Pro e contro dell'outsourcing IT: 4 motivi per cui aiuterà la tua azienda

Oggi i servizi IT per le aziende stanno diventando una realtà quotidiana. Sempre più aziende e startup si rivolgono a intenditori di terze parti che lavorano su un modello di gestione dell'outsourcing. Questa soluzione ti permette di far crescere il tuo business in un mercato instabile senza il rischio e la necessità di ampliare il personale interno. Resta solo da capire i pro ei contro dell'outsourcing IT. Puoi scoprire la risposta a questa domanda e altre informazioni tematiche su Intellisoft.

Immaginiamo che tu abbia avviato con successo la tua attività. Ora stai pensando a come alleggerire parte dell'onere e trasferire, ad esempio, le attività IT alle società di outsourcing. In questo caso, tu, come nessun altro, sei interessato alle prospettive più probabili e ai possibili rischi di tale decisione.

Vantaggi dell'outsourcing IT

Molte delle aziende di oggi hanno già apprezzato i vantaggi e gli svantaggi dell'outsourcing IT e lo stanno utilizzando con successo per sviluppare il proprio business. Trasferire un'azienda in outsourcing significa affidare la soluzione di determinati compiti a un ente terzo (appaltatore). Tale soluzione garantirà la massima funzionalità e prestazioni dell'infrastruttura IT dell'azienda.

Innanzitutto, l'outsourcing IT consente di ridurre i costi di mantenimento del personale e di migliorare notevolmente la qualità dell'infrastruttura IT. Ma questi sono lontani da tutti i punti di quali sono i vantaggi dell'outsourcing .

#1 Aumento di competitività ed efficienza

Non credere allo stereotipo secondo cui l' outsourcing dell'IT è economico, il che significa che è irto di una scarsa qualità dei servizi. Al contrario, apre l'accesso a personale prezioso e ad alte tecnologie e, allo stesso tempo, libera le mani del personale d'ufficio.

Questo perché la maggior parte degli outsourcer ha una solida pratica, che influisce positivamente sulla qualità del risultato. Hanno un sistema di reporting unico, grazie al quale il cliente può controllare il processo in tutte le fasi, che è un ulteriore fattore disciplinare.

In definitiva, l'outsourcing a un'agenzia di fiducia dovrebbe darti la certezza che le attività vengono svolte in modo professionale ed efficiente senza preoccuparti del flusso di lavoro.

# 2 Risparmi significativi

Uno dei principali vantaggi dell'outsourcing è la possibilità di risparmiare denaro senza compromettere la qualità dei servizi IT.

L'outsourcing IT rende un contratto di servizio in abbonamento molto più economico del mantenimento di un dipendente a tempo pieno. E non richiede di sostenere costi generali come:

• Pacchetto sociale per i dipendenti.
• Affitto ufficio per lavoro.
• Fornire l'attrezzatura.
• Il costo della ricerca e della formazione di specialisti.

E anche assicurazione, eventuali costi e altri costi necessari associati al personale regolare.

Il formato one-stop-shop per questioni tecniche consente di acquistare l'hardware e il software più adatti a prezzi convenienti.

# 3 Pool di talenti

Sebbene l'outsourcing dell'IT sia economico, questo non è il principale vantaggio di questo approccio. Tra le altre cose, dà accesso a personale di talento in tutto il mondo. Inoltre, hai più opportunità di trovare uno specialista competente i cui servizi ti costeranno molto più redditizio.

Dopotutto, trovare uno sviluppatore esperto dell'Europa orientale che eseguirà lavori di alta qualità a metà prezzo di uno specialista della tua regione è molto più redditizio.

A proposito, l'anno scorso, le principali destinazioni di outsourcing per la ricerca di talenti IT includevano paesi come:

• India
• Filippine
• Messico
• Argentina
• Ucraina
• Polonia

Ogni proprietario di una startup o di un'azienda sceglie una direzione di outsourcing che meglio si adatta ai propri criteri ed esigenze.

# 4 Condivisione dei rischi

La società outsourcer lavora su compiti controllati sia dal cliente che dalla società esecutrice (questo è anche previsto nel contratto). Pertanto, tali addebiti hanno scadenze, un piano d'azione e un risultato atteso e non andranno persi.

Inoltre, l'appaltatore si impegna sempre a ridurre al minimo i costi di manodopera per le attività pianificate del cliente. La società di outsourcing utilizza questo sistema di monitoraggio o sistemi di backup automatizzati con notifica di backup riuscito o non riuscito.

L'outsourcing IT garantisce inoltre all'azienda i rischi di disconnessione dei servizi e riduce i costi e gli sforzi per:

• servizio di abbonamento informatico
• server
• manutenzione della rete
• apparecchiature periferiche
• telefonia.

Allo stesso tempo, l'azienda può concentrare i suoi sforzi e le sue risorse sui compiti aziendali perché ha delegato tutto il lavoro principale all'appaltatore.

