Microsoft SharePoint Vorteile Nachteile und Konkurrenten

Während Cloud-Infrastrukturen ihre Wurzeln in Geschäftsumgebungen vertiefen, suchen Büros nach einem sorgfältigen System, das dazu beitragen kann, einen wirklich vernetzten Arbeitsplatz zu schaffen.

SharePoint, das von Microsoft angeboten wird, ist eine solche Softwareplattform, die es Organisationen ermöglicht, zentralisierte Informationsaustauschportale oder SharePoint-Websites zu erstellen . Diese Websites können gemäß den Geschäftsanforderungen angepasst und zu erweiterten Anwendungsfällen ausgebaut werden.

Unterhalb der SharePoint-Websites befindet sich ein einfach zu verwaltendes Dokumentenspeichersystem, mit dem Ihr Unternehmen unterwegs an wichtigen Dateien zusammenarbeiten kann.

Aber ist SharePoint die Antwort auf Ihre Datenfreigabeanforderungen? Lassen Sie uns dies untersuchen, indem wir die Vor- und Nachteile von SharePoint durchgehen. Wir werden uns auch einige Alternativen zu SharePoint ansehen.

SharePoint-Profis für Unternehmen

1. SharePoint gehört zur Microsoft-Familie

SharePoint ist eines der MS-Produkte, was bedeutet, dass Ihre MS-Apps wie MS Word, MS PowerPoint usw. ohne komplexe Einrichtung direkt mit SharePoint synchronisiert werden können.

Sie können andere MS-Produkte wie MS Azure mit SharePoint verwenden und eine Reihe integrierter einfacher Integrationen genießen. Dies wäre ein Hauch frischer Luft für Ihre IT-Ingenieure, die SharePoint für Sie einrichten würden, es sei denn, Sie lagern es an ein SharePoint-Entwicklungsunternehmen aus.

SharePoint hat eine sehr hohe Durchdringung des Office-Intranet-Marktes. Fast 80 % der Fortune-500-Unternehmen verwenden SharePoint für ihre Intranet-Anforderungen. Der Hauptgrund dafür ist, dass MS Office das Standardwerkzeug zur Dokumentenerstellung und -verwaltung in der Branche ist. Die native Integration von SharePoint ist daher sehr lukrativ.

2. SharePoint hat mehrere Anwendungsfälle

In einer Reihe von Szenarien erfordern Arbeitsplätze mehr als nur die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Sie brauchen ein vollwertiges Mitarbeiterportal oder eine Social-Media-Plattform für ihr Büro. SharePoint wurde entwickelt, um solchen Anforderungen gerecht zu werden.

Es funktioniert wie eine Plattform zum Erstellen benutzerdefinierter Lösungen für Ihr Büro. Sie können es mit vorgefertigten Anwendungen integrieren, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen, oder Sie können einen völlig neuen Anwendungsfall für sich selbst formulieren.

Die Entwicklung einer benutzerdefinierten Lösung auf Basis von SharePoint erfordert Programmierkenntnisse, ist aber viel einfacher, als dasselbe von Grund auf neu zu erstellen. Die Möglichkeiten sind endlos.

Einige häufige Anwendungsfälle von SharePoint sind:

• Mitarbeiter-Helpdesk-Portal
• Werkzeug für die Projektzusammenarbeit
• Wissensdatenbank für Ihr Projekt
• Mitarbeiterverzeichnis-Tool
• Diskussionsplattform
• Bestandsverfolgungssystem
• Persönliches Webprofil für Mitarbeiter
• Survival
• Business Intelligence

Wie Sie sehen können, sind diese Anwendungsfälle ziemlich raffiniert. SharePoint gibt Ihnen also viel Freiheit zum Experimentieren.

3. Großartige Speicherlösung für Dokumente

Eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint ist die Dokumentenspeicherung. Microsoft hat die Funktion im Laufe der Jahre stark verbessert, wodurch Sie immer den Überblick über Dokumente behalten.

Sie können verschiedene Arten von Dokumenten speichern und über die SharePoint-Portalsite darauf zugreifen. Die Dokumente werden in einem zentralen Cloud-basierten Speicher gespeichert, der Zugriff von überall auf der Welt bietet. In großen Büros mit mehreren Stockwerken und Räumen strahlt diese Funktion wirklich hell.

Sie können den Speicher auch entsprechend der Struktur Ihrer Organisation aufteilen. Jede Abteilung kann ihren eigenen Speicher und Mitgliederzugriff haben, sodass Chaos vermieden werden kann.

