Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing IT: 4 Alasan Mengapa Ini Akan Membantu Bisnis Anda

Saat ini, layanan TI untuk perusahaan menjadi kenyataan sehari-hari. Semakin banyak perusahaan dan startup beralih ke penikmat pihak ketiga yang bekerja pada model manajemen outsourcing. Solusi ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan bisnis Anda di pasar yang tidak stabil tanpa risiko dan kebutuhan untuk memperluas staf internal. Tinggal memahami pro dan kontra dari outsourcing TI. Anda dapat menemukan jawaban atas pertanyaan ini dan informasi tematik lainnya di Intellisoft.

Bayangkan Anda telah berhasil meluncurkan bisnis Anda sendiri. Sekarang Anda sedang berpikir tentang bagaimana melepaskan sebagian beban dan mentransfer, misalnya, tugas TI ke perusahaan outsourcing. Dalam hal ini, Anda, tidak seperti orang lain, tertarik pada prospek yang paling mungkin dan kemungkinan risiko dari keputusan semacam itu.

Manfaat Mengalihdayakan TI

Banyak perusahaan saat ini telah menghargai pro dan kontra outsourcing TI dan berhasil menggunakannya untuk mengembangkan bisnis mereka. Mentransfer perusahaan ke outsourcing berarti mempercayakan solusi tugas tertentu kepada organisasi pihak ketiga (kontraktor). Solusi seperti itu akan memastikan fungsionalitas dan kinerja maksimum dari infrastruktur TI perusahaan.

Pertama-tama, outsourcing TI memungkinkan Anda mengurangi biaya pemeliharaan staf dan secara signifikan meningkatkan kualitas infrastruktur TI. Tapi ini jauh dari semua poin apa keuntungan dari outsourcing .

#1 Peningkatan Daya Saing dan Efisiensi

Jangan percaya stereotip bahwa outsourcing TI itu murah, yang berarti penuh dengan kualitas layanan yang buruk. Sebaliknya, itu membuka akses ke personel yang berharga dan teknologi tinggi dan, pada saat yang sama, membebaskan tangan staf kantor.

Ini karena sebagian besar agen outsourcing memiliki praktik yang solid, yang secara positif mempengaruhi kualitas hasil. Mereka memiliki sistem pelaporan yang unik, berkat klien dapat mengontrol proses di semua tahap, yang merupakan faktor disiplin tambahan.

Pada akhirnya, outsourcing ke agen tepercaya akan memberi Anda kepercayaan diri bahwa tugas dilakukan secara profesional dan efisien tanpa mengkhawatirkan alur kerja.

#2 Penghematan Signifikan

Salah satu keuntungan utama dari outsourcing adalah kemampuan untuk menghemat uang tanpa mengurangi kualitas layanan TI.

Outsourcing IT membuat kontrak layanan berlangganan jauh lebih murah daripada pemeliharaan karyawan penuh waktu. Dan itu tidak mengharuskan Anda untuk menanggung biaya overhead seperti:

• Paket sosial untuk karyawan.
• Sewa kantor untuk bekerja.
• Menyediakan peralatan.
• Biaya untuk menemukan dan melatih spesialis.

Dan juga asuransi, kemungkinan biaya, dan biaya lain yang diperlukan terkait dengan staf tetap.

Format one-stop-shop untuk masalah teknis memungkinkan pembelian perangkat keras dan perangkat lunak yang paling sesuai dengan harga terjangkau.

#3 Kumpulan Bakat

Meskipun outsourcing TI itu ekonomis, ini bukanlah keuntungan utama dari pendekatan ini. Antara lain, memberikan akses ke personel berbakat di seluruh dunia. Selain itu, Anda mendapatkan lebih banyak peluang untuk menemukan spesialis yang kompeten yang layanannya akan membuat Anda jauh lebih menguntungkan.

Lagi pula, menemukan pengembang berpengalaman dari Eropa Timur yang akan melakukan pekerjaan berkualitas tinggi dengan setengah harga spesialis dari wilayah Anda jauh lebih menguntungkan.

