Microsoft SharePoint Pros ข้อเสียและคู่แข่ง

เนื่องจากโครงสร้างพื้นฐานของระบบคลาวด์มีรากฐานที่ลึกซึ้งในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ สำนักงานต่างมองหาระบบที่ขยันขันแข็งที่สามารถช่วยสร้างสถานที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันอย่างแท้จริง

SharePoint ที่ Microsoft เสนอให้เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้องค์กรสร้างพอร์ทัลการแบ่งปันข้อมูล แบบ รวมศูนย์หรือไซต์ SharePoint ไซต์เหล่านี้สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการทางธุรกิจ และสามารถขยายเป็นกรณีการใช้งานขั้นสูงได้

ใต้ไซต์ SharePoint เป็นระบบจัดเก็บเอกสารที่จัดการได้ง่าย ซึ่งช่วยให้องค์กรของคุณสามารถทำงานร่วมกันในไฟล์สำคัญได้ทุกที่ทุกเวลา

แต่ SharePoint คือคำตอบสำหรับความต้องการแบ่งปันข้อมูลของคุณหรือไม่ มาตรวจสอบกันโดยไปที่ข้อดีและข้อเสียของ SharePoint เราจะดูทางเลือกอื่นนอกเหนือจาก SharePoint

SharePoint Pros สำหรับธุรกิจ

1. SharePoint เป็นของตระกูล Microsoft

SharePoint เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ MS ซึ่งหมายความว่าการไปที่แอป MS เช่น MS Word, MS PowerPoint ฯลฯ สามารถซิงค์กับ SharePoint ได้โดยตรงโดยไม่ต้องตั้งค่าที่ซับซ้อน

คุณสามารถใช้ผลิตภัณฑ์ MS อื่นๆ เช่น MS Azure กับ SharePoint และเพลิดเพลินไปกับการผสานการทำงานที่ง่ายดายในตัวจำนวนมาก นี่จะเป็นการสูดอากาศบริสุทธิ์สำหรับวิศวกรไอทีของคุณที่จะตั้งค่า SharePoint ให้กับคุณ เว้นแต่คุณจะจ้างภายนอกให้กับบริษัทพัฒนา SharePoint

SharePoint มีการเจาะตลาดอินทราเน็ตของ Office ที่สูงมาก เกือบ 80% ของบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 ใช้ SharePoint สำหรับข้อกำหนดด้านอินทราเน็ต เหตุผลหลักที่ MS Office เหมือนกันคือเครื่องมือสร้างและจัดการเอกสารมาตรฐานในอุตสาหกรรม การผสานรวมดั้งเดิมของ SharePoint จึงมีกำไรมาก

2. SharePoint มีหลายกรณีการใช้งาน

ในหลายสถานการณ์ สถานที่ทำงานต้องการมากกว่าแค่การแชร์เอกสาร พวกเขาต้องการพอร์ทัลพนักงานที่เต็มเปี่ยมหรือแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียสำหรับสำนักงานของพวกเขา SharePoint สร้างขึ้นเพื่อให้เหมาะกับความต้องการดังกล่าว

ทำงานเหมือนเป็นแพลตฟอร์มสำหรับสร้างโซลูชันแบบกำหนดเองสำหรับสำนักงานของคุณ คุณสามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันสำเร็จรูปเพื่อตอบสนองความต้องการบางอย่างหรือคุณสามารถสร้างกรณีการใช้งานใหม่ทั้งหมดสำหรับตัวคุณเอง

การพัฒนาโซลูชันแบบกำหนดเองบน SharePoint ต้องใช้ความรู้ด้านการเข้ารหัส แต่ง่ายกว่าการสร้างสิ่งเดียวกันตั้งแต่เริ่มต้น ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด

