Ventajas y desventajas de Microsoft SharePoint y competidores

A medida que las infraestructuras en la nube profundizan sus raíces en los entornos comerciales, las oficinas buscan un sistema diligente que pueda ayudar a crear un lugar de trabajo verdaderamente conectado.

SharePoint ofrecido por Microsoft es una de esas plataformas de software que permite a las organizaciones crear portales de intercambio de información centralizados o sitios de SharePoint . Estos sitios se pueden personalizar según los requisitos comerciales y se pueden convertir en casos de uso avanzado.

Debajo de los sitios de SharePoint, hay un sistema de almacenamiento de documentos fácil de administrar que le permite a su organización colaborar en archivos importantes sobre la marcha.

Pero, ¿es SharePoint la respuesta a sus necesidades de intercambio de datos? Investiguemos repasando las ventajas y desventajas de SharePoint. También veremos algunas alternativas a SharePoint.

Ventajas de SharePoint para empresas

1. SharePoint pertenece a la Familia Microsoft

SharePoint es uno de los productos de MS, lo que significa que sus aplicaciones de MS como MS Word, MS PowerPoint, etc. se pueden sincronizar directamente con SharePoint sin una configuración compleja.

Puede usar otros productos de MS, como MS Azure con SharePoint, y disfrutar de una serie de integraciones sencillas integradas. Esto sería una bocanada de aire fresco para sus ingenieros de TI que configurarían SharePoint para usted, a menos que lo subcontrate a una empresa de desarrollo de SharePoint.

SharePoint tiene una penetración muy alta en el mercado de Intranet de Office. Casi el 80 % de las empresas de Fortune 500 utilizan SharePoint para sus requisitos de intranet. La razón principal por la que MS Office es la herramienta estándar de creación y gestión de documentos en la industria. Por lo tanto, la integración nativa de SharePoint es muy lucrativa.

2. SharePoint tiene múltiples casos de uso

En una serie de escenarios, los lugares de trabajo requieren algo más que compartir documentos. Necesitan un portal de empleados completo o una plataforma de redes sociales para su oficina. SharePoint está diseñado para satisfacer tales necesidades.

Funciona como una plataforma para crear soluciones personalizadas para su oficina. Puede integrarlo con aplicaciones preparadas para satisfacer ciertas necesidades o puede formular un caso de uso totalmente nuevo para usted.

El desarrollo de una solución personalizada sobre SharePoint requiere conocimientos de codificación, pero es mucho más sencillo que crear lo mismo desde cero. Las posibilidades son infinitas.

Algunos casos de uso comunes de SharePoint son;

• Portal de la mesa de ayuda del empleado
• Herramienta de colaboración de proyectos
• Base de conocimientos para su proyecto
• Herramienta de directorio de empleados
• Plataforma de discusión
• Sistema de seguimiento de inventario
• Perfil web personal para empleado
• sobrevive
• Inteligencia de Negocio

Como puede ver, estos casos de uso son bastante ingeniosos. SharePoint, por lo tanto, le da mucha libertad para experimentar.

3. Gran solución de almacenamiento para documentos

Una de las características clave de SharePoint es el almacenamiento de documentos. Microsoft ha mejorado mucho la función a lo largo de los años, lo que le ayuda a mantener siempre un registro de los documentos.

Puede almacenar varios tipos de documentos y acceder a ellos desde el sitio del portal de SharePoint. Los documentos se almacenan en un almacenamiento centralizado basado en la nube, que ofrece acceso desde cualquier parte del mundo. En oficinas grandes con varios pisos y habitaciones, esta característica realmente brilla.

También puede departamentalizar el almacenamiento de acuerdo con la estructura de su organización. Cada departamento puede tener su propio almacenamiento y acceso de miembros para evitar el caos.

4. Se refina el manejo de documentos

Almacenar documentos es una cosa, pero cuando se trata de tamizarlos y clasificarlos, entra en juego un conjunto completamente nuevo de dinámicas.

Afortunadamente, SharePoint viene con un sistema refinado para el control de documentos. Puede colaborar en un solo documento con múltiples usuarios accediendo al mismo documento en tiempo real.

Además, también puede realizar un seguimiento eficaz de las versiones por las que ha pasado un documento. Hay un sistema que rastrea el historial completo de cambios realizados en un documento, lo que permite una fácil interpretación.

Encontrar sus documentos clave también es fácil ya que SharePoint ofrece capacidades de búsqueda avanzada para todos los documentos. Los documentos se pueden proteger mediante restricciones de acceso de miembros y se pueden compartir fácilmente por correo electrónico.

Todos estos puntos facilitan la vida de los empleados que tienen que ir y venir en informes y gráficos con sus gerentes.

5. Cree un sistema multisitio

Más del 60% de los lugares de trabajo modernos operan en un entorno de varios niveles que se compone de varios departamentos. En tal escenario, un portal único para todos los departamentos puede no ser una buena idea.

SharePoint permite un enfoque sólido para este requisito y permite a los usuarios implementar varios sitios web para crear un entorno conectado para todos los departamentos. Los roles y la autenticación se pueden administrar para cada departamento por separado para el acceso.

Contras de SharePoint para empresas

1. Costos

Los costos de SharePoint han sido un debate entre los usuarios comerciales durante mucho tiempo. Actualmente, SharePoint se ofrece en dos niveles: el nivel estándar que ofrece tres planes de SharePoint y el nivel para pequeñas empresas que ofrece tres planes separados.