Omong-omong, tahun lalu, tujuan outsourcing teratas untuk menemukan bakat IT termasuk negara-negara seperti:

• India
• Filipina
• Meksiko
• Argentina
• Ukraina
• Polandia

Setiap pemilik startup atau perusahaan memilih arah outsourcing yang paling sesuai dengan kriteria dan kebutuhan mereka.

#4 Risiko Berbagi

Perusahaan outsourcing mengerjakan tugas-tugas yang dikendalikan oleh pelanggan dan perusahaan pelaksana (ini juga ditentukan dalam kontrak). Oleh karena itu, biaya tersebut memiliki tenggat waktu, rencana tindakan, dan hasil yang diharapkan dan tidak akan hilang.

Selain itu, kontraktor selalu berusaha untuk meminimalkan biaya tenaga kerja untuk tugas-tugas yang direncanakan klien. Perusahaan outsourcing menggunakan sistem pemantauan ini atau sistem pencadangan otomatis dengan pemberitahuan pencadangan berhasil atau tidak berhasil.

Outsourcing IT juga memastikan perusahaan terhadap risiko pemutusan layanan dan mengurangi biaya dan upaya untuk:

• layanan berlangganan komputer
• server
• pemeliharaan jaringan
• peralatan penunjang
• telepon.

Pada saat yang sama, perusahaan dapat memusatkan upaya dan sumber dayanya pada tugas-tugas bisnis karena telah mendelegasikan semua pekerjaan inti kepada kontraktor.

Risiko Mengalihdayakan TI

Ada yang mengatakan bahwa outsourcing TI memiliki risiko. Amalan ini juga memiliki kekurangan karena tidak ada yang sempurna. Sebaliknya, ini bukan risiko tetapi nuansa (bagaimanapun juga, Anda menandatangani kontrak dengan kontraktor, yang berarti Anda meminimalkannya).

Jadi, apa yang perlu Anda ingat saat melakukan outsourcing beberapa tugas Anda?

#1 Pertanyaan Tentang Kepercayaan, Keamanan, dan Kekayaan Intelektual

Pemimpin perusahaan dapat dengan cepat kehilangan kendali bisnis jika informasi sensitif sampai ke pihak ketiga, seperti pesaing.

Di sisi lain, kasus seperti itu paling sering dikaitkan dengan tidak terpenuhinya kewajiban oleh perusahaan pelanggan: penghindaran pembayaran, penangguhan pembiayaan proyek, dll. Selain itu, kebocoran informasi tidak selalu merupakan kesalahan kontraktor. Cara meminimalkan risiko ini:

• Pertama, pilih perusahaan outsourcing dengan reputasi dan ulasan yang baik.
• Menandatangani kontrak dengan kontraktor NDA.
• Menerapkan sistem perlindungan dan pemantauan berkala.

Selain itu, sistem perlindungan dan informasi akan membantu Anda jika terjadi akses yang tidak sah.

#2 Fleksibilitas Manajerial Dapat Menurun

Sebagai aturan, outsourcing TI mengasumsikan bahwa semua manajemen terkonsentrasi di tangan satu orang. Dan jika pada saat yang sama ada masalah seperti pemborosan sumber daya atau ketidakmampuan untuk merencanakan dan mengendalikan pekerjaan spesialis teknis. Ini dapat menyebabkan fakta bahwa perusahaan menunda tenggat waktu untuk pengiriman proyek-proyek penting dan kehilangan uang. Untuk mengurangi risiko ini:

1. Buat daftar objek yang lengkap: mulai dari peralatan hingga proses bisnis, yang akan dikontrol dan didukung oleh kontraktor.
2. Menetapkan persyaratan dan norma serta mengidentifikasi kriteria untuk pemantauan.
3. Perbaiki kontrak ini dan koordinasikan dengan spesialis penuh waktu yang memiliki informasi andal tentang infrastruktur TI di perusahaan.

Dan sekali lagi, tuliskan semuanya dalam kontrak.

