คำติชมเชิงลบ: วิธีที่จะทำให้มันเป็นบวก

การให้ความคิดเห็นมักเป็นเรื่องที่เครียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องแสดงความคิดเห็นเชิงลบ สถานการณ์จะยิ่งแย่ลงไปอีกเมื่อคุณรู้ว่าพนักงานมีประวัติที่ก่อให้เกิดปัญหา

ประสิทธิภาพการทำงาน ความกระตือรือร้น และความเชื่อมั่นในตัวคุณของพนักงานล้วนได้รับอิทธิพลจากวิธีที่คุณส่งคำติชม นั่นคือเหตุผลที่ผู้นำต้องเรียนรู้วิธีวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์

อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีพัฒนาความสามารถในการตอบรับและเปลี่ยนการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ให้เป็นประโยชน์กับทุกคนในทีมของคุณ

คำติชมเชิงลบคืออะไร?

ความคิดเห็นเชิงลบคือข้อมูลที่ให้กับพนักงานเพื่อเน้นการกระทำที่ควรเปลี่ยนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาหรือประสิทธิภาพที่ไม่ดี มีวัตถุประสงค์เพื่อปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของพนักงานเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยื่นสัญญาผิด ฝ่ายบริหารควรพบกับพวกเขาทันทีที่ได้รับ ไม่ใช่วันหรือสัปดาห์ต่อมา

คำติชมเชิงลบเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน สามารถเพิ่มการเชื่อมต่อและความไว้วางใจระหว่างพนักงานกับผู้จัดการ พนักงานหลายคนชื่นชมและยินดีรับข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์จากผู้จัดการ แม้ว่าจะทำให้พวกเขารู้สึกไม่สบายใจก็ตาม

ความสำคัญของการให้ข้อเสนอแนะเชิงลบ

มีเหตุผลหลายประการที่การแสดงความคิดเห็นเชิงลบจึงเป็นประโยชน์ ต่อไปนี้เป็นรายการสาเหตุหลักบางประการที่ทำให้เกิดกรณีนี้:

• ส่งผลให้พนักงานมีผลงานดีขึ้น
• ช่วยอำนวยความสะดวกในการเติบโตของความสามารถในการเป็นผู้นำด้านการจัดการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานตระหนักถึงผู้จัดการของพวกเขาหรือความคาดหวังขององค์กรที่มีต่อพวกเขา
• ช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและเอาใจใส่ในขณะที่อยู่ในงาน
• อนุญาตให้พนักงานถามคำถามเพื่อความกระจ่าง
• เพิ่มขีดความสามารถของคนงานในการปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่

วิธีที่จะทำให้ข้อเสนอแนะเชิงลบในเชิงบวก

การให้ความคิดเห็นในเชิงบวกมักจะเป็นเรื่องง่าย แต่การให้ความคิดเห็นเชิงลบอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่า พนักงานไม่ตอบสนองต่อสิ่งนี้เมื่อไม่ได้รับการจัดหาอย่างเหมาะสม ต่อไปนี้เป็นวิธีเชิงบวกในการวิจารณ์เชิงลบต่อพนักงาน:

• หลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นเชิงลบอย่างรุนแรง

ให้ข้อเสนอแนะด้วยความเอาใจใส่และเคารพ หากเสนอบ่อยเกินไปและไม่เคารพความรู้สึก ผู้รับจะเข้าสู่โหมดการป้องกัน ซึ่งอาจทำให้สูญเสียความไว้วางใจ อัตตา และความกระตือรือร้น

• รักษาความมั่นคงทางอารมณ์

ก่อนแสดงความคิดเห็นเชิงลบ ให้ควบคุมอารมณ์ของคุณ เมื่อรู้สึกโกรธ โมโห หรือแง่ลบ เป็นการยากที่จะให้คำติชมที่เป็นประโยชน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่ได้รับคำติชมนั้นผ่อนคลาย มันจะทำให้พวกเขาป้องกันน้อยลงเกี่ยวกับข้อเสนอแนะ

