Microsoft SharePoint Pro Contra și concurenți

Pe măsură ce infrastructurile cloud își adâncesc rădăcinile în mediile de afaceri, birourile caută un sistem diligent care poate ajuta la crearea unui loc de muncă cu adevărat conectat.

SharePoint oferit de Microsoft este o astfel de platformă software care permite organizațiilor să creeze portaluri centralizate de partajare a informațiilor sau site-uri SharePoint . Aceste site-uri pot fi personalizate conform cerințelor afacerii și pot fi transformate în cazuri de utilizare avansate.

Sub site-urile SharePoint se află un sistem de stocare a documentelor ușor de gestionat, care permite organizației dumneavoastră să colaboreze la fișiere importante din mers.

Dar, este SharePoint răspunsul la nevoile tale de partajare a datelor? Să investigăm examinând avantajele și dezavantajele SharePoint. De asemenea, vom analiza câteva alternative la SharePoint.

SharePoint Pro pentru afaceri

1. SharePoint aparține familiei Microsoft

SharePoint este unul dintre produsele MS, ceea ce înseamnă că accesul la aplicațiile MS, cum ar fi MS Word, MS PowerPoint etc., poate fi sincronizat direct cu SharePoint fără o configurare complexă.

Puteți utiliza alte produse MS, cum ar fi MS Azure cu SharePoint, și puteți beneficia de o serie de integrări simple încorporate. Aceasta ar fi o gură de aer proaspăt pentru inginerii dumneavoastră IT, care ar configura SharePoint pentru dvs., dacă nu îl externalizați către o companie de dezvoltare SharePoint.

SharePoint are o penetrare foarte mare pe piața Office Intranet. Aproape 80% dintre companiile din Fortune 500 folosesc SharePoint pentru cerințele lor intranet. Motivul principal pentru care este MS Office este instrumentul standard de creare și gestionare a documentelor din industrie. Integrarea nativă a SharePoint este, prin urmare, foarte profitabilă.

2. SharePoint are mai multe cazuri de utilizare

Într-o serie de scenarii, locurile de muncă necesită mai mult decât partajarea documentelor. Au nevoie de un portal complet pentru angajați sau de o platformă de social media pentru biroul lor. SharePoint este creat pentru a se potrivi acestor nevoi.

Funcționează ca o platformă pentru construirea de soluții personalizate pentru biroul dvs. Îl puteți integra cu aplicații gata făcute pentru a satisface anumite nevoi sau vă puteți formula un caz de utilizare complet nou.

Dezvoltarea unei soluții personalizate pe partea de sus a SharePoint necesită cunoștințe de codificare, dar este mult mai simplă decât a crea același lucru de la zero. Posibilitățile sunt nesfârșite.

Câteva cazuri comune de utilizare a SharePoint sunt;

• Portalul biroului de asistență al angajaților
• Instrument de colaborare la proiect
• Baza de cunoștințe pentru proiectul dvs
• Instrumentul Director al angajaților
• Platformă de discuții
• Sistem de urmărire a stocurilor
• Profil web personal pentru angajat
• Supravegheri
• Business Intelligence

După cum puteți vedea, aceste cazuri de utilizare sunt destul de ingenioase. Prin urmare, SharePoint vă oferă multă libertate de a experimenta.

3. Soluție excelentă de stocare pentru documente

Una dintre caracteristicile cheie ale SharePoint este stocarea documentelor. Microsoft a îmbunătățit foarte mult funcția de-a lungul anilor, ceea ce vă ajută să țineți întotdeauna o evidență a documentelor.

Puteți stoca diverse tipuri de documente și le puteți accesa de pe site-ul portalului SharePoint. Documentele sunt stocate într-un spațiu de stocare centralizat bazat pe cloud, oferind acces de oriunde în lume. În birourile mari cu mai multe etaje și camere, această caracteristică strălucește cu adevărat.

