Microsoft SharePoint Pro Contro e concorrenti

Man mano che le infrastrutture cloud si radicano negli ambienti aziendali, gli uffici sono alla ricerca di un sistema diligente che possa contribuire a creare un ambiente di lavoro realmente connesso.

SharePoint offerto da Microsoft è una di queste piattaforme software che consente alle organizzazioni di creare portali centralizzati di condivisione delle informazioni o siti SharePoint . Questi siti possono essere personalizzati in base alle esigenze aziendali e possono essere trasformati in casi d'uso avanzati.

Sotto i siti di SharePoint c'è un sistema di archiviazione dei documenti facile da gestire che consente all'organizzazione di collaborare su file importanti in movimento.

Ma SharePoint è la risposta alle tue esigenze di condivisione dei dati? Esaminiamo esaminando i pro ei contro di SharePoint. Esamineremo anche alcune alternative a SharePoint.

SharePoint Pro per le aziende

1. SharePoint appartiene alla famiglia Microsoft

SharePoint è uno dei prodotti MS, il che significa che le tue app MS come MS Word, MS PowerPoint ecc. possono essere sincronizzate direttamente con SharePoint senza una configurazione complessa.

Puoi usare altri prodotti MS come MS Azure con SharePoint e goderti una serie di facili integrazioni integrate. Questa sarebbe una boccata d'aria fresca per i tuoi ingegneri IT che configurerebbero SharePoint per te a meno che tu non lo esternalizzi a una società di sviluppo di SharePoint.

SharePoint ha una penetrazione molto elevata nel mercato di Office Intranet. Quasi l'80% delle aziende Fortune 500 utilizza SharePoint per i propri requisiti intranet. Il motivo principale per cui MS Office è lo stesso strumento di creazione e gestione di documenti standard nel settore. L'integrazione nativa di SharePoint è quindi molto redditizia.

2. SharePoint ha più casi d'uso

In una serie di scenari, i luoghi di lavoro richiedono più della semplice condivisione di documenti. Hanno bisogno di un portale per i dipendenti a tutti gli effetti o di una piattaforma di social media per il loro ufficio. SharePoint è progettato per soddisfare tali esigenze.

Funziona come una piattaforma per la creazione di soluzioni personalizzate per il tuo ufficio. Puoi integrarlo con applicazioni già pronte per soddisfare determinate esigenze oppure puoi formulare un caso d'uso completamente nuovo per te.

Lo sviluppo di una soluzione personalizzata su SharePoint richiede conoscenze di codifica, ma è molto più semplice che creare la stessa cosa da zero. Le possibilità sono infinite.

Alcuni casi d'uso comuni di SharePoint sono;

• Portale dell'help desk dei dipendenti
• Strumento di collaborazione al progetto
• Base di conoscenza per il tuo progetto
• Strumento Elenco dipendenti
• Piattaforma di discussione
• Sistema di monitoraggio dell'inventario
• Profilo Web personale per dipendente
• Sopravvive
• Intelligenza aziendale

Come puoi vedere, questi casi d'uso sono piuttosto eleganti. SharePoint, quindi, ti dà molta libertà di sperimentare.

3. Ottima soluzione di archiviazione per documenti

Una delle caratteristiche principali di SharePoint è l'archiviazione dei documenti. Microsoft ha migliorato molto la funzionalità nel corso degli anni, il che ti aiuta a tenere sempre traccia dei documenti.

È possibile archiviare vari tipi di documenti e accedervi dal sito del portale di SharePoint. I documenti sono archiviati in un archivio centralizzato basato su cloud, che offre accesso da qualsiasi parte del mondo. Nei grandi uffici con più piani e stanze, questa caratteristica brilla davvero.

Puoi anche dipartimentalizzare lo storage in base alla struttura della tua organizzazione. Ogni reparto può avere il proprio spazio di archiviazione e l'accesso ai membri in modo da evitare il caos.

4. La gestione dei documenti è raffinata

Archiviare i documenti è una cosa, ma quando si tratta di setacciarli e ordinarli, entrano in gioco nuove dinamiche.

Per fortuna, SharePoint viene fornito con un sistema raffinato per il controllo dei documenti. Puoi collaborare su un singolo documento con più utenti che accedono allo stesso documento in tempo reale.

Inoltre, puoi anche tenere traccia in modo efficace delle versioni che un documento ha attraversato. C'è un sistema che tiene traccia della cronologia completa delle modifiche apportate a un documento, consentendo una facile interpretazione.

Trovare i documenti chiave è anche facile poiché SharePoint offre funzionalità di ricerca avanzate per tutti i documenti. I documenti possono essere protetti utilizzando le restrizioni di accesso dei membri e possono essere condivisi facilmente via e-mail.

Tutti questi punti semplificano la vita ai dipendenti che devono andare avanti e indietro su report e grafici con i loro manager.

5. Costruisci un sistema multisito

Oltre il 60% dei posti di lavoro moderni opera in un ambiente a più livelli che comprende diversi dipartimenti. In uno scenario del genere, un unico portale per tutti i reparti potrebbe non essere una buona idea.

SharePoint consente un approccio solido per questo requisito e consente agli utenti di distribuire più siti Web per creare un ambiente connesso per tutti i reparti. Ruoli e autenticazione possono essere gestiti separatamente per ciascun reparto per l'accesso.

Contro di SharePoint per le aziende

1. Costi

I costi di SharePoint sono stati un dibattito tra gli utenti aziendali per molto tempo. Attualmente, SharePoint è offerto in due livelli: il livello standard che offre tre piani di SharePoint e il livello Small Business che offre tre piani separati.

