Pros y contras de la subcontratación de TI: 4 razones por las que ayudará a su empresa

Hoy en día, los servicios TI para las empresas se están convirtiendo en una realidad del día a día. Cada vez son más las empresas y startups que recurren a terceros conocedores que trabajan en un modelo de gestión de outsourcing. Esta solución le permite hacer crecer su negocio en un mercado inestable sin el riesgo y la necesidad de ampliar el personal interno. Solo queda entender los pros y los contras de la subcontratación de TI. Puede descubrir la respuesta a esta pregunta y otra información temática en Intellisoft.

Imaginemos que ha lanzado con éxito su propio negocio. Ahora está pensando en cómo quitarse parte de la carga y transferir, por ejemplo, tareas de TI a empresas de subcontratación. En este caso, usted, como nadie más, está interesado en las perspectivas más probables y los posibles riesgos de tal decisión.

Beneficios de la subcontratación de TI

Muchas de las empresas de hoy en día ya han apreciado las ventajas y desventajas de la subcontratación de TI y la están utilizando con éxito para desarrollar su negocio. Transferir una empresa a la subcontratación significa confiar la solución de ciertas tareas a una organización de terceros (contratista). Esta solución garantizará la máxima funcionalidad y rendimiento de la infraestructura de TI de la empresa.

En primer lugar, la subcontratación de TI le permite reducir el costo de mantenimiento del personal y mejorar significativamente la calidad de la infraestructura de TI. Pero estos están lejos de todos los puntos de lo que son las ventajas de la subcontratación .

#1 Incremento en Competitividad y Eficiencia

No crea en el estereotipo de que la subcontratación de TI es barata, lo que significa que está plagada de servicios de mala calidad. Por el contrario, abre el acceso a personal valioso y alta tecnología y, al mismo tiempo, libera las manos del personal de la oficina.

Esto se debe a que la mayoría de los subcontratistas tienen una práctica sólida, lo que afecta positivamente la calidad del resultado. Cuentan con un sistema de reporte único, gracias al cual el cliente puede controlar el proceso en todas las etapas, lo cual es un factor disciplinario adicional.

En última instancia, la subcontratación a una agencia confiable debería brindarle la confianza de que las tareas se realizan de manera profesional y eficiente sin preocuparse por el flujo de trabajo.

#2 Ahorros significativos

Una de las principales ventajas de la subcontratación es la capacidad de ahorrar dinero sin comprometer la calidad de los servicios de TI.

La subcontratación de TI hace que un contrato de servicio de suscripción sea mucho más económico que el mantenimiento de un empleado a tiempo completo. Y no requiere que asuma gastos generales como:

• Paquete social para empleados.
• Alquiler de oficina para trabajo.
• Proporcionar el equipo.
• El costo de encontrar y capacitar especialistas.

Y también seguros, posibles costos y otros costos necesarios asociados con el personal regular.

El formato de ventanilla única para cuestiones técnicas permite adquirir el hardware y software más adecuado a precios asequibles.

#3 Grupo de talentos

Si bien la subcontratación de TI es económica, esta no es la principal ventaja de este enfoque. Entre otras cosas, da acceso a personal talentoso en todo el mundo. Además, obtiene más oportunidades de encontrar un especialista competente cuyos servicios le costarán mucho más rentable.

Después de todo, encontrar un desarrollador experimentado de Europa del Este que realice un trabajo de alta calidad a la mitad del precio de un especialista de su región es mucho más rentable.

Por cierto, el año pasado, los principales destinos de subcontratación para encontrar talento de TI incluyeron países como:

• India
• Filipinas
• México
• Argentina
• Ucrania
• Polonia

Cada propietario de una startup o empresa elige la dirección de outsourcing que mejor se adapta a sus criterios y necesidades.

#4 Riesgos Compartir

La empresa subcontratada trabaja en tareas controladas tanto por el cliente como por la empresa ejecutora (esto también está prescrito en el contrato). Por lo tanto, dichos cargos tienen plazos, un plan de acción y un resultado esperado y no se perderán.

Además, el contratista siempre se esfuerza por minimizar los costos de mano de obra para las tareas planificadas por el cliente. La empresa de outsourcing utiliza este sistema de monitoreo o sistemas de respaldo automatizados con notificación de respaldo exitoso o fallido.

La subcontratación de TI también asegura a la empresa contra los riesgos de desconectar los servicios y reduce los costos y los esfuerzos para:

• servicio de suscripción de computadora
• servidores
• mantenimiento de red
• Equipamiento periferico
• telefonía.

