Avantages et inconvénients de l'externalisation informatique : 4 raisons pour lesquelles cela aidera votre entreprise

Aujourd'hui, les services informatiques pour les entreprises deviennent une réalité quotidienne. De plus en plus d'entreprises et de startups se tournent vers des connaisseurs tiers qui travaillent sur un modèle de gestion d'externalisation. Cette solution vous permet de développer votre entreprise dans un marché instable sans le risque et la nécessité d'augmenter le personnel interne. Il ne reste plus qu'à comprendre les avantages et les inconvénients de l'externalisation informatique. Vous pouvez découvrir la réponse à cette question et d'autres informations thématiques sur Intellisoft.

Imaginons que vous avez lancé avec succès votre propre entreprise. Vous réfléchissez maintenant à la manière d'alléger une partie du fardeau et de transférer, par exemple, des tâches informatiques à des entreprises d'externalisation. Dans ce cas, vous êtes, comme personne d'autre, intéressé par les perspectives les plus probables et les risques possibles d'une telle décision.

Avantages de l'externalisation informatique

De nombreuses entreprises d'aujourd'hui ont déjà apprécié les avantages et les inconvénients de l'externalisation informatique et l'utilisent avec succès pour développer leur activité. Transférer une entreprise à l'externalisation revient à confier la solution de certaines tâches à un organisme tiers (prestataire). Une telle solution assurera une fonctionnalité et des performances maximales de l'infrastructure informatique de l'entreprise.

Tout d'abord, l'externalisation informatique permet de réduire le coût de maintien du personnel et d'améliorer significativement la qualité de l'infrastructure informatique. Mais ce sont loin de tous les points de ce que sont les avantages de l'externalisation .

#1 Augmentation de la compétitivité et de l'efficacité

Ne croyez pas le stéréotype selon lequel l' externalisation de l'informatique est bon marché, ce qui signifie qu'elle est lourde de services de mauvaise qualité. Au contraire, il ouvre l'accès à un personnel précieux et à des technologies de pointe et, en même temps, libère les mains du personnel de bureau.

En effet, la plupart des sous-traitants ont une pratique solide, ce qui affecte positivement la qualité du résultat. Ils disposent d'un système de reporting unique, grâce auquel le client peut contrôler le processus à toutes les étapes, ce qui constitue un facteur disciplinaire supplémentaire.

En fin de compte, l'externalisation vers une agence de confiance devrait vous donner l'assurance que les tâches sont effectuées de manière professionnelle et efficace sans vous soucier du flux de travail.

#2 Économies importantes

L'un des principaux avantages de l'externalisation est la possibilité de réaliser des économies sans compromettre la qualité des services informatiques.

L'externalisation de l'informatique rend un contrat de service d'abonnement beaucoup moins cher que l'entretien d'un employé à temps plein. Et cela ne vous oblige pas à supporter des frais généraux tels que :

• Forfait social pour les salariés.
• Location de bureau pour le travail.
• Mise à disposition du matériel.
• Le coût de la recherche et de la formation de spécialistes.

Et aussi les assurances, les coûts éventuels et les autres coûts nécessaires associés au personnel régulier.

Le format de guichet unique pour les problèmes techniques permet d'acheter le matériel et les logiciels les plus appropriés à des prix abordables.

#3 Bassin de talents

Bien que l'externalisation de l'informatique soit économique, ce n'est pas le principal avantage de cette approche. Il donne entre autres accès à du personnel talentueux partout dans le monde. De plus, vous obtenez plus de possibilités de trouver un spécialiste compétent dont les services vous coûteront beaucoup plus rentable.

Après tout, trouver un développeur expérimenté d'Europe de l'Est qui effectuera un travail de haute qualité à la moitié du prix d'un spécialiste de votre région est beaucoup plus rentable.

Soit dit en passant, l'année dernière, les principales destinations d'externalisation pour trouver des talents informatiques comprenaient des pays tels que :

• Inde
• Philippines
• Mexique
• Argentine
• Ukraine
• Pologne

Chaque propriétaire d'une startup ou d'une entreprise choisit une direction d'externalisation qui correspond le mieux à ses critères et à ses besoins.

#4 Partage des risques

La société sous-traitante travaille sur des tâches contrôlées à la fois par le client et la société exécutante (cela est également prévu dans le contrat). Par conséquent, ces accusations ont des délais, un plan d'action et un résultat attendu et ne seront pas perdues.

De plus, l'entrepreneur s'efforce toujours de minimiser les coûts de main-d'œuvre pour les tâches prévues par le client. L'entreprise de sous-traitance utilise ce système de surveillance ou des systèmes de sauvegarde automatisés avec notification de sauvegarde réussie ou non.

L'externalisation informatique assure également l'entreprise contre les risques de déconnexion des services et réduit les coûts et les efforts pour :

• service d'abonnement informatique
• les serveurs
• entretien du réseau
• équipement périphérique
• téléphonie.

