إيجابيات Microsoft SharePoint والمنافسين

نظرًا لأن البنى التحتية السحابية تعمق جذورها في بيئات العمل ، تبحث المكاتب عن نظام دؤوب يمكن أن يساعد في إنشاء مكان عمل متصل حقًا.

يعد SharePoint الذي تقدمه Microsoft أحد هذه الأنظمة الأساسية للبرامج التي تمكن المؤسسات من إنشاء بوابات مشاركة معلومات مركزية أو مواقع SharePoint . يمكن تخصيص هذه المواقع وفقًا لمتطلبات العمل ويمكن تطويرها إلى حالات استخدام متقدمة.

يوجد أسفل مواقع SharePoint نظام تخزين مستندات سهل الإدارة يسمح لمؤسستك بالتعاون في الملفات المهمة أثناء التنقل.

ولكن ، هل SharePoint هو الحل لاحتياجات مشاركة البيانات الخاصة بك؟ دعنا نتحرى عن طريق مراجعة إيجابيات وسلبيات SharePoint. سننظر أيضًا في بعض البدائل لـ SharePoint.

إيجابيات SharePoint للأعمال

1. ينتمي SharePoint إلى عائلة Microsoft

يعد SharePoint أحد منتجات MS مما يعني أنه يمكن مزامنة تطبيقات MS مثل MS Word و MS PowerPoint وغيرها مباشرة مع SharePoint بدون إعداد معقد.

يمكنك استخدام منتجات MS الأخرى مثل MS Azure مع SharePoint ، والاستمتاع بعدد من عمليات الدمج السهلة المضمنة. سيكون هذا بمثابة نسمة منعشة لمهندسي تكنولوجيا المعلومات لديك الذين سيقومون بإعداد SharePoint من أجلك إلا إذا كنت تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لشركة تطوير SharePoint.

يتمتع SharePoint بتغلغل كبير جدًا في سوق Office Intranet. ما يقرب من 80٪ من شركات Fortune 500 تستخدم SharePoint لمتطلبات الشبكة الداخلية الخاصة بهم. السبب الرئيسي لكون MS Office هو أداة إنشاء وإدارة المستندات القياسية في الصناعة. وبالتالي ، يعد التكامل الأصلي لـ SharePoint مربحًا للغاية.

2. يحتوي SharePoint على حالات استخدام متعددة

في عدد من السيناريوهات ، تتطلب أماكن العمل أكثر من مجرد مشاركة المستندات. إنهم بحاجة إلى بوابة موظفين كاملة أو منصة وسائط اجتماعية لمكتبهم. تم تصميم SharePoint ليناسب هذه الاحتياجات.

إنه يعمل كمنصة لبناء حلول مخصصة لمكتبك. يمكنك دمجه مع التطبيقات الجاهزة لتلبية احتياجات معينة أو يمكنك صياغة حالة استخدام جديدة تمامًا لنفسك.

يتطلب تطوير حل مخصص أعلى SharePoint معرفة الترميز ولكنه أبسط بكثير من إنشاء نفس الشيء من البداية. الاحتمالات لا حصر لها.

بعض حالات الاستخدام الشائعة لـ SharePoint هي ؛

• بوابة مكتب مساعدة الموظف
• أداة تعاون المشروع
• قاعدة المعرفة لمشروعك
• أداة دليل الموظف
• منصة المناقشة
• نظام تتبع المخزون
• ملف تعريف الويب الشخصي للموظف
• سيرفس
• ذكاء الأعمال

كما ترى أن حالات الاستخدام هذه رائعة جدًا. يمنحك SharePoint ، بالتالي ، الكثير من الحرية للتجربة.

3. حل تخزين رائع للوثائق

تعد تخزين المستندات إحدى الميزات الرئيسية لبرنامج SharePoint. قامت Microsoft بتحسين الميزة كثيرًا على مر السنين ، مما يساعدك دائمًا على تتبع المستندات.

يمكنك تخزين أنواع مختلفة من المستندات والوصول إليها من موقع مدخل SharePoint. يتم تخزين المستندات في وحدة تخزين مركزية تعتمد على السحابة وتوفر الوصول من أي مكان في العالم. في المكاتب الكبيرة ذات الطوابق المتعددة والغرف ، هذه الميزة مشرقة حقًا.

يمكنك أيضًا تقسيم التخزين وفقًا لهيكل مؤسستك. يمكن أن يكون لكل قسم تخزين خاص به ووصول للأعضاء بحيث يمكن تجنب الفوضى.

