Avantages et concurrents de Microsoft SharePoint

Alors que les infrastructures cloud approfondissent leurs racines dans les environnements professionnels, les bureaux sont à la recherche d'un système diligent qui peut aider à créer un lieu de travail véritablement connecté.

SharePoint proposé par Microsoft est l'une de ces plates-formes logicielles qui permet aux organisations de créer des portails de partage d'informations centralisés ou des sites SharePoint . Ces sites peuvent être personnalisés selon les besoins de l'entreprise et peuvent être transformés en cas d'utilisation avancés.

Sous les sites SharePoint, se trouve un système de stockage de documents facile à gérer qui permet à votre organisation de collaborer sur des fichiers importants en déplacement.

Mais, SharePoint est-il la réponse à vos besoins de partage de données ? Examinons en passant en revue les avantages et les inconvénients de SharePoint. Nous examinerons également certaines alternatives à SharePoint.

Experts SharePoint pour les entreprises

1. SharePoint appartient à la famille Microsoft

SharePoint est l'un des produits MS, ce qui signifie que vos applications MS telles que MS Word, MS PowerPoint, etc. peuvent être directement synchronisées avec SharePoint sans configuration complexe.

Vous pouvez utiliser d'autres produits MS tels que MS Azure avec SharePoint et profiter d'un certain nombre d'intégrations faciles intégrées. Ce serait une bouffée d'air frais pour vos ingénieurs informatiques qui configureraient SharePoint pour vous, à moins que vous ne le sous-traitiez à une société de développement SharePoint.

SharePoint a une pénétration très élevée sur le marché de l'intranet de bureau. Près de 80 % des entreprises du Fortune 500 utilisent SharePoint pour leurs besoins intranet. La principale raison pour laquelle MS Office est l'outil standard de création et de gestion de documents dans l'industrie. L'intégration native de SharePoint est donc très lucrative.

2. SharePoint a plusieurs cas d'utilisation

Dans un certain nombre de scénarios, les lieux de travail nécessitent plus qu'un simple partage de documents. Ils ont besoin d'un portail d'employés à part entière ou d'une plate-forme de médias sociaux pour leur bureau. SharePoint est conçu pour répondre à ces besoins.

Il fonctionne comme une plate-forme pour créer des solutions personnalisées pour votre bureau. Vous pouvez l'intégrer à des applications prêtes à l'emploi pour répondre à certains besoins ou vous pouvez formuler un cas d'utilisation totalement nouveau pour vous-même.

Développer une solution personnalisée sur SharePoint nécessite des connaissances en codage, mais c'est beaucoup plus simple que de créer la même chose à partir de zéro. Les possibilités sont infinies.

Quelques cas d'utilisation courants de SharePoint sont;

• Portail du service d'assistance aux employés
• Outil de collaboration de projet
• Base de connaissances pour votre projet
• Outil de répertoire des employés
• Plate-forme de discussion
• Système de suivi des stocks
• Profil Web personnel de l'employé
• Enquêtes
• L'intelligence d'entreprise

Comme vous pouvez le constater, ces cas d'utilisation sont plutôt astucieux. SharePoint, par conséquent, vous donne beaucoup de liberté pour expérimenter.

3. Excellente solution de stockage pour les documents

L'une des principales fonctionnalités de SharePoint est le stockage de documents. Microsoft a beaucoup amélioré la fonctionnalité au fil des ans, ce qui vous aide à toujours garder une trace des documents.

Vous pouvez stocker différents types de documents et y accéder à partir du site portail SharePoint. Les documents sont stockés dans un stockage centralisé basé sur le cloud, offrant un accès depuis n'importe où dans le monde. Dans les grands bureaux à plusieurs étages et pièces, cette fonctionnalité brille vraiment.

Vous pouvez également départementaliser le stockage en fonction de la structure de votre organisation. Chaque département peut avoir son propre espace de stockage et un accès membre afin d'éviter le chaos.

4. La gestion des documents est raffinée

Stocker des documents est une chose, mais lorsqu'il s'agit de les passer au crible et de les trier, un tout nouvel ensemble de dynamiques entre en jeu.

Heureusement, SharePoint est livré avec un système raffiné de contrôle des documents. Vous pouvez collaborer sur un seul document avec plusieurs utilisateurs accédant au même document en temps réel.

De plus, vous pouvez également suivre efficacement les versions d'un document. Il existe un système qui suit l'historique complet des modifications apportées à un document, ce qui permet une interprétation facile.

Trouver vos documents clés est également facile car SharePoint offre des fonctionnalités de recherche avancées pour tous les documents. Les documents peuvent être protégés à l'aide des restrictions d'accès des membres et peuvent être partagés facilement par e-mail.

Tous ces points facilitent la vie des collaborateurs qui doivent faire des allers-retours sur les rapports et tableaux avec leurs managers.

5. Construire un système multi-sites

Plus de 60 % des lieux de travail modernes fonctionnent dans un environnement à plusieurs niveaux composé de plusieurs départements. Dans un tel scénario, un portail unique pour tous les départements n'est peut-être pas une bonne idée.

SharePoint permet une approche robuste pour cette exigence et permet aux utilisateurs de déployer plusieurs sites Web pour créer un environnement connecté pour tous les départements. Les rôles et l'authentification peuvent être gérés pour chaque service séparément pour l'accès.

Inconvénients de SharePoint pour les entreprises

1. Frais

Les coûts de SharePoint font depuis longtemps l'objet d'un débat parmi les utilisateurs professionnels. Actuellement, SharePoint est proposé en deux niveaux - Le niveau standard offrant trois plans SharePoint et un niveau pour les petites entreprises offrant trois plans distincts.

