطلبات والقواعد وتحديد معايير الرصد.
3. قم بإصلاح هذا العقد وتنسيقه مع المتخصصين المتفرغين الذين لديهم معلومات موثوقة حول البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشركة.

ومرة أخرى ، اكتب كل شيء في العقد.

# 3 صعوبة وقت العمل ومزامنة الإيقاع

تتداخل المناطق الزمنية المختلفة مع التعاون المتزامن في المشاريع. لا توجد وسيلة لمدير قسم المعلومات للقاء الموظفين شخصيًا ، لذلك يتعين عليهم التواصل عبر البريد الإلكتروني وأدوات التعاون. تكمن المشكلة في الاتصال غير المتزامن والمشكلات المحتملة في تسليم الرمز أو الخدمة (مرة أخرى ، بسبب عدم التزامن).

كيفية تقليل المخاطر: يجب أن يكون لدى الشركة خطة مدروسة جيدًا لإدارة المشروع والتواصل مع المتعاقد الخارجي. إذا قمت بحل هذه المشكلة ، يمكنك النوم بهدوء ، مع العلم أن عملك يعمل على مدار الساعة.

# 4 منتج نهائي منخفض الجودة

يمكن أن تكون جودة خدمات تكنولوجيا المعلومات أعلى أو أقل اعتمادًا على ما يتم الاستعانة بمصادر خارجية. غالبًا ما يلجأ العملاء إلى خدمات متعهد خارجي لتكنولوجيا المعلومات عندما يفتقرون إلى المتخصصين المؤهلين أو للتوفير في العمل الشاق. لذلك ، من ناحية ، تتلقى الشركة خدمة عالية الجودة بأسعار في متناول الجميع. لكنها من ناحية أخرى تواجه مشاكل مثل:

• ثغرات في المعرفة.
• عدم الرغبة في حل المواقف المعقدة بسرعة.
• نهج غير مسؤول لأداء الواجبات.

ويمكن أن يتسبب ذلك في ضرر لا يمكن إصلاحه للأعمال التجارية. ولكن من ناحية أخرى ، يحصل العميل على ما دفعه بالضبط مقابل ما إذا كان يريد فقط توفير المال.

كيفية تقليل هذه المخاطر: مرة أخرى ، ابحث عن المقاولين الذين لديهم بالفعل سمعة ومحفظة ويدركون معايير الأداء والعقود. تفاوض على السعر واكتب بعناية جميع الفروق الدقيقة والمتطلبات في العقد.

الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات: ليست رخيصة دائمًا ، ولكنها مربحة دائمًا؟

من المستحيل تحديد ما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية تساهم في توفير التكاليف للعميل: كل هذا يتوقف على الموقف المحدد. إذا كان العمل ديناميكيًا للغاية ، فسيكون من الصعب عليك الحفاظ على خدمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ، والتي يجب أن تكون مرنة بما يكفي للاستجابة بسرعة لمتطلبات العمل. بالمناسبة ، فإن خدمة تكنولوجيا المعلومات هي عشرات المتخصصين ذوي الأجور العالية في:

• البنية التحتية الهندسية
• الشبكات
• أنظمة الشركات للعملاء.

هذا من شأنه أن يكلف أكثر من جذب مقدمي الخدمات الخارجيين.

يستفيد العملاء في المقام الأول من الاستعانة بمصادر خارجية ، وليس في توفير التكاليف. ومع ذلك ، فإن الإدارة الخارجية والاستعانة بمصادر خارجية تُمنح المزيد من الوظائف لأنها تحرر الموارد للأنشطة الأساسية.

من يحتاج إلى خدمات متعهد تكنولوجيا المعلومات؟

يعد تعهيد العمليات التجارية أداة حديثة وفعالة تسمح للعميل بنقل الوظائف غير الأساسية إلى مؤسسة خارجية ، مع التركيز على المهام الحرجة للشركة. لذلك ، سيكون مفيدًا لفئات مختلفة من الشركات والشركات ، وهي:

• منظمات مستقرة ذات دخل جيد. سيكون هذا هو الأمثل للشركات التي تبحث عن فرص لتقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات عالية الجودة للسوق العالمي.
• الشركات في مرحلة النمو. هذا هو الحال عندما تريد التوسع ولا ترى جدوى من تعيين متخصص في الموظفين.
• الشركات الناشئة. ستساعد الاستعانة بمصادر خارجية الشركة الناشئة في إطلاق مشروع مع تقليل تكلفة المتخصصين.

من الأفضل تعيين مبرمج بدوام كامل إذا كنت بحاجة إلى متخصص في تكنولوجيا المعلومات بشكل دائم وليس على أساس كل حالة على حدة.