4. تم تنقيح معالجة المستند

يعد تخزين المستندات شيئًا واحدًا ، ولكن عندما يتعلق الأمر بغربلة وفرزها ، فإن مجموعة جديدة كاملة من الديناميكيات تلعب دورًا.

لحسن الحظ ، يأتي SharePoint مزودًا بنظام دقيق للتحكم في المستندات. يمكنك التعاون في مستند واحد مع عدة مستخدمين يصلون إلى نفس المستند في الوقت الفعلي.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تتبع الإصدارات التي مرت بها الوثيقة بشكل فعال. هناك نظام يتتبع السجل الكامل للتغييرات التي تم إجراؤها على المستند ، مما يتيح سهولة التفسير.

يعد العثور على مستنداتك الرئيسية أمرًا سهلاً أيضًا حيث يوفر SharePoint إمكانات بحث متقدمة لجميع المستندات. يمكن حماية المستندات باستخدام قيود وصول الأعضاء ويمكن مشاركتها بسهولة عبر البريد الإلكتروني.

كل هذه النقاط تجعل الحياة أسهل للموظفين الذين يتعين عليهم التنقل ذهابًا وإيابًا في التقارير والرسوم البيانية مع مديريهم.

5. بناء نظام متعدد المواقع

تعمل أكثر من 60٪ من أماكن العمل الحديثة في بيئة متعددة المستويات تتألف من عدة أقسام. في مثل هذا السيناريو ، قد لا تكون بوابة واحدة لجميع الأقسام فكرة جيدة.

يسمح SharePoint باتباع نهج قوي لهذا المطلب ويتيح للمستخدمين نشر مواقع ويب متعددة لإنشاء بيئة متصلة لجميع الأقسام. يمكن إدارة الأدوار والمصادقة لكل قسم على حدة للوصول.

سلبيات SharePoint للأعمال

1. التكاليف

كانت تكاليف SharePoint محل نقاش بين مستخدمي الأعمال لفترة طويلة. حاليًا ، يتم تقديم SharePoint في مستويين - المستوى القياسي الذي يقدم ثلاث خطط لـ SharePoint وطبقة الأعمال الصغيرة التي تقدم ثلاث خطط منفصلة.

لنلقِ نظرة على المستوى القياسي أولاً

SharePoint 1 - 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا

تقدم هذه الخطة ميزات SharePoint متنوعة بسعة 1 تيرابايت لكل مستخدم. لا يشمل تراخيص تطبيقات Office مثل Word و Excel و PowerPoint.

إذا كان لديك بالفعل تراخيص لتطبيقات Office ، فإن هذه الخطة ليست مكلفة للغاية. بالنسبة إلى حجم الأعمال من 20 إلى 50 شخصًا ، فإن فاتورتك الشهرية ستتراوح بين 100 و 250 دولارًا. يمكن افتراض أنها مكلفة لأنواع معينة من الأعمال التي تستعد لاستخدام منتجات مثل G-Suite التي توفر المزيد من الإمكانات بسعر أقل.

SharePoint 2 - 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا

هذه الخطة هي مجرد ترقية من الخطط السابقة مع تعديل سعة One Drive إلى Unlimited لكل مستخدم وبعض ميزات التحقق من صحة البيانات. قد تستفيد الشركات التي تنتج الكثير من البيانات من حالات الاستخدام هذه. خلاف ذلك ، ستحصل على نفس الشيء إلى حد كبير في هذه الخطة.

يمكن اعتبار هذه الخطة مكلفة لأن G-Suite تقدم جداول البيانات والمستندات والعروض التقديمية والبرامج النصية للتطبيق وحتى مؤتمرات الفيديو في هذه الميزانية.

Office Enterprise E3 - 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا

هذه هي الخطة الكاملة التي تقدم كل شيء من تطبيقات Office إلى الخدمات الإضافية مثل MS Exchange و Yammer و Skype for Business. كل ذلك مصحوب ببريد إلكتروني خاص بالعمل واستضافة سحابية آمنة لبيانات عملك الهامة.

على الرغم من أن هذه الخطة مربحة للمستخدمين ، إلا أنها مكلفة بالنسبة لـ 50 مستخدمًا فقط ، فأنت تنظر إلى سعر 1 ألف دولار شهريًا والذي قد يتجاوز المبلغ الذي ستدفعه لمزود الخدمات السحابية الخاص بك وهو Small Business Tier.