Al mismo tiempo, la empresa puede concentrar sus esfuerzos y recursos en las tareas comerciales porque ha delegado todo el trabajo principal al contratista.

Riesgos de la subcontratación de TI

Algunos dicen que la subcontratación de TI tiene riesgos. Esta práctica también tiene sus inconvenientes porque nada es perfecto. En cambio, estos no son riesgos sino matices (después de todo, usted firma un contrato con un contratista, lo que significa que los minimiza).

Entonces, ¿qué debe tener en cuenta al subcontratar algunas de sus tareas?

#1 La cuestión de la confianza, la seguridad y la propiedad intelectual

Los líderes de la empresa pueden perder rápidamente el control del negocio si la información confidencial llega a terceros, como la competencia.

Por otro lado, estos casos se asocian con mayor frecuencia al incumplimiento de obligaciones por parte de la empresa cliente: evasión de pagos, suspensión de la financiación del proyecto, etc. Además, la fuga de información no siempre es culpa del contratista. Cómo minimizar este riesgo:

• Primero, elija una empresa de subcontratación con buena reputación y reseñas.
• Firme con el contratista NDA.
• Implementar sistemas de protección y monitoreo regular.

Asimismo, los sistemas de protección e información le ayudarán en caso de acceso no autorizado.

#2 La flexibilidad gerencial puede disminuir

Por regla general, la subcontratación de TI supone que toda la gestión se concentra en manos de una sola persona. Y si al mismo tiempo hay problemas como el desperdicio de recursos o la incapacidad para planificar y controlar el trabajo de los especialistas técnicos. Esto puede llevar a que la empresa posponga los plazos de entrega de proyectos importantes y pierda dinero. Para reducir este riesgo:

1. Haga una lista completa de objetos: desde equipos hasta procesos comerciales, que el contratista controlará y respaldará.
2. Establecer requisitos y normas e identificar criterios para el seguimiento.
3. Fijar este contrato y coordinarlo con especialistas de tiempo completo que tengan información confiable sobre la infraestructura de TI en la empresa.

Y de nuevo, escribe todo en el contrato.

#3 Dificultad del tiempo de trabajo y sincronización del ritmo

Las diferentes zonas horarias interfieren con la colaboración sincrónica en los proyectos. No hay forma de que el CIO se reúna con el personal en persona, por lo que deben comunicarse por correo electrónico y herramientas de colaboración. El problema radica en la comunicación no sincronizada y posibles problemas con la entrega del código o servicio (nuevamente, debido a la desincronización).

Cómo minimizar el riesgo: la empresa debe tener un plan bien pensado para la gestión del proyecto y la comunicación con el subcontratista. Si resuelve este problema, puede dormir tranquilo sabiendo que su negocio funciona las 24 horas.

#4 Producto final de baja calidad

La calidad de los servicios de TI puede ser mayor o menor según lo que se subcontrate. Los clientes a menudo recurren a los servicios de un subcontratista de TI cuando carecen de especialistas calificados o para ahorrar en el trabajo pesado. Así, por un lado, la empresa recibe un servicio de calidad a un precio asequible. Pero por otro lado, se enfrenta a problemas como:

• Lagunas en el conocimiento.
• Falta de voluntad para resolver rápidamente situaciones complejas.
• Actitud irresponsable en el desempeño de sus funciones.

Y esto puede causar un daño irreparable al negocio. Pero, por otro lado, el cliente obtiene exactamente lo que pagó si solo quería ahorrar dinero.

Cómo minimizar este riesgo: una vez más, busque contratistas que ya tengan una reputación y una cartera y estén al tanto de los estándares de desempeño y los contratos. Negocie el precio y anote cuidadosamente todos los matices y requisitos en el contrato.

Outsourcing de TI: ¿no siempre barato, pero siempre rentable?

Es imposible decir si la externalización contribuye al ahorro de costes para el cliente: todo depende de la situación específica. Si el negocio es muy dinámico, le resultará difícil mantener su propio servicio de TI, que debe ser lo suficientemente flexible para responder rápidamente a los requisitos del negocio. Por cierto, el servicio de TI son decenas de especialistas muy bien pagados en:

• infraestructura de ingeniería
• redes
• sistemas corporativos para el cliente.

Esto costaría más que atraer proveedores de servicios externos.

Los clientes se benefician principalmente de la subcontratación, no del ahorro de costos. Aún así, la gestión externa y la subcontratación tienen más funciones, ya que liberan recursos para las actividades principales.

¿Quién necesita los servicios de subcontratación de TI?