De asemenea, puteți departamentaliza stocarea în funcție de structura organizației dumneavoastră. Fiecare departament poate avea propriul spațiu de stocare și acces pentru membri, astfel încât haosul poate fi evitat.

4. Gestionarea documentelor este rafinată

Stocarea documentelor este un lucru, dar când vine vorba de cernerea și sortarea lor, intră în joc un set complet nou de dinamică.

Din fericire, SharePoint vine cu un sistem rafinat pentru controlul documentelor. Puteți colabora la un singur document cu mai mulți utilizatori care accesează același document în timp real.

În plus, puteți urmări efectiv versiunile prin care a trecut un document. Există un sistem care urmărește istoricul complet al modificărilor aduse unui document, permițând o interpretare ușoară.

Găsirea documentelor cheie este, de asemenea, ușoară, deoarece SharePoint oferă capabilități avansate de căutare pentru toate documentele. Documentele pot fi protejate folosind restricțiile de acces pentru membri și pot fi partajate cu ușurință prin e-mail.

Toate aceste puncte fac viața mai ușoară angajaților care trebuie să meargă înainte și înapoi pe rapoarte și diagrame cu managerii lor.

5. Construiți un sistem cu mai multe site-uri

Peste 60% din locurile de muncă moderne operează într-un mediu cu mai multe niveluri, care cuprinde mai multe departamente. Într-un astfel de scenariu, un singur portal pentru toate departamentele poate să nu fie o idee bună.

SharePoint permite o abordare robustă pentru această cerință și permite utilizatorilor să implementeze mai multe site-uri web pentru a crea un mediu conectat pentru toate departamentele. Rolurile și autentificarea pot fi gestionate pentru fiecare departament separat pentru acces.

Contra SharePoint pentru afaceri

1. Cheltuieli

Costurile SharePoint au fost o dezbatere în rândul utilizatorilor de afaceri de mult timp. În prezent, SharePoint este oferit în două niveluri - Nivelul standard care oferă trei planuri SharePoint și un nivel pentru afaceri mici care oferă trei planuri separate.

Să ne uităm mai întâi la nivelul standard

SharePoint 1 – 5 USD pe utilizator pe lună

Acest plan oferă diverse funcții SharePoint cu 1 TB One Drive Storage pentru fiecare utilizator. Nu include licențe pentru aplicații Office precum Word, Excel și PowerPoint.

Dacă aveți deja licențe pentru aplicații Office, atunci acest plan nu este atât de costisitor. Pentru o afacere de 20-50 de persoane, factura dvs. lunară ar ajunge la aproximativ 100-250 USD. Se poate presupune că este costisitor pentru anumite tipuri de afaceri care sunt pregătite să utilizeze produse asemănătoare G-Suite care oferă mai multe capabilități la un preț mai mic.

SharePoint 2 – 10 USD per utilizator pe lună

Acest plan este doar o actualizare față de cele anterioare, cu capacitatea One Drive ajustată la Nelimitat per utilizator și anumite funcții de validare a datelor. Întreprinderile care produc o mulțime de date pot beneficia de astfel de cazuri de utilizare. În caz contrar, obțineți cam același lucru în acest plan.

Acest plan poate fi considerat costisitor, deoarece G-Suite oferă foi de calcul, Documente și diapozitive, Scripturi pentru aplicații și chiar conferințe video în acest buget.

Office Enterprise E3 – 20 USD per utilizator pe lună

Acesta este planul complet care oferă totul, de la aplicații Office la servicii suplimentare precum MS Exchange, Yammer și Skype for Business. Toate acestea sunt însoțite de e-mail de afaceri și găzduire cloud securizată pentru datele dvs. critice de afaceri.

Un astfel de plan este deși profitabil pentru utilizatori, dar ajunge să fie costisitor, deoarece pentru doar 50 de utilizatori, vă uitați la un preț de 1.000 USD pe lună, care ar putea depăși suma pe care ați plăti-o furnizorului dvs. de servicii cloud, nivelul Small Business.