Diamo prima un'occhiata al livello standard

SharePoint 1 – $ 5 per utente al mese

Questo piano offre varie funzionalità di SharePoint con 1 TB di One Drive Storage per ogni utente. Non include le licenze per le applicazioni di Office come Word, Excel e PowerPoint.

Se disponi già di licenze per le applicazioni di Office, questo piano non è così costoso. Per un'azienda di 20-50 persone, la bolletta mensile sarebbe di circa $ 100-250. Può essere considerato costoso per alcuni tipi di attività che sono pronti a utilizzare prodotti simili a G-Suite che offrono più funzionalità a un prezzo inferiore.

SharePoint 2: $ 10 per utente al mese

Questo piano è solo un aggiornamento rispetto ai precedenti con la capacità di One Drive ottimizzata a Unlimited per utente e alcune funzionalità di convalida dei dati. Le aziende che producono molti dati possono trarre vantaggio da tali casi d'uso. Altrimenti, ottieni praticamente la stessa cosa in questo piano.

Questo piano può essere considerato costoso poiché G-Suite offre fogli di lavoro, documenti e presentazioni, script di app e persino videoconferenze con questo budget.

Office Enterprise E3 – $ 20 per utente al mese

Questo è il piano completo che offre di tutto, dalle app di Office a servizi aggiuntivi come MS Exchange, Yammer e Skype for Business. Il tutto è accompagnato da e-mail aziendale e hosting cloud sicuro per i tuoi dati aziendali critici.

Un tale piano è sebbene redditizio per gli utenti ma finisce per essere costoso poiché per soli 50 utenti, stai osservando un prezzo di $ 1k al mese che potrebbe superare l'importo che pagheresti al tuo fornitore di servizi cloud di livello Small Business.

Il livello Small Business offre piani scontati per un periodo di impegno di un anno. I prezzi sono stati ridotti a $ 8,25 per utente al mese con accesso a Office Apps e $ 12,50 per utente al mese con accesso alle risorse offerte nel piano da $ 20.

Nel complesso, questo piano ha un ritmo migliore per l'utente medio, ma costa comunque un importo significativo rispetto ad altri fornitori di produttività.

2. Gli sviluppatori sono necessari per l'installazione

Sfortunatamente, la configurazione di SharePoint è tutt'altro che una passeggiata. Poiché si tratta di un'applicazione server autonoma, richiede passaggi complessi per la configurazione e l'utilizzo.

È sicuro dire che nella maggior parte dei casi avrai bisogno dell'aiuto di uno sviluppatore per farlo. Esistono molte società di sviluppo di SharePoint che offrono consulenza e supporto per questo scopo. Il punto è che non sarai in grado di essere sufficiente senza uno sviluppatore di SharePoint nel caso in cui desideri utilizzare SharePoint nel tuo ufficio.

Inoltre, tutti i tipi di casi d'uso complessi come un help desk IT o un portale di gestione dei progetti che utilizza SharePoint richiederanno più tempo e impegno da parte degli sviluppatori. Il che rende SharePoint difficile da gestire nel caso in cui tu non sia l'esperto.

3. È richiesta la formazione

È necessaria una formazione iniziale per abituarsi a SharePoint. Se stai passando a SharePoint come nuova soluzione nella tua organizzazione, dovrai condurre alcuni workshop per prepararlo a tutti.

Sebbene l'interfaccia utente e il sistema siano piuttosto intuitivi, non vorresti che i tuoi dipendenti trascorressero tempo a capire cose su SharePoint, per le quali la formazione diventa una parte essenziale.

Quello che abbiamo concluso

SharePoint è un'applicazione produttiva per i luoghi di lavoro moderni, che li aiuta a sincronizzare i dati e collaborare in un modo molto più semplice. Serve una varietà di casi d'uso che possono essere specifici per ogni azienda.

D'altra parte, è un po' costoso e richiede un supporto professionale come quello di un'azienda di SharePoint che sviluppa soluzioni per esso. Ha anche una curva di apprendimento leggermente più ripida.

Concorrenti

Google Drive / Suite: Google Drive è il più grande concorrente di SharePoint in quanto replica la maggior parte delle funzionalità della piattaforma, con vincoli di costo inferiori. La piattaforma G Suite appena lanciata consente agli utenti di creare account e-mail personalizzati e accedere a tutti i tipi di applicazioni SaaS per l'uso in ufficio.

Il prezzo parte da circa $ 3 per utente al mese e arriva fino a $ 20 per utente al mese a seconda dei requisiti.

Alternative a SharePoint

Zona di lavoro
Scatola per affari
Confluenza
Connessioni Intranet
Igloo
All'aperto
Stessa pagina
Raggomitolarsi
Ufficio Sociale Liferay
Nuxeo
Jostle.me
Wix
WordPress
Via del processo
Redbooth
SOLO UFFICIO
Podio
Papertrail
Dokmee
Webmerge
Scrivere
Piattaforma eXo
MangoApp
Yammer
Jive
HyperOffice
folla
Bloomfire
Cubi di vetro
G Suite
Scatola
Cyn.in
Connessioni IBM
Salesforce Community Cloud
SAP Jam

Confluenza

Confluence adotta un approccio simile alla centralizzazione dei dati, ma è più diretto verso un software di gestione dei progetti piuttosto che un sistema di archiviazione di file. Funziona allo stesso modo di SharePoint e consente la collaborazione su vari tipi di file all'interno del software.

Il prezzo consente fino a 10 utenti al mese per $ 10, che è più economico di qualsiasi altro concorrente menzionato in questo elenco.