กรณีการใช้งานทั่วไปของ SharePoint ได้แก่

• พอร์ทัลช่วยเหลือพนักงาน
• เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโครงการ
• ฐานความรู้สำหรับโครงการของคุณ
• เครื่องมือไดเรกทอรีพนักงาน
• เวทีเสวนา
• ระบบติดตามสินค้าคงคลัง
• โปรไฟล์เว็บส่วนบุคคลสำหรับพนักงาน
• เซิร์ฟ
• ระบบธุรกิจอัจฉริยะ

อย่างที่คุณเห็นกรณีการใช้งานเหล่านี้ค่อนข้างดี SharePoint ช่วยให้คุณมีอิสระในการทดลองมากมาย

3. โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับเอกสาร

หนึ่งในคุณสมบัติหลักของ SharePoint คือการจัดเก็บเอกสาร Microsoft ได้ปรับปรุงคุณลักษณะนี้อย่างมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ซึ่งช่วยให้คุณติดตามเอกสารได้เสมอ

คุณสามารถจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ และเข้าถึงได้จากพอร์ทัลไซต์ SharePoint เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ซึ่งทำงานบนคลาวด์ ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ในโลก ในสำนักงานขนาดใหญ่ที่มีหลายชั้นและหลายห้อง คุณลักษณะนี้จะส่องสว่างอย่างแท้จริง

คุณยังสามารถจัดแผนกการจัดเก็บตามโครงสร้างขององค์กรของคุณได้ แต่ละแผนกสามารถมีที่เก็บข้อมูลของตนเองและการเข้าถึงของสมาชิกเพื่อหลีกเลี่ยงความโกลาหล

4. การจัดการเอกสารได้รับการขัดเกลา

การจัดเก็บเอกสารเป็นสิ่งหนึ่ง แต่เมื่อเป็นเรื่องของการกลั่นกรองและจัดเรียงเอกสาร ไดนามิกชุดใหม่ทั้งหมดก็เข้ามามีบทบาท

โชคดีที่ SharePoint มาพร้อมกับระบบที่ปรับปรุงแล้วสำหรับการควบคุมเอกสาร คุณสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวโดยมีผู้ใช้หลายคนเข้าถึงเอกสารเดียวกันได้แบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามเวอร์ชันที่เอกสารผ่านไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบที่ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร ทำให้ตีความได้ง่าย

การค้นหาเอกสารสำคัญของคุณก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน เนื่องจาก SharePoint มีความสามารถในการค้นหาขั้นสูงสำหรับเอกสารทั้งหมด เอกสารสามารถป้องกันได้โดยใช้การจำกัดการเข้าถึงของสมาชิก และสามารถแชร์ผ่านอีเมลได้อย่างง่ายดาย

ประเด็นทั้งหมดเหล่านี้ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับพนักงานที่ต้องกลับไปกลับมาในรายงานและแผนภูมิกับผู้จัดการของพวกเขา

5. สร้างระบบหลายไซต์

สถานที่ทำงานสมัยใหม่มากกว่า 60% ดำเนินงานในสภาพแวดล้อมแบบหลายชั้นที่ประกอบด้วยหลายแผนก ในสถานการณ์เช่นนี้ พอร์ทัลเดียวสำหรับทุกแผนกอาจไม่ใช่ความคิดที่ดี

SharePoint ช่วยให้มีแนวทางที่แข็งแกร่งสำหรับข้อกำหนดนี้ และให้ผู้ใช้ปรับใช้เว็บไซต์หลายแห่งเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เชื่อมต่อสำหรับทุกแผนก สามารถจัดการบทบาทและการตรวจสอบสิทธิ์สำหรับแต่ละแผนกแยกกันเพื่อเข้าถึง

ข้อเสียของ SharePoint สำหรับธุรกิจ

1. ค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายของ SharePoint เป็นที่ถกเถียงกันในหมู่ผู้ใช้ทางธุรกิจมาเป็นเวลานาน ปัจจุบัน SharePoint ให้บริการในสองระดับ – ระดับมาตรฐานเสนอแผน SharePoint สามแผนและระดับธุรกิจขนาดเล็กเสนอแผนแยกสามแผน