Rischi dell'esternalizzazione dell'IT

Alcuni sostengono che l'outsourcing IT abbia dei rischi. Questa pratica ha anche i suoi svantaggi perché nulla è perfetto. Questi, invece, non sono rischi ma sfumature (in fondo firmi un contratto con un appaltatore, il che significa che li minimizzi).

Quindi, cosa devi tenere a mente quando esternalizzi alcune delle tue attività?

# 1 La questione della fiducia, della sicurezza e della proprietà intellettuale

I leader aziendali possono perdere rapidamente il controllo dell'attività se le informazioni sensibili arrivano a terze parti, come i concorrenti.

D'altra parte, tali casi sono il più delle volte associati all'inadempimento degli obblighi da parte dell'azienda cliente: evasione dei pagamenti, sospensione del finanziamento di progetti, ecc. Inoltre, la fuga di informazioni non è sempre colpa dell'appaltatore. Come ridurre al minimo questo rischio:

• Innanzitutto, scegli una società di outsourcing con una buona reputazione e recensioni.
• Firma con l'appaltatore NDA.
• Implementare sistemi di protezione e monitoraggio regolare.

Inoltre, i sistemi di protezione e informazione ti aiuteranno in caso di accesso non autorizzato.

# 2 La flessibilità manageriale può diminuire

Di norma, l'outsourcing dell'IT presuppone che tutta la gestione sia concentrata nelle mani di un'unica persona. E se allo stesso tempo ci sono problemi come uno spreco di risorse o l'incapacità di pianificare e controllare il lavoro di specialisti tecnici. Ciò può portare al fatto che l'azienda posticipa le scadenze per la consegna di progetti importanti e perde denaro. Per ridurre questo rischio:

1. Fare un elenco completo di oggetti: dalle apparecchiature ai processi aziendali, che l'appaltatore controllerà e supporterà.
2. Stabilire requisiti e norme e identificare criteri per il monitoraggio.
3. Risolvi questo contratto e coordinalo con specialisti a tempo pieno che dispongono di informazioni affidabili sull'infrastruttura IT dell'azienda.

E ancora, annota tutto nel contratto.

# 3 Difficoltà di orario di lavoro e sincronizzazione del ritmo

Diversi fusi orari interferiscono con la collaborazione sincrona sui progetti. Non c'è modo per il CIO di incontrare il personale di persona, quindi devono comunicare tramite e-mail e strumenti di collaborazione. Il problema risiede nella comunicazione non sincrona e nei possibili problemi con la consegna del codice o del servizio (di nuovo, a causa della desincronizzazione).

Come ridurre al minimo il rischio: l'azienda dovrebbe avere un piano ben congegnato per la gestione del progetto e la comunicazione con l'outsourcer. Se risolvi questo problema, puoi dormire sonni tranquilli, sapendo che la tua attività lavora 24 ore su 24.

#4 Prodotto finale di bassa qualità

La qualità dei servizi IT può essere superiore o inferiore a seconda di ciò che viene esternalizzato. I clienti spesso si rivolgono ai servizi di un outsourcer IT quando mancano di specialisti qualificati o per risparmiare sul lavoro duro. Quindi, da un lato, l'azienda riceve un servizio di qualità a un prezzo accessibile. Ma d'altra parte, deve affrontare problemi come:

• Lacune nella conoscenza.
• Riluttanza a risolvere rapidamente situazioni complesse.
• Approccio irresponsabile allo svolgimento delle proprie mansioni.

E questo può causare danni irreparabili all'azienda. Ma d'altra parte, il cliente ottiene esattamente quello per cui ha pagato se voleva solo risparmiare denaro.

Come ridurre al minimo questo rischio: ancora una volta, cerca appaltatori che hanno già una reputazione e un portafoglio e sono consapevoli degli standard di prestazione e dei contratti. Negozia il prezzo e annota attentamente tutte le sfumature e i requisiti nel contratto.

Outsourcing IT: non sempre economico, ma sempre redditizio?

È impossibile dire se l'outsourcing contribuisca al risparmio sui costi per il cliente: tutto dipende dalla situazione specifica. Se l'azienda è molto dinamica, sarà difficile per te mantenere il tuo servizio IT, che deve essere sufficientemente flessibile per rispondere rapidamente ai requisiti aziendali. A proposito, il servizio IT è composto da dozzine di specialisti altamente pagati in:

• infrastruttura ingegneristica
• reti
• sistemi aziendali per il cliente.

Ciò costerebbe più che attrarre fornitori di servizi esterni.

I clienti beneficiano principalmente dell'outsourcing, non del risparmio sui costi. Tuttavia, la gestione esterna e l'outsourcing hanno più funzioni poiché liberano risorse per le attività principali.

Chi ha bisogno dei servizi di outsourcer IT?