3 أساطير حول الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات

مع مراعاة جميع إيجابيات وسلبيات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات ، يميل الناس إلى تصديق بعض الصور النمطية والأساطير حول هذه الممارسة. ضع في اعتبارك القيود الرئيسية التي تضعها الشركات الناشئة لنفسها:

• الاعتماد على شركة التعهيد. يمكنك أن تجد في أي وقت مؤديًا آخر لعملك ؛
• تسرب البيانات. لقد ذكرنا بالفعل هذا الخطر ، لكننا نؤكد أن هذه مجرد أسطورة. بعد كل شيء ، في نهاية العقد ، سيتم الإشارة إلى مسؤولية توزيع بياناتك على أطراف ثالثة ؛
• ارتفاع التكاليف. نعم ، يعتقد الكثير من الناس أن العامل المستقل يمكن أن يتقاضى الكثير من المال مقابل خدماته. ولكن في الواقع ، ستكلف خدمة متخصص الاستعانة بمصادر خارجية أقل بكثير من الحفاظ على مكان عمل إضافي.

لذلك ، إذا كنت ترغب في تفويض مشاريعك وتتوقع نتيجة عالية الجودة ، فلا تخف من اللجوء إلى الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات.

أحدث اتجاهات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات

كما أن الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات لا يزال ثابتًا ، ويتغير نهج التعاون ويتحسن باستمرار ، مما يدل على اتجاهات جديدة في التعهيد الخارجي لتكنولوجيا المعلومات:

• القيمة بدلاً من التوفير في الخدمة. لا يركز التعاون الآن على الأسعار المنخفضة ولكن على الخدمات الممتازة.
• مزودون متعددون. سيوفر ذلك مرونة في المشروع ويوسع من التواصل لمزيد من الشراكات.
• اتجاهات جديدة للاستعانة بمصادر خارجية. تجذب أوروبا الشرقية اهتماما خاصا بسبب الموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا.
• معايير عمل جديدة. سيكون للعقود متطلبات وأشكال فريدة ، تضمن للشركاء نتائج مختلفة ونهج بناء للتعاون.
• أتمتة. سيؤدي إشراك الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات وتحسين البرامج إلى جعل مهام تكنولوجيا المعلومات أكثر احترافية.
• المنصات السحابية. سيخضع أمن المعلومات أيضًا لبعض التغييرات.

هناك أيضًا اتجاه نشط للتعاقد. وفقًا لـ GSA UK ، فإن ما يقرب من 90٪ من المشاركين على يقين من أن جميع المشاركين في التعاون في مجال التعهيد لتكنولوجيا المعلومات سيوقعون العقود.

ما الذي يمكن أن يساعد في تقليل المخاطر في الاستعانة بمصادر خارجية للتعاون في مجال تكنولوجيا المعلومات

عند اختيار شركة تعهيد ، تحقق من مزايا وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات في هذه الشركة. انتبه بشكل خاص لعوامل مثل:

• خدمات الامتثال لمعايير ITSM و COBIT الدولية.
• مستوى الكفاءة وخبرة المشروع.
• عمل خدمة الدعم.
• سرعة الاستجابة لقضايا العملاء.

وأيضاً انتبه لشروط تقديم الخدمات عن بعد ومباشرة في المنشأة.

استنتاج

لقد نجح التعهيد الخارجي لتكنولوجيا المعلومات في ترسيخ مكانته في أمريكا والدول الأوروبية ، وهو الآن يتمتع بخبرة متزايدة في أوكرانيا. العمل في المكتب مع فريقك ، على عكس إدارة وحدة بعيدة في عملية الاستعانة بمصادر خارجية ، هو أمر مألوف أكثر وأكثر بساطة ، ولكن هذا فقط للوهلة الأولى.

من بين مزايا وعيوب تكنولوجيا المعلومات الخارجية الرائدة ، يمكننا التمييز بين مزايا مثل:

• توفير في التكاليف.
• تحسين كفاءة الفريق وكفاءته.
• الوصول إلى التكنولوجيا العالية وتجمع المواهب.
• تقاسم المخاطر.

من بين السلبيات والعيوب يمكن تحديد نقاط مثل:

• خطر تسرب البيانات.
• الفرق في المناطق الزمنية.
• خسارة محتملة في الجودة.
• مشاكل في الإدارة.

ومع ذلك ، يمكن تقليل أوجه القصور هذه بسهولة إذا اخترت شركتك بعناية. إذا نظرت في الأمر بعناية ، ستلاحظ أن جميع المخاطر المحتملة مرتبطة بطريقة ما بقصر نظر العميل أو عدم أمانة المقاول. النجاح الحقيقي للاستعانة بمصادر خارجية هو عندما يكون الطرفان راضين عن التعاون والتفاعل الواضح والثقة المتبادلة.