Dans le même temps, l'entreprise peut concentrer ses efforts et ses ressources sur les tâches commerciales car elle a délégué tout le travail de base à l'entrepreneur.

Risques liés à l'externalisation de l'informatique

Certains disent que l'externalisation informatique comporte des risques. Cette pratique a aussi ses inconvénients car rien n'est parfait. Ce ne sont pas des risques mais des nuances (après tout, vous signez un contrat avec un entrepreneur, ce qui signifie que vous les minimisez).

Alors, que devez-vous garder à l'esprit lorsque vous externalisez certaines de vos tâches ?

#1 La question de la confiance, de la sécurité et de la propriété intellectuelle

Les chefs d'entreprise peuvent rapidement perdre le contrôle de l'entreprise si des informations sensibles parviennent à des tiers, tels que des concurrents.

En revanche, ces cas sont le plus souvent associés au non-respect d'obligations par l'entreprise cliente : fraude au paiement, suspension du financement du projet, etc. Par ailleurs, la fuite d'informations n'est pas toujours de la faute du donneur d'ordre. Comment minimiser ce risque :

• Tout d'abord, choisissez une entreprise d'externalisation avec une bonne réputation et des critiques.
• Signez avec l'entrepreneur NDA.
• Mettre en place des systèmes de protection et de suivi régulier.

De plus, des systèmes de protection et d'information vous aideront en cas d'accès non autorisé.

#2 La flexibilité managériale peut diminuer

En règle générale, l'externalisation informatique suppose que toute la gestion est concentrée entre les mains d'une seule personne. Et si en même temps il y a des problèmes tels qu'un gaspillage de ressources ou l'incapacité de planifier et de contrôler le travail des spécialistes techniques. Cela peut conduire au fait que l'entreprise reporte les délais de livraison de projets importants et perd de l'argent. Pour réduire ce risque :

1. Faites une liste complète des objets : de l'équipement aux processus d'affaires, que l'entrepreneur contrôlera et soutiendra.
2. Établir les exigences et les normes et identifier les critères de suivi.
3. Corrigez ce contrat et coordonnez-le avec des spécialistes à temps plein qui disposent d'informations fiables sur l'infrastructure informatique de l'entreprise.

Et encore une fois, écrivez tout dans le contrat.

#3 Difficulté du temps de travail et synchronisation du rythme

Différents fuseaux horaires interfèrent avec la collaboration synchrone sur les projets. Le CIO n'a aucun moyen de rencontrer le personnel en personne, il doit donc communiquer par e-mail et outils de collaboration. Le problème réside dans la communication non synchrone et les problèmes possibles avec la livraison du code ou du service (encore une fois, en raison de la désynchronisation).

Comment minimiser les risques : L'entreprise doit avoir un plan bien pensé pour la gestion de projet et la communication avec le sous-traitant. Si vous résolvez ce problème, vous pouvez dormir paisiblement, sachant que votre entreprise fonctionne 24 heures sur 24.

#4 Produit final de mauvaise qualité

La qualité des services informatiques peut être supérieure ou inférieure en fonction de ce qui est externalisé. Les clients se tournent souvent vers les services d'un sous-traitant informatique lorsqu'ils manquent de spécialistes qualifiés ou pour économiser du travail pénible. Ainsi, d'une part, l'entreprise reçoit un service de qualité à un prix abordable. Mais d'un autre côté, il fait face à des problèmes tels que:

• Lacunes dans les connaissances.
• Refus de résoudre rapidement des situations complexes.
• Approche irresponsable de l'exercice des fonctions.

Et cela peut causer un préjudice irréparable à l'entreprise. Mais d'un autre côté, le client obtient exactement ce pour quoi il a payé s'il voulait juste économiser de l'argent.

Comment minimiser ce risque : Encore une fois, recherchez des entrepreneurs qui ont déjà une réputation et un portefeuille et qui connaissent les normes de performance et les contrats. Négociez le prix et notez soigneusement toutes les nuances et exigences du contrat.

Externalisation informatique : pas toujours bon marché, mais toujours rentable ?

Il est impossible de dire si l'externalisation contribue à des économies de coûts pour le client : tout dépend de la situation spécifique. Si l'entreprise est très dynamique, il vous sera difficile de maintenir votre propre service informatique, qui doit être suffisamment flexible pour répondre rapidement aux exigences de l'entreprise. Soit dit en passant, le service informatique est constitué de dizaines de spécialistes hautement rémunérés dans :

• infrastructures d'ingénierie
• réseaux
• systèmes d'entreprise pour le client.

Cela coûterait plus cher que d'attirer des prestataires de services externes.

Les clients bénéficient principalement de l'externalisation, et non des économies de coûts. Pourtant, la gestion externe et l'externalisation se voient attribuer davantage de fonctions car elles libèrent des ressources pour les activités de base.

Qui a besoin des services d'externalisation informatique ?