4. Die Dokumentenhandhabung wurde verfeinert

Das Speichern von Dokumenten ist eine Sache, aber wenn es darum geht, sie zu sichten und zu sortieren, kommen ganz neue Dynamiken ins Spiel.

Glücklicherweise verfügt SharePoint über ein ausgefeiltes System zur Dokumentenkontrolle. Sie können an einem einzelnen Dokument mit mehreren Benutzern zusammenarbeiten, die in Echtzeit auf dasselbe Dokument zugreifen.

Darüber hinaus können Sie auch effektiv die Versionen verfolgen, die ein Dokument durchlaufen hat. Es gibt ein System, das den vollständigen Verlauf der an einem Dokument vorgenommenen Änderungen verfolgt und so eine einfache Interpretation ermöglicht.

Das Auffinden Ihrer Schlüsseldokumente ist ebenfalls einfach, da SharePoint erweiterte Suchfunktionen für alle Dokumente bietet. Dokumente können durch Zugriffsbeschränkungen für Mitglieder geschützt und einfach per E-Mail geteilt werden.

All diese Punkte erleichtern Mitarbeitern das Leben, die sich mit ihren Vorgesetzten über Berichte und Diagramme austauschen müssen.

5. Erstellen Sie ein Multi-Site-System

Mehr als 60 % moderner Arbeitsplätze arbeiten in einer mehrstufigen Umgebung, die aus mehreren Abteilungen besteht. In einem solchen Szenario ist ein einziges Portal für alle Abteilungen möglicherweise keine gute Idee.

SharePoint ermöglicht einen robusten Ansatz für diese Anforderung und ermöglicht es Benutzern, mehrere Websites bereitzustellen, um eine vernetzte Umgebung für alle Abteilungen zu schaffen. Rollen und Authentifizierung können für jede Abteilung separat für den Zugriff verwaltet werden.

SharePoint-Nachteile für Unternehmen

1. Kosten

SharePoint-Kosten sind seit langem eine Diskussion unter Geschäftsanwendern. Derzeit wird SharePoint in zwei Stufen angeboten – Die Standardstufe mit drei SharePoint-Plänen und die Small Business-Stufe mit drei separaten Plänen.

Schauen wir uns zuerst die Standardstufe an

SharePoint 1 – 5 $ pro Benutzer und Monat

Dieser Plan bietet verschiedene SharePoint-Funktionen mit 1 TB One Drive-Speicher für jeden Benutzer. Lizenzen für Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sind nicht enthalten.

Wenn Sie bereits Lizenzen für Office-Anwendungen haben, ist dieser Plan nicht so kostspielig. Bei einer Unternehmensgröße von 20 bis 50 Mitarbeitern würde Ihre monatliche Rechnung etwa 100 bis 250 US-Dollar betragen. Es kann als kostspielig für bestimmte Geschäftstypen angesehen werden, die darauf vorbereitet sind, G-Suite-ähnliche Produkte zu verwenden, die mehr Funktionen zu einem geringeren Preis bieten.

SharePoint 2 – 10 $ pro Benutzer und Monat

Dieser Plan ist nur ein Upgrade von den vorherigen mit einer optimierten One Drive-Kapazität auf unbegrenzt pro Benutzer und bestimmten Datenvalidierungsfunktionen. Unternehmen, die viele Daten produzieren, können von solchen Anwendungsfällen profitieren. Ansonsten erhalten Sie in diesem Plan so ziemlich dasselbe.

Dieser Plan kann als kostspielig angesehen werden, da G-Suite Tabellenkalkulationen, Dokumente und Folien, App-Skripte und sogar Videokonferenzen in diesem Budget anbietet.

Office Enterprise E3 – 20 $ pro Benutzer und Monat

Dies ist der vollständige Plan, der alles von Office-Apps bis hin zu zusätzlichen Diensten wie MS Exchange, Yammer und Skype for Business bietet. All dies wird von geschäftlichen E-Mails und sicherem Cloud-Hosting für Ihre kritischen Geschäftsdaten begleitet.

Ein solcher Plan ist zwar lukrativ für Benutzer, aber am Ende teuer, da Sie bei nur 50 Benutzern einen Preis von 1.000 US-Dollar pro Monat erwarten, der möglicherweise den Betrag übersteigt, den Sie Ihrem Cloud-Dienstanbieter, der Small Business Tier, zahlen würden.

