Microsoft SharePoint Pro, минусы и конкуренты

По мере того, как облачная инфраструктура все глубже внедряется в бизнес-среду, офисы ищут надежную систему, которая может помочь создать по-настоящему подключенное рабочее место.

SharePoint, предлагаемый Microsoft, является одной из таких программных платформ, позволяющих организациям создавать централизованные порталы для обмена информацией или сайты SharePoint . Эти сайты могут быть настроены в соответствии с бизнес-требованиями и могут быть расширены до расширенных вариантов использования.

Под сайтами SharePoint находится простая в управлении система хранения документов, которая позволяет вашей организации совместно работать над важными файлами на ходу.

Но является ли SharePoint ответом на ваши потребности в обмене данными? Давайте проведем исследование, пройдясь по SharePoint «за» и «против». Мы также рассмотрим некоторые альтернативы SharePoint.

SharePoint Pro для бизнеса

1. SharePoint принадлежит к семейству Microsoft

SharePoint является одним из продуктов MS, что означает, что ваши приложения MS, такие как MS Word, MS PowerPoint и т. д., могут быть напрямую синхронизированы с SharePoint без сложной настройки.

Вы можете использовать другие продукты MS, такие как MS Azure, с SharePoint, а также ряд встроенных простых интеграций. Это будет глотком свежего воздуха для ваших ИТ-инженеров, которые будут настраивать SharePoint для вас, если только вы не передадите его на аутсорсинг компании-разработчику SharePoint.

SharePoint имеет очень большое проникновение на рынок интрасети Office. Почти 80 % компаний из списка Fortune 500 используют SharePoint для удовлетворения своих внутренних потребностей. Основная причина того, что MS Office — это стандартный инструмент для создания документов и управления ими в отрасли. Таким образом, встроенная интеграция SharePoint очень выгодна.

2. SharePoint имеет несколько вариантов использования

В ряде сценариев на рабочих местах требуется нечто большее, чем просто обмен документами. Им нужен полноценный портал для сотрудников или платформа социальных сетей для их офиса. SharePoint создан для удовлетворения таких потребностей.

Он работает как платформа для создания индивидуальных решений для вашего офиса. Вы можете интегрировать его с готовыми приложениями для удовлетворения определенных потребностей или можете сформулировать для себя совершенно новый вариант использования.

Разработка собственного решения на основе SharePoint требует знаний в области программирования, но это намного проще, чем создавать то же самое с нуля. Возможности безграничны.

Несколько распространенных вариантов использования SharePoint:

• Портал службы поддержки сотрудников
• Инструмент для совместной работы над проектами
• База знаний для вашего проекта
• Инструмент каталога сотрудников
• Дискуссионная платформа
• Система отслеживания запасов
• Личный веб-профиль сотрудника
• Сюрвы
• Бизнес-аналитика

Как видите, эти варианты использования довольно изящны. Таким образом, SharePoint дает вам большую свободу для экспериментов.

3. Отличное решение для хранения документов

Одной из ключевых функций SharePoint является хранение документов. За прошедшие годы Microsoft значительно улучшила эту функцию, которая помогает вам всегда отслеживать документы.

Вы можете хранить различные типы документов и получать к ним доступ с сайта портала SharePoint. Документы хранятся в централизованном облачном хранилище с доступом из любой точки мира. В больших офисах с несколькими этажами и комнатами эта функция действительно сияет ярко.

Вы также можете разделить хранилище на отделы в соответствии со структурой вашей организации. Каждый отдел может иметь собственное хранилище и доступ для участников, чтобы избежать хаоса.

4. Работа с документами усовершенствована

Хранение документов — это одно, но когда дело доходит до их просеивания и сортировки, в игру вступает совершенно новый набор динамики.

К счастью, SharePoint поставляется с усовершенствованной системой управления документами. Вы можете совместно работать над одним документом с несколькими пользователями, получающими доступ к одному и тому же документу в режиме реального времени.

Кроме того, вы также можете эффективно отслеживать версии, через которые прошел документ. Существует система, которая отслеживает полную историю изменений, внесенных в документ, что упрощает их интерпретацию.

Поиск ключевых документов также прост, поскольку SharePoint предлагает расширенные возможности поиска по всем документам. Документы могут быть защищены с помощью ограничений доступа участников и могут быть легко переданы по электронной почте.

Все эти моменты облегчают жизнь сотрудникам, которым приходится обмениваться отчетами и графиками со своими менеджерами.

5. Построить многосайтовую систему

Более 60% современных рабочих мест работают в многоуровневой среде, состоящей из нескольких отделов. В таком сценарии единый портал для всех отделов может быть не очень хорошей идеей.

SharePoint обеспечивает надежный подход к этому требованию и позволяет пользователям развертывать несколько веб-сайтов для создания связанной среды для всех отделов. Роли и аутентификация могут управляться для каждого отдела отдельно для доступа.

Минусы SharePoint для бизнеса

1. Расходы

Стоимость SharePoint уже давно является предметом споров среди бизнес-пользователей. В настоящее время SharePoint предлагается на двух уровнях: стандартный уровень, предлагающий три плана SharePoint, и уровень малого бизнеса, предлагающий три отдельных плана.

