Feedback negativo: modi per renderlo positivo

Dare feedback è spesso considerato stressante, in particolare se devi fornire feedback negativo. La situazione peggiora notevolmente quando si sa che un dipendente ha una storia di problemi.

La produttività, l'entusiasmo e la fiducia dei dipendenti in te sono tutti influenzati dal modo in cui fornisci il feedback. Ecco perché i leader devono imparare a dare critiche costruttive.

Continua a leggere per scoprire come sviluppare le tue capacità di feedback e trasformare le critiche costruttive in un vantaggio per tutti i membri del tuo team.

Cos'è il feedback negativo?

Il feedback negativo è un'informazione fornita a un dipendente per evidenziare le azioni che dovrebbero essere modificate per evitare problemi o prestazioni scadenti. Mira a modificare il comportamento dei dipendenti per migliorare la produttività e le prestazioni.

Ad esempio, se un dipendente archivia un contratto in modo errato, la direzione dovrebbe incontrarlo non appena lo riceve, non giorni o settimane dopo.

Il feedback negativo è uno strumento prezioso per aumentare l'efficienza sul posto di lavoro. Può aumentare la connessione e la fiducia tra dipendenti e manager. Molti dipendenti apprezzano e accolgono con favore il feedback costruttivo dei loro manager, anche se questo li mette a disagio.

Importanza di fornire un feedback negativo

Ci sono diversi motivi per cui è utile fornire un feedback negativo. Di seguito è riportato un elenco di alcuni dei motivi principali per cui questo è il caso:

• Porta a un miglioramento delle prestazioni dei dipendenti.
• Facilita la crescita delle capacità di leadership manageriale.
• Garantisce che i dipendenti siano consapevoli del proprio manager o delle aspettative dell'organizzazione nei loro confronti.
• Aiuta i lavoratori a provare la sensazione di essere supportati e accuditi mentre sono sul posto di lavoro.
• I dipendenti possono porre domande di chiarimento.
• Migliora la capacità dei lavoratori di svolgere le proprie responsabilità lavorative.

Modi per rendere positivo il feedback negativo

Dare un feedback positivo è spesso semplice, ma dare un feedback negativo può essere più difficile. I dipendenti non rispondono ad esso quando non è adeguatamente fornito. I seguenti sono modi positivi per fornire critiche negative a un dipendente:

• Evita di fornire feedback negativi con durezza

Fornire feedback con cura e rispetto. Se offerto troppo regolarmente e senza rispetto per i sentimenti, il destinatario entrerà in modalità di difesa, perdendo potenzialmente fiducia, ego ed entusiasmo.

• Mantieni la stabilità emotiva

Prima di dare un feedback negativo, regola le tue emozioni. Quando è indignato, furioso o altrimenti negativo, è difficile dare un feedback utile. Assicurati che la persona che riceve il feedback sia rilassata. Li renderà meno difensivi riguardo al feedback.

• Consegna in privato

Non dare mai feedback negativi davanti ai colleghi. Il dipendente potrebbe sentirsi in imbarazzo e ostacolare il feedback. Incontra la persona nel tuo ufficio o in una sala riunioni. In questo modo mostrerai al dipendente rispetto e ispirerà una risposta aperta al tuo feedback.

• Dai un feedback basato sul comportamento, non sulla persona

È meglio concentrarsi sul cambiamento di comportamento desiderato che sul dipendente. Concentrarsi sulle azioni del dipendente facilita la ricezione del feedback e impedisce che si sentano attaccati.

• Evita osservazioni banali

A volte i leader oi supervisori iniziano le discussioni sul feedback negativo con osservazioni banali o lusinghe ingiustificate. Il datore di lavoro fa questo per rendere più semplice per il lavoratore ottenere un feedback critico.

Quando fornisci critiche costruttive, mantieni la tua attenzione sui fatti e cerca di essere il più sincero, pratico ed esposto possibile. Motiverà il dipendente a rispondere in modo simile.

• Fornire un feedback negativo tempestivo

I tempi di feedback sfavorevoli sono fondamentali. È fondamentale fornire un feedback non appena si verifica il comportamento desiderato. Motiverà il dipendente ad agire rapidamente e renderà il feedback meno duro che se si aspettassero giorni o settimane.