La externalización de procesos de negocio es una herramienta moderna y eficaz que permite al cliente transferir funciones no esenciales a una organización de terceros, centrándose en las tareas críticas de la empresa. Por lo tanto, será útil para diferentes categorías de empresas y negocios, a saber:

• Organizaciones estables con buenos ingresos. Esto será óptimo para las empresas que buscan oportunidades para brindar servicios de TI de calidad al mercado global.
• Empresas en fase de crecimiento. Este es el caso cuando desea expandirse y no ve el sentido de contratar a un especialista en el personal.
• Inauguración. La subcontratación ayudará a una startup a lanzar un proyecto mientras reduce el costo de los especialistas.

Es mejor contratar a un programador a tiempo completo si necesita un especialista en TI de forma permanente y no caso por caso.

3 mitos sobre la subcontratación de TI

Teniendo en cuenta todos los pros y los contras de la subcontratación de TI, la gente tiende a creer algunos de los estereotipos y mitos sobre esta práctica. Considere las principales restricciones que se les ocurren a las nuevas empresas:

• Dependencia de la empresa de outsourcing. Puede encontrar en cualquier momento otro intérprete para su trabajo;
• Fuga de datos. Ya hemos mencionado este riesgo, pero enfatizamos que esto es más bien un mito. Después de todo, al finalizar el contrato, se indicará la responsabilidad de distribuir sus datos a terceros;
• Altos precios. Sí, mucha gente piensa que un freelancer puede cobrar demasiado por sus servicios. Pero, de hecho, el servicio de un especialista en subcontratación costará mucho menos que mantener un lugar de trabajo adicional.

Por tanto, si quieres delegar tus proyectos y esperas un resultado de calidad, no tengas miedo de recurrir a la externalización informática.

Últimas tendencias de externalización de TI

La subcontratación de TI tampoco se detiene, y el enfoque de la colaboración cambia y mejora constantemente, lo que demuestra nuevas tendencias de subcontratación de TI:

• Valor en lugar de ahorro en servicio. Ahora la cooperación no se centra en precios bajos sino en servicios excelentes.
• Múltiples proveedores. Esto proporcionará flexibilidad al proyecto y ampliará la creación de redes para futuras asociaciones.
• Nuevas direcciones de outsourcing. Europa del Este atrae una atención especial debido al personal altamente calificado.
• Nuevos estándares comerciales. Los contratos tendrán requisitos y formatos únicos, garantizando a los socios resultados diferentes y un enfoque constructivo de la cooperación.
• Automatización. Involucrar a la IA, automatizar los procesos y mejorar el software hará que las tareas de TI sean más profesionales.
• Plataformas en la nube. La seguridad de la información también sufrirá algunos cambios.

También hay una tendencia activa a la contratación. Según GSA UK, casi el 90 % de los encuestados está seguro de que todos los participantes en la cooperación de subcontratación de TI firmarán contratos.

Qué puede ayudar a reducir los riesgos en la subcontratación de la colaboración de TI

Al elegir una empresa de subcontratación, verifique las ventajas y desventajas de la subcontratación de TI en esta empresa. Preste especial atención a factores como:

• Servicios para el cumplimiento de los estándares internacionales ITSM y COBIT.
• Nivel de competencia y experiencia en proyectos.
• Trabajo de servicio de apoyo.
• Rapidez de respuesta a las incidencias de los clientes.

Y también, preste atención a las condiciones para la prestación de servicios de forma remota y directamente en la instalación.

Conclusión

La subcontratación de TI se ha establecido con éxito en América y los países europeos, y ahora tiene cada vez más experiencia en Ucrania. Trabajar en la oficina con su equipo, en contraste con la gestión de una unidad remota en el proceso de subcontratación, es más familiar y sencillo, pero esto es sólo a primera vista.

Entre los principales pros y contras de la externalización de TI, podemos distinguir ventajas tales como:

• Ahorro de costes.
• Mejora de la competencia y eficiencia del equipo.
• Acceso a alta tecnología y pool de talento.
• Riesgo compartido.

Entre las desventajas y desventajas se pueden identificar puntos tales como:

• La amenaza de la fuga de datos.
• La diferencia de zonas horarias.
• Posible pérdida de calidad.
• Problemas en la gestión.

Sin embargo, estas deficiencias se pueden minimizar fácilmente si elige su empresa con cuidado. Si lo considera cuidadosamente, notará que todos los riesgos potenciales están relacionados de alguna manera con la miopía del cliente o la deshonestidad del contratista. El verdadero éxito de la subcontratación es cuando ambas partes están satisfechas con la cooperación, tienen una interacción clara y confianza mutua.