• ส่งแบบส่วนตัว

อย่าให้ข้อเสนอแนะเชิงลบต่อหน้าเพื่อนร่วมงาน พนักงานอาจรู้สึกเขินอายและขัดขวางการตอบรับ พบกับบุคคลที่สำนักงานของคุณหรือในห้องประชุม การทำเช่นนี้จะแสดงความเคารพต่อพนักงานและสร้างแรงบันดาลใจให้มีการตอบรับความคิดเห็นของคุณอย่างเปิดเผย

• ให้ข้อเสนอแนะแบบอิงตามพฤติกรรม ไม่ใช่แบบอิงตัวบุคคล

จะดีกว่าที่จะมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่ต้องการมากกว่าที่พนักงาน การมุ่งเน้นที่การกระทำของพนักงานทำให้รับคำติชมได้ง่ายขึ้นและป้องกันไม่ให้รู้สึกว่าถูกโจมตี

• หลีกเลี่ยงคำพูดเล็กน้อย

บางครั้งผู้นำหรือหัวหน้างานเริ่มอภิปรายเกี่ยวกับข้อเสนอแนะเชิงลบด้วยคำพูดเล็กน้อยหรือคำเยินยอที่ไม่ยุติธรรม นายจ้างทำเช่นนี้เพื่อให้คนงานได้รับข้อเสนอแนะที่สำคัญได้ง่ายขึ้น

เมื่อวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์ ให้ความสนใจกับข้อเท็จจริงและพยายามแสดงความจริงใจ นำไปใช้ได้จริง และเปิดเผยให้มากที่สุด มันจะกระตุ้นให้พนักงานตอบสนองในทำนองเดียวกัน

• ให้ข้อเสนอแนะเชิงลบทันเวลา

ระยะเวลาตอบรับที่ไม่พึงประสงค์เป็นสิ่งสำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องให้ข้อเสนอแนะทันทีที่เกิดพฤติกรรมที่ต้องการ มันจะกระตุ้นให้พนักงานดำเนินการอย่างรวดเร็ว และทำให้ข้อเสนอแนะนั้นดูรุนแรงน้อยกว่าการรอวันหรือสัปดาห์

• เฉพาะเจาะจง

คุณควรให้ข้อคิดเห็นที่ถูกต้องและทันท่วงที แทนที่จะตอบว่า “คุณกรอกแบบฟอร์มไม่ถูกต้อง” ให้อธิบายว่าพวกเขาทำอะไรผิดและจะแก้ไขอย่างไร คุณอาจอธิบายผลที่ตามมาของการทำงานมอบหมายหรือการกระทำที่ไม่เหมาะสม

• ไม่ต้องตกใจ

การให้ข้อเสนอแนะเชิงลบอาจเป็นเรื่องยากหากการกระทำนั้นรุนแรงหรือพนักงานได้รับการปกป้อง แม้จะโกรธก็ใจเย็นๆ การสูญเสียอารมณ์อาจทำให้พนักงานปฏิเสธที่จะแก้ไขหรือไม่ได้รับคำติชมที่สร้างสรรค์ได้ดี

• ให้พนักงานตอบกลับ

ให้ข้อเสนอแนะในการแชท เมื่อคุณได้พูดถึงพฤติกรรมและการปรับปรุงที่จำเป็นแล้ว ให้พนักงานตอบกลับและถามคำถาม มันแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาและความคิดของพนักงาน และพร้อมที่จะรับฟัง

• จัดทำแผนปฏิบัติการ

สร้างบันทึกย่อหรือแผนปฏิบัติการเมื่อคุณได้อธิบายปัญหาแล้ว กำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงานของพนักงานและกำหนดเวลา คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของพนักงานรายสัปดาห์หรือรายเดือน รวมไว้ด้วยว่าถ้าคุณต้องการทำอะไรในฐานะหัวหน้าของพวกเขาเพื่อกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม รวมกลยุทธ์การฝึกอบรมใหม่ในข้อตกลงหากจำเป็น

• วางแผนว่าจะติดตามเมื่อใด

กำหนดวันที่และเวลาเพื่อติดตามผลกับพนักงานและตรวจทานบันทึกย่อหรือแผนปฏิบัติการ การตรวจสอบการปรับปรุงของพนักงานอย่างสม่ำเสมอและการให้ความเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความเป็นไปได้ที่พนักงานจะปฏิบัติตามกิจกรรมที่ตกลงกันไว้