Regardons d'abord le niveau standard

SharePoint 1 – 5 $ par utilisateur par mois

Ce plan offre diverses fonctionnalités SharePoint avec 1 To de stockage One Drive pour chaque utilisateur. Il n'inclut pas les licences pour les applications Office telles que Word, Excel et PowerPoint.

Si vous avez déjà des licences pour les applications Office, ce plan n'est pas si coûteux. Pour une entreprise de 20 à 50 personnes, votre facture mensuelle avoisinerait les 100 à 250 $. Cela peut être considéré comme coûteux pour certains types d'entreprises qui sont prêtes à utiliser des produits similaires à G-Suite qui offrent plus de fonctionnalités pour un prix moindre.

SharePoint 2 – 10 $ par utilisateur par mois

Ce plan n'est qu'une mise à niveau des précédents avec une capacité One Drive modifiée en illimité par utilisateur et certaines fonctionnalités de validation des données. Les entreprises qui produisent beaucoup de données peuvent bénéficier de tels cas d'utilisation. Sinon, vous obtenez à peu près la même chose dans ce plan.

Ce plan peut être considéré comme coûteux car G-Suite propose des feuilles de calcul, des documents et des diapositives, des scripts d'application et même des vidéoconférences dans ce budget.

Office Enterprise E3 – 20 $ par utilisateur et par mois

Il s'agit du plan complet qui offre tout, des applications Office aux services supplémentaires tels que MS Exchange, Yammer et Skype Entreprise. Tout cela est accompagné d'une messagerie professionnelle et d'un hébergement cloud sécurisé pour vos données professionnelles critiques.

Un tel plan est bien que lucratif pour les utilisateurs mais finit par être coûteux car pour seulement 50 utilisateurs, vous envisagez un prix de 1 000 $ par mois, ce qui peut dépasser le montant que vous paieriez à votre fournisseur de services cloud au niveau des petites entreprises.

Le niveau petite entreprise propose des plans à prix réduit pour une période d'engagement d'un an. Les prix ont été réduits à 8,25 $ par utilisateur et par mois contenant l'accès aux applications Office et à 12,50 $ par utilisateur et par mois contenant l'accès aux ressources proposées dans le plan à 20 $.

Dans l'ensemble, ce plan est mieux rythmé pour l'utilisateur moyen, mais coûte toujours un montant important par rapport aux autres fournisseurs de productivité.

2. Les développeurs sont requis pour la configuration

Malheureusement, la configuration de SharePoint est loin d'être un jeu d'enfant. Comme il s'agit d'une application serveur autonome, elle nécessite des étapes complexes de configuration et d'utilisation.

Il est prudent de dire que dans la plupart des cas, vous aurez besoin de l'aide d'un développeur pour le faire. Il existe de nombreuses sociétés de développement SharePoint qui offrent des conseils et une assistance à cette fin. Le fait est que vous ne pourrez pas vous passer d'un développeur SharePoint au cas où vous souhaiteriez utiliser SharePoint dans votre bureau.

En outre, toutes sortes de cas d'utilisation complexes, tels qu'un service d'assistance informatique ou un portail de gestion de projet utilisant SharePoint, nécessiteront plus d'efforts et de temps pour les développeurs. Ce qui rend SharePoint difficile à gérer au cas où vous ne seriez pas l'expert.

3. Une formation est nécessaire

Une formation initiale est nécessaire pour s'habituer à SharePoint. Si vous migrez vers SharePoint en tant que nouvelle solution dans votre organisation, vous devrez organiser quelques ateliers pour préparer tout le monde.

Bien que l'interface utilisateur et le système soient assez intuitifs, vous ne voudriez pas que vos employés passent du temps à comprendre des choses sur SharePoint, pour lesquelles la formation devient un élément essentiel.

Ce que nous avons conclu

SharePoint est une application productive pour les lieux de travail modernes, les aidant à synchroniser les données et à collaborer de manière beaucoup plus simple. Il sert une variété de cas d'utilisation qui peuvent être spécifiques à chaque entreprise.

En revanche, c'est un peu coûteux et nécessite un support professionnel comme celui d'une société SharePoint qui développe des solutions pour cela. Il a également une courbe d'apprentissage légèrement plus raide.

Concurrents

Google Drive / Suite : Google Drive est le plus gros concurrent de SharePoint car il réplique la plupart des fonctionnalités de la plateforme, avec des contraintes de coûts moindres. La plate-forme G Suite récemment lancée permet aux utilisateurs de créer des comptes de messagerie personnalisés et d'accéder à toutes sortes d'applications SaaS à usage bureautique.

Le prix commence à environ 3 $ par utilisateur et par mois et monte jusqu'à 20 $ par utilisateur et par mois selon les besoins.

Alternatives à SharePoint

Zone de travail
Boîte pour les entreprises
Confluence
Connexions intranet
Iglou
En plein air
Même page
Se blottir
Bureau Social Liferay
Nuxeo
Bousculer.moi
Wix
Wordpress
Traiter la rue
Redbooth
UNIQUEMENTBUREAU
Podio
Piste de papier
Dokmee
Fusion Web
Wrike
Plateforme eXo
MangoApps
Geindre
Swing
HyperOffice
Base de foule
Bloomfire
Cubes de verre
G Suite
Boîte
Cyn.in
Connexions IBM
Cloud communautaire Salesforce
Bourrage SAP

Confluence

Confluence adopte une approche similaire à la centralisation des données mais s'oriente davantage vers un logiciel de gestion de projet plutôt qu'un système de stockage de fichiers. Il fonctionne de la même manière que SharePoint et permet la collaboration sur différents types de fichiers à l'intérieur du logiciel.

La tarification permet jusqu'à 10 utilisateurs par mois pour 10 $, ce qui est moins cher que n'importe lequel des concurrents mentionnés dans cette liste.