L'externalisation des processus métier est un outil moderne et efficace qui permet au client de transférer des fonctions non essentielles à une organisation tierce, en se concentrant sur les tâches critiques de l'entreprise. Par conséquent, il sera utile pour différentes catégories d'entreprises et d'entreprises, à savoir :

• Organisations stables avec de bons revenus. Ce sera optimal pour les entreprises à la recherche d'opportunités de fournir des services informatiques de qualité sur le marché mondial.
• Entreprises en phase de croissance. C'est le cas lorsque vous souhaitez vous développer et que vous ne voyez pas l'intérêt d'embaucher un spécialiste du personnel.
• Les startups. L'externalisation aidera une startup à lancer un projet tout en réduisant le coût des spécialistes.

Il est préférable d'engager un programmeur à temps plein si vous avez besoin d'un informaticien en permanence et non au cas par cas.

3 mythes sur l'externalisation informatique

Compte tenu de tous les avantages et inconvénients de l'externalisation informatique, les gens ont tendance à croire certains stéréotypes et mythes concernant cette pratique. Considérez les principales restrictions que les startups s'imposent :

• Dépendance vis-à-vis de la société de sous-traitance. Vous pouvez trouver à tout moment un autre interprète pour votre travail ;
• Fuite de données. Nous avons déjà évoqué ce risque, mais nous soulignons qu'il s'agit plutôt d'un mythe. Après tout, à la conclusion du contrat, la responsabilité de la distribution de vos données à des tiers sera indiquée ;
• Coûts élevés. Oui, beaucoup de gens pensent qu'un freelance peut facturer trop cher ses services. Mais en fait, le service d'un spécialiste de l'externalisation coûtera beaucoup moins cher que le maintien d'un lieu de travail supplémentaire.

Ainsi, si vous souhaitez déléguer vos projets et vous attendez à un résultat de qualité, n'ayez pas peur de recourir à l'externalisation informatique.

Dernières tendances de l'externalisation informatique

L'externalisation informatique ne s'arrête pas non plus, et l'approche de la collaboration évolue et s'améliore constamment, démontrant les nouvelles tendances de l'externalisation informatique :

• Valeur au lieu d'économiser sur le service. Aujourd'hui, la coopération ne se concentre pas sur des prix bas mais sur d'excellents services.
• Plusieurs fournisseurs. Cela offrira une flexibilité au projet et élargira la mise en réseau pour d'autres partenariats.
• Nouvelles orientations de l'externalisation. L'Europe de l'Est attire une attention particulière en raison de son personnel hautement qualifié.
• Nouvelles normes commerciales. Les contrats auront des exigences et des formats uniques, garantissant aux partenaires des résultats différents et une approche constructive de la coopération.
• Automatisation. L'implication de l'IA, l'automatisation des processus et l'amélioration des logiciels rendront les tâches informatiques plus professionnelles.
• Plateformes infonuagiques. La sécurité de l'information subira également quelques changements.

Il existe également une tendance active à la contractualisation. Selon GSA UK, près de 90 % des personnes interrogées sont convaincues que tous les participants à la coopération en matière d'externalisation informatique signeront des contrats.

Ce qui peut aider à réduire les risques liés à l'externalisation de la collaboration informatique

Lorsque vous choisissez une entreprise d'externalisation, vérifiez les avantages et les inconvénients de l'externalisation informatique dans cette entreprise. Portez une attention particulière aux facteurs tels que :

• Services de mise en conformité avec les normes internationales ITSM et COBIT.
• Niveau de compétence et expérience de projet.
• Travail de service de soutien.
• Rapidité de réponse aux problèmes des clients.

Et aussi, faites attention aux conditions de prestation de services à distance et directement sur place.

Conclusion

L'externalisation informatique s'est établie avec succès en Amérique et dans les pays européens, et maintenant elle est de plus en plus expérimentée en Ukraine. Travailler au bureau avec votre équipe, contrairement à la gestion d'une unité distante dans le processus d'externalisation, est plus familier et plus simple, mais ce n'est qu'à première vue.

Parmi les principaux avantages et inconvénients de l'externalisation informatique, nous pouvons distinguer des avantages tels que :

• Économies de coûts.
• Amélioration de la compétence et de l'efficacité de l'équipe.
• Accès à la haute technologie et au vivier de talents.
• Partage des risques.

Parmi les inconvénients et les inconvénients, on peut identifier des points tels que:

• La menace de fuite de données.
• La différence de fuseaux horaires.
• Perte de qualité possible.
• Problèmes de gestion.

Cependant, ces lacunes peuvent être facilement minimisées si vous choisissez votre entreprise avec soin. Si vous y réfléchissez bien, vous remarquerez que tous les risques potentiels sont liés d'une manière ou d'une autre à la myopie du client ou à la malhonnêteté de l'entrepreneur. Le véritable succès de l'externalisation est lorsque les deux parties sont satisfaites de la coopération, d'une interaction claire et d'une confiance mutuelle.