Veamos primero el nivel estándar

SharePoint 1 – $5 por usuario por mes

Este plan ofrece varias funciones de SharePoint con 1 TB One Drive Storage para cada usuario. No incluye licencias de aplicaciones de Office como Word, Excel y PowerPoint.

Si ya tiene licencias para las aplicaciones de Office, este plan no es tan costoso. Para un tamaño de negocio de 20 a 50 personas, su factura mensual rondaría los $100-250. Se puede suponer que es costoso para ciertos tipos de negocios que están preparados para usar productos similares a G-Suite que ofrecen más capacidades por un precio menor.

SharePoint 2 – $10 por usuario por mes

Este plan es solo una actualización de los anteriores con la capacidad de One Drive ajustada a Ilimitado por usuario y ciertas funciones de validación de datos. Las empresas que producen una gran cantidad de datos pueden beneficiarse de estos casos de uso. De lo contrario, obtienes prácticamente lo mismo en este plan.

Este plan puede considerarse costoso ya que G-Suite ofrece hojas de cálculo, documentos y diapositivas, secuencias de comandos de aplicaciones e incluso videoconferencias con este presupuesto.

Office Enterprise E3: $ 20 por usuario por mes

Este es el plan completo que ofrece todo, desde aplicaciones de Office hasta servicios adicionales como MS Exchange, Yammer y Skype for Business. Todo va acompañado de correo electrónico comercial y alojamiento seguro en la nube para sus datos comerciales críticos.

Aunque un plan de este tipo es lucrativo para los usuarios, termina siendo costoso ya que para solo 50 usuarios, está buscando un precio de $ 1k por mes que puede exceder la cantidad que pagaría a su proveedor de servicios en la nube, el nivel de pequeñas empresas.

El nivel de pequeñas empresas ofrece planes con descuento por un período de compromiso de un año. Los precios se han reducido a $8.25 por usuario por mes con acceso a las aplicaciones de Office y $12.50 por usuario por mes con acceso a los recursos ofrecidos en el plan de $20.

En general, este plan tiene un mejor ritmo para el usuario promedio, pero aun así cuesta una cantidad significativa en comparación con otros proveedores de productividad.

2. Se requieren desarrolladores para la configuración

Desafortunadamente, configurar SharePoint está lejos de ser pan comido. Como es una aplicación de servidor independiente, necesita pasos complejos para su configuración y uso.

Es seguro decir que, en la mayoría de los casos, necesitará la ayuda de un desarrollador para hacerlo. Hay muchas empresas de desarrollo de SharePoint que ofrecen asesoramiento y soporte para este fin. El punto a destacar es que no será suficiente sin un desarrollador de SharePoint en caso de que esté buscando usar SharePoint en su oficina.

Además, todos los tipos de casos de uso complejos, como una mesa de ayuda de TI o un portal de administración de proyectos que usan SharePoint, requerirán más tiempo y esfuerzo del desarrollador. Lo que hace que SharePoint sea difícil de manejar en caso de que no seas un experto.

3. Se requiere entrenamiento

Se requiere cierta capacitación inicial para acostumbrarse a SharePoint. Si está migrando a SharePoint como una nueva solución en su organización, deberá realizar algunos talleres para preparar a todos.

Aunque la interfaz de usuario y el sistema son bastante intuitivos, no querrá que sus empleados dediquen tiempo a averiguar cosas en SharePoint, para lo cual la capacitación se convierte en una parte esencial.

Lo que hemos concluido

SharePoint es una aplicación productiva para los lugares de trabajo modernos, que les ayuda a sincronizar datos y colaborar de una forma mucho más sencilla. Sirve para una variedad de casos de uso que pueden ser específicos para cada negocio.

Por otro lado, es un poco costoso y requiere soporte profesional como el de una empresa de SharePoint que desarrolle soluciones para ello. También tiene una curva de aprendizaje ligeramente más pronunciada.

Competidores

Google Drive/Suite: Google Drive es el mayor competidor de SharePoint, ya que replica la mayoría de las funciones de la plataforma, con menores restricciones de costos. La plataforma G Suite recientemente lanzada permite a los usuarios crear cuentas de correo electrónico personalizadas y acceder a todo tipo de aplicaciones SaaS para uso de oficina.

El precio comienza en alrededor de $ 3 por usuario por mes y sube a $ 20 por usuario por mes, según los requisitos.

Alternativas de SharePoint

Zona de trabajo
Caja para Negocios
Confluencia
Conexiones Intranet
Iglú
Al aire libre
Misma página
Grupo
Oficina Social de Liferay
Nuxeo
Jostle.me
Wix
WordPress
Calle del proceso
redbooth
SOLO OFICINA
podio
Rastro de papel
dokmee
Fusión web
wrike
Plataforma eXo
MangoApps
Quejarse
Jerga
hiperoficina
base de datos
flor de fuego
cubos de vidrio
G suite
Caja
Cyn.en
Conexiones de IBM
Nube comunitaria de Salesforce
Atasco de SAP

Confluencia

Confluence adopta un enfoque similar para la centralización de datos, pero está más dirigido a un software de gestión de proyectos que a un sistema de almacenamiento de archivos. Funciona de la misma manera que SharePoint y permite la colaboración en varios tipos de archivos dentro del software.

El precio permite hasta 10 usuarios por mes por $10, que es más barato que cualquiera de los competidores mencionados en esta lista.