มาดูระดับมาตรฐานกันก่อน

SharePoint 1 – $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

แผนนี้นำเสนอฟีเจอร์ต่างๆ ของ SharePoint ที่มีพื้นที่เก็บข้อมูล 1 TB One Drive สำหรับผู้ใช้ทุกคน ไม่รวมใบอนุญาตสำหรับแอปพลิเคชัน Office เช่น Word, Excel และ PowerPoint

หากคุณมีใบอนุญาตสำหรับแอปพลิเคชัน Office อยู่แล้ว แผนนี้ก็ไม่แพงมาก สำหรับธุรกิจขนาด 20-50 คน ค่าบริการรายเดือนของคุณจะอยู่ที่ประมาณ 100-250 ดอลลาร์ อาจถือว่ามีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจบางประเภทที่ต้องการใช้ G-Suite เช่น ผลิตภัณฑ์ที่มีความสามารถมากกว่าในราคาที่ถูกกว่า

SharePoint 2 – $10 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

แผนนี้เป็นเพียงการอัปเกรดจากแผนก่อนหน้าด้วยความจุ One Drive ที่ปรับแต่งเป็นไม่จำกัดต่อผู้ใช้และคุณสมบัติการตรวจสอบข้อมูลบางอย่าง องค์กรที่ผลิตข้อมูลจำนวนมากอาจได้รับประโยชน์จากกรณีการใช้งานดังกล่าว มิฉะนั้น คุณจะได้รับสิ่งเดียวกันในแผนนี้

แผนนี้ถือได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจาก G-Suite มีสเปรดชีต เอกสารและสไลด์ สคริปต์ของแอป และแม้แต่การประชุมทางวิดีโอด้วยงบประมาณนี้

Office Enterprise E3 – $20 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน

นี่คือแผนเต็มรูปแบบที่นำเสนอทุกอย่างตั้งแต่แอป Office ไปจนถึงบริการเพิ่มเติม เช่น MS Exchange, Yammer และ Skype for Business ทั้งหมดนี้มาพร้อมกับอีเมลธุรกิจและคลาวด์โฮสติ้งที่ปลอดภัยสำหรับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญของคุณ

แผนดังกล่าวแม้ว่าจะทำกำไรได้สำหรับผู้ใช้ แต่กลับมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับผู้ใช้เพียง 50 ราย คุณกำลังดูราคาอยู่ที่ $1k ต่อเดือน ซึ่งอาจเกินจำนวนเงินที่คุณจ่ายให้กับผู้ให้บริการระบบคลาวด์ของคุณในระดับธุรกิจขนาดเล็ก

ระดับธุรกิจขนาดเล็กเสนอแผนลดราคาเป็นระยะเวลาหนึ่งปี ราคาได้ลดลงเหลือ $8.25 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนพร้อมสิทธิ์เข้าถึง Office Apps และ $12.50 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนซึ่งมีการเข้าถึงทรัพยากรที่เสนอในแผน $20

โดยรวมแล้ว แผนนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้ทั่วไป แต่ก็ยังมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากเมื่อเทียบกับผู้ให้บริการด้านประสิทธิภาพอื่นๆ

2. นักพัฒนาซอฟต์แวร์จำเป็นสำหรับ Setup

น่าเสียดายที่การตั้งค่า SharePoint นั้นอยู่ไกลจากการเดินเค้ก เนื่องจากเป็นแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์แบบสแตนด์อโลน จึงจำเป็นต้องมีขั้นตอนที่ซับซ้อนในการตั้งค่าและใช้งาน

พูดได้อย่างปลอดภัยว่าในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องได้รับความช่วยเหลือจากนักพัฒนาจึงจะทำเช่นนั้นได้ มี บริษัทพัฒนา SharePoint หลายแห่งที่ให้คำปรึกษาและสนับสนุนเพื่อการนี้ ประเด็นสำคัญคือ คุณจะไม่สามารถพอเพียงได้หากไม่มีนักพัฒนา SharePoint ในกรณีที่คุณต้องการใช้ SharePoint ในสำนักงานของคุณ