تقدم فئة الأعمال الصغيرة خططًا مخفضة لفترة التزام مدتها عام واحد. تم تخفيض الأسعار إلى 8.25 دولارًا لكل مستخدم شهريًا بما في ذلك الوصول إلى تطبيقات Office و 12.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا بما في ذلك الوصول إلى الموارد المعروضة في خطة 20 دولارًا.

بشكل عام ، تعتبر هذه الخطة أفضل بالنسبة للمستخدم العادي ولكنها لا تزال تكلف مبلغًا كبيرًا مقارنة بموفري الإنتاجية الآخرين.

2. المطورين مطلوبون من أجل الإعداد

لسوء الحظ ، فإن إعداد SharePoint بعيد كل البعد عن أن تكون عملية سهلة. نظرًا لأنه تطبيق خادم مستقل ، فإنه يحتاج إلى خطوات معقدة للإعداد والاستخدام.

من الآمن القول أنه في معظم الحالات ، ستحتاج إلى مساعدة مطور للقيام بذلك. هناك العديد من شركات تطوير SharePoint التي تقدم الاستشارات والدعم لهذا الغرض. الهدف من ذلك هو أنك لن تكون قادرًا على الاكتفاء بدون مطور SharePoint في حال كنت تبحث عن استخدام SharePoint في مكتبك.

علاوة على ذلك ، ستتطلب جميع أنواع حالات الاستخدام المعقدة مثل مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات أو مدخل إدارة المشروع باستخدام SharePoint مزيدًا من الجهد والوقت للمطورين. مما يجعل التعامل مع SharePoint أمرًا صعبًا إذا لم تكن خبيرًا.

3. التدريب مطلوب

بعض التدريب الأولي مطلوب للتعود على SharePoint. إذا كنت تنتقل إلى SharePoint كحل جديد في مؤسستك ، فستحتاج إلى إجراء عدد قليل من ورش العمل لتوجيه الجميع إليها.

على الرغم من أن واجهة المستخدم والنظام بديهي جدًا ، إلا أنك لا تريد أن يقضي الموظفون وقتًا في اكتشاف الأشياء على SharePoint ، والتي يصبح التدريب جزءًا أساسيًا منها.

ما خلصنا إليه

يعد SharePoint تطبيقًا مثمرًا لأماكن العمل الحديثة ، حيث يساعدهم على مزامنة البيانات والتعاون بطريقة أسهل بكثير. إنه يخدم مجموعة متنوعة من حالات الاستخدام التي يمكن أن تكون خاصة بكل عمل.

من ناحية أخرى ، يعد هذا مكلفًا بعض الشيء ويتطلب دعمًا احترافيًا مثل شركة SharePoint التي تطور حلولًا لها. كما أن لديها منحنى تعليمي أكثر حدة.

المنافسين

Google Drive / Suite: يعد Google Drive أكبر منافس لـ SharePoint لأنه يكرر معظم ميزات النظام الأساسي ، مع قيود تكلفة أقل. تتيح منصة G Suite التي تم إطلاقها حديثًا للمستخدمين إنشاء حسابات بريد إلكتروني مخصصة والوصول إلى جميع أنواع تطبيقات SaaS للاستخدام المكتبي.

يبدأ السعر بحوالي 3 دولارات لكل مستخدم شهريًا ويصل إلى 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا حسب المتطلبات.

بدائل SharePoint

منطقة العمل
Box for Business
التقاء نهرين
اتصالات الإنترانت
المبني القبني
الفرسكو
نفس الصفحة
مراسلة
مكتب Liferay الاجتماعي
Nuxeo
جوستلي
Wix
ووردبريس
شارع العملية
ريدبوث
ONLYOFFICE
بوديو
أسطوانة الورق
دقمي
ويبمرج
وريك
منصة eXo
MangoApps
انتحب
جيف
هايبر أوفيس
Crowdbase
بلوم فاير
أكواب زجاجية
G Suite
صندوق
سين
اتصالات IBM
سحابة مجتمع Salesforce
مربى ساب

التقاء نهرين

يتبع Confluence نهجًا مشابهًا لمركزية البيانات ولكنه موجه بشكل أكبر نحو برنامج إدارة المشروع بدلاً من نظام تخزين الملفات. إنه يعمل بنفس طريقة SharePoint ويسمح بالتعاون في أنواع ملفات مختلفة داخل البرنامج.

يسمح التسعير بما يصل إلى 10 مستخدمين شهريًا مقابل 10 دولارات ، وهو أرخص من أي من المنافسين المذكورين في هذه القائمة.