Contras e concorrentes do Microsoft SharePoint

À medida que as infraestruturas de nuvem aprofundam suas raízes nos ambientes de negócios, os escritórios procuram um sistema diligente que possa ajudar a criar um local de trabalho verdadeiramente conectado.

O SharePoint oferecido pela Microsoft é uma dessas plataformas de software que permite que as organizações criem portais centralizados de compartilhamento de informações ou sites do SharePoint . Esses sites podem ser personalizados de acordo com os requisitos de negócios e podem ser transformados em casos de uso avançados.

Por baixo dos sites do SharePoint, há um sistema de armazenamento de documentos fácil de gerenciar que permite que sua organização colabore em arquivos importantes em trânsito.

Mas o SharePoint é a resposta para suas necessidades de compartilhamento de dados? Vamos investigar analisando os prós e contras do SharePoint. Também veremos algumas alternativas ao SharePoint.

Profissionais do SharePoint para empresas

1. O SharePoint pertence à família Microsoft

O SharePoint é um dos produtos da MS, o que significa que seus aplicativos MS, como MS Word, MS PowerPoint, etc., podem ser sincronizados diretamente com o SharePoint sem configuração complexa.

Você pode usar outros produtos da MS, como o MS Azure com o SharePoint, e aproveitar várias integrações fáceis integradas. Isso seria uma lufada de ar fresco para seus engenheiros de TI que configurariam o SharePoint para você, a menos que você o terceirizasse para uma empresa de desenvolvimento do SharePoint.

O SharePoint tem uma penetração muito alta no mercado de Intranet do Office. Quase 80% das empresas da Fortune 500 usam o SharePoint para seus requisitos de intranet. A principal razão para o mesmo ser o MS Office é a ferramenta padrão de criação e gerenciamento de documentos do setor. A integração nativa do SharePoint é, portanto, muito lucrativa.

2. O SharePoint tem vários casos de uso

Em vários cenários, os locais de trabalho exigem mais do que apenas o compartilhamento de documentos. Eles precisam de um portal de funcionários completo ou de uma plataforma de mídia social para seu escritório. O SharePoint foi desenvolvido para atender a essas necessidades.

Funciona como uma plataforma para construir soluções personalizadas para o seu escritório. Você pode integrá-lo com aplicativos prontos para atender a determinadas necessidades ou pode formular um caso de uso totalmente novo para si mesmo.

Desenvolver uma solução personalizada em cima do SharePoint requer conhecimento de codificação, mas é muito mais simples do que criar a mesma coisa do zero. As possibilidades são infinitas.

Alguns casos de uso comuns do SharePoint são;

• Portal de atendimento ao funcionário
• Ferramenta de colaboração do projeto
• Base de conhecimento para o seu projeto
• Ferramenta de diretório de funcionários
• Plataforma de discussão
• Sistema de rastreamento de estoque
• Perfil Web Pessoal para Funcionário
• Sobreviventes
• Inteligência de negócios

Como você pode ver, esses casos de uso são bem bacanas. O SharePoint, portanto, oferece muita liberdade para experimentar.

3. Ótima solução de armazenamento para documentos

Um dos principais recursos do SharePoint é o armazenamento de documentos. A Microsoft melhorou muito o recurso ao longo dos anos, o que ajuda você a sempre acompanhar os documentos.

Você pode armazenar vários tipos de documentos e acessá-los no site do portal do SharePoint. Os documentos são armazenados em um armazenamento centralizado baseado em nuvem, oferecendo acesso de qualquer lugar do mundo. Em grandes escritórios com vários andares e salas, esse recurso realmente brilha.

Você também pode departamentalizar o armazenamento de acordo com a estrutura de sua organização. Cada departamento pode ter seu próprio armazenamento e acesso de membros para que o caos possa ser evitado.

4. A manipulação de documentos é refinada

Armazenar documentos é uma coisa, mas quando se trata de peneirá-los e classificá-los, um novo conjunto de dinâmicas entra em jogo.

Felizmente, o SharePoint vem com um sistema refinado para controle de documentos. Você pode colaborar em um único documento com vários usuários acessando o mesmo documento em tempo real.

Além disso, você também pode rastrear efetivamente as versões pelas quais um documento passou. Existe um sistema que rastreia o histórico completo das alterações feitas em um documento, permitindo fácil interpretação.

Encontrar seus principais documentos também é fácil, pois o SharePoint oferece recursos avançados de pesquisa para todos os documentos. Os documentos podem ser protegidos usando restrições de acesso de membros e podem ser compartilhados facilmente por e-mail.

Todos esses pontos facilitam a vida dos funcionários que precisam ir e vir em relatórios e gráficos com seus gerentes.

5. Construir um sistema multi-site

Mais de 60% dos locais de trabalho modernos operam em um ambiente multicamadas que compreende vários departamentos. Nesse cenário, um único portal para todos os departamentos pode não ser uma boa ideia.

O SharePoint permite uma abordagem robusta para esse requisito e permite que os usuários implantem vários sites para criar um ambiente conectado para todos os departamentos. Funções e autenticação podem ser gerenciadas para cada departamento separadamente para acesso.

Contras do SharePoint para Empresas

1. Custos

Os custos do SharePoint têm sido um debate entre os usuários de negócios há muito tempo. Atualmente, o SharePoint é oferecido em duas camadas – a camada padrão que oferece três planos do SharePoint e uma camada de pequenas empresas que oferece três planos separados.