ตัวอย่างการให้ข้อเสนอแนะเชิงลบในเชิงบวก

การฝึกฝน ประสบการณ์ และการสังเกตเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำทุกอย่างให้ดี การให้ข้อเสนอแนะในลักษณะที่เหมาะสมและซับซ้อนอาจเป็นเรื่องยาก ตัวอย่างด้านล่างสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้น:

• ตัวอย่าง 1

หมายเหตุ: คุณพลาดกำหนดเวลาซึ่งส่งผลกระทบต่อโครงการและส่วนที่เหลือของทีม

ทางเลือกเชิงบวก: ฉันเห็นว่าคุณมีปัญหากับการบริหารเวลา มีอะไรให้ช่วยไหม

• ตัวอย่าง 2

หมายเหตุ: เป้าหมายของคุณไม่สำเร็จ เป็นห่วงผมว่าจะส่งผลต่อผลงานของทีม

ทางเลือกเชิงบวก: ฉันรู้ว่าคุณทำงานหนักแค่ไหน แม้ว่าคุณจะยังไม่บรรลุเป้าหมาย คุณมีสิ่งกีดขวางบนถนนที่เราสามารถช่วยคุณได้หรือไม่?

• ตัวอย่างที่ 3

หมายเหตุ: อีเมลที่ส่งถึงทีมในช่วงดึกของคุณทำให้ฉันลำบากเพราะดูเหมือนคุณไม่ได้รับผิดชอบงานของคุณ

ทางเลือกเชิงบวก: ฉันกังวลเกี่ยวกับความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของคุณ เพราะฉันเห็นอีเมลของคุณในช่วงดึกถึงเจ้าหน้าที่ คุณช่วยลงรายละเอียดเพิ่มเติมเพื่อให้เราเข้าใจภาระงานของคุณได้ดีขึ้นหรือไม่

• ตัวอย่างที่ 4

หมายเหตุ: คุณได้ดำเนินการในความรับผิดชอบใหม่ แต่ดูเหมือนจะไม่สามารถจัดการได้ดี

ทางเลือกเชิงบวก: ขอแสดงความยินดีกับตำแหน่งใหม่ของคุณ จะต้องมีความลำบาก เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการสนับสนุนใด ๆ ที่เป็นไปได้หรือไม่?

• ตัวอย่างที่ 5

หมายเหตุ: ในการประชุมเมื่อวานนี้ คุณรู้สึกหงุดหงิดซึ่งทำให้การตัดสินใจค่อนข้างยาก

ทางเลือกเชิงบวก: ในการประชุมเมื่อวาน ฉันสังเกตว่าคุณดูอารมณ์เสีย คุณช่วยบอกฉันหน่อยได้ไหมว่าสถานการณ์เป็นอย่างไร

บทสรุป

การให้ข้อเสนอแนะเป็นส่วนที่จำเป็นของการจัดการบุคลากร อย่างไรก็ตาม มันอาจเป็นเรื่องท้าทาย คนที่คุณให้คำติชมจะรับรู้ถึงความจริงใจของคุณเมื่อคุณมุ่งมั่นที่จะพัฒนาพนักงาน ใช้วิธีการที่อธิบายไว้ในบล็อกนี้เพื่อให้ข้อเสนอแนะเชิงลบในเชิงบวก

จัดการกับข้อเสนอแนะเชิงลบอย่างระมัดระวัง สำรวจวิธีการ เรียนรู้จากตัวอย่าง และให้ข้อเสนอแนะเพื่อความก้าวหน้า ผู้ให้บริการควรตระหนักถึงวัตถุประสงค์และแรงจูงใจของกิจกรรม พวกเขายังต้องประเมินสถานการณ์ส่วนบุคคลและตามบริบทและรู้ว่าข้อมูลใดบ้างที่พวกเขาขาด

ค้นพบวิธีปรับปรุงบริษัทของคุณโดยรวบรวมข้อเสนอแนะจากพนักงานของคุณอย่างสม่ำเสมอด้วยความช่วยเหลือของ QuestionPro QuestionPro Workforce จะช่วยคุณในการกำหนดความสามารถของคุณในการเสนอความคิดเห็นเชิงลบ คุณสามารถสำรวจพนักงานของคุณเพื่อเรียนรู้ว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้

จองการสาธิต เรียนรู้เพิ่มเติม