#3 Kesulitan Waktu Kerja dan Sinkronisasi Irama

Zona waktu yang berbeda mengganggu kolaborasi sinkron pada proyek. Tidak ada cara bagi CIO untuk bertemu langsung dengan staf, sehingga mereka harus berkomunikasi melalui email dan alat kolaborasi. Masalahnya terletak pada komunikasi non-sinkron dan kemungkinan masalah dengan pengiriman kode atau layanan (sekali lagi, karena desinkronisasi).

Cara meminimalkan risiko: Perusahaan harus memiliki rencana yang matang untuk manajemen proyek dan komunikasi dengan agen outsourcing. Jika Anda mengatasi masalah ini, Anda dapat tidur nyenyak, mengetahui bahwa bisnis Anda bekerja sepanjang waktu.

#4 Produk Akhir Berkualitas Rendah

Kualitas layanan TI dapat lebih tinggi atau lebih rendah tergantung pada apa yang dialihdayakan. Pelanggan sering beralih ke layanan outsourcing TI ketika mereka kekurangan spesialis yang memenuhi syarat atau untuk menghemat pekerjaan kasar. Jadi, di satu sisi, perusahaan mendapatkan pelayanan yang berkualitas dengan harga yang terjangkau. Namun di sisi lain, ia menghadapi masalah seperti:

• Kesenjangan dalam pengetahuan.
• Keengganan untuk menyelesaikan situasi kompleks dengan cepat.
• Pendekatan yang tidak bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas.

Dan ini dapat menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki pada bisnis. Tetapi di sisi lain, pelanggan mendapatkan persis apa yang dia bayar jika dia hanya ingin menghemat uang.

Cara meminimalkan risiko ini: Sekali lagi, cari kontraktor yang sudah memiliki reputasi dan portofolio serta mengetahui standar kinerja dan kontrak. Negosiasikan harga dan tulis dengan hati-hati semua nuansa dan persyaratan dalam kontrak.

IT Outsourcing: Tidak Selalu Murah, Tapi Selalu Menguntungkan?

Mustahil untuk mengatakan apakah outsourcing berkontribusi pada penghematan biaya bagi pelanggan: semuanya tergantung pada situasi spesifik. Jika bisnis sangat dinamis, akan sulit bagi Anda untuk mempertahankan layanan TI Anda sendiri, yang harus cukup fleksibel untuk merespons kebutuhan bisnis dengan cepat. Omong-omong, layanan TI adalah lusinan spesialis bergaji tinggi di:

• infrastruktur teknik
• jaringan
• sistem perusahaan untuk pelanggan.

Ini akan lebih mahal daripada menarik penyedia layanan eksternal.

Pelanggan terutama mendapat manfaat dari outsourcing, bukan penghematan biaya. Namun, manajemen eksternal dan outsourcing diberikan lebih banyak fungsi karena mereka membebaskan sumber daya untuk kegiatan inti.

Siapa yang Membutuhkan Layanan Outsourcer TI?

Pengalihdayaan proses bisnis adalah alat modern dan efektif yang memungkinkan pelanggan mentransfer fungsi non-inti ke organisasi pihak ketiga, dengan fokus pada tugas-tugas penting perusahaan. Oleh karena itu, akan sangat membantu untuk berbagai kategori perusahaan dan bisnis, yaitu:

• Organisasi yang stabil dengan pendapatan yang baik. Ini akan optimal bagi perusahaan yang mencari peluang untuk memberikan layanan TI berkualitas ke pasar global.
• Perusahaan dalam fase pertumbuhan. Ini adalah kasus ketika Anda ingin berkembang dan tidak melihat gunanya mempekerjakan seorang spesialis di staf.
• Startup. Outsourcing akan membantu startup meluncurkan proyek sekaligus mengurangi biaya spesialis.

Lebih baik menyewa programmer penuh waktu jika Anda membutuhkan spesialis TI secara permanen dan tidak berdasarkan kasus per kasus.