Vejamos primeiro o nível padrão

SharePoint 1 – $ 5 por usuário por mês

Este plano oferece vários recursos do SharePoint com One Drive Storage de 1 TB para cada usuário. Não inclui licenças para aplicativos do Office, como Word, Excel e PowerPoint.

Se você já possui licenças para aplicativos do Office, esse plano não é tão caro. Para um tamanho de negócio de 20 a 50 pessoas, sua fatura mensal ficaria em torno de US$ 100 a US$ 250. Pode ser considerado caro para certos tipos de negócios que estão preparados para usar produtos como o G-Suite que oferecem mais recursos por um preço menor.

SharePoint 2 – $ 10 por usuário por mês

Este plano é apenas uma atualização dos anteriores com a capacidade do One Drive ajustada para Ilimitado por usuário e determinados recursos de validação de dados. As empresas que produzem muitos dados podem se beneficiar desses casos de uso. Caso contrário, você obtém praticamente a mesma coisa neste plano.

Esse plano pode ser considerado caro, pois o G-Suite oferece Planilhas, Documentos e Apresentações, Scripts de Aplicativos e até videoconferência neste orçamento.

Office Enterprise E3 – US$ 20 por usuário por mês

Este é o plano completo que oferece tudo, desde aplicativos do Office a serviços adicionais, como MS Exchange, Yammer e Skype for Business. Tudo isso acompanhado por e-mail comercial e hospedagem em nuvem segura para seus dados críticos de negócios.

Esse plano é lucrativo para os usuários, mas acaba sendo caro, pois para apenas 50 usuários, você está vendo um preço de US $ 1k por mês, que pode exceder o valor que você pagaria ao seu provedor de serviços em nuvem, o Small Business Tier.

O nível de pequenas empresas oferece planos com desconto por um período de compromisso de um ano. Os preços foram reduzidos para US$ 8,25 por usuário por mês contendo acesso ao Office Apps e US$ 12,50 por usuário por mês contendo acesso aos recursos oferecidos no plano de US$ 20.

No geral, esse plano é mais adequado para o usuário médio, mas ainda custa uma quantia significativa em comparação com outros provedores de produtividade.

2. Os desenvolvedores são necessários para a configuração

Infelizmente, configurar o SharePoint está longe de ser uma moleza. Como é um aplicativo de servidor autônomo, ele precisa de etapas complexas para configuração e uso.

É seguro dizer que, na maioria dos casos, você precisará da ajuda de um desenvolvedor para fazer isso. Existem muitas empresas de desenvolvimento do SharePoint que oferecem consultoria e suporte para essa finalidade. A questão é que você não será suficiente sem um desenvolvedor do SharePoint caso queira usar o SharePoint em seu escritório.

Além disso, todos os tipos de casos de uso complexos, como um suporte técnico de TI ou um portal de gerenciamento de projetos usando o SharePoint, exigirão mais esforço e tempo do desenvolvedor. O que torna o SharePoint complicado de manusear caso você não seja o especialista.

3. É necessário treinamento

Algum treinamento inicial é necessário para se acostumar com o SharePoint. Se você estiver migrando para o SharePoint como uma nova solução em sua organização, precisará realizar alguns workshops para preparar todos sobre ela.

Embora a interface do usuário e o sistema sejam bastante intuitivos, você não gostaria que seus funcionários gastassem tempo descobrindo coisas no SharePoint, para o qual o treinamento se torna uma parte essencial.

O que concluímos

O SharePoint é um aplicativo produtivo para locais de trabalho modernos, ajudando-os a sincronizar dados e colaborar de maneira muito mais fácil. Ele atende a uma variedade de casos de uso que podem ser específicos para cada negócio.

Por outro lado, é um pouco caro e requer suporte profissional como de uma empresa SharePoint que desenvolve soluções para isso. Ele também tem uma curva de aprendizado ligeiramente mais íngreme.

Concorrentes

Google Drive / Suite: O Google Drive é o maior concorrente do SharePoint, pois replica a maioria dos recursos da plataforma, com menores restrições de custo. A plataforma G Suite recém-lançada permite que os usuários criem contas de e-mail personalizadas e acessem todos os tipos de aplicativos SaaS para uso no escritório.

O preço começa em cerca de US$ 3 por usuário por mês e vai até US$ 20 por usuário por mês, dependendo dos requisitos.

Alternativas do SharePoint

Zona de trabalho
Caixa para Negócios
Confluência
Conexões de intranet
Iglu
Ao ar livre
Mesma página
Amontoado
Escritório Social Liferay
Nuxeo
Jostle.me
Wix
WordPress
Rua do Processo
Redbooth
ESCRITÓRIO ÚNICO
Pódio
Trilha de papel
Dokmee
Webmerge
Wrike
Plataforma eXo
MangoApps
Yammer
Jive
HyperOffice
Multidão
Bloomfire
Cubos de vidro
G Suite
Caixa
Cyn.in
Conexões IBM
Nuvem da comunidade Salesforce
SAP Jam

Confluência

O Confluence adota uma abordagem semelhante à centralização de dados, mas é mais direcionado a um software de gerenciamento de projetos do que a um sistema de armazenamento de arquivos. Funciona da mesma forma que o SharePoint e permite a colaboração em vários tipos de arquivos dentro do software.

O preço permite até 10 usuários por mês por US $ 10, o que é mais barato do que qualquer um dos concorrentes mencionados nesta lista.