Negatywna opinia: sposoby na to, aby była pozytywna

Opublikowany: 2022-10-22

Udzielanie informacji zwrotnych jest często uważane za stresujące, szczególnie jeśli musisz wyrazić negatywną opinię. Sytuacja jest znacznie gorsza, gdy wiesz, że pracownik miał historię powodowania problemów.

Na produktywność, entuzjazm i wiarę w Ciebie pracowników ma wpływ sposób, w jaki przekazujesz informacje zwrotne. Dlatego liderzy muszą nauczyć się konstruktywnej krytyki.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak rozwijać swoje umiejętności przekazywania informacji zwrotnych i przekształcać konstruktywną krytykę w korzystne dla wszystkich członków zespołu.

Co to jest negatywna informacja zwrotna?

Negatywna informacja zwrotna to informacja przekazana pracownikowi w celu podkreślenia działań, które należy zmienić, aby uniknąć problemów lub słabej wydajności. Ma na celu modyfikację zachowań pracowników w celu poprawy produktywności i wydajności.

Na przykład, jeśli pracownik źle złoży umowę, kierownictwo powinno się z nim spotkać, gdy tylko ją otrzyma, a nie kilka dni lub tygodni później.

Negatywna informacja zwrotna jest cennym narzędziem zwiększania wydajności w miejscu pracy. Może zwiększyć więź i zaufanie między pracownikiem a menedżerem. Wielu pracowników docenia i przyjmuje konstruktywną informację zwrotną od swoich przełożonych, nawet jeśli powoduje to ich dyskomfort.

Znaczenie udzielania negatywnej opinii

Jest kilka powodów, dla których warto przekazać negatywną opinię. Poniżej znajduje się lista niektórych głównych powodów, dla których tak się dzieje:

  • Prowadzi to do poprawy wydajności pracowników.
  • Ułatwia wzrost umiejętności przywódczych menedżerów.
  • Zapewnia, że ​​pracownicy są świadomi swojego przełożonego lub oczekiwań organizacji wobec nich.
  • Pomaga pracownikom w odczuwaniu poczucia wsparcia i opieki podczas wykonywania pracy.
  • Pracownicy mogą zadawać pytania w celu wyjaśnienia.
  • Zwiększa zdolność pracowników do wykonywania ich obowiązków zawodowych.

Sposoby, aby negatywne opinie były pozytywne

Udzielanie pozytywnej opinii jest często proste, ale dawanie negatywnej opinii może być większym wyzwaniem. Pracownicy nie reagują na to, gdy nie jest odpowiednio dostarczane. Oto pozytywne sposoby przedstawiania pracownikowi negatywnej krytyki:

  • Unikaj surowego przekazywania negatywnych opinii

Przekazuj informacje zwrotne z uwagą i szacunkiem. Oferowany zbyt regularnie i bez szacunku dla uczuć, odbiorca przejdzie w tryb obrony, potencjalnie tracąc zaufanie, ego i entuzjazm.

  • Utrzymuj stabilność emocjonalną

Zanim przekażesz negatywną informację zwrotną, reguluj swoje emocje. Kiedy jesteś oburzony, wściekły lub w inny sposób negatywny, trudno jest przekazać pomocne informacje zwrotne. Upewnij się, że osoba otrzymująca informację zwrotną jest zrelaksowana. Dzięki temu będą mniej defensywni w stosunku do informacji zwrotnych.

  • Dostarcz prywatnie

Nigdy nie dawaj negatywnej opinii przy współpracownikach. Pracownik może czuć się zakłopotany i utrudniać przekazywanie informacji zwrotnej. Spotkaj się z osobą w swoim biurze lub w sali konferencyjnej. W ten sposób okażesz szacunek pracownikowi i zainspiruje do otwartej odpowiedzi na Twoją opinię.

  • Przekazuj informacje zwrotne oparte na zachowaniu, a nie na osobie

Lepiej skupić się na pożądanej zmianie zachowania niż na pracowniku. Skupienie się na działaniach pracownika ułatwia otrzymanie informacji zwrotnej i zapobiega poczuciu się atakowanego.

  • Unikaj błahych uwag

Czasami liderzy lub przełożeni rozpoczynają dyskusję na temat negatywnej opinii od trywialnych uwag lub nieuzasadnionych pochlebstw. Pracodawca robi to, aby ułatwić pracownikowi uzyskanie krytycznej informacji zwrotnej.

Przekazując konstruktywną krytykę, zwracaj uwagę na fakty i staraj się być jak najbardziej szczery, praktyczny i wyeksponowany. Zmotywuje pracownika do podobnej reakcji.

  • Przekazuj negatywną opinię w odpowiednim czasie

Kluczowe znaczenie ma niekorzystna synchronizacja sprzężenia zwrotnego. Bardzo ważne jest, aby przekazać informację zwrotną, gdy tylko pojawi się pożądane zachowanie. Zmotywuje to pracownika do szybkiego działania i sprawi, że informacja zwrotna będzie mniej przykra, niż gdybyś czekał kilka dni lub tygodni.

