Kelebihan dan Pesaing Microsoft SharePoint

Saat infrastruktur cloud semakin dalam ke lingkungan bisnis, kantor mencari sistem yang dapat membantu menciptakan tempat kerja yang benar-benar terhubung.

SharePoint yang ditawarkan oleh Microsoft adalah salah satu platform perangkat lunak yang memungkinkan organisasi membuat portal berbagi informasi terpusat atau situs SharePoint . Situs-situs ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis dan dapat dikembangkan menjadi kasus penggunaan tingkat lanjut.

Di bawah situs SharePoint, terdapat sistem penyimpanan dokumen yang mudah dikelola yang memungkinkan organisasi Anda berkolaborasi pada file penting saat dalam perjalanan.

Namun, apakah SharePoint merupakan jawaban atas kebutuhan berbagi data Anda? Mari kita selidiki dengan membahas Pro dan Kontra SharePoint. Kami juga akan melihat beberapa alternatif untuk SharePoint.

SharePoint Pro untuk Bisnis

1. SharePoint milik Keluarga Microsoft

SharePoint adalah salah satu produk MS yang berarti Anda pergi ke aplikasi MS seperti MS Word, MS PowerPoint dll dapat langsung disinkronkan dengan SharePoint tanpa pengaturan yang rumit.

Anda dapat menggunakan produk MS lainnya seperti MS Azure dengan SharePoint, dan dapat menikmati sejumlah integrasi mudah yang terintegrasi. Ini akan menjadi angin segar bagi teknisi TI Anda yang akan menyiapkan SharePoint untuk Anda kecuali Anda mengalihdayakannya ke perusahaan pengembangan SharePoint.

SharePoint memiliki penetrasi yang sangat tinggi ke pasar Intranet Office. Hampir 80% dari perusahaan Fortune 500 menggunakan SharePoint untuk kebutuhan intranet mereka. Alasan utama untuk hal yang sama adalah MS Office adalah pembuatan dokumen standar dan alat manajemen di industri. Oleh karena itu, integrasi asli SharePoint sangat menguntungkan.

2. SharePoint memiliki beberapa kasus penggunaan

Dalam sejumlah skenario, tempat kerja membutuhkan lebih dari sekadar berbagi dokumen. Mereka membutuhkan portal karyawan lengkap atau platform media sosial untuk kantor mereka. SharePoint dibuat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Ini berfungsi seperti platform untuk membangun solusi khusus untuk kantor Anda. Anda dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi siap pakai untuk memenuhi kebutuhan tertentu atau Anda dapat merumuskan sendiri kasus penggunaan yang benar-benar baru.

Mengembangkan solusi kustom di atas SharePoint memerlukan pengetahuan pengkodean tetapi jauh lebih sederhana daripada membuat hal yang sama dari awal. Kemungkinannya tidak terbatas.

Beberapa kasus penggunaan umum SharePoint adalah;

• Portal Meja Bantuan Karyawan
• Alat Kolaborasi Proyek
• Basis Pengetahuan untuk Proyek Anda
• Alat Direktori Karyawan
• Platform Diskusi
• Sistem Pelacakan Inventaris
• Profil Web Pribadi untuk Karyawan
• Survei
• Intelijen Bisnis

Seperti yang Anda lihat, kasus penggunaan ini cukup bagus. SharePoint, karenanya, memberi Anda banyak kebebasan untuk bereksperimen.

3. Solusi Penyimpanan Hebat untuk Dokumen

Salah satu fitur utama SharePoint adalah penyimpanan dokumen. Microsoft telah meningkatkan banyak fitur selama bertahun-tahun, yang membantu Anda selalu melacak dokumen.

Anda dapat menyimpan berbagai jenis dokumen dan mengaksesnya dari situs portal SharePoint. Dokumen disimpan dalam penyimpanan terpusat yang berbasis cloud, menawarkan akses dari mana saja di dunia. Di kantor besar dengan beberapa lantai dan ruangan, fitur ini benar-benar bersinar terang.

Anda juga dapat membagi-bagikan penyimpanan sesuai dengan struktur organisasi Anda. Setiap departemen dapat memiliki penyimpanan dan akses anggotanya sendiri sehingga kekacauan dapat dihindari.

