Zalety i konkurencja Microsoft SharePoint

W miarę jak infrastruktury chmury zakorzeniają się w środowiskach biznesowych, biura poszukują rzetelnego systemu, który może pomóc w stworzeniu prawdziwie połączonego miejsca pracy.

SharePoint oferowany przez Microsoft jest jedną z takich platform oprogramowania, która umożliwia organizacjom tworzenie scentralizowanych portali wymiany informacji lub witryn SharePoint . Witryny te można dostosowywać zgodnie z wymaganiami biznesowymi i można je rozwijać w zaawansowane przypadki użycia.

Pod witrynami SharePoint znajduje się łatwy w zarządzaniu system przechowywania dokumentów, który umożliwia Twojej organizacji współpracę nad ważnymi plikami w podróży.

Ale czy SharePoint jest odpowiedzią na Twoje potrzeby w zakresie udostępniania danych? Przyjrzyjmy się zaletom i wadom programu SharePoint. Przyjrzymy się również niektórym alternatywom dla programu SharePoint.

Zalety programu SharePoint dla firm

1. SharePoint należy do rodziny Microsoft

SharePoint jest jednym z produktów MS, co oznacza, że ​​aplikacje MS, takie jak MS Word, MS PowerPoint itp. mogą być bezpośrednio synchronizowane z SharePoint bez skomplikowanej konfiguracji.

Możesz korzystać z innych produktów MS, takich jak MS Azure, z SharePoint i korzystać z wielu wbudowanych, łatwych integracji. Byłby to powiew świeżego powietrza dla inżynierów IT, którzy będą konfigurować dla Ciebie SharePoint, chyba że zlecisz go firmie zajmującej się programowaniem SharePoint.

SharePoint ma bardzo wysoką penetrację na rynku Office Intranet. Prawie 80% firm z listy Fortune 500 używa programu SharePoint do spełniania wymagań dotyczących intranetu. Głównym powodem tego samego jest MS Office to standardowe narzędzie do tworzenia i zarządzania dokumentami w branży. Natywna integracja SharePoint jest więc bardzo lukratywna.

2. SharePoint ma wiele zastosowań

W wielu sytuacjach miejsca pracy wymagają czegoś więcej niż tylko udostępniania dokumentów. Potrzebują pełnoprawnego portalu pracowniczego lub platformy mediów społecznościowych do swojego biura. SharePoint jest stworzony z myślą o takich potrzebach.

Działa jak platforma do budowania niestandardowych rozwiązań dla Twojego biura. Możesz zintegrować go z gotowymi aplikacjami, aby spełnić określone potrzeby lub możesz sformułować dla siebie zupełnie nowy przypadek użycia.

Tworzenie niestandardowego rozwiązania w oparciu o SharePoint wymaga znajomości kodowania, ale jest znacznie prostsze niż tworzenie tego samego od podstaw. Możliwości są nieskończone.

Oto kilka typowych przypadków użycia programu SharePoint;

• Portal pomocy technicznej dla pracowników
• Narzędzie do współpracy w projektach
• Baza wiedzy dla Twojego projektu
• Narzędzie katalogu pracowników
• Platforma dyskusyjna
• System śledzenia zapasów
• Osobisty profil internetowy dla pracownika
• Survey
• Analiza biznesowa

Jak widać, te przypadki użycia są całkiem fajne. SharePoint daje więc dużą swobodę eksperymentowania.

3. Świetne rozwiązanie do przechowywania dokumentów

Jedną z kluczowych funkcji SharePoint jest przechowywanie dokumentów. Firma Microsoft znacznie ulepszyła tę funkcję przez lata, co pomaga zawsze śledzić dokumenty.

Możesz przechowywać różne rodzaje dokumentów i uzyskiwać do nich dostęp z witryny portalu SharePoint. Dokumenty są przechowywane w scentralizowanej pamięci masowej opartej na chmurze, oferującej dostęp z dowolnego miejsca na świecie. W dużych biurach z wieloma piętrami i pokojami ta funkcja naprawdę świeci jasno.

Możesz także podzielić magazyn zgodnie ze strukturą swojej organizacji. Każdy dział może mieć własne miejsce do przechowywania i dostęp dla członków, aby uniknąć chaosu.