• Sii specifico

Dovresti fornire commenti puntuali e precisi. Invece di rispondere, "hai compilato il modulo in modo errato", spiega cosa hanno fatto di sbagliato e come risolverlo. Potresti anche descrivere le conseguenze di svolgere l'incarico o agire in modo improprio.

• Non impazzire

Fornire feedback negativo può essere difficile se l'azione è grave o se il dipendente è protettivo. Nonostante la tua rabbia, sii calmo. Perdere la pazienza potrebbe portare il dipendente a rifiutarsi di modificare o non ricevere un feedback costruttivo.

• Lascia che il dipendente risponda

Dai un feedback in una chat. Dopo aver discusso del comportamento e dei miglioramenti necessari, lascia che il dipendente risponda e faccia domande. Dimostra che apprezzi il tempo e i pensieri del dipendente e sei pronto ad ascoltarli.

• Fare un piano d'azione

Crea una nota o un piano d'azione dopo aver spiegato il problema. Fissare obiettivi di prestazione e scadenze per i dipendenti. Puoi controllare l'andamento del dipendente settimanalmente o mensilmente. Includilo se devi fare qualcosa come loro capo per incoraggiare il cambiamento del comportamento. Includere una nuova strategia di formazione nell'accordo, se necessario.

• Pianifica quando seguire

Impostare una data e un'ora per il follow-up con il dipendente e rivedere la nota o il piano d'azione. È fondamentale monitorare regolarmente il miglioramento del dipendente e fornire commenti positivi sugli adeguamenti. Aumenta anche la possibilità che il dipendente porti a termine le attività concordate.

Esempio per dare un feedback negativo in positivo

La pratica, l'esperienza e l'osservazione sono fondamentali per fare bene qualsiasi cosa. Può essere difficile fornire feedback in modo adeguato e sofisticato. Gli esempi seguenti potrebbero servire come punto di partenza:

• Esempio 1

Osservazioni: continui a mancare le scadenze, il che sta influenzando il progetto e il resto del team.

Alternative positive: ho visto che fai fatica a gestire il tempo. C'è qualcosa di cui hai bisogno da parte mia per aiutarti?

• Esempio 2

Osservazioni: il tuo obiettivo non è stato raggiunto. Mi preoccupa che influenzerà le prestazioni della squadra.

Alternative positive: so quanto hai lavorato duramente anche se non hai raggiunto i tuoi obiettivi. Hai dei blocchi stradali con cui posso aiutarti?

• Esempio 3

Osservazioni: le tue e-mail a tarda notte al team mi hanno turbato perché non sembra che tu sia responsabile del tuo lavoro.

Alternative positive: sono preoccupato per il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata perché ho visto le tue e-mail a tarda notte allo staff. Puoi entrare più nel dettaglio in modo da poter capire meglio il tuo carico di lavoro?

• Esempio 4

Osservazioni: ti sei assunto le nuove responsabilità ma non sembri gestirle bene.

Alternative positive: congratulazioni per la tua nuova posizione. Ci devono essere delle difficoltà. Possiamo parlare di una possibile formazione e supporto?

• Esempio 5

Osservazioni: Nella riunione di ieri eri irritato, il che ha reso piuttosto difficile prendere una decisione.

Alternative positive: nella riunione di ieri, ho notato che sembravi sconvolto. Potresti per favore farmi sapere come stanno andando le cose?

Conclusione

Dare feedback è una parte necessaria della gestione delle persone. Tuttavia, può essere impegnativo. La persona a cui stai fornendo un feedback riconoscerà la tua sincerità quando ti impegni per lo sviluppo dei dipendenti. Usa i modi descritti in questo blog per fornire un feedback negativo positivo.

Gestisci con attenzione il feedback negativo. Esplora modi, impara dagli esempi e fornisci feedback per i progressi. Il fornitore dovrebbe realizzare l'obiettivo e la motivazione dell'attività. Devono anche valutare situazioni personali e contestuali e sapere quali informazioni mancano.

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