Umpan Balik Negatif: Cara Membuatnya Positif
Diterbitkan: 2022-10-22Memberi umpan balik sering dianggap sebagai stres, terutama jika Anda harus memberikan umpan balik negatif. Situasi menjadi jauh lebih buruk ketika Anda tahu bahwa seorang karyawan memiliki riwayat menyebabkan masalah.
Produktivitas, antusiasme, dan keyakinan karyawan pada Anda semuanya dipengaruhi oleh cara Anda menyampaikan umpan balik. Itu sebabnya pemimpin harus belajar bagaimana memberikan kritik yang membangun.
Baca terus untuk mempelajari bagaimana mengembangkan kemampuan umpan balik Anda dan mengubah kritik membangun menjadi win-win untuk semua orang di tim Anda.
Apa itu umpan balik negatif?
Umpan balik negatif adalah informasi yang diberikan kepada karyawan untuk menyoroti tindakan yang harus diubah untuk menghindari masalah atau kinerja yang buruk. Hal ini bertujuan untuk memodifikasi perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja.
Misalnya, jika seorang karyawan salah mengarsipkan kontrak, manajemen harus menemui mereka segera setelah mereka menerimanya, bukan berhari-hari atau berminggu-minggu kemudian.
Umpan balik negatif adalah alat yang berharga untuk meningkatkan efisiensi tempat kerja. Ini dapat meningkatkan koneksi dan kepercayaan karyawan-manajer. Banyak karyawan menghargai dan menyambut umpan balik konstruktif dari manajer mereka, bahkan jika itu membuat mereka tidak nyaman.
Pentingnya memberikan umpan balik negatif
Ada beberapa alasan mengapa memberikan umpan balik negatif sangat membantu. Berikut ini adalah daftar beberapa alasan utama mengapa hal ini terjadi:
- Ini mengarah pada peningkatan kinerja dari karyawan.
- Ini memfasilitasi pertumbuhan kemampuan kepemimpinan manajerial.
- Memastikan bahwa karyawan mengetahui manajer mereka atau harapan organisasi terhadap mereka.
- Membantu pekerja dalam mengalami rasa didukung dan diperhatikan selama mereka bekerja.
- Karyawan diperbolehkan mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi.
- Meningkatkan kapasitas pekerja untuk melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka.
Cara membuat umpan balik negatif menjadi positif
Memberikan umpan balik positif seringkali sederhana, tetapi memberikan umpan balik negatif bisa lebih menantang. Karyawan tidak responsif terhadapnya ketika tidak diberikan dengan tepat. Berikut ini adalah cara-cara positif untuk memberikan kritik negatif kepada seorang karyawan:
Hindari memberikan umpan balik negatif dengan kasar
Berikan umpan balik dengan hati-hati dan hormat. Jika ditawarkan terlalu teratur dan tanpa menghormati perasaan, penerima akan masuk ke mode pertahanan, berpotensi kehilangan kepercayaan, ego, dan antusiasme.
Menjaga kestabilan emosi
Sebelum memberikan umpan balik negatif, atur emosi Anda. Ketika marah, marah, atau negatif, sulit untuk memberikan umpan balik yang membantu. Pastikan orang yang menerima umpan balik santai. Ini akan membuat mereka kurang defensif tentang umpan balik.
Kirim secara pribadi
Jangan pernah memberikan umpan balik negatif di depan rekan kerja. Karyawan mungkin merasa malu dan menghalangi umpan balik. Temui orang tersebut di kantor Anda atau di ruang rapat. Melakukan hal itu akan menunjukkan rasa hormat karyawan dan menginspirasi tanggapan terbuka terhadap umpan balik Anda.
Berikan umpan balik berdasarkan perilaku, bukan berdasarkan orang
Lebih baik fokus pada perubahan perilaku yang diinginkan daripada pada karyawan. Berfokus pada tindakan karyawan membuat umpan balik lebih mudah diterima dan mencegah mereka merasa diserang.
Hindari komentar sepele
Terkadang pemimpin atau supervisor memulai diskusi tentang umpan balik negatif dengan komentar sepele atau sanjungan yang tidak dapat dibenarkan. Majikan melakukan ini untuk mempermudah pekerja mendapatkan umpan balik kritis.
Saat memberikan kritik yang membangun, tetap perhatikan faktanya dan cobalah untuk tulus, praktis, dan terbuka mungkin. Ini akan memotivasi karyawan untuk merespons dengan cara yang sama.
Memberikan umpan balik negatif tepat waktu
Waktu umpan balik yang tidak menguntungkan sangat penting. Sangat penting untuk memberikan umpan balik segera setelah perilaku yang diinginkan terjadi. Ini akan memotivasi karyawan untuk bertindak cepat dan membuat umpan balik terasa tidak terlalu keras dibandingkan jika Anda menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu.