3 Mitos Tentang IT Outsourcing

Dengan semua pro dan kontra dari outsourcing TI dipertimbangkan, orang cenderung percaya beberapa stereotip dan mitos tentang praktik ini. Pertimbangkan batasan utama yang dibuat oleh startup untuk diri mereka sendiri:

• Ketergantungan pada perusahaan outsourcing. Anda dapat menemukan pemain lain kapan saja untuk pekerjaan Anda;
• kebocoran data. Kami telah menyebutkan risiko ini, tetapi kami menekankan bahwa ini hanyalah mitos. Lagi pula, pada akhir kontrak, tanggung jawab untuk mendistribusikan data Anda ke pihak ketiga akan ditunjukkan;
• Biaya tinggi. Ya, banyak orang berpikir bahwa seorang freelancer dapat mengenakan biaya terlalu banyak untuk layanan mereka. Namun pada kenyataannya, layanan spesialis outsourcing akan jauh lebih murah daripada mempertahankan tempat kerja tambahan.

Oleh karena itu, jika Anda ingin mendelegasikan proyek Anda dan mengharapkan hasil berkualitas tinggi, jangan takut untuk menggunakan outsourcing TI.

Tren Outsourcing TI Terbaru

Pengalihdayaan TI juga tidak berhenti, dan pendekatan kolaborasi terus berubah dan meningkat, menunjukkan tren pengalihdayaan TI baru:

• Nilai alih-alih menghemat layanan. Sekarang kerjasama tidak berfokus pada harga rendah tetapi pada layanan yang sangat baik.
• Beberapa penyedia. Ini akan memberikan fleksibilitas proyek dan memperluas jaringan untuk kemitraan lebih lanjut.
• Arah baru outsourcing. Eropa Timur menarik perhatian khusus karena personel yang berkualifikasi tinggi.
• Standar bisnis baru. Kontrak akan memiliki persyaratan dan format yang unik, yang menjamin mitra hasil yang berbeda dan pendekatan konstruktif untuk kerjasama.
• Otomatisasi. Melibatkan AI, mengotomatisasi proses, dan meningkatkan perangkat lunak akan membuat tugas TI lebih profesional.
• Platform awan. Keamanan informasi juga akan mengalami beberapa perubahan.

Ada juga tren aktif untuk berkontraksi. Menurut GSA UK, hampir 90% responden yakin bahwa semua peserta kerjasama outsourcing IT akan menandatangani kontrak.

Apa yang Dapat Membantu Mengurangi Risiko dalam Mengalihdayakan Kolaborasi TI

Saat memilih perusahaan outsourcing, periksa pro dan kontra outsourcing IT di perusahaan ini. Berikan perhatian khusus pada faktor-faktor seperti:

• Layanan untuk memenuhi standar ITSM dan COBIT internasional.
• Tingkat kompetensi dan pengalaman proyek.
• Mendukung pekerjaan layanan.
• Kecepatan menanggapi masalah pelanggan.

Dan juga, perhatikan kondisi untuk memberikan layanan jarak jauh dan langsung di fasilitas.

Kesimpulan

Outsourcing IT telah berhasil memantapkan dirinya di Amerika dan negara-negara Eropa, dan sekarang semakin berpengalaman di Ukraina. Bekerja di kantor bersama tim Anda, berbeda dengan mengelola unit jarak jauh dalam proses outsourcing, lebih akrab dan lebih sederhana, tetapi ini hanya sekilas.

Di antara pro dan kontra outsourcing IT terkemuka, kami dapat membedakan keunggulan seperti:

• Penghematan biaya.
• Meningkatkan kompetensi dan efisiensi tim.
• Akses ke teknologi tinggi dan kumpulan bakat.
• Pembagian risiko.

Di antara minus dan kerugian dapat diidentifikasi poin-poin seperti:

• Ancaman kebocoran data.
• Perbedaan zona waktu.
• Kemungkinan kehilangan kualitas.
• Masalah dalam manajemen.

Namun, kekurangan ini dapat dengan mudah diminimalkan jika Anda memilih perusahaan Anda dengan hati-hati. Jika Anda mempertimbangkannya dengan cermat, Anda akan melihat bahwa semua potensi risiko entah bagaimana terkait dengan kepicikan pelanggan atau ketidakjujuran kontraktor. Keberhasilan outsourcing yang sebenarnya adalah ketika kedua belah pihak puas dengan kerjasama, memiliki interaksi yang jelas, dan saling percaya.