Nivelul de afaceri mici oferă planuri reduse pentru o perioadă de angajament de un an. Prețurile au fost reduse la 8,25 USD per utilizator pe lună, cu acces la aplicațiile Office și 12,50 USD per utilizator pe lună, care conține acces la resursele oferite în planul de 20 USD.

În general, acest plan este mai bine ritmat pentru utilizatorul mediu, dar costă totuși o sumă semnificativă în comparație cu alți furnizori de productivitate.

2. Dezvoltatorii sunt necesari pentru configurare

Din păcate, configurarea SharePoint este departe de a fi o plimbare de tort. Deoarece este o aplicație de server autonomă, are nevoie de pași complexi pentru configurare și utilizare.

Este sigur să spunem că, în majoritatea cazurilor, veți avea nevoie de ajutorul unui dezvoltator pentru a face acest lucru. Există multe companii de dezvoltare SharePoint care oferă consultanță și asistență în acest scop. Ideea este că nu veți putea fi suficient fără un dezvoltator SharePoint în cazul în care doriți să utilizați SharePoint în biroul dvs.

În plus, toate tipurile de cazuri de utilizare complexe, cum ar fi un birou de asistență IT sau un portal de management de proiect care utilizează SharePoint, vor necesita mai mult efort și timp pentru dezvoltatori. Ceea ce face ca SharePoint să fie dificil de gestionat în cazul în care nu ești expert.

3. Este necesară instruirea

Este necesară o pregătire inițială pentru a vă obișnui cu SharePoint. Dacă vă mutați la SharePoint ca soluție nouă în organizația dvs., va trebui să organizați câteva ateliere pentru a pregăti pe toată lumea.

Deși interfața de utilizare și sistemul sunt destul de intuitive, nu ați dori ca angajații dvs. să petreacă timp pentru a descoperi lucruri pe SharePoint, pentru care formarea devine o parte esențială.

Ce am concluzionat

SharePoint este o aplicație productivă pentru locurile de muncă moderne, ajutându-le să sincronizeze datele și să colaboreze într-un mod mult mai ușor. Acesta servește o varietate de cazuri de utilizare care pot fi specifice fiecărei afaceri.

Pe de altă parte, este puțin costisitor și necesită asistență profesională, cum ar fi a unei companii SharePoint care dezvoltă soluții pentru aceasta. Are, de asemenea, o curbă de învățare ușor mai abruptă.

Concurenții

Google Drive / Suite: Google Drive este cel mai mare competitor pentru SharePoint, deoarece reproduce majoritatea caracteristicilor platformei, cu constrângeri de costuri mai mici. Platforma G Suite recent lansată permite utilizatorilor să creeze conturi de e-mail personalizate și să acceseze tot felul de aplicații SaaS pentru uz de birou.

Prețul începe de la aproximativ 3 USD pe utilizator pe lună și ajunge până la 20 USD pe utilizator pe lună, în funcție de cerințe.

Alternative SharePoint

Zona de lucru
Cutie pentru afaceri
Confluenţă
Conexiuni Intranet
Iglu
În aer liber
Aceeași pagină
Ghemui
Biroul Social Liferay
Nuxeo
Jostle.me
Wix
WordPress
Strada Procesului
Redbooth
NUMAI BIROUL
Podio
Urma de hartie
Dokmee
Webmerge
Wrike
Platforma eXo
MangoApps
Yammer
Jive
HyperOffice
Crowdbase
Bloomfire
Cuburi de sticlă
G Suite
Cutie
Cyn.in
IBM Connections
Salesforce Community Cloud
SAP Jam

Confluenţă

Confluence adoptă o abordare similară a centralizării datelor, dar este mai orientată către un software de management de proiect decât către un sistem de stocare a fișierelor. Funcționează în același mod ca SharePoint și permite colaborarea pe diferite tipuri de fișiere în interiorul software-ului.

Prețul permite până la 10 utilizatori pe lună pentru 10 USD, ceea ce este mai ieftin decât oricare dintre concurenții menționați în această listă.