  • Być specyficznym

Powinieneś dostarczać terminowe, precyzyjne komentarze. Zamiast odpowiadać „niepoprawnie wypełniłeś formularz”, wyjaśnij, co zrobili źle i jak to naprawić. Możesz również opisać konsekwencje wykonania zadania lub niewłaściwego działania.

  • Nie panikuj

Przekazywanie negatywnej opinii może być trudne, jeśli działanie jest poważne lub pracownik jest opiekuńczy. Mimo gniewu bądź chłodny. Stracenie panowania nad sobą może spowodować, że pracownik odmówi modyfikacji lub nie otrzyma dobrze konstruktywnej informacji zwrotnej.

  • Pozwól pracownikowi odpowiedzieć

Przekaż opinię na czacie. Po omówieniu zachowania i potrzebnych ulepszeń, pozwól pracownikowi odpowiedzieć i zadać pytania. Pokazuje, że cenisz czas i myśli pracownika oraz jesteś przygotowany na ich wysłuchanie.

  • Zrób plan działania

Stwórz notatkę lub plan działania po wyjaśnieniu problemu. Ustal cele i terminy dotyczące wydajności pracowników. Możesz sprawdzać postępy pracownika co tydzień lub co miesiąc. Uwzględnij to, jeśli musisz zrobić coś jako ich szef, aby zachęcić do zmiany zachowania. W razie potrzeby uwzględnij w umowie nową strategię szkoleniową.

  • Zaplanuj, kiedy kontynuować

Ustaw datę i godzinę kontaktu z pracownikiem i przejrzyj notatkę lub plan działania. Niezbędne jest regularne monitorowanie postępów pracownika i pozytywne komentarze dotyczące zmian. Zwiększa również możliwość realizacji przez pracownika uzgodnionych działań.

Przykład pozytywnego wyrażenia negatywnej opinii

Praktyka, doświadczenie i obserwacja są niezbędne do robienia czegokolwiek dobrze. Udzielenie informacji zwrotnej w odpowiedni i wyrafinowany sposób może być trudne. Poniższe przykłady mogą posłużyć jako punkt wyjścia:

  • Przykład 1

Uwagi: Dotrzymujesz niedotrzymanych terminów, co wpływa na projekt i resztę zespołu.

Pozytywne alternatywy: Widziałem, że zmagasz się z zarządzaniem czasem. Czy potrzebujesz ode mnie czegoś do pomocy?

  • Przykład 2

Uwagi: Twój cel nie został osiągnięty. Martwi mnie, że wpłynie to na wyniki zespołu.

Pozytywne alternatywy: Wiem, jak ciężko pracowałeś, mimo że nie osiągnąłeś swoich celów. Czy masz jakieś przeszkody, w których mogę Ci pomóc?

  • Przykład 3

Uwagi: Twoje późne e-maile do zespołu niepokoiły mnie, ponieważ wydaje się, że nie kierujesz swoją pracą.

Pozytywne alternatywy: Martwię się o twoją równowagę między pracą a życiem prywatnym, ponieważ widziałem twoje późne e-maile do personelu. Czy możesz omówić więcej szczegółów, abyśmy mogli lepiej zrozumieć Twoje obciążenie pracą?

  • Przykład 4

Uwagi: Przyjąłeś nowe obowiązki, ale wygląda na to, że nie radzisz sobie z nimi dobrze.

Pozytywne alternatywy: Gratulujemy nowej pozycji. Muszą być trudności. Czy możemy porozmawiać o ewentualnym szkoleniu i wsparciu?

  • Przykład 5

Uwagi: Na wczorajszym spotkaniu byłeś zirytowany, co utrudniało podjęcie decyzji.

Pozytywne alternatywy: Na wczorajszym spotkaniu zauważyłem, że wyglądasz na zdenerwowanego. Czy mógłbyś mi powiedzieć, jak się sprawy mają?

Wniosek

Udzielanie informacji zwrotnej jest niezbędną częścią zarządzania ludźmi. Jednak może to być trudne. Osoba, której przekazujesz informację zwrotną, doceni Twoją szczerość, gdy będziesz zaangażowany w rozwój pracowników. Skorzystaj ze sposobów opisanych w tym blogu, aby pozytywnie przekazać negatywne opinie.

Ostrożnie postępuj z negatywną opinią. Eksploruj sposoby, ucz się na przykładach i udzielaj informacji zwrotnych dotyczących postępów. Dostawca powinien realizować cel i motywację działania. Muszą także oceniać sytuacje osobiste i kontekstowe oraz wiedzieć, jakich informacji im brakuje.

Dowiedz się, jak ulepszyć swoją firmę, regularnie zbierając informacje zwrotne od pracowników za pomocą aplikacji QuestionPro. Grupa robocza QuestionPro pomoże ci określić twoją zdolność do oferowania negatywnej opinii. Możesz przeprowadzić ankietę wśród swoich pracowników, aby dowiedzieć się, co o tym myślą.