4. Obsługa dokumentów jest udoskonalona

Przechowywanie dokumentów to jedno, ale jeśli chodzi o ich przeglądanie i sortowanie, w grę wchodzi zupełnie nowy zestaw dynamiki.

Na szczęście SharePoint jest wyposażony w udoskonalony system kontroli dokumentów. Możesz współpracować nad jednym dokumentem z wieloma użytkownikami uzyskującymi dostęp do tego samego dokumentu w czasie rzeczywistym.

Co więcej, możesz również skutecznie śledzić wersje, przez które przeszedł dokument. Istnieje system, który śledzi pełną historię zmian dokonanych w dokumencie, co pozwala na łatwą interpretację.

Znajdowanie kluczowych dokumentów jest również łatwe, ponieważ SharePoint oferuje zaawansowane możliwości wyszukiwania dla wszystkich dokumentów. Dokumenty można chronić za pomocą ograniczeń dostępu członków i można je łatwo udostępniać za pośrednictwem poczty e-mail.

Wszystkie te punkty ułatwiają życie pracownikom, którzy muszą wymieniać raporty i wykresy ze swoimi menedżerami.

5. Zbuduj system wielostanowiskowy

Ponad 60% nowoczesnych miejsc pracy działa w wielopoziomowym środowisku składającym się z kilku działów. W takim scenariuszu jeden portal dla wszystkich działów może nie być dobrym pomysłem.

SharePoint pozwala na solidne podejście do tego wymagania i umożliwia użytkownikom wdrażanie wielu witryn internetowych w celu stworzenia połączonego środowiska dla wszystkich działów. W celu uzyskania dostępu można zarządzać rolami i uwierzytelnianiem dla każdego działu osobno.

Wady SharePoint dla firm

1. Koszty

Koszty programu SharePoint są od dawna przedmiotem dyskusji wśród użytkowników biznesowych. Obecnie program SharePoint jest oferowany w dwóch warstwach — warstwa standardowa oferująca trzy plany programu SharePoint oraz warstwa Small Business oferująca trzy oddzielne plany.

Przyjrzyjmy się najpierw poziomowi standardowemu

SharePoint 1 – 5 USD za użytkownika miesięcznie

Ten plan oferuje różne funkcje SharePoint z 1 TB miejsca na jednym dysku dla każdego użytkownika. Nie obejmuje licencji na aplikacje Office, takie jak Word, Excel i PowerPoint.

Jeśli masz już licencje na aplikacje pakietu Office, ten plan nie jest tak kosztowny. W przypadku firmy liczącej 20-50 osób miesięczny rachunek ominie około 100-250 USD. Można założyć, że jest to kosztowne dla niektórych typów firm, które chcą korzystać z produktów podobnych do G-Suite, które oferują więcej możliwości za niższą cenę.

SharePoint 2 – 10 USD na użytkownika miesięcznie

Ten plan to tylko ulepszenie poprzednich z pojemnością One Drive podrasowaną do Unlimited na użytkownika i pewnymi funkcjami sprawdzania poprawności danych. Przedsiębiorstwa, które produkują dużo danych, mogą odnieść korzyści z takich przypadków użycia. W przeciwnym razie w tym planie otrzymasz prawie to samo.

Ten plan można uznać za kosztowny, ponieważ G-Suite oferuje arkusze kalkulacyjne, dokumenty i prezentacje, skrypty aplikacji, a nawet wideokonferencje w tym budżecie.

Office Enterprise E3 – 20 USD za użytkownika miesięcznie

Jest to pełny plan, który oferuje wszystko, od aplikacji pakietu Office po dodatkowe usługi, takie jak MS Exchange, Yammer i Skype dla firm. Wszystkiemu towarzyszy biznesowa poczta e-mail i bezpieczny hosting w chmurze dla krytycznych danych biznesowych.

Taki plan jest wprawdzie lukratywny dla użytkowników, ale ostatecznie jest kosztowny, ponieważ dla zaledwie 50 użytkowników, patrzysz na cenę 1 tys.