4. Penanganan Dokumen Disempurnakan

Menyimpan dokumen adalah satu hal tetapi ketika harus memilah dan memilah-milahnya, serangkaian dinamika baru ikut bermain.

Untungnya, SharePoint hadir dengan sistem yang disempurnakan untuk kontrol dokumen. Anda dapat berkolaborasi pada satu dokumen dengan beberapa pengguna yang mengakses dokumen yang sama secara real time.

Selanjutnya, Anda juga dapat secara efektif melacak versi yang telah dilalui dokumen. Ada sistem yang melacak riwayat lengkap perubahan yang dibuat pada dokumen, memungkinkan interpretasi yang mudah.

Menemukan dokumen kunci Anda juga mudah karena SharePoint menawarkan kemampuan pencarian tingkat lanjut untuk semua dokumen. Dokumen dapat dilindungi menggunakan pembatasan akses anggota dan dapat dibagikan dengan mudah melalui email.

Semua poin ini membuat hidup lebih mudah bagi karyawan yang harus bolak-balik pada laporan dan bagan dengan manajer mereka.

5. Bangun Sistem multi situs

Lebih dari 60% tempat kerja modern beroperasi di lingkungan bertingkat yang terdiri dari beberapa departemen. Dalam skenario seperti itu, satu portal untuk semua departemen mungkin bukan ide yang baik.

SharePoint memungkinkan pendekatan yang kuat untuk persyaratan ini dan memungkinkan pengguna menyebarkan beberapa situs web untuk membuat lingkungan yang terhubung untuk semua departemen. Peran dan otentikasi dapat dikelola untuk setiap departemen secara terpisah untuk akses.

Kontra SharePoint untuk Bisnis

1. Biaya

Biaya SharePoint telah menjadi perdebatan di antara pengguna bisnis untuk waktu yang lama. Saat ini, SharePoint ditawarkan dalam dua tingkat – Tingkat standar menawarkan tiga paket SharePoint dan Tingkat Bisnis Kecil menawarkan tiga paket terpisah.

Mari kita lihat tier standarnya dulu

SharePoint 1 – $5 per pengguna per bulan

Paket ini menawarkan berbagai fitur SharePoint dengan 1 TB One Drive Storage untuk setiap pengguna. Itu tidak termasuk lisensi untuk aplikasi Office seperti Word, Excel dan PowerPoint.

Jika Anda sudah memiliki lisensi untuk aplikasi Office, maka paket ini tidak terlalu mahal. Untuk ukuran bisnis 20-50 orang, tagihan bulanan Anda akan mencapai sekitar $100-250. Ini dapat dianggap mahal untuk jenis bisnis tertentu yang menggunakan produk seperti G-Suite yang menawarkan lebih banyak kemampuan dengan harga lebih murah.

SharePoint 2 – $10 per pengguna per bulan

Paket ini hanyalah peningkatan dari yang sebelumnya dengan kapasitas One Drive yang diubah menjadi Tidak Terbatas per pengguna dan fitur validasi data tertentu. Perusahaan yang menghasilkan banyak data dapat mengambil manfaat dari kasus penggunaan tersebut. Jika tidak, Anda mendapatkan hal yang hampir sama dalam rencana ini.

Paket ini dapat dianggap mahal karena G-Suite menawarkan Spreadsheet, Dokumen dan Slide, Skrip Aplikasi, dan bahkan konferensi video dalam anggaran ini.

Office Enterprise E3 – $20 per pengguna per bulan

Ini adalah paket lengkap yang menawarkan segalanya mulai dari aplikasi Office hingga layanan tambahan seperti MS Exchange, Yammer, dan Skype for Business. Semua itu disertai dengan email bisnis dan cloud hosting yang aman untuk data bisnis penting Anda.

Paket seperti itu meskipun menguntungkan bagi pengguna tetapi pada akhirnya menjadi mahal karena hanya untuk 50 pengguna, Anda melihat harga $1k per bulan yang mungkin melebihi jumlah yang akan Anda bayarkan ke penyedia layanan cloud Anda Tingkat Usaha Kecil.