Jadilah spesifik
Anda harus memberikan komentar yang tepat waktu dan tepat. Alih-alih menjawab, “Anda salah mengisi formulir,” jelaskan kesalahan mereka dan cara memperbaikinya. Anda juga dapat menjelaskan konsekuensi dari melakukan tugas atau bertindak tidak semestinya.
Jangan panik
Memberikan umpan balik negatif bisa jadi sulit jika tindakannya parah atau karyawan itu protektif. Terlepas dari kemarahan Anda, bersikaplah dingin. Kehilangan kesabaran dapat menyebabkan karyawan menolak untuk mengubah atau tidak menerima umpan balik yang konstruktif dengan baik.
Biarkan karyawan merespons
Berikan umpan balik dalam obrolan. Setelah Anda mendiskusikan perilaku dan perbaikan yang diperlukan, biarkan karyawan menjawab dan mengajukan pertanyaan. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan pikiran karyawan dan siap untuk mendengarkannya.
Buat rencana aksi
Buat catatan atau rencana tindakan setelah Anda menjelaskan masalahnya. Tetapkan target kinerja karyawan dan tenggat waktu. Anda dapat memeriksa kemajuan karyawan secara mingguan atau bulanan. Sertakan jika Anda perlu melakukan sesuatu sebagai atasan mereka untuk mendorong perubahan perilaku. Sertakan strategi pelatihan baru dalam perjanjian jika diperlukan.
Rencanakan kapan harus menindaklanjuti
Tetapkan tanggal dan waktu untuk menindaklanjuti dengan karyawan dan meninjau catatan atau rencana tindakan. Memantau peningkatan karyawan secara teratur dan memberikan komentar positif tentang penyesuaian sangat penting. Hal ini juga meningkatkan kemungkinan bahwa karyawan akan menindaklanjuti kegiatan yang telah disepakati.
Contoh untuk memberikan umpan balik negatif secara positif
Latihan, pengalaman, dan pengamatan sangat penting untuk melakukan sesuatu dengan baik. Mungkin sulit untuk memberikan umpan balik dengan cara yang sesuai dan canggih. Contoh di bawah ini dapat berfungsi sebagai tempat untuk memulai:
Contoh 1
Catatan: Anda terus melewatkan tenggat waktu, yang memengaruhi proyek dan anggota tim lainnya.
Alternatif positif: Saya telah melihat bahwa Anda berjuang dengan manajemen waktu. Apakah ada yang Anda butuhkan dari saya untuk membantu?
Contoh 2
Catatan: Tujuan Anda tidak terpenuhi. Saya khawatir itu akan mempengaruhi kinerja tim.
Alternatif positif: Saya tahu seberapa keras Anda telah bekerja meskipun Anda belum mencapai tujuan Anda. Apakah Anda memiliki penghalang jalan yang dapat saya bantu?
Contoh 3
Catatan: Email larut malam Anda ke tim telah mengganggu saya karena Anda tampaknya tidak bertanggung jawab atas pekerjaan Anda.
Alternatif positif: Saya khawatir tentang keseimbangan kehidupan kerja Anda karena saya telah melihat email larut malam Anda kepada staf. Bisakah Anda menjelaskan lebih detail sehingga kami dapat lebih memahami beban kerja Anda?
Contoh 4
Keterangan: Anda telah mengambil tanggung jawab baru tetapi tampaknya tidak mengelolanya dengan baik.
Alternatif positif: Selamat atas posisi baru Anda. Pasti ada kesulitan. Bisakah kita berbicara tentang kemungkinan pelatihan dan dukungan?
Contoh 5
Keterangan: Dalam pertemuan kemarin, Anda kesal, yang membuat pengambilan keputusan cukup sulit.
Alternatif positif: Dalam pertemuan kemarin, saya mengamati bahwa Anda tampak kesal. Bisakah Anda memberi tahu saya bagaimana keadaannya?
Kesimpulan
Memberikan umpan balik adalah bagian penting dari manajemen orang. Namun, itu bisa menjadi tantangan. Orang yang Anda beri umpan balik akan mengenali ketulusan Anda ketika Anda berkomitmen untuk pengembangan karyawan. Gunakan cara-cara yang diuraikan dalam blog ini untuk memberikan umpan balik negatif secara positif.
Hati-hati menangani umpan balik negatif. Jelajahi cara, belajar dari contoh, dan berikan umpan balik untuk kemajuan. Penyedia harus menyadari tujuan dan motivasi kegiatan. Mereka juga harus mengevaluasi situasi pribadi dan kontekstual dan mengetahui informasi apa yang kurang.
Temukan cara meningkatkan perusahaan Anda dengan mengumpulkan umpan balik secara teratur dari tenaga kerja Anda dengan bantuan QuestionPro. Tenaga Kerja QuestionPro akan membantu Anda menentukan kapasitas Anda untuk memberikan umpan balik negatif. Anda dapat mensurvei karyawan Anda untuk mengetahui pendapat mereka tentang hal ini.