นอกจากนี้ กรณีการใช้งานที่ซับซ้อนทุกประเภท เช่น โต๊ะช่วยเหลือด้าน IT หรือพอร์ทัลการจัดการโครงการโดยใช้ SharePoint จะต้องใช้ความพยายามและเวลาของนักพัฒนามากขึ้น ซึ่งทำให้ SharePoint จัดการได้ยากในกรณีที่คุณไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ

3. จำเป็นต้องมีการฝึกอบรม

จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเบื้องต้นเพื่อทำความคุ้นเคยกับ SharePoint หากคุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ SharePoint เป็นโซลูชันใหม่ในองค์กรของคุณ คุณจะต้องจัดเวิร์กช็อปสองสามแห่งเพื่อให้ทุกคนเป็นอันดับหนึ่งในนั้น

แม้ว่า UI และระบบจะค่อนข้างใช้งานง่าย แต่คุณคงไม่อยากให้พนักงานของคุณใช้เวลาในการค้นหาสิ่งต่างๆ บน SharePoint ซึ่งการฝึกอบรมจะกลายเป็นส่วนสำคัญ

สิ่งที่เราได้ข้อสรุป

SharePoint เป็นแอปพลิเคชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่ ซึ่งช่วยให้พวกเขาซิงโครไนซ์ข้อมูลและทำงานร่วมกันในวิธีที่ง่ายกว่ามาก ให้บริการกรณีการใช้งานที่หลากหลายซึ่งสามารถเจาะจงได้กับทุกธุรกิจ

ในทางกลับกัน มีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยและต้องการการสนับสนุนอย่างมืออาชีพ เช่น บริษัท SharePoint ที่พัฒนาโซลูชันสำหรับสิ่งนี้ นอกจากนี้ยังมีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชันเล็กน้อย

คู่แข่ง

Google Drive / Suite: Google Drive เป็นคู่แข่งรายใหญ่ที่สุดสำหรับ SharePoint เนื่องจากจำลองคุณลักษณะส่วนใหญ่ของแพลตฟอร์มโดยมีข้อจำกัดด้านต้นทุนน้อยกว่า แพลตฟอร์ม G Suite ที่เพิ่งเปิดตัวใหม่ทำให้ผู้ใช้สามารถสร้างบัญชีอีเมลที่กำหนดเองและเข้าถึงแอปพลิเคชัน SaaS ทุกประเภทสำหรับใช้ในสำนักงานได้

ราคาเริ่มต้นที่ประมาณ 3 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนและสูงถึง 20 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือนขึ้นอยู่กับความต้องการ

ทางเลือกของ SharePoint

โซนงาน
กล่องสำหรับธุรกิจ
บรรจบกัน
การเชื่อมต่ออินทราเน็ต
อิกลู
กลางแจ้ง
Samepage
ฮัดเดิลแชท
สำนักงานสังคมไลฟ์เรย์
นุซิโอ
Jostle.me
Wix
WordPress
ถนนกระบวนการ
Redbooth
เฉพาะสำนักงาน
โพดิโอ
ทางกระดาษ
ดอกมี
เว็บผสาน
Wrike
eXo แพลตฟอร์ม
MangoApps
Yammer
จิฟ
ไฮเปอร์ออฟฟิศ
Crowdbase
Bloomfire
ก้อนแก้ว
G Suite
กล่อง
Cyn.in
IBM Connections
Salesforce Community Cloud
ซับแจม

บรรจบกัน

การบรรจบกันใช้แนวทางที่คล้ายคลึงกันในการรวมศูนย์ข้อมูล แต่มุ่งไปที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากกว่าระบบจัดเก็บไฟล์ ทำงานในลักษณะเดียวกับ SharePoint และช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันกับไฟล์ประเภทต่างๆ ภายในซอฟต์แวร์ได้

ราคาอนุญาตให้ผู้ใช้สูงสุด 10 รายต่อเดือนในราคา $10 ซึ่งถูกกว่าคู่แข่งที่กล่าวถึงในรายการนี้