Tingkat bisnis kecil menawarkan paket diskon untuk periode komitmen satu tahun. Harga telah diturunkan menjadi $8,25 per pengguna per bulan yang berisi akses ke Aplikasi Office dan $12,50 per pengguna per bulan yang berisi akses ke sumber daya yang ditawarkan dalam paket $20.

Secara keseluruhan, rencana ini lebih baik untuk pengguna rata-rata tetapi masih membutuhkan biaya yang signifikan dibandingkan dengan penyedia produktivitas lainnya.

2. Pengembang diperlukan untuk Setup

Sayangnya menyiapkan SharePoint masih jauh dari mudah. Karena ini adalah aplikasi server yang berdiri sendiri, diperlukan langkah-langkah rumit untuk menyiapkan dan menggunakan.

Aman untuk mengatakan bahwa dalam banyak kasus, Anda memerlukan bantuan pengembang untuk melakukannya. Ada banyak perusahaan pengembangan SharePoint yang menawarkan konsultasi dan dukungan untuk tujuan ini. Intinya adalah bahwa Anda tidak akan dapat mencukupi tanpa pengembang SharePoint jika Anda ingin menggunakan SharePoint di kantor Anda.

Selanjutnya, semua jenis kasus penggunaan yang kompleks seperti meja bantuan TI atau portal manajemen proyek yang menggunakan SharePoint akan membutuhkan lebih banyak upaya dan waktu pengembang. Yang membuat SharePoint sulit untuk ditangani jika Anda bukan ahlinya.

3. Pelatihan diperlukan

Beberapa pelatihan awal diperlukan untuk membiasakan diri dengan SharePoint. Jika Anda pindah ke SharePoint sebagai solusi baru di organisasi Anda, Anda perlu melakukan beberapa lokakarya untuk mengarahkan semua orang ke dalamnya.

Meskipun UI dan sistemnya cukup intuitif, Anda tidak ingin karyawan Anda menghabiskan waktu untuk mencari tahu hal-hal di SharePoint, di mana pelatihan menjadi bagian penting.

Apa yang telah kami simpulkan

SharePoint adalah aplikasi produktif untuk tempat kerja modern, membantu mereka menyinkronkan data dan berkolaborasi dengan cara yang jauh lebih mudah. Ini melayani berbagai kasus penggunaan yang dapat spesifik untuk setiap bisnis.

Di sisi lain, ini sedikit mahal dan memerlukan dukungan profesional seperti perusahaan SharePoint yang mengembangkan solusi untuk itu. Ini juga memiliki kurva belajar yang sedikit lebih curam.

Pesaing

Google Drive / Suite: Google Drive adalah pesaing terbesar SharePoint karena mereplikasi sebagian besar fitur platform, dengan kendala biaya yang lebih rendah. Platform G Suite yang baru diluncurkan memungkinkan pengguna membuat akun email khusus dan mengakses semua jenis aplikasi SaaS untuk penggunaan kantor.

Harga mulai sekitar $3 per pengguna per bulan dan naik menjadi $20 per pengguna per bulan tergantung pada kebutuhan.

Alternatif SharePoint

Zona kerja
Kotak untuk Bisnis
Pertemuan
Koneksi Intranet
Rumah salju bangsa Eskimo
Di tempat terbuka
halaman yang sama
Kerumunan
Kantor Sosial Liferay
Nuxeo
Jostle.me
Wix
WordPress
Jalan Proses
Redbooth
HANYA KANTOR
Podio
Jejak kertas
Dokmee
penggabungan web
menulis
Platform eXo
aplikasi mangga
Heboh
Logat
Hyper Office
Basis kerumunan
api mekar
kubus kaca
G Suite
Kotak
Cyn.in
Koneksi IBM
Awan Komunitas Tenaga Penjualan
SAP Jam

Pertemuan

Confluence mengambil pendekatan yang mirip dengan sentralisasi data tetapi lebih diarahkan ke perangkat lunak manajemen proyek daripada sistem penyimpanan file. Ini bekerja dengan cara yang sama seperti SharePoint dan memungkinkan kolaborasi pada berbagai jenis file di dalam perangkat lunak.

Penetapan harga memungkinkan hingga 10 pengguna per bulan seharga $ 10, yang lebih murah daripada pesaing mana pun yang disebutkan dalam daftar ini.