Давайте сначала посмотрим на стандартный уровень

SharePoint 1 — 5 долларов за пользователя в месяц

Этот план предлагает различные функции SharePoint с 1 ТБ хранилища на одном диске для каждого пользователя. В него не входят лицензии на приложения Office, такие как Word, Excel и PowerPoint.

Если у вас уже есть лицензии на приложения Office, то этот план не такой дорогой. Для бизнеса размером 20-50 человек ваш ежемесячный счет составит около 100-250 долларов. Можно предположить, что это дорого для определенных типов бизнеса, которые ориентированы на использование продуктов G-Suite, которые предлагают больше возможностей по меньшей цене.

SharePoint 2 — 10 долларов за пользователя в месяц.

Этот план представляет собой просто обновление по сравнению с предыдущими, в котором емкость одного диска изменена на неограниченную на пользователя и некоторые функции проверки данных. Предприятия, которые производят много данных, могут извлечь выгоду из таких вариантов использования. В противном случае вы получите почти то же самое в этом плане.

Этот план можно считать дорогостоящим, поскольку G-Suite предлагает электронные таблицы, документы и слайды, сценарии приложений и даже видеоконференции в этом бюджете.

Office Enterprise E3 — 20 долларов на пользователя в месяц.

Это полноценный план, который предлагает все, от приложений Office до дополнительных услуг, таких как MS Exchange, Yammer и Skype для бизнеса. Все это сопровождается корпоративной электронной почтой и безопасным облачным хостингом для ваших важных бизнес-данных.

Такой план, хотя и выгоден для пользователей, но в конечном итоге оказывается дорогостоящим, поскольку всего для 50 пользователей вы смотрите на цену в 1000 долларов в месяц, что может превышать сумму, которую вы платите своему поставщику облачных услуг на уровне малого бизнеса.

Уровень малого бизнеса предлагает планы со скидкой в ​​течение одного года. Цены были снижены до 8,25 долларов США за пользователя в месяц с доступом к приложениям Office и 12,50 долларов США за пользователя в месяц с доступом к ресурсам, предлагаемым в плане 20 долларов.

В целом, этот план лучше подходит для среднего пользователя, но все же стоит значительную сумму по сравнению с другими поставщиками производительности.

2. Требуются разработчики для установки

К сожалению, настройка SharePoint — это далеко не простая прогулка. Поскольку это автономное серверное приложение, для его настройки и использования требуются сложные шаги.

Можно с уверенностью сказать, что в большинстве случаев для этого вам понадобится помощь разработчика. Есть много компаний-разработчиков SharePoint , которые предлагают консультации и поддержку для этой цели. Суть в том, что вам не обойтись без разработчика SharePoint, если вы хотите использовать SharePoint в своем офисе.

Кроме того, все виды сложных вариантов использования, таких как служба ИТ-поддержки или портал управления проектами с использованием SharePoint, потребуют больше усилий и времени разработчиков. Что усложняет работу с SharePoint, если вы не являетесь экспертом.

3. Требуется обучение

Чтобы привыкнуть к SharePoint, требуется некоторое начальное обучение. Если вы переходите на SharePoint в качестве нового решения в своей организации, вам потребуется провести несколько семинаров, чтобы ознакомить всех с ним.

Хотя пользовательский интерфейс и система довольно интуитивно понятны, вы бы не хотели, чтобы ваши сотрудники тратили время на изучение вещей в SharePoint, для которого обучение становится неотъемлемой частью.

Что мы пришли к выводу

SharePoint — это продуктивное приложение для современных рабочих мест, которое значительно упрощает синхронизацию данных и совместную работу. Он обслуживает множество вариантов использования, которые могут быть специфическими для каждого бизнеса.

С другой стороны, это немного дорого и требует профессиональной поддержки, например, со стороны компании SharePoint, которая разрабатывает для него решения. Он также имеет более крутую кривую обучения.

Конкуренты

Google Drive / Suite: Google Drive является крупнейшим конкурентом SharePoint, поскольку он воспроизводит большинство функций платформы с меньшими ограничениями по стоимости. Недавно запущенная платформа G Suite позволяет пользователям создавать собственные учетные записи электронной почты и получать доступ ко всем видам приложений SaaS для использования в офисе.

Цены начинаются примерно с 3 долларов за пользователя в месяц и доходят до 20 долларов за пользователя в месяц в зависимости от требований.

Альтернативы SharePoint

Рабочая зона
Коробка для бизнеса
Слияние
Интранет-соединения
Иглу
Под открытым небом
та же страница
Собраться
Социальный офис Liferay
Нуксео
Jostle.me
Викс
Вордпресс
Технологическая улица
Редбут
ONLYOFFICE
Подио
Бумажный след
Докми
Webmerge
Врайк
Платформа EXO
MangoApps
Яммер
Джайв
Гиперофис
Краудбаза
Блумфайр
Стеклянные кубики
G Suite
Коробка
Cyn.in
Соединения IBM
Облако сообщества Salesforce
САП Джем

Слияние

Confluence использует аналогичный подход к централизации данных, но больше ориентирован на программное обеспечение для управления проектами, чем на систему хранения файлов. Он работает так же, как SharePoint, и позволяет совместно работать с различными типами файлов внутри программного обеспечения.

Цены позволяют до 10 пользователей в месяц за 10 долларов, что дешевле, чем у любого из конкурентов, упомянутых в этом списке.