Warstwa dla małych firm oferuje zniżki na plany na okres jednego roku. Ceny zostały obniżone do 8,25 USD za użytkownika miesięcznie z dostępem do aplikacji Office i 12,50 USD za użytkownika miesięcznie z dostępem do zasobów oferowanych w abonamencie 20 USD.

Ogólnie rzecz biorąc, plan ten jest lepszy dla przeciętnego użytkownika, ale nadal kosztuje znaczną kwotę w porównaniu z innymi dostawcami produktywności.

2. Deweloperzy są potrzebni do instalacji

Niestety konfigurowanie SharePointa to nie tylko bułka z masłem. Ponieważ jest to samodzielna aplikacja serwerowa, jej konfiguracja i używanie wymaga skomplikowanych czynności.

Można śmiało powiedzieć, że w większości przypadków będziesz potrzebować pomocy programisty, aby to zrobić. Istnieje wiele firm deweloperskich SharePoint, które oferują konsultacje i wsparcie w tym celu. Najważniejsze jest to, że nie będziesz w stanie wystarczyć bez programisty programu SharePoint, jeśli chcesz korzystać z programu SharePoint w swoim biurze.

Co więcej, wszelkiego rodzaju złożone przypadki użycia, takie jak dział pomocy IT lub portal zarządzania projektami przy użyciu programu SharePoint, będą wymagały więcej wysiłku i czasu programistów. Co sprawia, że ​​SharePoint jest trudny w obsłudze, jeśli nie jesteś ekspertem.

3. Szkolenie jest wymagane

Aby przyzwyczaić się do programu SharePoint, wymagane jest szkolenie wstępne. Jeśli przenosisz się na SharePoint jako nowe rozwiązanie w swojej organizacji, będziesz musiał przeprowadzić kilka warsztatów, aby przygotować wszystkich na to.

Chociaż interfejs użytkownika i system są dość intuicyjne, nie chciałbyś, aby Twoi pracownicy spędzali czas na zastanawianiu się nad rzeczami w programie SharePoint, dla których szkolenie staje się istotną częścią.

Co doszliśmy do wniosku

SharePoint to wydajna aplikacja dla nowoczesnych miejsc pracy, ułatwiająca synchronizację danych i współpracę w znacznie łatwiejszy sposób. Obsługuje różne przypadki użycia, które mogą być specyficzne dla każdej firmy.

Z drugiej strony jest trochę kosztowny i wymaga profesjonalnego wsparcia, takiego jak firma SharePoint, która opracowuje dla niego rozwiązania. Ma również nieco bardziej stromą krzywą uczenia się.

Zawodnicy

Dysk Google / pakiet: Dysk Google jest największym konkurentem dla programu SharePoint, ponieważ replikuje większość funkcji platformy przy mniejszych ograniczeniach kosztowych. Nowo uruchomiona platforma G Suite umożliwia użytkownikom tworzenie niestandardowych kont e-mail i dostęp do wszelkiego rodzaju aplikacji SaaS do użytku biurowego.

Ceny zaczynają się od około 3 USD za użytkownika miesięcznie i wzrastają do 20 USD za użytkownika miesięcznie, w zależności od wymagań.

Alternatywy dla SharePoint

Strefa pracy
Pudełko dla Firm
Zbieg
Połączenia intranetowe
Igloo
Na świeżym powietrzu
Ta sama strona
Nagromadzenie
Urząd Socjalny Liferay
Nuxeo
przepycham.me
Wix
WordPress
Ulica procesowa
Czerwona Kabina
TYLKOBIURO
Podio
Papierowy szlak
Dokmee
Połączenie webowe
Wrike
Platforma eXo
MangoApps
Skamłać
Jive
HyperOffice
Crowdbase
Bloomfire
Szklane kostki
G Suite
Skrzynka
Cyn.in
Połączenia IBM
Salesforce Community Cloud
SAP Jam

Zbieg

Confluence stosuje podobne podejście do centralizacji danych, ale jest bardziej ukierunkowany na oprogramowanie do zarządzania projektami niż na system przechowywania plików. Działa w taki sam sposób jak SharePoint i umożliwia współpracę na różnych typach plików wewnątrz oprogramowania.

Ceny umożliwiają do 10 użytkowników miesięcznie za 10 USD, co jest tańsze niż którykolwiek z konkurentów wymienionych na tej liście.