L'outsourcing dei processi aziendali è uno strumento moderno ed efficace che consente al cliente di trasferire funzioni non core a un'organizzazione di terze parti, concentrandosi sui compiti critici dell'azienda. Pertanto, sarà utile per diverse categorie di aziende e imprese, vale a dire:

• Organizzazioni stabili con buoni redditi. Questo sarà ottimale per le aziende che cercano opportunità per fornire servizi IT di qualità al mercato globale.
• Aziende in fase di crescita. Questo è il caso in cui vuoi espanderti e non vedi il punto nell'assumere uno specialista nel personale.
• Startup. L'outsourcing aiuterà una startup a lanciare un progetto riducendo i costi degli specialisti.

È meglio assumere un programmatore a tempo pieno se hai bisogno di uno specialista IT in modo permanente e non caso per caso.

3 miti sull'outsourcing IT

Considerando tutti i pro e i contro dell'outsourcing IT, le persone tendono a credere ad alcuni degli stereotipi e dei miti su questa pratica. Considera le principali restrizioni che le startup si impongono da sole:

• Dipendenza dalla società di outsourcing. Puoi trovare in qualsiasi momento un altro interprete per il tuo lavoro;
• Fuga di dati. Abbiamo già accennato a questo rischio, ma sottolineiamo che si tratta piuttosto di un mito. Del resto, alla conclusione del contratto, sarà indicata la responsabilità della diffusione dei Suoi dati a terzi;
• Costi elevati. Sì, molte persone pensano che un libero professionista possa addebitare troppo per i propri servizi. Ma in realtà, il servizio di uno specialista in outsourcing costerà molto meno del mantenimento di un posto di lavoro aggiuntivo.

Pertanto, se vuoi delegare i tuoi progetti e aspettarti un risultato di alta qualità, non aver paura di ricorrere all'outsourcing IT.

Le ultime tendenze dell'outsourcing IT

Anche l'outsourcing IT non si ferma e l'approccio alla collaborazione è in continua evoluzione e miglioramento, dimostrando le nuove tendenze dell'outsourcing IT:

• Valore invece di risparmiare sul servizio. Ora la cooperazione si concentra non sui prezzi bassi ma su servizi eccellenti.
• Più fornitori. Ciò fornirà flessibilità al progetto e amplierà il networking per ulteriori partnership.
• Nuove direzioni di esternalizzazione. L'Europa dell'Est attira un'attenzione particolare grazie al personale altamente qualificato.
• Nuovi standard commerciali. I contratti avranno requisiti e formati unici, garantendo ai partner risultati diversi e un approccio costruttivo alla cooperazione.
• Automazione. Il coinvolgimento dell'IA, l'automazione dei processi e il miglioramento del software renderanno le attività IT più professionali.
• Piattaforme cloud. Anche la sicurezza delle informazioni subirà alcune modifiche.

C'è anche una tendenza attiva per i contratti. Secondo GSA UK, quasi il 90% degli intervistati è sicuro che tutti i partecipanti alla cooperazione di outsourcing IT firmeranno contratti.

Cosa può aiutare a ridurre i rischi nell'outsourcing della collaborazione IT

Quando si sceglie una società di outsourcing, verificare i vantaggi e gli svantaggi dell'IT in questa azienda. Prestare particolare attenzione a fattori quali:

• Servizi per la conformità agli standard internazionali ITSM e COBIT.
• Livello di competenza ed esperienza di progetto.
• Servizio di supporto al lavoro.
• Velocità di risposta ai problemi dei clienti.

Inoltre, prestare attenzione alle condizioni per l'erogazione dei servizi da remoto e direttamente presso la struttura.

Conclusione

L'outsourcing IT si è affermato con successo in America e nei paesi europei e ora è sempre più sperimentato in Ucraina. Lavorare in ufficio con il proprio team, a differenza della gestione di un'unità remota in fase di outsourcing, è più familiare e semplice, ma questo è solo a prima vista.

Tra i principali vantaggi e svantaggi dell'outsourcing IT, possiamo distinguere vantaggi come:

• Risparmi.
• Miglioramento della competenza e dell'efficienza del team.
• Accesso ad alta tecnologia e pool di talenti.
• Condivisione del rischio.

Tra gli svantaggi e gli svantaggi possono essere identificati punti come:

• La minaccia della fuga di dati.
• La differenza di fusi orari.
• Possibile perdita di qualità.
• Problemi nella gestione.

Tuttavia, queste carenze possono essere facilmente ridotte al minimo se scegli con attenzione la tua azienda. Se lo consideri attentamente, noterai che tutti i potenziali rischi sono in qualche modo collegati alla miopia del cliente o alla disonestà dell'appaltatore. Il vero successo dell'outsourcing è quando entrambe le parti sono soddisfatte della cooperazione, dell'interazione chiara e della fiducia reciproca.