Die Small Business-Stufe bietet ermäßigte Pläne für einen Verpflichtungszeitraum von einem Jahr. Die Preise wurden auf 8,25 $ pro Benutzer und Monat gesenkt, einschließlich des Zugriffs auf Office-Apps, und auf 12,50 $ pro Benutzer und Monat, einschließlich des Zugriffs auf Ressourcen, die im 20-Dollar-Plan angeboten werden.

Insgesamt ist dieser Plan für den durchschnittlichen Benutzer schneller, kostet aber im Vergleich zu anderen Produktivitätsanbietern immer noch einen erheblichen Betrag.

2. Für die Einrichtung sind Entwickler erforderlich

Leider ist die Einrichtung von SharePoint alles andere als ein Zuckerschlecken. Da es sich um eine eigenständige Serveranwendung handelt, sind komplizierte Schritte zum Einrichten und Verwenden erforderlich.

Man kann mit Sicherheit sagen, dass Sie in den meisten Fällen die Hilfe eines Entwicklers benötigen, um dies zu tun. Es gibt viele SharePoint-Entwicklungsfirmen , die zu diesem Zweck Beratung und Unterstützung anbieten. Der Punkt ist, dass Sie ohne einen SharePoint-Entwickler nicht auskommen werden, falls Sie SharePoint in Ihrem Büro verwenden möchten.

Darüber hinaus erfordern alle Arten von komplexen Anwendungsfällen wie ein IT-Helpdesk oder ein Projektmanagementportal mit SharePoint mehr Entwickleraufwand und -zeit. Das macht SharePoint schwierig zu handhaben, falls Sie kein Experte sind.

3. Eine Ausbildung ist erforderlich

Um sich an SharePoint zu gewöhnen, ist eine gewisse Einarbeitung erforderlich. Wenn Sie in Ihrer Organisation auf SharePoint als neue Lösung umstellen, müssen Sie einige Workshops durchführen, um alle darauf vorzubereiten.

Obwohl die Benutzeroberfläche und das System ziemlich intuitiv sind, möchten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter Zeit damit verbringen, Dinge auf SharePoint herauszufinden, für die Schulungen ein wesentlicher Bestandteil sind.

Was wir festgestellt haben

SharePoint ist eine produktive Anwendung für moderne Arbeitsplätze, die ihnen hilft, Daten zu synchronisieren und viel einfacher zusammenzuarbeiten. Es dient einer Vielzahl von Anwendungsfällen, die für jedes Unternehmen spezifisch sein können.

Andererseits ist es ein wenig kostspielig und erfordert professionelle Unterstützung, z. B. von einer SharePoint-Firma, die Lösungen dafür entwickelt. Es hat auch eine leicht steilere Lernkurve.

Konkurrenten

Google Drive/Suite: Google Drive ist der größte Konkurrent für SharePoint, da es die meisten Funktionen der Plattform mit geringeren Kostenbeschränkungen repliziert. Die neu eingeführte G Suite-Plattform ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte E-Mail-Konten zu erstellen und auf alle Arten von SaaS-Anwendungen für den Bürogebrauch zuzugreifen.

Die Preise beginnen bei etwa 3 US-Dollar pro Benutzer und Monat und reichen je nach Bedarf bis zu 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

SharePoint-Alternativen

Arbeitsbereich
Box für Unternehmen
Zusammenfluss
Intranet-Verbindungen
Iglu
Im Freien
Selbe Seite
Haufen
Liferay Sozialamt
Nuxeo
Jostle.me
Wix
WordPress
Straße verarbeiten
Redbooth
ONLYOFFICE
Podio
Papier Spur
Dokmee
Webmerge
Schreiben
eXo-Plattform
MangoApps
Jammern
Jive
HyperOffice
Crowdbase
Blütenfeuer
Glaswürfel
G-Suite
Kasten
Cyn.in
IBM-Verbindungen
Salesforce-Community-Cloud
SAP-Stau

Zusammenfluss

Confluence verfolgt einen ähnlichen Ansatz zur Zentralisierung von Daten, ist aber eher auf eine Projektmanagement-Software als auf ein Dateispeichersystem ausgerichtet. Es funktioniert genauso wie SharePoint und ermöglicht die Zusammenarbeit an verschiedenen Dateitypen innerhalb der Software.

Die Preisgestaltung erlaubt bis zu 10 Benutzer pro Monat für 10 US-Dollar, was billiger ist als jeder der in dieser Liste genannten Wettbewerber.